Notulen20120510

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen Bestuursvergadering Vereniging Wikimedia 10 mei 2012

Bestuursvergadering op 10 mei 2012, 19.30 uur, op het kantoor in Utrecht

Aanwezig: Ziko (vz.), Sandra Fauconnier, Sandra Rientjes, Sarah Morassi, Cyriel Brusse, Ad Huikeshoven, Frans Grijzenhout, Paul Becherer (not.)

Afgemeld: ---

Opening (19.30h)

• Vaststellen agenda
• Notulen vorige vergaderingen. Tenzij protest binnen 48h worden de notulen van maart en de besluiten van april gepubliceerd
• Ingekomen stukken: geen
• Bestuursrondje: Sarah stelt zich even voor, verder geen punten.

Professionalisering en bestuur (19.45h)

• Welkom Sandra Rientjes. Ziko nodigt Sandra uit om een impressie te geven van haar eerste indrukken.
• Onderwerpen rondom professionele aansturing en medewerkers.
  • Op dit moment wordt Sandra aangestuurd door Frans en Ziko. Gedurende de inwerkperiode van Sandra zullen Paul en Cyriel de verbinding vormen tussen Marjon en het bestuur. Frans heeft nog enige punten toegevoegd aan het inwerkprogramma voor Sandra. Cyriel en Paul hebben kort met Marjon gesproken. Zij heeft het op dit moment behoorlijk druk, ook met het inwerken van Sandra, en voelt zich wat overladen, ook omdat er niet een duidelijke persoon is die haar inzet 'bijregelt', waar dat voorheen de secretaris was. Er is afgesproken dat dit voorlopig weer via de secretaris gaat lopen.
• Taken bestuursleden
  • Ziko vraag zich af of het goed is de 'dispatch'-functie (weer) te activeren, waarbij 1 bestuurslid inkomende verzoeken verdeelt. Het moet niet de bedoeling zijn dat de bestuurslijst het aanlooppunt voor actieve leden is.
  • De taken van de verschillende bestuursleden worden beter afgebakend. Ziko doet de internationale zaken, Cyriel houdt zich bezig met contacten met leden en gemeenschap, incl. WLM en WCN. Frans doet dan staf/human resources en onderzoeken. Sandra is verantwoordelijk voor cultureel erfgoed. Sarah heeft vooral interesse in PR en communicatie, met uitzondering van hoger onderwijs - zij is beleidsmedewerker hoger onderwijs bij OCW. Ad is penningmeester en Paul secretaris.

Financiën (20.00h)

Prepping next campaign: Mail Megan heeft Ad beantwoord. Daarop een reactie met vragen gehad van Bryony. Voor zover het internationale contacten betreft, zou Ad een en ander graag neerleggen bij Ziko.

Verslagen WMF

Formeel vaststellen, moest op 1 mei naar WMF:

• Verslag eerste kwartaal 2012
  • http://bestuur.wmnederland.nl/Chapter_grant_report_2012_Q1
  • Wordt bij deze formeel vastgesteld.
• Activiteitenverslag en financiële verantwoording Professionalization grant
  • Paul zal rondmailen: link naar oorspronkelijke plan, link naar concept-rapport op de bestuurswiki en de mail van Erik en eventuele andere nuttige documenten.

CBF-Certificaat kleine doelen

• Rapport Ad welke stappen moeten worden gedaan, en door wie

• Inventarisatie eisen CBF-Certificaat voor kleine goede doelen
• Beleid ten aan zien van belangenverstrengeling vaststellen
• Wijzigingen Huishoudelijk Reglement agenderen voor een ALV
• Begroting vaststellen conform Richtlijn 650

• Paul vraagt hoe het met die 10.000 voor communicatie zit: hij had niet de indruk dat de ALV dit geld voor fondsenwerving had bedoeld. Ad licht toe dat de RvJ alle kosten voor communicatie ziet als kosten t.b.v. fondsenwerving.

• Goedkeurende accountantsverklaring bij jaarrekening (2012)

• Jaarrekening opstellen conform Richtlijn 650
• Functiescheidingen handhaven en autorisatiematrix opstellen
• "Governance" beschrijven

Ad licht daarnaast toe dat ook de begroting voor 2012 in het jaarverslag 2011 moet worden opgenomen. Cyriel stelt wat verdere vragen omtrent de reikwijdte van het vrijwilligersbeleid, ook wat betreft belangenverstrengeling. Ad licht de indeling van de 'nieuwe' opstelling van de begroting toe, en geeft aan dat alles voor het jaarverslag 2011 vooral een vingeroefening is om volgend jaar wel aan alle eisen te voldoen. De nieuwe opstelling voor de begroting wordt goedgekeurd.

Strategie (20.15h)

• Voorstel Sandra Rientjes
  • Op het tweede sollicitatiegesprek kwam de strategietekst aan de orde, waarbij Sandra aangaf dat een en ander nog wel wat consistenter kon. Daardoor was haar eerste opdracht om hier een een keer kritisch overheen te gaan. Inhoudelijk is haar duidelijk dat vrijwel alles wat er in moet, er op de een of andere manier wel in staat, ook al is het sterk geschreven vanuit mensen die diep in de organisatie zitten. Evengoed is de tekst te veel geformuleerd vanuit het 'hoe' en te weinig vanuit wat we willen bereiken. Verder het ontbreken van Wikipedia op zich. Verder lijken de grenzen tussen de verschillende groepen stakeholders te vaag.
  • Een strategie moet in principe een duidelijk doel geven voor de komende jaren, waar we voor gaan, en dat mist nog. Ook moet er een SWOT in. Er moet tijd worden gemaakt om de strategie te vervomaken. Daar hoort ook tijd bij om leden en vrijwilligers achter een duidelijke strategie te krijgen.

Mogelijk moet dus de tijdsplanning dus worden aangepast, zodat eind september zowel de strategie als de begroting door de ALV worden vastgesteld. Frans ziet het volgende proces voor zich: eerst zal het bestuur de 'nieuwe' tekst moeten doornemen en zien wat er nog aan moet worden aangepast. Daarna moeten we er over nadenken hoe er draagvlak onder de leden kan worden gevonden, en ze een goede gelegenheid te geven om te amenderen. Ziko maakt een voorstel voor een tijdsplanning.

Internationaal (20.30h)

• Ontwikkelingen WCA
  • Ziko meldt dat er nog niet heel veel duidelijk is over hoe een landelijke vereniging lid wordt en wat dat betekent. Ziko stelt voor om dan in juni of juli voorwaardelijk toe te treden en dat dan in september aan de ALV voor te leggen. Dit voorstel wordt aangenomen.
• CSBS: We moeten ranken op http://chapters.wikimedia.ch/Appointment_process/2012/Vote
  • Het bestuur heeft een ranking vastgesteld en Cyriel plaatst deze op de daartoe bestemde plaats.

Cultureel erfgoed (20.45h)

Europeana

• Beperking risico voor WMNL
• Indien akkoord: tekenen stukken MaartenB (zie mail 4 mei)
• Goedkeuren PID versie 1.0 + definitief goedkeuring toezegging 40k euro in 2012

Ad licht nog het een en ander toe. WMNL + drie andere landelijke verenigingen betalen Europeana om onder meer een massa-uploadtool voor Commons te ontwikkelen. Ad en Frans vragen zich af of wij nu het PID moeten goedkeuren, of dat dat iets is wat de stuurgroep moet doen, waarna wij als opdrachtgever met dat PID instemmen. In de stuurgroep zitten vertegenwoordigers van de landelijke verenigingen en Europeana. Voor WMNL zit Maarten Brinkerink in de stuurgroep.

Er is wat discussie over hoe een uiteindelijke overeenkomst er uiteindelijk uit komt te zien en wie er uiteindelijk verantwoordelijk is. Frans stelt voor om het Memorandum of Understanding te tekenen maar wel te vragen dat er nog een concrete samenwerkingsovereenkomst komt. Ad stelt voor om te tekenen onder de voorwaarde dat alle andere landelijke verenigingen betaald hebben. Een concrete tekst zal in de komende dagen worden vastgesteld. Sandra Fauconnier en Cyriel zullen maandagavond tekenen.

Wikipedian in Residence

Sandra Fauconnier licht dit toe. De vraag is wat voor concrete overeenkomst we met het Tropenmuseum zouden aangaan en waar we onszelf als vereniging aan committeren. MaartenB stelde voor dit te beperken tot een adviserende functie, evt. met een kleine samenwerkingsovereenkomst. Sandra ziet ons vooral meehelpen in het proces om iemand aan te nemen, en zorgen dat er vanuit de community activiteit rond het Tropenmuseum ontstaat, en zo dus een schakel te vormen tussen de community en het Tropenmuseum. Cyriel zou juist liever niet zien dat we ons met het vacatureproces bemoeien. Ziko stelt voor dat Sandra een lijstje maakt met wat voor activiteiten wij hierin zouden moeten ontplooien. We zouden dit dan als een pilot kunnen zien. De verwachte duur lijkt ca. 6 maanden te zijn. Ad vraagt Cyriel om iets explicieter te maken wat voor risico's ze ziet met onze bemoeienis. Dat is volgens haar vooral dat we te dicht aan komen te zitten tegen paid editing en de gemeenschap is daar vaak zeer kritisch over. Sandra zal dit meenemen in de feedback op het plan.

Wiki loves monuments

• Voortgang, i.a. inhuren
  • A.s. maandag is een bijeenkomst.

Andere activiteiten (21.15h)

• Cosyne: Cyriel heeft Marco in Deventer gesproken: Paul zou daarna weer contact opnemen met Caroline. Wat is de stand van zaken nu?
  • Geen verdere concrete informatie van Marco kunnen krijgen. Contact is er nu, men wil ons graag aanwezig hebben op de komende meeting, 25 mei Amsterdam, waar ook een project officer van de EU is. Sandra Rientjes gaat e.e.a. uitzoeken, Frans kan tijd vrijmaken maar wil eerst uitgezocht hebben waar we ons precies aan hebben gecommitteerd.

3 juni barbecue / ALV (21.30h)

• Organisatie
  • Momenteel 2 bijna-opties: Openlucht Museum Arnhem of Scouting Nijmegen
  • Een derde optie is een jeugdhonk in Woerden, als dat lukt lijkt het een hele goede optie.
  • Vierde optie: picknicken in een park, bijv. 'hier' in Utrecht.
  • Cyriel stelt optie 3 voor met optie 4 of iets soortgelijks als uitwijkmogelijkheid en houdt ons op de hoogte. Bestuur vindt een max. budget van EUR 1000 redelijk.
• Welke punten aan leden voorleggen -> redden we het in een uurtje?
  • Er vindt geen ALV plaats op die dag. De strategie wordt later voorgelegd.

PR en communicatie (21.45h)

Sarah is benieuwd naar wat WMNL wil bereiken. Er zijn in ieder geval drie doelen expliciet gemaakt: ledenwerving, publieke bewustwording en naamsbekendheid. In het kader daarvan vraagt ze zich af: zijn die drie dingen wat jullie willen bereiken, wat voor visie hebben jullie bij hoe dat moete gebeuren. Ze stelt voor een plan van een paar A4-tjes op te stellen met wat onze doelen zijn en hoe we dat willen bereiken, en wil daar graag input voor vanuit het bestuur. Voor een deel zal dit volgen uit de strategie. Cyriel licht de huidige stand van zaken rond het communicatieplan toe, en zou het erg fijn vinden als Sarah daar eens naar wil kijken. Sarah zou zich dus vooral willen bezighouden met mensen 'buiten' Wikimedia en wil graag weten wat wij van die mensen willen. Ze gaat aan de slag met een draft en het bestuur zal hier feedback op leveren.

• Jaarverslag 2011

Paul zal komend weekend inventariseren wat er nog nodig is om het jaarverslag af te ronden.

• Communicatieplan

Sarah zal dit verder oppakken en een nieuw voorstel aan het bestuur toezenden.

• Surveys i.s.m. Nyenrode University
  • Lodewijk heeft wat richtlijnen gegeven en de studenten schrijven nu hun plannetje. 1 juni wordt e.e.a. gepresenteerd. Paul kan daarbij in ieder geval aanwezig zijn.

• Creative Commons Caravan, voorstel
  • Voorstel van Sebastiaan ter Burg om met een caravan namens Creative Commons door het land gaan, naar culturele evenementen om mensen foto's te laten uploaden onder een vrije licentie. Ziko licht dit verder toe en denkt dat dit in principe wel in onze activiteiten past. Sebastiaan zou graag van het bestuur willen weten wat onze input kan zijn.

SandraF: super initiatief, maar het staat wat ver van ons weg, lijkt meer iets voor Creative Commons Nederland of Kennisland te liggen. Algemene vraag: wat levert het de vereniging op?

Rondvraag (22.00h)

• Sarah: cultural freedom day, daar staan jullie positief tot neutraal tegenover, toch? Ja.
• Hoe gaan jullie met persberichten om? Communiceren jullie alleen over Wikimedia of zijn er andere aanleidingen te bedenken om een persbericht uit te doen, die niet direct met je organisatie te maken heeft maar wel met je doelstellingen?
• Hoe kan ik snel een idee krijgen van wat jullie doen met Wikimedia Nederland?

Sluiting (22.15h)

Sluiting om 22.35.