Notulen20120614

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen Bestuursvergadering Vereniging Wikimedia Nederland 14 juni 2012
Bestuursvergadering op 14 juni, 19.30h - 22.00h, Utrecht op kantoor van WMNL
Aanwezig: Ziko (vz), Paul (not), Sandra Rientjes, Sandra Fauconnier, Sarah, Ad, Cyriel
Afgemeld: Frans

Opening

Vaststellen agenda

Notulen vorige vergaderingen

Notulen worden vastgesteld. De secretaris zet de notulen op de verenigingswiki en verstuurt ze over de documentenlijst.

Strategie

Tijdens deze vergadering willen we de concept Strategie 2013-2015 bespreken en afspraken maken over hoe we verder gaan met de ontwikkeling van de Strategie - en het jaarplan 2013. Beide documenten worden in september op de ALV vastgesteld.

Bijgevoegd: het concept Strategie 2013-2015 en een voorstel voor de planning van het proces tot/met de ALV.

Sandra licht de documenten toe. Het betreft een concept-strategie en een tijdpad voor de vaststelling ervan. Volledige bespreking in de BV zou te ver voeren, maar het zou goed zijn als we het als bestuur eens zouden kunnen worden over de eerste vier hoofdstukken, dus Visie en Missie, Stakeholders, SWOT en Prioriteiten.

Qua input van de leden wordt voorgesteld een bijeenkomst op 30 juni te organiseren. De belangrijkste vragen zouden dan zijn of ze het eens kunnen zijn met de prioriteiten, en of ze ideeen hebben voor activiteiten die bij die prioriteiten en doelen passen. Sandra F heeft enkele concrete inhoudelijke vragen en vraagt zich af hoe we dit nu efficient kunnen afhandelen. Besloten wordt de vragen van allen gewoon af te gaan en te kijken hoe ver we komen.

1. Hoe specifiek worden we in het vastleggen van onze activiteiten? A: in het strategieplan hoeven we daar niet heel specifiek over te zijn omdat we dit plan als basis gebruiken voor een concreet jaarplan.
2. We stellen dat vrije licenties een toevoeging aan de samenleving zijn. Moeten we dat niet verder onderbouwen? A:Moet wel gebeuren, maar wellicht niet in de strategietekst zelf.
3. De doelgroep "Algemeen publiek" is gedefinieerd als [volgt definitie]. Willen we niet gewoon *alle* Nederlanders bereiken? Hoe belangrijk zijn de landsgrenzen hier? Zeker omdat we in de praktijk ook wel mensen van buiten de landsgrenzen betrekken bij de vereniging of hen onderstuenen. Voorgesteld wordt als uitbreiding op te nemen dat we daar wellicht niet actief werven, maar ze zeker niet uitsluiten. Volgens het chapters agreement is de geografie wel de basis voor ons bestaan.
4. Moet 'instellingen' niet door 'partners' moeten worden vervangen? Voor nu laten we dat staan omdat partners te algemeen zou kunnen zijn.
5. "Zij kunnen bijdragen" is te beperkt, dat kan wellicht beter worden weggelaten.
6. Informeel hebben we wel onderscheid gemaakt tussen 'actieve' leden en leden die op papier wel lid zijn en dus contributie betalen maar anderszins niet of nauwelijks betrokken bij de vereniging. Moeten we dat onderscheid hier ook maken of niet? De algemene consensus is om dit niet zo in de lijst te zetten.
7. Bij 'bewerkers' wordt nu alleen Wikipedia genoemd, voorgesteld wordt daar ook iets over de andere Wikimedia-projecten te noemen.
8. De SWOT, in hoeverre is die gebaseerd op de input van februari 2011? Ad stelt voor daar niet te veel naar te kijken maar de huidige lijst op zijn merites te beoordelen.
9. Is het stukje over afhankelijkheid van inbreng en expertise van vrijwilligers positiever te formuleren? In veel gevallen is het geen enkel probleem, het gaat eigenlijk om een beperkt aantal punten. We hebben dit in feite ook al in het verslag van februari 2011 staan, wellicht is die formulering bruikbaar.
10. Ad stelt voor punt 1. onder opportunities wat verder naar beneden te zetten: eerst de 'binnenwereld' op orde te krijgen voor je je op de 'buitenwereld' richt. Wellicht punt 5. naar boven halen. Hij mist ook 'mobiel' bij de opportunities. Cyriel mist de onderwijssector.
11. In feb. 2011 was de belangrijkste geïdentificeerde bedreiging reputatieschade voor de merknaam Wikipedia. Die zou er ook in moeten.
12. Wat wordt er precies bedoeld met de tegenstrijdige wensen en behoeftes?
13. Bij 'threats' hebben we geen maatschappelijke ontwikkelingen staan en bij opportunities wel. Zien we geen grotere maatschappelijke verschuivingen als mogelijke bedreigingen? Mogelijk een kleine uitbreiding van het stukje over bezuinigingen.

Prioriteiten

Ad refereert aan de strategische doelen van de WMF en zou graag zien hoe we onze prioriteiten op die vijf doelen projecteren. Wat het meeste mist lijkt het vergroten van het bereik, en innovatie. Het lijkt zinvol om onze prioriteiten duidelijker te koppelen aan de strategische doelen van de WMF en/of de beweging.

Verder is er wellicht iets meer te zeggen over kwaliteitsverbetering.

Het lijkt goed om nu deze wijzigingen door te voeren en dan het document aan de leden ter beschikking te stellen in de vorm die het dan heeft zodat er op de 30e gediscussieerd kan worden.

Kantoor en professionalisering

Ziko licht toe wat de plannen zijn op dit punt. Het is de boedoeling dat er nog een of twee andere mensen op kantoor komen. Concreet heeft Sandra gekeken naar wat voor capaciteit er verder nog nodig is op kantoor. Naar haar idee is er behoefte op het gebied van communicatie: PR, nieuwsbrieven, events organiseren, en daarnaast iemand voor de meer technische kant van de communicatie. Het idee is om te werven op grond van de lijst met competenties en dan te zien wat er komt.
Paul vraagt specifiek naar welke taken en capaciteiten precies onder die 'technische kant van de communicatie' valt. Sandra stuurt een lijst met competenties op basis waarvan wordt geworven. Ad zou ook graag zien hoe dit past binnen de activiteiten die we voor het jaarplan 2012 moeten realiseren. Welke van deze activiteiten gaan onze medewerkers realiseren? Sandra zal ook een voorstel doen voor een eventueel aangepast jaarplan.

Rapport Professionaliseringssubsidie

Het conceptrapport wordt inhoudelijk goedgekeurd en vastgesteld.

Bijeenkomsten

Bestuursweekend augustus en ALV september

25/26 augustus bestuursweekend. Wat staat er op de agenda? Jaarplan 2013, laatste punten voor de strategie, communicatieplan. Moet er qua opkomst nog een 'leuke' activiteit bij gedaan worden? WLM ligt voor de hand in september, dus wellicht een 'wiki takes'. Ad zou graag een korte ALV zien, gericht op formeel vaststellen van jaarplan 2013 en HR-wijzigingen die we in gedachten hebben. Enkele weken daarvoor zouden dan de concept-documenten gereed moeten zijn voor eventuele discussie en aanpassingen. Ad stelt voor enkele duidelijk betrokken mensen even persoonlijk te benaderen.

Wikimedia Conferentie

Er is onlangs (21 april) een korte oproep gedaan aan mensen die willen meehelpen met de WCN. Siebrand, die graag had willen meehelpen, is te druk om dat concreet invulling te geven. Ondanks het tekort aan vrijwilligers wil het bestuur wel dat de WCN georganiseerd gaat worden. De vergadering heeft wel zeer waardevolle input geleverd op grond waarvan Cyriel en Sandra R nu aan de slag kunnen. Vorig jaar is een overzicht gemaakt van benodigde acties e.d. en er is een evaluatie geweest. Het idee is dat Sandra R vooral de logistiek op zich neemt. Mogelijk moet er een freelancer worden ingehuurd, maar dat hangt af van het draaiboek en van wat door vrijwilligers kan worden gedaan.

Cultureel Erfgoed en andere activiteiten

Werkwijze werkgroep en aanpak/financiering projecten

Er is een werkgroep van 4 mensen, Maarten B, Maarten D, Hay en Sandra F. Sandra F vraagt of zij als bestuurs-liaison die groep moet aansturen of dat dat wat losser gaat? Het lijkt wel goed om werkgroepen enige aansturing te geven.

Nederland Kennisland hedendaagse makers

Kennisland heeft Sandra F benaderd of zij samen met Sebastiaan ter Burg vanuit Wikimedia mee zou willen doen aan bijeenkomsten met hedendaagse makers die inhoud onder vrije licentie creëren. Punten daarbij zijn o.m. hoe dit binnen Wikimedia past, en volgens Sandra zijn daar wel interessante dingen mee te doen als er budget voor is.

CC Caravan

Sandra F vraagt zich af wat de procedure is om voor dit soort dingen budget vast te stellen. Ad zoekt voor haar uit wat de mogelijke plaatsen in het budget zijn hiervoor.

GLAMTech

Inmiddels is er een samenwerkingsovereenkomst is die heel algemeen is, maar wel specifiek stelt dat alle chapters zullen gaan tekenen. Wij hebben wel stukken ondertekend, maar op dit moment is niet helemaal duidelijk wat Europeana heeft toegezegd.

WLM Internationaal

PR en communicatie

Sarah zal voor het bestuursweekend een conceptplan sturen, ook op basis van de strategie. Specifiek is het nuttig om te bespreken wat er qua lobby/politiek kan gebeuren om vrije kennis op de agenda te zetten. Ziko zou graag ook voor de verkiezingen nog iets van een vragenlijstje beantwoord hebben door politieke partijen, maar het is niet duidelijk of we ook kans maken dat ze die beantwoorden. Een mogelijke concrete ingang zijn die politici die daadwerkelijk met het onderwerp bezig zijn. Sandra zou graag iemand die met dit soort lobbywerk bezig is eens uitnodigen om op een bestuursvergadering eens te vertellen hoe dit werkt.

Jaarverslag 2011

Sandra R neemt dit op met Marjon. Paul zegt toe zaterdag 16 juni Wikizaterdag een lijstje aan te leveren met die onderwerpen waar nog geen tekst over is.

Folders

Wikipedia folder is op - een nieuwe verbeterde folder. Voor lezer een, voor bewerkers nog een. In september moet de 'merchandising' er liggen voor WLM, en dus ook de folders.

Internationaal

Ziko vertelt over de ontwikkelingen rond WCA. Hij geeft de stand van zaken weer over de keuze van de vestigingsplaats. Het lijkt Brussel te worden. Het bestuur stemt in met het voorstel dat WMNL lid van de WCA wordt (voorwaardelijk, met blik op de ALV in september). Ziko wordt benoemd als Council Member namens WMNL.

WVTTK

• Paul vraagt of men akkoord is met de drie 'coolste' projecten die Lodewijk van alle chapters wil hebben.
• Er ligt een declaratie voor een kilometervergoeding van meer dan 19 ct/km. We hebben tot nu toe eigenlijk steeds op basis van 0,19/km vergoed. Dit kan omhoog maar dan moet het wel voor iedereen. Ad ziet niet direct een reden om dit te verhogen.
• Ziko is uitgenodigd voor een bijeenkomst in België rond de oprichting van een landelijke vereniging daar en wil graag weten of hij daarvoor de kosten vergoed kan krijgen. Dat zou geen probleem zijn.
• Ad gaat een workshop Wikipedia-bewerken geven bij SZW, voorzien van tips en trucs door Hay.
• CoSyne lijkt nu weer op de rails te staan, dankzij de inspanningen van Sandra R.
• Sandra F zou graag naar een GLAM-wiki-event gaan in Londen, dus we moeten zien of hier budget voor is. Dat moet er wel zijn, dus dat kan vergoed worden.
• Sandra F wil graag een Facebook-pagina maken voor WMNL.
• Cyriel: WLM Internationaal: Lodewijk is druk met afronden aanvraag Guinness Book of Records voor de grootste fotowedstrijd ter wereld. Alles loopt verder goed.
• Cyriel: Teylers Challenge wordt dit weekend afgerond. Er komt nog een evaluatie, maar men vond een en ander wel wat rommelig verlopen. Vooral een centraal aanspreekpunt/coördinatiepunt zou helpen daarbij.
• Cyriel: een actieve vrijwilliger wil graag een korte training volgen voor perscontacten. Dit lijkt prima uit het budget voor trainingen te kunnen komen. Gedacht wordt aan een training waaraan meerdere personen kunnen deelnemen, met een coach van buiten.
• Sandra F: vraagt zich af of we een soort fototoestel van de vereniging kunnen aanschaffen voor actieve Wikimedianen. Dit zou eventueel onder de 'fonds kleine activiteiten' kunnen.

Sluiting

Ziko sluit vergadering om 22:37