Notulen20120913

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Bestuursvergadering Vereniging Wikimedia Nederland

Locatie: Kantoor WMNL, Mariaplaats 3, Utrecht

Tijd: 19.30h

Aanwezig: Ziko van Dijk (voorzitter), Paul Becherer (notulist), Ad Huikeshoven, Sandra Fauconnier, Frans Grijzenhout, Sarah Morassi, Cyriel Brusse (per Skype); Sandra Rientjes (directeur)

Opening

De voorzitter opent de vergadering om 19.23h.

Agenda

De agenda wordt vastgesteld. Enkele extra punten gaan naar de rondvraag.

Notulen BV 14 juni

Vastgesteld.

Notulen BV 25/26 aug

Besluiten worden doorgelopen, er lijkt iets te ontbreken. Aanvulling: strategie afdrukken voor ALV, jaarverslag moet opgemaakt worden voor het gedrukt wordt. Met deze toevoegingen goedgekeurd.

Vaststellen document 'taken en bevoegdheden'

Frans heeft langere tijd met veel input en terugkoppeling van/met de andere bestuursleden en de directeur een overzicht geschreven over 'taken en bevoegdheden'. Het document regelt wat het bestuur, enkele bestuursleden, de directeur of enkele medewerkers moeten doen. Dit is een oudere behoefte van de vereniging, die groter wordt naarmate de vereniging medewerkers inhuurt. Op dit moment is het nog niet mogelijk dat medewerkers alles doen wat daar nu staat. Voorstel is om dit nu als leidraad te gebruiken en per 1 januari echt in te laten gaan op basis van de ervaringen ermee. Belangrijk voor bijv. accountantscontrole is dat het deel omtrent financiële transacties nu wel duidelijk is. Dit deel wordt nu wel vastgesteld.

Cyriel is van mening dat sommige onderwerpen bij niemand of niet duidelijk bij iemand zijn ondergebracht. In het algemeen ziet Cyriel nog te weinig de vrijwilligers terug in het document, zowel waar het taken betreft die vrijwilligers nu op zich hebben genomen als waar het taken betreft waar vrijwilligers specifieke expertise hebben die (nog) niet bij medewerkers aanwezig is. Ziko antwoordt dat dit document de taken en bevoegdheden van bestuursleden en medewerkers regelt, met blik op verantwoordelijkheden. Vrijwilligers zijn bijvoorbeeld bij het projectmanagement betrokken; omdat veel enkele verantwoordelijkheden bij bestuursleden liggen lijkt het alleen zo dat volgens de lijst (andere) vrijwilligers minder zouden doen.

Frans duidt de mogelijkheid aan dat kleinere correcties in de komende tijd kunnen verwerkt. SandraR geeft aan dat als het om praktisch beheer gaat, veel vrijwilligers het niet erg zouden vinden als dat bij een medewerker terecht zou komen.

Voorstel is om het document nu als richtlijn/leidraad te gebruiken, en dan per 1 januari (na eventuele aanpassingen, Frans correspondeert met Cyriel daarover als dat nodig blijkt te zijn) als vastgesteld te achten. Het financiële deel gaat al per 1 oktober in. Rond 1 juli 2013 komt dan een evaluatie. De voorzitter drukt Frans zijn bijzondere dank uit voor dit verstandige document. De inhoud / de consequenties worden op een handige manier naar de vrijwilligers gecommuniceerd die meer duidelijkheid krijgen bij wie ze voor een aanvraag moeten zijn.

Vaststellen drukversies jaarverslag 2011 en strategie 2013-2015

Jaarverslag in de versie zoals nu op verenigingswiki staat wordt vastgesteld [1]. Verslag wordt gedrukt, Sandra R. handelt dit verder af met Paul. Voorstel voor strategietekst is 25/26 aug vastgesteld, wordt in huidige versie geprint t.b.v. ALV.

WLM International

Ad licht dit punt toe. Het was niet geheel duidelijk hoe de geldstromen gaan lopen en wie bevoegd is om betalingen te accorderen. De programmamedewerker van WMDE had het over een 'garantie'. Er was niet helemaal duidelijk wat daarmee werd bedoeld. Bestuursbesluit: WMNL heeft EUR 15.000 begroot, wat wil zeggen dat wij voor max. EUR 15.000 aan kosten betalen ten behoeve van dit project. Tweede punt: hoe is het projectteam gemachtigd voor het uitgeven van geld? Voorstel: we wijzen 1 persoon aan die declaraties kan indienen. Dan hoeft alleen die persoon te tekenen. Dat laat onverlet dat het projectteam intern kan vaststellen hoe de besluitvorming plaatsvindt. Aangenomen, met een het voorbehoud van Cyriel dat ook de vrijwilliger hier nog mee in moet stemmen.

Ziko benadrukt dat de richtlijnen voor werkgroepen scherper moeten worden om onduidelijkheden te voorkomen. Met dit besluit wordt de ontbrekende onduidelijkheid voor dit geval zo te zeggen ingehaald.

Jaarplan 2013

Ad licht de wijzigingen toe die na het bestuursweekeinde nog zijn gemaakt adhv input van verschillende bestuursleden. Er zijn nu drie scenario's, dwz alle activiteiten hebben prioriteit 1,2 of 3. Alleen 1 is iets meer dan 3 ton, 1+2 is ca. 4 ton, 1+2+3 is ca. 4,5 ton.

Wat aan de leden wordt gestuurd, is

• het 'samengevatte' jaarplan
• een uitgebreide beschrijving van de activiteiten
• de prioritering van activiteiten
• begroting uitgesplitst naar kosten/batensoort (bestemming/doelstelling)
• uitgaven uitgesplitst naar projecten incl. uren werknemers/vrijwilligers
• specificatie van operationele kosten

Doorspreken laatste punten

• Gendergap-project heeft nu een wat verder uitgewerkt voorstel, en het project wordt expliciet opgenomen in het jaarplan.
• 'Grote' Hackathon is onder voorbehoud ivm financiering en in hoeverre WMDE dit ziet zitten.
• Kleine hackathons zijn in het kader van andere activiteiten.
• Doel: toename actieve vrijwilligers: 50%
• Doel: toename edits: toename aantal nieuwe artikelen: Ad stelt voor te formuleren in termen van het genoemde strategische doel. Voorstel: Er is meer inzicht in volledigheid en kwaliteit van de Nederlandstalige Wikipedia.
• Doel II.6: ten minste 20 professionals: akkoord.
• Doel III.3: ? -> Wikimedia Nederland wordt regelmatig in positieve zin genoemd in de media
• Doel IV.3: 20% erbij 35% verlies? Nee, 65% retentie, totaal 20% meer donateurs.
• Doel V.1: tekstuele wjizigingen
• Doel V.2: Alleen concept.
• Doel V.3: Ten minste 16 keer gaat een vertegenwoordiger naar een internationale Wikimedia-activiteit (16 keren en/of personen).

Qua indiening kunnen we nu dus kiezen tussen 1, 1+2 en 1+2+3. Voorstel is om de prioriteiten gewoon ook aan de leden te melden en duidelijk te maken dat we ons hebben voorbereid op het eventueel 'tegenvallen' van de grant. Besluit is dat wij het scenario 1+2+3 indienen. Het overzicht van prioriteiten wordt ook met een inleiding opgenomen in de stukken voor de leden.

Qua presentatie: Ad stelt voor dat hij de getallen presenteert, en dat een ander bestuurslid het inhoudelijke deel doet, ook wat betreft de koppeling van de strategie naar het jaarplan. Ziko wil dit als verantwoordelijke voor de strategie wel doen.

Cyriel vraagt naar het punt gerichte ledenwerving met prioriteit 3 omdat een lid op de ALV vorig jaar om fondsen vroeg voor een dergelijke campagne en we dat nu op prioriteit 3 hebben gesteld. Ad licht toe dat het plan dat aanvankeljik op het bestuursweekeinde werd besproken, uiting van EUR 10.000 voor een toename in leden van ca. 20. Dat leek een beetje scheef, en het is daarom teruggeschaald.

Flyer

Sandra R. presenteert nieuwe folder over Wikipedia. De voorzitter vat de positieve reactie van de bestuursleden samen.

Voortgang aanvraag FDC

Sandra R. licht het formulier toe, met name het stuk met de 'key initiatives'. Het was niet geheel duidelijk wat 'key initiatives' zijn, dus activiteiten (het waren er ca. 40) zijn geclusterd tot ca. 13, maar komt verder wel overeen met het jaarplan. Beoordelingsprocedure is heel erg geformaliseerd. Criteria zijn haalbaarheid (is een landelijke vereniging in staat dit te realiseren?), relevantie (bijdrage aan strategische doelen), etc.

Frans vraagt of er stukken zijn waar het bestuur nog aan moet bijdragen. Sandra R. meldt dat de informatie er in principe allemaal is. Een vraag die er nog wel is, is of het 'interne' deel (professionalisatie etc.) er expliciet in moet als 'key initiative'. Ad meldt dat 'stabilize infrastructure', ook als het gaat om het functioneren van de chapters, gewoon in de WMF-strategie staat. Besloten wordt het er gewoon in op te nemen. Sandra F. vraagt of de WMF erg gaat beoordelen op dekking van de strategic goals. Ad meldt dat dat het geval is, en verwijst naar de 'tweede doorrekening' voor een uitsplitsing van activiteiten naar strategische doelstellingen. In de FDC-aanvraag komt er nog wel een totaalbedrag terecht per key initiative. Huidige versie kan in principe na goedkeuring jaarplan/begroting naar Meta. Paul zet dit technisch op op de bestuurswiki.

Agenda ALV

• Kort rondje huidige activiteiten (Sandra F.)
• Vaststellen strategie 2013-2015
• Vaststellen begroting en jaarplan 2013
• Reglementen, statuten en HR
  • Wijziging HR (CBF), reglement belangenverstrengeling.
  • Statuten (evt. andere formulering)
• Toetreding WCA

Verlengen huurcontract

De directeur stelt voor om het huurcontract omtrent het huidige gebouw met twee jaar te verlengen. Een verhuizing is niet nodig en zou het werk van de vereniging ernstig belemmeren. Het is mogelijk om meer kantoorruimte te krijgen, met blik op het aannemen van nieuwe medewerkers. Wij huren dan in toekomst rechtstreeks bij de huisbaas. Ziko wil dat wordt opgenomen dat er in het gebouw niet gerookt mag worden. Dit wordt opgenomen met de huisbaas en met MiraMedia.

WCN

Frans meldt dat er vorige keer wat ongerustheid was over het programma. Vandaag werd er een programmaconcept getoond dat zeker voldoende onderwijs- en community-gerelateerde onderdelen heeft. Aan de technologiekant is er nog wat weinig, Vadim (die het programma doet) gaat daar nog achteraan, ook achter enkele ideeën voor sprekers van de kant van Frans en Sandra R. Een mogelijkheid is om een hackathon op 9 november te houden, ná het plenaire programma. Ook kan de techniekspreker evt. in de communitytrack, en is er het idee om wat lopende projecten te presenteren. In ieder geval heeft men er nu vertrouwen in dat dit gaat lukken qua programma.

Wat de praktische zaken betreft zijn er nog wat open punten. Het idee is om daar een freelancer voor in te huren die beschikbaar is, en dat dan ergens in oktober over te dragen aan (een van) de nieuwe medewerkers. Een open punt zijn de toegangsprijzen. Daarvoor moet nog een concreet voorstel komen. Het bestuur zou hierover een besluit moeten nemen ook omdat het in zekere zin gekoppeld is aan lidmaatschap. Deadline is 1 oktober omdat dan de inschrijving wordt geopend. Ander open punt is contactpersoon/organisatie. Zowel Sarah als Paul hebben hier eventueel interesse in, maar kunnen niet direct toezeggen i.v.m. tijdsbelasting. Frans stuurt in ieder geval de stukken toe zodat in te schatten is wat de tijdsbesteding zou zijn.

Hackathon 2012

Idee om dat 10 november te organiseren, intiatief vanuit vrijwilligers. Het lijkt Cyriel geen goed idee om dat op de middag van de conferentie te organiseren. Ruimte kan door partner worden geregeld, vrijwilligers willen dit organiseren. Financiële bijdrage zou gaan om een paar honderd euro max. en ook WikiData zou dit een extra reden vinden om hierheen te komen voor de WCN. Bestuur gaat akkoord, Sandra F. is contactpersoon.

Communicatieplan

Gaat naar oktober. De voorzitter spreekt zijn spijt erover uit dat er nu geen tijd meer daarvoor over is en bedankt Sarah nog een keer voor haar voorstel. In oktober zal er met de nieuwe medewerkers meer duidelijkheid bestaan over de mogelijke implementatie.

Gendergap

Er is een projectplan, onderwerp wordt opgenomen in jaarplan. Het ligt dan voor de hand om iemand van de WMF op dit onderwerp naar de WCN te halen voor een kick-off van het project. Sandra F. communiceert dat naar Vadim.

Culturele projecten

Informeren via de mail voornamelijk. Enige zorg over beschikbaarheid vrijwilligers. Iets als Wiki takes Gouda werkt heel goed omdat er met een lokale organisatie wordt samengewerkt die een groot draagvlak heeft. Het idee is dan om een van de criteria voor aangaan samenwerking te maken dat een partnerorganisatie voldoende draagvlak heeft zodat er ook vrijwilligers beschikbaar zijn. Sandra F. werkt aan richtlijnen en specifieke functie-omschrijvingen voor benodigde vrijwilligers per project.

Rondvraag

Kalenders WLM

Bestemd voor nieuwjaarswens etc. Bestuur is akkoord mits duidelijk is uit welk potje het wordt betaald. Ad heeft vertrouwen erin dat een potje wordt gevonden, de vergadering delegeert aan Sandra R. voor verdere afhandeling.

Contributie

Ad stelt voor de contributie op 12 euro te brengen. Besloten wordt hier even over heen en weer te mailen. Er zou wel op de ALV een voorstel moeten zijn zodat ook een bedrag in de begroting kan.

Sluiting

Ziko sluit om 22:39h.