Notulen20120923

Uit Wikimedia
Naar navigatie springen Naar zoeken springen


Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen algemene ledenvergadering (ALV)

Vereniging Wikimedia Nederland

23 september 2012, 11.00 - 14.00, Mariaplaats 7, Utrecht


Agenda:

  1. Opening
  2. Vaststellen agenda
  3. Notulen vorige vergadering
  4. Korte presentatie over activiteiten
  5. Goedkeuren Jaarverslag 2011
  6. Goedkeuren Strategie 2013 - 2015
  7. Goedkeuren Jaarplan en begroting 2013
    contributievoorstel 2013
  8. Statuten en reglementen
    1. Wijziging huishoudelijk reglement
    2. Mededeling vaststelling beleid t.a.v. belangenverstrengeling
    3. Afwikkeling statutenwijziging 2011
  9. Toetreding Wikimedia Chapters Association
  10. Rondvraag
  11. Sluiting

Aanwezig: Ziko van Dijk (voorzitter), Paul Becherer (secretaris), Ad Huikeshoven, Frans Grijzenhout, Sarah Morassi, Sandra Fauconnier, Edo de Roo, André Koopal, Lodewijk, Derk-Jan Hartman, Erik Zachte, Jan-Bart de Vreede (bestuurslid Wikimedia Foundation Inc., op persoonlijke titel aanwezig zonder stemrecht), Alice Wiegand, Henk Heikens, Sandra Rientjes (directeur WMNL, geen stemrecht, aanwezig op uitnodiging van het bestuur), Denise Jansen (toekomstig medewerker WMNL, geen stemrecht, aanwezig op uitnodiging van het bestuur), Hans Muller (vanaf 12.20), Marko Phernambucq (vanaf ca. 14.15).

Verhinderd met kennisgeving: Cyriel Brusse (machtigt Sandra Fauconnier), Maarten Dammers (machtigt André Koopal), Mariëlle van Laarhoven (machtigt Paul Becherer), Siebrand Mazeland (machtigt Paul Becherer).

Opening

Ziko (voorzitter) opent de vergadering en heet iedereen welkom. Er worden enige huishoudelijke mededelingen gedaan over het verloop van de vergadering.

Vaststellen agenda

Ziko licht de verschillende agendapunten kort toe. Door wat logistieke issues wordt het punt "jaarverslag" naar na de lunch verplaatst, verder wordt de agenda ongewijzigd vastgesteld.

Notulen vorige vergadering

Lodewijk stelt dat de discussie over toetreding tot de WCA (Wikimedia Chapters Association) in de rondvraag niet voldoende naar voren is gekomen en dat de ALV zou hebben uitgesproken dat het bestuur vooraf de ALV om toestemming zou moeten vragen voor het aangaan van financiële verplichtingen en het overdragen van bevoegdheden. Paul doet een tekstvoorstel van de strekking dat er enige discussie zou gevolgd en dat de consensus was dat het bestuur de ALV vooraf om goedkeuring vraagt wanneer in het kader van toetreding tot de WCA verplichtingen worden aangegaan of bevoegdheden worden overgedragen. Ziko meent dat er geen dergelijk besluit door de ALV is genomen en dat de statuten sowieso geen ruimte laten voor het overdragen van bevoegdheden door het bestuur. Lodewijk steunt het tekstvoorstel. Besloten wordt de discussie op de huidige ALV aan de notulen van de vorige vergadering toe te voegen en de notulen zo vast te stellen.

Verder zal Henk Heikens worden toegevoegd aan de lijst van aanwezigen, dat is kennelijk weggevallen.

Korte presentatie over activiteiten

Ziko licht onder meer de laatste ontwikkelingen op internationaal Wikimedia-gebied toe en de gevolgen daarvan voor begroting, jaarplan en procedures.

FDC

Andre Koopal vraagt wat de juridische status van de FDC (Funds Dissemination Committee) is. Ziko meldt dat de FDC formeel een commissie van de WMF is. Huidige leden zijn door de WMF geselecteerd en door het bestuur van de WMF benoemd, maar er zijn plannen om ook de gemeenschap direct mensen te laten benoemen daarin. Jan-Bart de Vreede licht de gang van zaken bij de selectie toe.

WCA

Ziko vervolgt de uitleg met enige woorden over de vorming van de WCA, die ook in het jaarplan van de vereniging staat. Het tijdpad dat de WCA oorspronkelijk had vastgesteld, is bij lange na niet gehaald. Men is momenteel bezig met het aanhuren van een secretaris-generaal. Een van de belangrijke taken van de WCA is het vaststellen van standaarden voor goed bestuur en rapportage, en het helpen van kleinere chapters om verder te komen. Een belangrijke vraag is waar het geld voor de WCA vandaan komt. Daarvoor zijn verschillende mogelijkheden: incidentele steun van chapters voor activiteiten; contributie van alle chapters, via de begrotingen van de chapters; direct van de FDC; financiering via de begroting van een of enkele chapters. Ziko acht het heffen van contributie niet waarschijnlijk, en zeker niet in het komende jaar, en we kunnen het dan niet op die manier in de begroting opnemen.

Lodewijk vraagt of er enig zicht is op de totale begroting van de WCA. Ziko meldt dat dat zeker minder dan een half miljoen zal belopen, eerder 100.000 of iets meer.

Derk-Jan Hartman vraagt naar de juridische structuur van de WCA. Ziko meldt dat die er momenteel niet is omdat de organisatie nog niet formeel als rechtspersoon is ingesteld.

Strategie

Het strategieproces, dat sinds begin 2011 loopt, wordt toegelicht.

Professionalisering

Huidige organisatiestructuur wordt toeglicht. Er is nu een directeur, per 1 oktober worden nog twee medewerkers aangenomen. Het plan voor 2013 is indien mogelijk nog twee medewerkers aan te nemen en dat zou dan voorlopig wel het maximum zijn, op incidentele inhuur van freelancers na. André vraagt aan wie dergelijke freelancers dan verantwoording aflegt. Ziko antwoordt dat dat in eerste instantie nu formeel de directeur zal zijn, al kan de praktijk ook van het specifieke project afhangen - een vrijwilliger zal doorgaans meer inzicht hebben in wat zo'n freelancer precies moet doen.

Ziko bespreekt kort hoe de verhouding vrijwilligers/professionals zou moeten zijn, zodat vrijwilligers (waaronder bestuursleden) zich kunnen richten op wat zij (alleen) goed kunnen.

Vragen

Henk Heikens kritiseert het gebruik van 'vrijwilliger' tegenover 'professional' omdat dat suggereert dat vrijwilligers minder deskundig zouden zijn.

Culturele projecten

Sandra Fauconnier (bestuurslid culturele samenwerkingen) licht de culturele projecten toe die het afgelopen jaar zijn uitgevoerd en in het komende jaar worden verwacht. Werkgroep culturele samenwerking (Maarten Brinkerink, Maarten Dammers, Hay Kranen en Sandra Fauconnier) wordt genoemd. De Teylers Challenge wordt getoond. Wiki Loves Monuments, met o.m. Lodewijk als trekker, is in 2010 in Nederland uitgevoerd, in 2011 in Europa en in 2012 internationaal. In 2012 is gestart met een project i.s.m. met Europeana, een Europese erfgoedrganisatie. Dat project moet voorzien in een grote lacune die er momenteel is bij het uploaden en categoriseren van grote beelddonaties. WMNL, WMUK en WMFR dragen financieel bij aan dit project. Jan-Bart vraagt of er ook iets zal gebeuren met de enorme hoeveelheid Europeana-metadata die onlangs is vrijgegeven. Sandra F. meldt dat dat niet binnen de scope van dit project valt. De al langer bestaande samenwerking met het Tropenmuseum wordt toegelicht. Het Tropenmuseum wil graag vanaf lente 2013 een 'Wikipedian in Residence' aanstellen. Dit concept is sinds 2010 op verschillende plekken op de wereld toegepast, maar dit zou de eerste in Nederland zijn. Een WiR gaat niet zelf artikelen schrijven, maar zal wel als 'bemiddelaar' samenwerking tussen de instelling en de gemeenschap faciliteren. De WiR zou (bij toekennen externe financiering) gezamenlijk worden aangesteld door Tropenmuseum en Stichting Academisch Erfgoed, en zal zich richten op expedities.

WMNL is onlangs benaderd door de Stichting Hebreeuwse en Jiddisje woorden in het Nederlands om een samenwerking aan te gaan op het gebied van het opzetten van een woordenboek bijv. i.s.m. de medewerkers van het WIkiWoordenboek. Het Rijksmuseum wil graag met Wikimedia aan de slag, bijv. door een beelddonatie of het uitwisselen van metadata. De Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief gaan op termijn fuseren. Ook hun 'e-strategy' omvat het breder uitzetten van hun collectie en metadata. Op 27 oktober is er een WikiZaterdag om the brainstormen over samenwerking met Rijksmuseum, KN en NA. Op 24 november is er een achter de schermen'-activitei bij KB en NA.

Edo vraagt hoeveel ervaring een WiR geacht wordt te hebben met Wikipedia. Sandra meldt dat dat het liefst iemand zou moeten zijn die ervaring met en draagvlak binnen de Wikip/media-gemeenschap heeft. Edo maakt zich zorgen dat iemand die niet dat draagvlak zou hebben, weleens niet zomaar geaccepteerd zou kunnen worden door de gemeenschap. Lodewijk vraagt of het om full-time of part-time gaat. Sandra heeft het over 3 dagen per week voor de duur van een jaar.

Voorstellen medewerkers

Sandra Rientjes stelt zich voor als eerste medewerker en directeur van WMNL en vertelt iets over haar achtergrond in de non-profitsector. Ze licht kort de activiteiten van de afgelopen maanden toe, waaronder het aannemen van twee medewerkers. Ook Denise Jansen stelt zich voor. Haar achtergrond is direct marketing/communicatie. In haar laatste functie heeft zij onder meer gewerkt aan de implementatie van databases en fondsenwerving.

Machtigingen

Cyriel Brusse machtigt Sandra Fauconnier Siebrand Mazeland machtigt Paul Becherer Maarten Dammers machtigt André Koopal Mariëlle van Laarhoven machtigt Paul Becherer

Strategie

Henk Heikens vraagt zich af waar de focus op 'cultureel' vandaan komt. Wikimedia richt zich in principe op vrije kennis, en dat omvat dus ook kennisinstellingen, bijvoorbeeld op alfa-gebied (denk aan Onze Taal) die wel een potentieel aan vrijwilligers hebben maar niet onder 'culturele instellingen' vallen. Hij vindt het daarnaast belangrijk dat de beweging naar die organisaties toe is, m.a.w. dat wij die instellingen activeren, en niet hun vrijwilligers naar ons toe proberen trekken. Lodewijk beaamt dat uitdrukkingen als 'cultuur' en GLAM te smal zijn. Edo wijst op de 'gevaren' van het woord 'cultuur' in het huidige politieke klimaat. Henk ziet in de huidige formulering ook een zich richten op het verleden.

Erik mist in de strategie maar ook in het jaarplan de prioriteit voor outreach naar het algemeen publiek die niet op de vereniging is gericht maar op Wikipedia en Wikimedia in het algemeen. Sandra Rientjes licht de indeling naar prioriteiten in het jaarplan toe. Die is vooral gericht op de eventualiteit dat niet het gehele bedrag uit de aanvraag wordt toegekend. Erik ziet dit soort outreach als een van de belangrijkste speerpunten die we zouden moeten hebben. Sarah licht toe dat we onder andere aan het bekijken zijn of campagne vooral via massamedia zou moeten lopen of meer persoonlijk, bijvoorbeeld via vrijwilligers. Henk zou graag zien dat de vereniging uitgaat van haar doelstellingen en die van partners, meer dan evangelisatie vanuit WMNL/Wikipedia. André ziet Wikipedia als 'slechts' een van de middelen voor onze missie, vrije kennis. Jan-Bart ziet Wikipedia wel als een soort zichtbaar vlaggenschip daarin. Lodewijk vraagt wat nadere toelichting aan Erik, vanuit de premisse dat de verwoording in de strategie in principe er wel is, maar dat het vooral om de prioritering daarvan gaat. Concreet stelt Erik voor dat als je dan toch een interview aan een tijdschrift geeft, dat je het dan hebt over de projecten en de beweging. Edo ziet dit vooral afhangen van de doelgroep.

Lodewijk probeert dit weer terug te vertalen naar het strategiedocument. Erik en Lodewijk zijn het er dan over eens dat doel 5 onder III duidelijk een lagere prioriteit zou moeten houden in dat document dan de andere doelen. Derk-Jan zou graag zien dat duidelijker wordt gemaakt welke doelen uit de strategie met de huidige prioriteiten in het jaarplan voorrang krijgen.

Voorstel van Erik is om bij dit punt te melden dat wij benadrukken dat iedereen mee kan helpen.

Alice ziet te weinig investeringen in de WCA, zeker in het licht van de inspanningen op het internationale vlak die WMNL in het verleden heeft verricht.

De voorgestelde amendementen op de strategie zijn dus:

  • De instellingen waarmee we willen samenwerken breder definieren dan alleen GLAM-instellingen.
  • We benadrukken bij de publieke outreach dat iedereen kan meehelpen.

Met 1 onthouding wordt de strategie aangenomen en daarmee vastgesteld.

Pauze 12:30 - 13:30

Hervatting 13:06

Jaarplan en begroting 2013

Lodewijk prijst het detail en de beweging naar profesionalisering, en brengt een aantal punten in.

Hij wijst allereerst op pag. 46 waar de ureninschatting staat. Hij heeft de indruk dat de vrijwilligersuren onderschat zijn. Wat de algemene verhouding betreft, komt dit neer op 5000 uur medewerkers, 5800 uur vrijwilligers, waarvan 2800 bestuur. Dan blijft er 3000 uur over voor vrijwilligersuren voor activiteiten. Hij vindt die verhouding wat scheef en zou een meer ondersteunende rol van het kantoor willen zien. Hij krijgt het gevoel dat er veel is gestuurd op 'hoe weten we zeker dat we dit project gaan realiseren' en dat de uren kantoor daarop zijn ingeschaald. Ad geeft aan dat er is uitgegaan van het aantal vrijwilligersuren waar we op kunnen rekenen. Hoewel er enkele vrijwilligers zijn die er veel meer tijd in steken, is er uitgegaan van ca. 30 vrijwilligers voor 100 uur per jaar en het lijkt niet op voorhand realistisch dat we op veel meer kunnen rekenen. Ziko roept in herinnering dat we in het verleden regelmatig ons rijk hebben gerekend met aantal vrijwilligersuren, en dat er daarom nu een wat realistischer aantal uren is ingeschaald. Lodewijk zou graag zien dat de basis uitgaat van de vrijwilligers en dat het kantoor als ondersteuning daarop wordt ingeschaald. Als dan activiteiten structureel te weinig vrijwilligers trekken, zou je die activiteiten wellicht moeten laten vallen. Hij stelt voor het aantal uren voor het kantoor lager in te schatten voor de bereiken 1, 2 en 5, die vooral op concrete activiteiten zijn gericht, en met 25% te verlagen. Ad stelt dat de vergadering niet de mogelijkheid heeft grootschalige amendementen in te dienen, wat Lodewijk betwist. Frans focust op het aantal uren en geeft aan dat dit grotendeels een inschatting is die niet gebaseerd kan worden op een voorgaande inschatting of meting. Die uren kunnen wat hoger of lager uitvallen, maar de richting is duidelijk. Frans zou liever het aantal vrijwilligersuren verhogen dan het aantal kantooruren verlagen.

Henk vraagt naar de praktische relevantie van de discussie: gaan projecten aan de kant worden geschoven omdat we aan het maximaal aantal uren zitten? Frans geeft aan dat ook vrijwilligersprojecten een beroep doen op kantooruren, en dat dat wel degelijk een factor is in het al dan niet kunnen doorgaan van projecten. Ad geeft ook aan dat de daadwerkelijk beschikbare uren bij deze personeelsformatie 4400 is. Ziko stelt dat wat niet door het kantoor kan worden gedaan op de een of andere manier door vrijwilligers moet worden ingevuld. Lodewijk herhaalt dat projecten waarvoor structureel geen vrijwilligers zijn, wellicht moeten worden afgestoten voor dat jaar.

Derk-Jan vraagt zich af of er over het komende jaar enige urenregistratie komt zodat aan het eind van het jaar ook een duidelijke verantwoording is en ook daarop gestuurd kan worden. Frans denkt niet dat het realistisch is om dat voor de vrijwilligers te doen maar zeker wel voor medewerkers.

Lodewijk ziet in een te scheve verhouding van uren vrijwilligers/kantoor een gevaar voor de betrokkenheid van vrijwilligers. Sandra Rientjes is het in zoverre met Lodewijk eens dat het geen enkel probleem is om een dubbel zo groot kantoor neer te zetten en nuttig aan de slag te houden, maar dat we daarvoor bewust niet kiezen. Het eerste jaar zal nu vooral ook een kwestie van uitproberen en uitbalanceren. Lodewijk ziet een discrepantie tussen het doel om meer vrijwilligers te werven en de huidige inschatting van 3000 uur voor vrijwilligers.

Alice ziet dat met de huidige aantallen de projecten in ieder geval te realiseren zijn. Ze heeft de ervaring dat het altijd makkelijker is om het aantal betaalde uren voor een activiteiten te verlagen als ze niet nodig zijn dan om betaalde krachten meer in te zetten op activiteiten. In het komende jaar zou dan het aantal uren en de verhouding steeds bijgesteld moeten worden bij de daadwerkelijke behoefte.

Derk-Jan ziet dat bijv. bij de WMF de professionalisering van de fundraiser niet zozeer ten koste is gegaan van vrijwilligersinzet, maar vooral veel heeft gebracht.

Frans vraagt Lodewijk of het voldoende is als het bestuur bij iedere activiteit steeds eerst naar vrijwilligers kijkt. Lodewijk vindt dat belangrijk, maar zou wel graag een concreet voorstel doen: 530 uur minder inzet kantoor op I, II en V.

Lodewijk wordt gevraagd eerst zijn andere punten toe te lichten alvorens eventueel erover te stemmen.

Lodewijk stelt voor het budget van de WCN te verlagen met het oog op betere mogelijkheden tot sponsorwerving nu we een kantoor hebben, en door ook eerder daaraan te beginnen.

Verder vraagt Lodewijk zich af waar de EUR 13.500 voor verbetering van communicatiekanalen vandaan komt. Ad licht toe dat een deel van de kosten onderzoek betreft. Daarnaast is er ruimte gereserveerd voor implementatie van technische verbeteringen e.d.

Wiki Loves ... II.2.1: op begroting staat 5400 plus 120 uur. Lodewijk schat in dat het budget onvoldoende is voor een Nederlandse pilot, en zou er ca. 10.000 voor hebben gereserveerd. Voorstel is het ofwel goed te doen voor 10.000 of het te schrappen.

"Achter de schermen": ook hoger inschalen omdat het heel belangrijk is om vrijwilligers te binden. Een wat hoger budget (1500 ipv 700) zou bijv. toelaten een drankje aan te bieden aan het einde.

WLM Nederland is geheel verdwenen van de begroting. Met de huidige opzet naar gemeenten zou er wel degelijk nog zinvol op ingezet kunnen worden. Het onderbrengen onder WL ... zou voorbijgaan aan het strategisch doel om juist op nieuwe activiteiten in te zetten. Lodewijk stelt voor om deze activiteiten beide expliciet op te nemen. Ad ziet een flinke overlap tussen de vrijwilligers en stelt dat we wel een nieuwe lichting vrijwilligers nodig hebben om beide projecten te kunnen realiseren. André ziet op grond van hoe de projecten nu lopen en het feit dat WMNL zo'n beetje de oprichter is van WLM liever niet dat we dit nu helemaal niet meer ondersteunen.

WLM Internationaal: hoewel het heel goed mogelijk is dat een of beide van de NL-vrijwilligers niet actief het project trekt, lijkt het wel goed om hier fondsen voor beschikbaar te stellen, omdat de chapters die dit komend jaar zouden gaan trekken, niet in staat zijn om die hele organisatie op poten te zetten. Om onnodige versnippering van budgetten te voorkomen, zou WMNL dan weer EUR 15000 beschikbaar moeten stellen voor WLM Int'l

Punten bereik III: redelijk grote bedragen gereserveerd. Het is niet geheel duidelijk waar die EUR 12.000 in gaan zitten ( III.1.2, III.2.1, III.3.1 en III.3.2) ook omdat een deel lijkt mee te liften op andere concrete projecten. Een deel daarvan zijn materiële kosten voor bijv. drukwerk, maar ook een deel externe inhuur voor bijv. advies. Frans denkt niet dat hier veel van af valt te schrapen. Lodewijk is overtuigd door de beantwoording

Innovatieve projecten: afgelopen jaar was ca. 10.000 gereserveerd voor projecten die niet nader gespecificeerd waren. In de huidige begroting zien we dat niet terug. Frans meldt dat er dit jaar eigenlijk nauwelijks een beroep op is gedaan. Ook al is goed mogelijk dat een dergelijk bedrag niet zou worden besteed, lijkt het Lodewijk toch goed een dergelijk punt op te nemen, en dat dus te continueren.

Prioritering: enkele opmerkingen van Lodewijk. Prioriteit overdracht kennis zou van 2 naar 1 moeten, eventueel onder verschuiving van I.2.1 naar 2.

II.5: pleitbezorger van vrije kennis. Voorstel om op te nemen dat we ons aansluiten bij initiatieven van andere chapters.

II.1.5: Lodewijk ziet prioriteit 2, en vraagt zich af of we daar niet nu al aan hebben verbonden. Sandra F en Ad lichten toe dat dit om de tweede iteratie gaat, onder voorbehoud van succesvolle eerste iteratie en financiering. Vraag is daarmee afdoende beantwoord.

Erik Zachte

II.4.1 graag naar prioriteit 1. Kan een advertentie zijn en dan is het op, maar het kan ook gerichter.

Ad licht toe dat de totale begroting van EUR 450.000 uitgaat van EUR 100.000 aan externe financiering uit NL en EUR 20.000 aan directe donaties. Dat komt neer op 320.000 van de FDC. Het lijkt hem eerder onwaarschijnlijk dat we meer gaan krijgen dan 320.000 dan minder.

Frans zou liever niet meer wijzigen in de eindbedragen i.v.m. de aanvraag en het tijdpad daarvoor. De 10.000 voor innovatie is een garantie die mogelijk niet geëffectueerd hoeft te worden. Uitruilen zou dan kunnen plaatsvinden zodanig dat we lopende activiteiten continueren in plaats van nieuwe op te starten. Als dan de leden inderdaad laten weten dat we op continuïteit inzetten i.p.v. op nieuwe activiteiten.

Derk-Jan noemt de internationale hackathon als plek waar nog wel iets uit te ruilen is, ook omdat volgens Erik de WMF daar ook op gaat terugschalen i.v.m. met steeds meer reiskosten. Lodewijk ziet ook in II.3.1 mogelijkheden, omdat het onderzoek op zichzelf toch wel wordt gedaan en een soort 'zelfonderzoek' zou worden.

Frans probeert binnen de huidige eindbedragen dekking te vinden voor de amendementen.

Lodewijk stelt ook voor om van de WLM int'l een afzonderlijke aanvraag te maken.

Frans ziet mogelijkheden als er een voorstel komt om 15.000 te vinden binnen de begroting voor de grote punten. Het schuiven met uren ontraadt het bestuur. Kleinere punten zijn wel te schuiven. De aanvraag voor internationale ondersteuning kan afzonderlijk via de FDC.

Mogelijk kan een budget WLM NL worden geformuleerd ten laste van onderzoek.

Amendementen

[Opmerking: het totaal aantal uitgebrachte stemmen wisselt soms, onder meer doordat mensen de vergadering hebben verlaten. De uiteindelijke aanname of verwerping van de emendementen wordt echter nergens betwist.]

Om een gezonde verhouding tussen de geïnvesteerde uren door werknemers en vrijwilligers te bereiken, wordt het voorgestelde aantal werknemersuren effectief met 25% gemiddeld voor de bereiken I, II en V zoals door het bestuur voorgesteld (resp. 1148, 732 en 242 uur) met totaal 530 uur. De uiteindelijke verdeling mag dan wat flexibeler zijn in afstemming met het bestuur. Dit moet worden opgevangen met bredere inzet van vrijwilligers bij alle activiteiten waar mogelijk. Besparing: 530 uur.

Stemming: 1 voor, 4 onthoudingen, verder tegen

Voorstel verworpen


Overwegende dat de Wikimedia Conferentie Nederland ook best wat kleiner mag worden georganiseerd gezien het aantal geïnteresseerde vrijwilligers, wordt het beschikbare saldo voor de Wikimedia Conferentie Nederland (1.2.5) verlaagd van 15.000 naar 7.000 euro. Besparing: 8.000 euro.

Stemming: 3 voor, 9 tegen, 7 onthoudingen

Voorstel verworpen


Overwegende dat een publiekswedstrijd goed georganiseerd moet worden, overwegende dat je vrijwilligers niet een jaar aan het lijntje moet houden om een concept te schrijven, overwegende dat daar ook voldoende budget voor nodig is wordt: a) Het programma 'Wiki Loves …' (2.2.1) uitgebreid. Doel is om in 2013 tenminste een pilot te organiseren binnen Nederland en eventueel enkele andere landen. Het beschikbare saldo wordt verhoogd van 5.400 tot 10.000 euro. Extra uitgaven: 4600 euro. OF b) Het programma 'Wiki Loves …' (2.2.1) geschrapt. Besparing: 5400 euro en 120 uur.

In stemming gebracht:

a) 6 voor, 7 tegen, 6 onthoudingen

Voorstel verworpen

b) 1 voor, 12 tegen, 5 onthoudingen

Voorstel verworpen


Overwegende dat een 'achter de schermen' programma een goed aanhaakmoment kan zijn voor nieuwe vrijwilligers, en dat dit enige investering vergt, wordt het beschikbare budget voor het programma 'Wiki achter de schermen' (2.2.2) uitgebreid van 700 naar 1500 euro. Extra uitgaven: 800 euro.

Voorstel door het bestuur overgenomen, niet in stemming gebracht.


Overwegende dat Wiki Loves Monuments al drie jaar een succesvolle wedstrijd is, overwegende dat er nog genoeg potentieel is en dat het een manier is om vrijwilligers te binden aan de vereniging, wordt er budget beschikbaar gesteld voor Wiki Loves Monuments Nederland 2013 ter hoogte van 10.000 euro en 120 uur ondersteuning binnen het bereik II. Extra uitgaven: 10.000 euro en 120 uur. Dit wordt gefinancierd door de post stimuleren onderzoek' (2.3.1) te schrappen.

Stemming: 13 voor, 0 tegen, 5 onthoudingen

Het voorstel is aangenomen


Overwegende dat Wikimedia Nederland als doelstelling heeft internationale samenwerking tussen chapters te bevorderen, Wiki Loves Monuments internationaal expliciet wordt genoemd in de strategie 2013-2015, dat Wiki Loves Monuments wederom erg succesvol was in 2012 en dat er tientallen landen zijn die aangeven Wiki Loves Monuments te willen organiseren in 2013, wordt er budget beschikbaar gesteld om Wiki Loves Monuments internationaal ook in 2013 te ondersteunen ter hoogte van 15.000 euro en 40 uur ondersteuning. Extra uitgaven: 15.000 euro en 40 uur. Dit wordt gefinancierd door een aparte grant aanvraag bij de WMF

Stemming: 11 voor, 0 tegen, 8 onthoudingen

Het voostel is aangenomen


Overwegende dat innovatieve projecten moeilijk te voorspellen zijn, maar dat die vaak wel vruchtbare mogelijkheden met zich meebrengen, en niet per sé binnen de begrenzingen van andere bestaande programma's passen, wordt een post 'innovatieve projecten' van 10.000 euro toegevoegd met 100 uur ondersteuning onder bereik I danwel II. Extra kosten: 5.000 euro en 100 uur

Stemming: 4 voor, 8 tegen, 3 onthoudingen

Het voorstel is verworpen


Aangezien overdracht van technische en projectvaardigheden en -kennis erg belangrijk is voor het werven en vasthouden van vrijwilligers, wordt de prioriteit van 'overdracht van specifieke kennis' (1.2.3) verhoogd van 3 naar 1. Daarvoor in de plaats wordt de prioriteit van 'toegang tot kennis' (1.2.1) die zich meer richt op vakinhoudelijke kennis verlaagd van 1 naar 2.

Stemming: 9 voor, 3 tegen, 4 onthoudingen

Het voorstel is aangenomen


Overwegende dat strategisch doel 2.5 stelt dat Wikimedia Nederland zich wil ontwikkelen tot pleitbezorger van vrije kennis, wordt opgenomen in het jaarplan 2013 dat Wikimedia Nederland zich zal aansluiten bij Europese initiatieven waar die genomen worden door andere chapters of gelijkgezinde organisaties en dit overeenstemt met de missie, visie en strategie van de vereniging.

Stemming: 7 voor, 3 tegen, 6 onthoudingen.

Het voorstel is aangenomen


Punt II.4.1 van het jaarplan wordt naar prioriteit 1 gebracht.

Stemming: 9 voor, 2 tegen, 4 onthoudingen

Het voorstel is aangenomen.

Sandra F heeft gedurende een deel van de voorgaande stemmingen over amendementen de vergadering verlaten en machtigt Ziko.

Met de aangenomen amendementen wordt de begroting goedgekeurd, met 16 stemmen voor, geen tegenstemmen en één onthouding.

André verlaat de vergadering en machtigt Lodewijk om namens hem te stemmen.

Verschillende andere leden verlaten ook de vergadering (Marko Phernambucq, Hans Muller)

Statuten en reglementen

Voorstel aanpassing HR

Ad licht het voorstel toe. Art. 5. Telefonisch vergaderen valt ook onder persoonlijk deelnemen; dit is door Ad nagevraagd bij het CBF. Art. 6 behandelt belangenverstrengeling.

Lodewijk vraagt of het ook mogelijk is dat het beleid voor belangenverstrengeling door de ALV wordt vastgesteld. Het bestuur meldt dat de huidige formulering de exacte formulering is zoals het CBF die hanteert. Lodewijk vraagt dat wijzigingen aan beleid belangenverstrengeling dan wel steeds aan de ALV worden meegedeeld. Bestuur is daarmee akkoord.

Stemming:

13 voor 0 tegen 1 onthouding.

De voorgestelde wijzigingen aan het huishoudelijk reglement zijn aangenomen.

Contributie

(Dit punt is niet behandeld bij het vaststellen van het jaarplan en de begroting en wordt nu behandeld.)

Vergelijking met andere landen leert:

  • DE + FR: EURO 24, minimum EUR 12
  • UK: GBP 7
  • IT: EUR 30.

Het voorstel, gesteund door een meerderheid binnen het bestuur, is 24 euro, met een minimum van 12 euro.

Stemming:

12 voor, 0 tegen, 4 onthoudingen.

Het voorstel voor de hoogte van de contributie is aangenomen.

Statutenwijziging 2011

Vergelijking van de bij de notaris verleden akte met het voorstel zoals dat op de ALV van 15 januari 2011 aan de leden is voorgelegd, laat zien dat deze niet gelijk zijn. Dit werd door een lid bij het bestuur onder de aandacht gebracht. Paul licht de gang van zaken toe. Er zijn na afloop van de ALV kennelijk nog wijzigingen aangebracht in de ontwerptekst, die in de uiteindelijke akte terecht zijn gekomen. Naar aangeven van de notaris waren deze wijzigingen volgens een fiscalist noodzakelijk om de ANBI-status te kunnen behouden. Hoewel de wijzigingen inhoudelijk niet controversieel zijn, is een en ander procedureel niet correct verlopen: de statuten vermelden ondubbelzinnig dat wijziging van de statuten vooraf aan de algemene ledenvergadering moet worden voorgelegd, vergezeld van een woordelijk tekstvoorstel. Het bestuur zal de leden verslag doen over de gang van zaken, en de huidige tekst zal op de eerstvolgende ledenvergadering worden voorgelegd ter formele bekrachtiging.

Toetreding WCA

Geen opmerkingen. Vereniging gaat momenteel geen verplichtingen aan en zal bij de ALV terugkomen zodra dat wel het geval zou zijn.

Stemming:

13 voor, 0 tegen, 0 onthoudingen

Toetreding tot de WCA wordt goedgekeurd.

Rondvraag

Ziko vraagt zich af of de ALV voortaan op zaterdag of op zondag moet worden gehouden. De hoop was dat een ALV op zondag met daaraan gekoppeld een activiteit, de opkomst zou verhogen, maar daarvan lijkt nog geen sprake. Lodewijk stelt voor een korte rondvraag onder leden te doen. Dit wordt opgenomen in de enquêtes die aan de leden gaan worden gestuurd.

Derk-Jan merkt op dat het CBF-certificaat dat de vereniging nu nastreeft, beperkt is tot goede doelen met een omzet van minder dan EUR 500.000, en vraagt zich af wat er gebeurt als we daarboven komen, gegeven dat we nu een begroting van EUR 450.000 hebben. Ad meldt dat er dan wat eisen bijkomen, maar kan daarvan op dit moment geen volledige lijst geven. Sowieso wordt er gekeken naar de omzet gemiddeld over de afgelopen drie jaar, dus dit is ook nog niet meteen aan de orde zodra we boven de EUR 500.000 komen.

Jaarverslag 2011

Lodewijk maakt melding van twee kleine onnauwkeurigheden in de lijsten van nevenfuncties, die door het bestuur worden rechtgezet.

Stemming:

16 voor, 0 tegen, 0 onthoudingen.

Het jaarverslag wordt vastgesteld.

De vergadering wordt om 15.11 gesloten.