Notulen20121115

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Donderdag 15 november 2012, 19.30, Mariaplaats 3, Utrecht

Aanwezig: Ziko van Dijk, Sandra Fauconnier, Sarah Morassi, Frans Grijzenhout (notulen), Ad Huikeshoven, Sandra Rientjes

Afwezig met kennisgeving: Paul Becherer, Cyriel Brusse

Ziko opent de vergadering om 19:30 uur.

Notulen bestuursvergadering 11 oktober 2012

• De notulen worden zonder wijzigingen goedgekeurd.

CBF-keurmerk: directiestatuut

• Ad is begonnen met de officiele aanvraag voor het CBF keurmerk. Hij heeft formulieren ingevuld en bestanden opgestuurd. Er is nog geen officiële review gepland.

• Er moet nog een directiestatuut komen. Ad maakt een voorstel. Tijdens volgens vergadering kan dit dan worden goedgekeurd.

• Er is ook nog een statutenwijziging nodig: aanpassing van het doel van WMNL om te voorkomen dat voorlichting over de doelstelling aangemerkt wordt als fondsenwerving. Ziko vraagt aan Paul om een voorstel te laten maken.

• SandraR: kan er dan ook een wijziging zittingstermijn bestuursleden worden meegenomen in statutenwijziging? Ad: hiervoor is geen statutenwijziging nodig, een wijziging van het huishoudelijk reglement is voldoende. Ad stelt voor om het bestuur uit te breiden met twee nieuwe bestuursleden, dus een uitbreiding naar 9 bestuursleden. Deze nieuwe bestuursleden zouden dan voor 2 jaar benoemd kunnen (moeten) worden. Ziko zal een voorstel voor een hervorming van de bestuursverkiezingen uitwerken.

FDC aanvraag 2013

• Tijdens de vergadering komt het bericht binnen dat de FDC een voorstel heeft gemaakt voor het bestuur van WMF. De door ons ingediende begroting van $ 471k is verlaagd naar $ 350k.
• SandraR checkt bij een WMF-bestuurslid of het zinvol is om stappen te ondernemen.
• Op basis van het lagere bedrag kunnen we alles van prioriteit 1 uitvoeren en een klein stukje van prioriteit 2. Prioriteit 3 kan niet worden uitgevoerd en deze activiteiten zullen dus vervallen.

• SandraR maakt een voorstel voor het definitieve jaarplan (en definitieve begroting) 2013. Tijdens de volgende bestuursvergadering bespreken en vaststellen.
• SandraR maakt een berichtje voor de leden.

Datum & vorm nieuwjaarsborrel: ideeën, besluit (SandraF)

• SandraF presenteert de mogelijkheden en waarom sommige opties eerder voor de zomerborrel of barbecue geschikt zijn dan andere.
• Voor de nieuwjaarsborrel is er nu een keuze tussen een museum in Utrecht en een museum in Amsterdam. SandraF heeft een bepaalde voorkeur. Ze gaat volgende week locatie en tijd (een zaterdag in januari) definitief bekend maken.
• SandraF stelt een klein team samen en maakt een draaiboekje in overleg met kantoor.
• De grote opkomst vorig jaar bij Teylers is een echte aanmoedinging. Dat willen we graag weer. Betekent o.a. banners plaatsen.

• De WLM-evaluatie kan mogelijk in Gouda. SandraF stuurt een mailtje naar Maarten Dammers.

Professionalisering fase 2: voortgang (SandraR)

• De werkgroep website is bijeengeweest. Sindy werkt aan een voorstel voor een vernieuwing van de website. De vereningswiki blijft, en krijgt meer het karakter van een werkplaats. De website zal het ‘uithangbord’ van WMNL blijven. Hay Kranen heeft voorgesteld om mobiele devices als uitgangspunt te nemen voor de vernieuwde site. De werkgroep komt half december weer bijeen.

• Ad stelt voor om vanuit 1 domeinnaam te werken: wikimedia.nl en andere sites daar onder te hangen.

• CRM: een lijst van eisen is al opgesteld. Consultant in CiviCRM komt langs. Loopt.

• GLAM-of andere projecten voor het betrekken van nieuwe mensen zijn besproken. Er is nog geen keuze gemaakt. Begint te dringen als we willen dat de projecten op 1 maart starten. Op agenda bestuursvergadering december zetten.

• Social media / communicatie is nog niet gestart. Dat zal pas kunnen nadat meer over de vernieuwde website is bekend.

Terugblik op WCN (Frans)

• Er is nog onzekerheid of we de succescriteria hebben gehaald. Er zijn 130 deelnemers geteld (doelstelling was 150). We weten nog niet zeker of we 10 nieuwe leden hebben geworden en of er inderdaad 25 nieuwe deelnemers zijn geweest. Check vindt nog plaats als Paul weer terug is, en ook aan de hand van de uitgezette enquête.

• Er zijn zeker 5 positieve nieuwsberichten verschenen. (NRC, Webwereld, Bright, enkele radio-interviews).

• De vragenlijst is uitgezet. Frans mailt met Vadim dat hij nog wat meer in het boekje wil dan de uitslagen van de enquête.

Subsidie voor kleine projecten, kaders voor de toekomst

• Naar aanleiding van de mailwisseling over een bepaalde aanvraag stelt Ziko voor om de regels nog een keer te bekijken en zonodig wat duidelijker te maken. Ziko maakt een voorstel voor de volgende bestuursvergadering. Wat de gemaakte toezegging voor die aanvraag betreft gaat het bestuur akkoord. Ad wil nog een afschrift van de aanvraag, de toezegging, en na afloop de afrekening en een kort verslagje (van Cyriel), dat maakt zijn taak als penningmeester makkelijker.

• Nieuw klein project via SandraF: fotograferen oorlogsmonumenten (Amersfoort) wordt goedgekeurd.

• Informatie over mogelijkheden Subsidie voor kleine projecten verbeteren. Info niet alleen op de verenigingswiki plaatsen, maar ook op de website.

Internationale hackaton 2013: voorbereiding, afstemming WMDE, financiën, WMF) (SandraR)

• SandraR overlegt met WMDE (Nicole Ebbers) en Maarten Dammers over de overdracht van Duitsland naar Nederland.

• Opmerking: WMF vraagt High impact programming. Maak goed verhaal, denk aan koppeling naar doelstellingen WMF.

• Er moet dus een goed plan worden opgesteld: Scope, meetbare doelstellingen, planning en begroting. SandraR wil de coördinatie hiervan verzorgen.

• Sandra stelt voor dat Maarten Dammers de inhoudelijke zaken regelt en dat het kantoor voor de ondersteunende logistiek zorgt.

• Besluitvorming volgende bestuursvergadering.

Jaarplan 2013: wie doet wat, verdeling verantwoordelijkheden, rapportage en globale planning (SandraR)

• Doordat we minder geld van WMF krijgen dan aangevraagd vallen de prio-3 activiteiten af.

• SandraR zal het overzicht aanpassen. De prio-3 regels en een gedeelte van de prio-2 regels worden grijs gemaakt o.i.d. De bestuursleden kijken naar hun portefeuilles en denken voor zover nodig ook aan een backup.

Commissie instellen WLM international 2013; opstellen aanvraag Grant bij de WMF hiervoor

• Deze activiteit is opgenomen als prioriteit 1. Er is in de begroting € 15.000 budget opgenomen, maar zonder dekking. In de ALV is besloten om voor WLM international een aparte grant aanvraag in te dienen. Wie gaat dit doen?

• Na wat discussie wordt voorgesteld dat SandraR contact opneemt met Maarten Dammers en Lodewijk. Er is nog een officiële evaluatie 2012 voorzien (begin 2013). SandraR gaat voorstellen dat de commissie zich niet alleen bezighoudt met de evaluatie, maar ook nadenkt (en met voorstellen komt) voor de organisatie WLM 2013 internationaal, inclusief grantaanvraag.

Motivaction onderzoek (SandraR)

• Er is veel input binnengekomen van Sarah, Eric Zachte en Paul B. De vragenlijsten zijn nu compleet.

• Het bestuur en SandraR bekrachtigen dat de emailadressen van de leden niet aan deerde partijen ter beschikking kunnen worden gesteld, wel zal er naar een practische oplossing (bijvoorbeeld doorsturen) worden bedacht. SandraR onderhoudt het contact met Motivaction.

• Vragenlijst gaat volgende week uit. Rapportage eind van dit jaar.

Rondvraag

SandraF: Romaine wil misschien Wikipedian in residence worden? Ze neemt zelf contact op met Romaine.

SandraF meldt dat het budget van 20.000 euro (begroting 2012) voor 'laaghangend fruit' (foto-upload) niet zal worden besteed.

SandraF: Er komt een leerling als stagiair voor 30 uur tot aan de zomervakantie. Zij is zelf het aanspreekpunt.

SandraR: Het gaat goed met nieuwe medewerkers. Ze vertonen initiatief en voelen zich op hun gemak. De proeftijd is inmiddels voorbij. Welke taken precies van wie van de twee zullen worden uitgevoerd wordt met de praktijk vanzelf duidelijk.

SandraR: Kantoor is bezig met eigen internetverbinding en wifi. We krijgen hulp van Maarten Dammers en Hay Kranen.

Sarah: Ik heb een vriendin die een scriptie wil schrijven over het auteursrecht. Adviezen van Ad: “in het Regeerakkoord staat een kriptische zin over herziening van het auteursrecht”, en van Ziko, die contactgegevens van onze judirische adviseurs door geeft.

Sarah heeft ook contact met een student van de UvA met veel creatieve ideeën. De uitkomst zal ze op een volgende BV presenteren.

Ad: Afspraken over het Jaarverslag 2012. Ad zorgt zelf voor de financiele kant, contact met HLB, accountant, etc. SandraR verzorgt de tekst op basis van kwartaalverslagen, nieuwsbrieven, etc. Eind januari worden de cijfers en de tekst samengevoegd. Daarna is er (beperkte) ruimte voor aanpassingen en/of wijzigingen. Planning is dat het jaarverslag gereed is voor de ALV van 23 maart 2013.

Ziko wil in verband met de continuiteit graag een vice-voorzitter en stelt voor om Frans te benoemen. Het bestuur stemt hiermee in.

Ziko sluit de vergadering om 22:10.