Notulen20121213

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Bestuursvergadering van de Vereniging Wikimedia Nederland, 13 december 2012, op het kantoor in Utrecht

Aanwezig: Ziko (voorzitter), Paul (notulen), Frans, Ad, Sarah, en de directeur

Afwezig met afbericht: SandraF

Opening

Ziko opent de vergadering om 19:41

Agenda

Agenda wordt vastgesteld.

Notulen vorige vergadering

Vastgesteld.

Verandering in samenstelling bestuur

Ad stelt voor een tussentijdse algemene ledenvergadering in te lassen om te voorzien in de nu ontstane vacature, Sarah vraagt zich af of de leden kunnen worden gevraagd. Ziko wijst erop dat een ALV pas later in januari zou kunnen plaatsvinden en vindt dat dit niet loont voor twee maanden tot de reguliere ALV van maart 2013.

Ad vraagt of Cyriel van zichzelf uit kan opstappen, of dit niet door de ALV moet gebeuren. Paul legt uit dat volgens de vakliteratuur een bestuurslid dit zeker kan doen.

Procedure aanstelling en verlenging van adviseurschap

N.a.v. een vraag van een lid: er is nu geen duidelijk omschreven procedure voor het ‘aanstellen’ van adviseurs. Op dit moment zijn enkele leden als ‘adviseur’ op de website vermeld, en zij hebben ook visitekaartjes.

Suggestie van SandraF:

1. Kantoor vraagt na hoe WMDE dit doet. Zij hebben ook een vorm van vrijwilligersondersteuning in de vorm van emailadres en visitekaartjes, inclusief contracten. Via welk proces wijzen zij mensen aan en nemen ze weer (formeel) afscheid?.
2. Voor onszelf wil SandraF de volgende procedure voorstellen: bestuurslid cultuur + bestuurslid community bespreken ad hoc samen 'nieuwe' kandidaat-adviseurs; jaarlijks, bij het drukken van de nieuwe visitekaartjes (na de ALV in de lente), beslissen die twee bestuursleden ook welke bestaande adviseur nog verder adviseur blijven. Iedere adviseur moet inderdaad een eenvoudig contract ondertekenen, gemodelleerd naar de overeenkomst die WMDE sluit.

Ziko stelt voor een richtlijn te maken hiervoor.

Een issue is nog dat enkele mensen zeer hechten aan hun privacy. In hoeverre is het mogelijk dat iemand een adviseursfunctie vervult onder pseudoniem? Het bestuur vindt dat dit niet mogelijk is wanneer zo’n adviseur naar buiten toe optreedt (bijv. met visitekaartje). Iedereen die namens Wikimedia Nederland naar buiten optreedt, zal dit onder eigen naam moeten doen.

Fonds Kleine Activiteiten

Ziko heeft een voorstel gemaakt voor een duidelijke procedure hiervoor. Het idee is dat een enkel bestuurslid (met de portefeuille leden en community) in overleg met een ander bestuurslid (bijv. de penningmeester) over toekenning kan beslissen. Ziko maakt een definitief voorstel. Van Frans komt de nieuwe naam, 'Financiele Ondersteuning Kleine Activiteiten' (FOKA).

Voorstel definitieve begroting 2013

Ad licht dit toe: er was een aangepaste begroting nodig omdat de FDC minder geld heeft toegekent dan verondersteld (met blik op alle drie prioriteiten). Paul vraagt wat nadere toelichting over de reden dat specifiek het Europeana-project is geschrapt, en niet bijv. wat meer op de personeelsformatie is bezuinigd. Een belangrijke overweging van het bestuur is dat op deze manier een degelijke organisatie wordt neergezet zodat we onze eigen projecten goed kunnen gaan uitvoeren.

Frans brengt nog ter sprake hoe we precies moeten omgaan met deze gewijzigde begroting naar de FDC/WMF toe. Hoewel er formeel geen reden lijkt te zijn om een gewijzigde begroting voor te leggen, en de landelijke verenigingen in principe zelfstandig zijn, hebben we wel rapportageverplichtingen. De vraag is dan welk plan zij als referentiepunt willen hanteren. Bij de beoordeling van de rapportage zal vooral worden gelet op het behalen van de gestelde doelen. Omdat verschillende andere landelijke verenigingen ook met dit issue zitten, is dit wellicht iets dat kan worden meegenomen bij een evaluatie van het FDC-proces.

Sandra vermoedt dat de focus vooral zal liggen op het concreet stellen van doelen, de realisering daarvan goed meten en leren van de problemen die we daarbij tegenkomen.

Ad stelt voor om de gewijzigde begroting in het jaarverslag op te nemen en ook door de ALV te laten vaststellen in de jaarvergadering. Ergens voor die tijd zal het bestuur dan dat voorstel moeten vaststellen.

Na enige discussie wordt besloten dat het bestuur de ‘begroting 2013 richtlijn 650’ zoals die er nu uitziet, als richtlijn te gebruiken en in maart 2013 door de ALV te laten accorderen.

Sandra Rientjes heeft op verzoek van Frans een document opgesteld met een eerste verkenning van de mogelijkheden voor externe fondsenwerving. Zij licht het document wat verder toe. Het is een zeer informeel stuk dat onder meer leunt op de ervaring van Sandra in eerdere functies en de specifieke positie van Wikimedia Nederland. Haar voorstel is om hier begin 2013 een bijeenkomst over te houden.

Frans vraagt zich af of we al in de komende weken wat meters kunnen maken hierop. 1. Inventariseren wat voor fondsen er zijn en of we daarvoor in aanmerking zouden komen. Paul zet een lijstje met fondsen op de bestuurswiki en dan vinken mensen af wat ze gaan bekijken. 2. Sandra Rientjes kijkt wat er in Brussel mogelijk is. 3. We vragen Sandra Fauconnier of die kan kijken naar mogelijkheden vanuit een cultuur-/erfgoed-invalshoek. 4. Crowdfunding. Sarah kijkt daar wat verder naar. 5. Contacten met bedrijven: hierbij kunnen onze contacten ook onder leden heel nuttig zijn.

Met de nieuwjaarsborrel op 19 januari ligt 12 of 26 januari voor de hand voor een bijeenkomst hiervoor. Frans geeft de voorkeur aan 12 januari ivm met een CoSyne-bijeenkomst op 26 januari.

Internationale hackathon 2013

Het plan is om in het weekeinde van 24-26 mei een hackathon te organiseren. WMNL zal hierbij inhoudelijk (vrijwilligers) en logistiek (kantoor) de boel trekken. Voor de absolute basis heeft WMNL net genoeg geld gereserveerd. Als andere landelijke verenigingen ook willen bijdragen, kunnen er ook wat extra’s vanaf.

Het verwachte aantal deelnemers is ca. 100. Dat is wat minder dan in de laatste van WMDE, maar de WMF schroeft ook haar activiteiten op dit gebied wat terug.

Een definitieve begroting wordt verwacht in januari; op dat moment moet het bestuur ook de beslissing nemen om het door te laten gaan of niet.

Jaarplan 2013, verdeling taken (iedereen)

Voorstel om dit naar de volgende vergadering door te schuiven. Paul stelt voor om hiervoor eerst naar vrijwilligers en leden te kijken, en dan te zien hoe we de rest onder het bestuur verdelen, incl. contactpersonen. In januari zouden we een WikiZaterdag hieraan kunnen wijden. Paul stuurt een mail naar de verenigingslijst hierover. Details kunnen via de mail worden besproken.

Salarisschalen medewerkers WMNL (Frans)

Frans heeft een voorstel opgesteld voor salarisschalen van medewerkers, en licht het voorstel toe. Het bestaat uit 4 ‘schalen’ losjes gebaseerd op de BBRA-schalen (besluit bezoldiging burgerlijke rijksambtenaren), waarbij de schaal gebaseerd is op de gebruikelijk criteria (hoe zelfstandig, hoeveel ervaring, wel of geen leiding geven, etc.). Dit stuk is niet in beton gegoten, maar dient om enerzijds medewerkers wat houvast te geven, en anderzijds het bestuur houvast te geven zodat er geen willekeur ontstaat. Is vastgesteld.

YouTube-filmpje (Sarah)

Wordt naar januari doorgeschoven.

Advisory committee voor WMNL? (SandraF)

SandraF is sterk voorstander van het instellen van een adviescommissie, bestaande uit degelijke, verstandige mensen uit verschillende invalshoeken. In een kort overleg suggereerde Hay om dit gezamenlijk verder te bekijken en eventueel als een voorstel (inclusief lijst met namen) in de volgende ALV in te brengen. Hoe staat het bestuur hier tegenover? Wie wil meedenken?

Een belangrijke overweging hierbij is wat een dergelijke commissie ons oplevert, en of wij daarvoor op dit moment de tijd kunnen vrijmaken. De consensus onder de aanwezige bestuursleden lijkt dat dat op dit moment niet opportuun is. Conclusie: op een bestuursvergadering in de tweede helft 2013 bespreken, evenals een evt. uitbreiding van het aantal bestuursleden en verlenging van de zittingstermijn van bestuursleden.

Cosyne, idee voor een mogelijk vervolg (Frans)

Frans licht de huidige status toe. Er is nu een min of meer werkend prototype, dat bestaat uit een aantal stappen die op verschillende servers verspreid over Europa worden uitgevoerd. De gebruiker krijgt uiteindelijk een aantal suggesties voor vertaling en kiest welke wijzigingen ze wil doorvoeren. Daarna kan het resultaat worden overgezet naar de ‘echte’ wiki.

28 februari loopt de financiering van het project af. Project is binnen budget en binnen tijd en er is een ‘proof of principle’. Om dit ook buiten de academische context bruikbaar te maken, zou het mogelijk kunnen zijn om een soort ‘app’ te maken die een deel van de servers overbodig maakt en die het daadwerkelijk bruikbaar maakt. Het idee om dit tijdens de Hackathon te doen. lijkt lastig te worden omdat het ‘omleiden’ van fondsen en ook nog na de einddatum niet haalbaar lijkt. Sandra stelt voor om te kijken om eventueel heen en weer reizen tussen San Francisco en Europa hiervoor te vergoeden, om WMF en CoSyne in contact te brengen.

Mededelingen

Jaarafsluiting boekhouding. Het jaar 2012 is het eerste jaar waarover de jaarrekening door een externe accountant gecontroleerd gaat worden. Om dat proces in goed te laten verlopen sluiten de boeken vroeg. Declaraties en facturen die betrekking hebben op dit jaar en die dit jaar betaald moeten worden uiterlijk 20 december sturen naar finance(at)wmnederland.nl. In de periode tot 15 januari is Ad bezig om te zorgen dat de jaarverantwoording conform Richtlijn 650 Fondsenwervende instellingen in concept op te stellen tezamen met een hele lijst op te stellen documenten voor het controledossier voor de accountant. De jaarverantwoording bestaat uit jaarrekening én jaarverslag. De boeken voor 2013 gaan pas na 15 januari open. Dien dus je declaraties voor 2012 tot 22 december in.

Externe gesprekken directeur. Sandra Rientjes heeft gesproken met verschillende (vertegenwoordigers van) externe instellingen, en deelt het verslag met de rest van het bestuur.

Frans stelt voor om maar even een lijstje te maken voor de vulling van WikiZaterdagen, want die beginnen nu al aardig vol te lopen.

Sarah vraagt zich af wat er nog in verband met de nieuwe website kan worden gedaan en zal daarover nadenken.

Lobby over auteursrecht op Europees niveau: een lid heeft zich kandidaat gesteld om dit namens WMNL op zich te nemen. SandraF heeft voldoende vertrouwen dat het lid dit goed zal oppikken; haar suggestie is om hem in contact te brengen met collega's van andere landelijke verenigingen, in ieder geval WMDE, hem te laten deelnemen aan de https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/advocacy_advisors mailing list, en SandraR vragen om een oogje in het zeil te houden daarbij. Verder dient hij adequaat naar het bestuur toe te rapporteren over zijn activiteiten op dit vlak. Welk bestuurslid is verantwoordelijk hier? (SandraF)

Ziko wijst erop dat lobbywerk nu niet in het jaarplan staat en dat het veel voor- en nabereiding eist. Het bestuur heeft het op het moment ook vanwege de ontstane vacature zeer druk. Hij stelt voor dit in het achterhoofd te houden maar er nu niet veel mee te doen.

Rondvraag

Ad: is wellicht 22 december op WikiZaterdag en in kerstvakantie op kantoor maar heeft geen sleutel.

Paul: verstuurt binnenkort opzeggingen voor wanbetalers.

Frans: er zou nog een training voor bestuursleden en directeur komen. Voorstel voor onderwerp is samenwerking op afstand/omgangsvormen. Er is iemand gevonden die dit kan doen. Voorstel is om dit in het voorjaar te doen. Dit kan voor of na de volgende bestuurswissel. Dit zou dan ook als onderdeel van de kennismaking kunnen in het eerste bestuursweekeinde 6/7 april.

SandraR: 26 sollicitanten voor vacature cultureel medewerker. Vacature is eigenlijk alleen via (sociale) netwerk verspreid. Er zijn goede kandidaten bij.

Ziko staat nog even stil bij de grote veranderingen in 2012 en de dingen die door bestuur en directeur zijn bereikt, en dankt iedereen voor zijn of haar tijd en inzet.

Sluiting

21:58.