Notulen20130117
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Agenda
De agenda wordt vastgesteld.
Notulen vorige vergadering
Worden vastgesteld.
Jaarverantwoording 2012
Ad heeft hier flinke progressie mee gemaakt. Een concept is er inmiddels, ook een opzet voor het inhoudelijke jaarverslag. Ad stuurt het definitieve concept nog rond per mail en draagt het dan aan de accountant over.
Sandra F. vraagt zich af of het jaarverslag inhoudelijk ook nog als boekje wordt uitgegeven. Sandra R. meldt dat dit wel de bedoeling is, maar dat er voor de formele verslagleging een bepaald format wordt voorgeschreven dat misschien niet direct aantrekkelijk is als publieksverslag. Voor een publieksverslag zou dan een verkorte jaarrekening kunnen worden opgenomen. Frans vraagt zich af of het wenselijk is om als het ware twee volledige jaarverslagen te maken. Besloten wordt nu eerst alles op orde te krijgen wat nodig is voor de accountantscontrole, en van daaruit verder te zien wat we kunnen doen, en of het nodig is een aparte publieksversie te maken. De eisen aan een verkorte jaarrekening lijken haalbaar als we een publieksversie willen maken. Dat kan ook nog na de goedkeuring van het volledige jaarverslag.
Maandrapport december
Wordt even onder de aandacht gebracht, om te kijken of er nog dingen ontbreken
Planning grant report 2012
De WMF verwacht een Engelstalig rapport over de besteding van de ‘grant’ van 2012. Dit moet binnen enkele maanden na afloop van het jaar gereed zijn.
Hoewel dit van de kant van Ad wat kunst- en vliegwerk heeft vereist, ligt alles op dit moment op schema om op tijd af te zijn.
Grant agreement met de WMF
De ALV heeft vorig jaar gevraagd om juridisch advies in te winnen over internationale overeenkomsten die worden aangegaan en die en grote impact hebben.
De Grant Agreement bevat dit jaar nog meer expliciete eisen dan vorige keer. Sandra R. heeft dit doorgelezen en vergeleken met wat zij kent uit haar eigen eerdere werkzaamheden. Naar haar mening is de tekst niet uitzonderlijk voor het verkrijgen van externe financiering. Zij schat in dat het inwinnen van extern juridisch advies eigenlijk een verspilling van middelen is. De consensus in het bestuur is dat het inwinnen van extern juridisch advies op dit moment niet noodzakelijk is.
Planning eerste kwartaal 2013
Sandra R. lijkt het handig een overzicht te hebben van wat er voor de komende drie maanden op de planning staat. Daarvoor zijn nu twee documenten, een voor culturele activiteiten en een algemeen. Een en ander loopt vanzelf vol, Sandra R. vraagt om hier naar te kijken en aan te vullen wat evt. ontbreekt. De grenzen van de capaciteit van het kantoor zijn wel in zicht aan het komen. De kunst wordt om vrijwilligers te mobiliseren. Ad ziet hiervoor wel een gelegenheid op de aanstaande nieuwjaarsborrel. Naar aanleiding van zijn ervaringen op de laatste WCN geeft Frans wat ‘tips’. Het is belangrijk om een aantal concrete activiteiten te hebben zodat mensen zich er ook echt aan kunnen committeren ofin ieder geval concreet kunnen worden benaderd. Op dit moment staat dit ‘ronselen’ niet in de concrete planning voor de nieuwjaarsborrel. Er wordt wat ruimte gemaakt in de planning om bijv. op de intekenlijsten te letten.
De activiteitenlijst voor Q1 is door iedereen te bewerken, Sandra R. gaat deze niet specifiek in de gaten houden, maar vraagt wel het te melden als er dingen zijn waar het kantoor niet van op de hoogte lijkt te zijn en die het kantoor wel zou moeten weten.
Community issues
Oproep nieuwe bestuursleden
Binnenkort gaat er een aankondiging naar de leden voor de ALV, waarbij ook duidelijk wordt gemaakt dat er behoefte is aan nieuwe bestuursleden en dat men zich kandidaat kan stellen. Er komen drie mogelijke kandidaten langs die we wellicht expliciet willen benaderen. Wie zelf nog namen weet, wordt aangemoedigd die ook te delen.
Inhoudelijke bijdrage WMNL aan Women Inc.-festival
Kan nu niet echt worden besproken en we moeten structureel kijken bij wat voor activiteiten kan worden aangesloten.
Vraag van Lodewijk over WLM in/op Aruba
Er lijkt op dit moment niet veel meer mogelijk dan een oproepje in de nieuwsbrief, Sandra R. neemt contact op met Lodewijk.
Vraag in WMNL-kroeg
Op dit moment lijkt er niemand te zijn die min of meer structureel daar rondkijkt om eventuele vragen te beantwoorden.
Nieuwsbrief
Nieuwsbrief. Van tijd tot tijd komen er op het kantoor verzoeken binnen van verenigingen, stichtingen en vrijwilligersinitiatieven die hulp zoeken op het gebied van wiki's of vrije kennis. Als het gaat om niet-commerciële organisaties met doelstellingen die te verenigen zijn met onze missie, zouden we die via de nieuwsbrief onder de aandacht van de community kunnen brengen. Wat vindt het bestuur? Het lijkt het bestuur goed om dit nu zo te doen. Ad stelt voor om daar misschien enige reciprociteit aan te verbinden.
Ziko gaat richtlijnen ontwerpen voor adviseurs en samenwerkingen.
Motivaction-onderzoek
Gaat binnenkort ‘live’. Het lijkt een goed idee om in ieder een kleine aankondiging te geven op de Nederlandstalige Wikipedia.
GLAM/Werk issues
Auteursrechtenlobby’s
Veschillende argumenten voor en tegen passeren nog eens. Er is een beperking gesteld aan uitgeven van WMF-geld aan ‘politieke’ activiteiten, het staat op dit moment niet in het activiteitenplan. Het bestuur heeft op dit moment onvoldoende expertise en tijd. Aan de andere kant is er nu een zekere urgentie, en is er een vrijwilliger beschikbaar. Wellicht is het mogelijk dat die vrijwilliger aansluit bij het Duitse initiatief.
Rapportering voortgang + financiering GLAM-toolsetproject
Sandra F. meldt dat het project in principe goede voortgang maakt. Omdat Maarten Brinkerink niet steeds voldoende tijd kan vrijmaken, neemt Sandra F. nu een deel van de taken in de stuurgroep over. Sandra F. geeft aan UK en FR door dat wij als WMNL niet de tweede fase gaan financieren.
GLAM-WIKI conferentie London, april 2013: afvaardiging: hoeveel vrijwilligers uit NL?
Er zitten momenteel wat meer beperkingen aan het budget voor reizen van vrijwilligers dan oorspronkelijk begroot.
Er ontspint zich een discussie over het gehele reisbudget. Frans maakt een korte inventarisatie van wat er op de planning staat. Er lijkt nu in ieder geval voor de tweede helft van 2013 nog zo’n EUR 6000,- over te zijn voor ‘onverwachte’ reizen, maar een nauwkeurigere schatting wordt nog gemaakt.
Internationale issues
Ziko geeft een korte beschrijving van de zaken omtrent de WCA en andere kwesties.
Vertoning Wikipedia-filmpje
Een en ander zal online verder worden besproken, al is de indruk dat het goed zou zijn om te proberen het filmpje verder in te korten om het hopelijk wat vlotter te maken.
Sollicitatieprocedure medewerker “Cultureel”
Er zijn 111 brieven binnengekomen, in het algemeen van goede kwaliteit. Daaruit heeft de directeur 17 mensen uitgekozen, waarvan er 7 zijn uitgenodigd voor een gesprek. Daarvan zijn er nu vijf op gesprek geweest, waarvan er in ieder geval twee zeker goed geschikt zijn.
Onderzoek Nyenrode
Jessica Tangelder wil graag net als vorig jaar een aantal studenten een onderzoekje laten doen voor WMNL. Frans en Lodewijk hebben het volgende bedacht. Nu Wikivoyage net is opgestart, zou de vraag zijn wat wij als WMNL kunnen doen om een actieve kern van vrijwilligers daarvoor te interesseren. De vraag aan het bestuur is of we daarvoor de tijdsinvestering willen maken. Die wordt ingeschat op een totaal van 15 uur over de komende paar maanden, en Frans voorziet daar geen problemen. We zullen hierbij wel ook Wikiversity noemen, wellicht dat er mogelijkheden zijn om hier ook iets mee te doen in dit kader. Ad stelt voor de beste groep een slot te geven op de WCN.
Cosyne
Dit project is binnenkort afgerond. De mensen van de universiteiten zijn grotendeels tevreden. De praktische toepassing is echter niet hun verantwoordelijkheid, maar die van Deutsche Welle, Beeld & Geluid, en WMNL. Zaterdag over een week is er een laatste test die onder verantwoordelijkheid van WMNL valt. Daarover moet dan nog worden gerapporteerd.
In maart is er nog een uiteindelijke presentatie aan de Europese Commissie en dan is het project klaar. Er is echter geen product ‘CoSyne’, maar een technische oplossing die van verschillende partijen afhankelijk is. Een idee is om het hele spul opnieuw te bouwen, zodat het niet afhankelijk is van al die verschillende partijen. Dat is mogelijk, maar de universiteiten zijn er niet al te enthousiast over. Het idee is om dit nu op de Hackathon voor te stellen, om te zien of mensen ermee aan de slag willen. Dat lijkt het bestuur op zich een goed idee, zodra de verplichtingen zijn afgerond.
Rondvraag
Sandra F. krijgt steeds meer vragen binnen over educatieve projecten. Het gaat dan om lessen, advies of training. Het is misschien een goed idee om een bestuurslid verantwoordelijk te maken voor hoger onderwijs.
Sandra R.: In april (6/7) staat er een bestuursweekeinde in de planning. Vraagt of de vorige locatie (Kontakt der Kontinenten) weer een goede optie is. Het bestuur is het daarmee eens.
Frans heeft mail gekregen over roerend erfgoed. Stuurt e.e.a. door naar Paul, om te kijken of we met/op Wikipedia iets kunnen doen.
Ziko had eerder voorgesteld om een commissie in te stellen voor statuten en reglementen. Hij stelt voor in 2014 hiernaar te kijken ook met het oog op het begin van de activiteiten voor de strategie van 2016 en verder.