Notulen20130516

Uit Wikimedia
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering 16 mei 2013 19.30 via Skype

Opening

Agenda

Notulen vorige vergadering

Bestuursvergadering 6.7-04-2013

Notulen worden vastgesteld.

Organisatie

Eerste kwartaalraport

Frans meldt dat ontwerp-rapport Q2 op punten afwijkt van eerdere rapporten (Q1). Rapport Q1 is op tijd geplaatst en er zijn tot nu toe geen vragen op gekomen.

In juli komt een delegatie van de WMF, met onder andere Garfield Byrd. Het kan een goed idee zijn om dan Report Q2 ook af te hebben, en dan ook vooruit te kijken naar Q3 en Q4, om te zien of er nog moet worden bijgesteld op de planning en begroting. We hebben tot nu toe niet de begroting in kwartalen opgedeeld, dus dat zou wel extra werk zijn ten opzichte van eerdere jaren.

In augustus 2012 heeft Sandra Rientjes een 2012-Q4 planning (eigenlijk september - december 2012) opgesteld.

Een volgend punt is het meetbaar en kwantitatief maken van de resultaten. Vanuit San Francisco zijn wel wat metrics gekomen, maar die zijn niet altijd even goed te meten (bijv. conversie van ‘participants’ naar ‘Pvolunteers’). Paul vindt dat dat in beginsel wel meetbaar is, maar het vereist wel dat we een CRM-systeem hebben dat we ook steeds bijhouden.

Ad: een aantal measures hebben we zelf in het FDC-voorstel gezet, en daar hebben ons natuurlijk in feite wel aan verbonden om die te rapporteren. (zoals bijvoorbeeld participants omzetten in volunteers, dat is zelf bedacht!) Sommige zijn nu in het FDC-rapportageformulier gevraagd maar hebben we niet zelf opgenomen, en daar kun je over discussiëren. Frans geeft aan dat het wel nieuw is dat die measures nu per kwartaal moeten rapporteren. Ad: Niettemin zou je wel nu al moeten gaan nadenken over hoe je ze gaat meten, zelfs als je ze alleen aan het eind van het jaar zou rapporteren. Het lijkt waarschijnlijk dat ook in juli hiernaar zal worden gevraagd.

Sandra: WMF is vooral benieuwd hoe de projecten die de chapters doen de beweging als geheel ten goede komen. Op dit moment wordt er ook al wel aan gewerkt. De recente edit-a-thon is een voorbeeld: we weten wie er hebben deelgenomen en we gaan die over een half jaar ook nog eens bevragen of zij nog steeds actief zijn.


Samenvattend is de vraag hoe we de informatie die we zelf nodig hebben, matchen aan wat de WMF nu vraagt. Sandra voegt daaraan toe dat het niet alleen voor de WMF is omdat we ook zelf die gegevens willen weten. De ervaringen van dit jaar zullen er vermoedelijk wel toe leiden dat we de zaak volgend jaar wat strakker regelen.

Frans: kunnen we nu al onze administratie in vier kwartalen hakken zodat we ook kunnen vooruitblikken naar Q3 en Q4, en waar krijgen we de metrics vandaan?

Onhandig hierbij is dat Sandra van 1 t/m 24 juni op vakantie is.

Men kan de vraag stellen in hoeverre we daadwerkelijk verplicht zijn om dingen te rapporteren waar niet eerder om is gevraagd. Ad stelt voor om als we daar onzeker over zijn, daarover juridisch advies in te winnen. Frans stelt dat het allemaal nog niet zo uitgekristalliseerd is, en dat dingen van beide kanten nog aan het groeien en veranderen zijn. Sandra stelt voor om dit ook gewoon met de WMF-delegatie op te nemen. Frans wijst erop dat dat wel vereist dat we die vragen ook goed voorbereiden.

Frans heeft wel tijd om nog eens door die metrics door te lopen, en ook te kijken wat nu al aan statistieken beschikbaar is, en dan op 6 juni te rapporteren.

Hans stelt dat het belangrijkste is dat de metrics die we leveren een kwantitatieve verantwoording leveren, en dat een accuraat beeld belangrijker is dan de precieze metrics die je daarvoor gebruikt.

Planning Q2

  • Planning Q2 versus Jaarplan 2013; gezamenlijk doorlopen van de planning per activiteit, wie van het bestuur is verantwoordelijk, wie op kantoor, wie voert uit, wanneer start, wanneer af, wat is bijdrage aan doel in jaarplan, hoe gaan we bereiken doel meten? Zie ook: Overzicht vrijwilligers

Aan de Q2-planning is gewerkt, maar er zitten nog wel wat gaten in, dingen die we ons hebben voorgenomen, maar waaraan nu niet wordt gewerkt, en die ook geen ‘eigenaar’ hebben. Frans stelt voor per hoofdstuk de activiteiten door te lopen en te kijken wat er vast zitten en of we dat kunnen vlottrekken.

I.1.1 Informeren/samenwerken

Natuurproject: er is contact gelegd door Sebastiaan en Sandra, maar niet helemaal duidelijk hoe dat nu verder gaat - beoogd partner leek aanvankelijk wat harder van stapel te lopen dan wij.

WO2: er is interesse vanuit UK en DE, ook naar het ‘jubileumjaar’ 2015 toe. Er is nu alleen geen trekker. Het lijkt wel goed om contact op te nemen met het Nationaal Comité. Hans wil wel kijken of er onder de Wikipedianen geinteresseerden zijn, of juist in andere groepen die inhoudelijk een raakvlak hebben.

I.1.1a Gender gap

Edit-a-thon was een succes, ook het Centraal Museum was enthousiast. Er wordt gekeken naar mogelijke follow-up.

WikiZaterdag van/voor nieuwe vrouwelijke vrijwilligers. 18 mei is geprikt, maar het lijkt niet echt in de aandacht te zijn.

I.1.2 Introductiecursussen / trainen van trainers

Trainingen gegeven in januari door Hay. Ziko heeft zijn ideeën in een fragmentarisch opleidingsplan opgesteld, maar daar is tot nu toe geen vervolg aan gegeven. Dit kwartaal is bij de edit-a-thon ook een training gegeven. Al deze activiteiten hebben een raakvlak met training, maar horen niet echt tot de kern van dit punt I.1.2. Ziko vindt de trainingen die nu worden gegeven iets te ‘ad hoc’ van opzet. Er lijkt niet echt een opvolging te zijn, en hij vraagt zich ook af of we die mensen ook nog kunnen volgen. Hans meldt dat we in ieder geval van de trainingen bij het Museum Volkenkunde en het Centraal Museum weten wie het zijn en in principe kunnen nagaan hoe actief ze nog zijn. Ad meldt dat naast deze handmatige mogelijkheden de WMF een tool heeft ontwikkeld om nieuwe gebruikers meer automatisch te volgen. Ziko denkt niet dat we nu met de trainingen radicale veranderingen teweeg zullen brengen, maar stelt wel voor om in Q3 of Q4 eens te overleggen met mensen uit het onderwijs, om eens te bespreken wat er aan mogelijkheden is en wat er verwacht kan worden. Ad noemt het WMF Education Program dat in de VS en Canada goed loopt waarbij zo’n 1200 studenten betrokken zijn. Dit werkt via campusambassadeurs onder leiding van Rod Dunican Global Education Program Director van de WMF. Ad ziet dit als een mooi high-impactproject, waar vermoedelijk ook wel financiering voor te verkrijgen is. Ziko zou dit dan ook graag bespreken met contacten uit het onderwijs, om te zien of zoiets hier kan werken en wat ervoor moet gebeuren. Jan Anton zegt dat hij wel iets in het Education Program ziet en zich daar in wil verdiepen.

I.2.1 Toegang tot kennis etc.

Workshop is afgelast bij gebrek aan belangstelling. Het lijkt beter dit niet opnieuw in te plannen tenzij duidelijke belangstelling blijkt. Hans zou wel het contact dat deze cursus wilde geven, warm houden. Frans: dan hebben we dus nu contacten in Den Haag, Rotterdam en Utrecht.

‘FOKA’ is afgehandeld. Ad brengt nog wel in herinnering dat we tot doel hebben gesteld vijf aanvragen te honoreren. Het moet nog wel actiever onder de aandacht worden gebracht van potentieel geïnteresseerden.

Teach the teacher: bespreking heeft in Q1 niet plaatsgevonden. Zou dan naar Q2 moeten. Het gaat hierbij ook om overdracht van technische en inhoudelijke kennis van vrijwilligers. Bepaalde kennis ligt nu vrij exclusief bij een aantal personen, en dat maakt ons kwetsbaar. Sandra heeft wel een aantal ideeën om dit te verbeteren, en zal hier wat over op papier zetten.

I.2.4 Vrijwilligersbeleid

Paul wil dit trekken. Er moet worden gekeken wie hierbij betrokken moet worden, en er kan inspiratie worden opgedaan in documenten van andere organisaties en in een eerder ontwerp dat Ziko al eens heeft opgesteld over adviseurs van de vereniging.

I.2.5 WCN genoeg te doen, maar loopt

I.2.6 Hackathon idem, met dank aan kantoor en actieve vrijwilligers. Ad is wel benieuwd naar een schatting van de uren door vrijwilligers en kantoor. Sandra meldt dat we naar schatting daar nu al wel overheen zitten qua uren van het kantoor.

I.3.1 Kleinschalige community-events

Loopt. Barbecue kan hier ook nog bij -> Paul kijkt of er Wikipedianen zijn die dit leuk vinden. Paul noemde dat die in het verleden meermalen door een Wikipediaan die geen lid waren georganiseerd is geweest. Hans zou graag de ‘stamtafel’ (Wikipedia-café) nieuw lezen inblazen.

III.3.1 Artikelen in Quest en Monumenten gepubliceerd. Artikel in Monumenten door Els Arends. Daar was kantoor zijdelings van op de hoogte.

III.3.2 Persberichten. Ad vraagt of we dat eigenlijk doen, Sandra geeft aan dat dit weleens gebeurt vanuit het kantoor. Hans vraagt of er van de edit-a-thon ook een persbericht is verschenen. Dat is niet gebeurd, maar het is zeker in de toekomst mogelijk om bij interessante activiteiten die (mogeljk) impact hebben, journalisten in te seinen. Kan zowel gaan om inhoudelijke bladen als om dagbladpers. Sandra waarschuwt wel voor mogelijk wat cynische berichtjes.

IV. Geld

IV.3.2 Onderhouden contacten met bestaande donateurs. Sandra wil deze donateurs in ieder geval op de hoogte stellen van achter-de-schermen-activiteiten 8 juni.

V. Internationaal

VI. Organisatie

Update taken en bevoegdheden wordt op verenigingswiki geplaatst.

Geen bijzondere traingen gepland, alleen Google-training voor de nieuwe financieel medewerker. Ad wil graag even vooruitkijken naar Q3/Q4: er is geld gereserveerd en het hoort bij goed werkgeverschap. Sandra zal onder het personeel nagaan of er behoefte is aan specifieke opleidingen en trainingen.

Nog geen ARBO-rapport. Dat moet eigenlijk dit kwartaal starten.

Administratieve organisatie: beschrijving financiële processen is door Ad opgesteld voor wat betreft de dagelijkse gang van zaken in het inwerkdocument financieel medewerker. Frans/Sandra noemt ook stuk verdeling taken en bevoegdheden wat daarbij hoort. Er komt een link op de bestuurswiki. Er moet nog worden gekeken naar eventuele manco’s die in Q3 aan bod moet komen. Sandra noemt projectontwikkeling als iets wat haar zo te binnen schiet.

Inventariseren van competenties binnen het bestuur. Ad: zie ook het Compass-rapport over de governance van WMUK. Het gaat om op een rij zetten van de aanwezige competenties en de competenties die nodig zijn gelet op het type organisatie. De vraag is of er een soort beginnetje is waar we op verder kunnen bouwen. Frans gaat op zoek.

Inventariseren lacunes handboek bestuur.

Oplijsten professionele partners/leveranciers, en dus ook bedrijven waarmee we een overeenkomst hebben. Punt voor Q2.

Plannen bestuursvergaderingen tot na ALV 2014 in Q2 gedaan.

II. Werk / Glam

(Jan Anton komt binnen)

Trekker WLM. Jan Anton rapporteert over de gisteren gehouden bijeenkomst. Die ging vooral over werkwijzen en processen, en minder over de concrete stand van zaken met de afzonderlijke projecten. Er is op dit moment nog geen duidelijke trekker. Ad vraagt of de groep verder kan met bijv. Sindy als projectsecretaris. Sandra geeft aan dat het in de praktijk nu wel zo werkt, met logistieke ondersteuning vanuit het kantoor.

Frans ziet hier wel het risico dat het kantoor een meer leidende rol gaat spelen dan waar we aanvankelijk op hadden ingezet. Jan Anton oppert de mogelijkheid om wel een soort aanspreekpunt te benoemen, maar die persoon zou dan niet moeten worden gezien als degenen die de leiding heeft: zodra je een ‘projectleider’ benoemt, loop je het risico dat die persoon ook gezien wordt als degenen die alles moet gaan doen. Jan Anton gaat dit voorstellen.

Jan Anton had verder ook met Sandra Fauconnier gesproken over de mogelijkheid van een educatief programma naar voorbeeld van het WMF project, en hij wil hier graag iets mee doen. Jan Anton, Ziko en Hans pakken dit punt op (I.1.2).

Sandra merkt op dat we best veel doen en dat we daar best trots op kunnen zijn. Ad spreekt zijn waardering uit, maar wijst wel op de (tot nu toe, en ook geëxtrapoleerd naar Q3 en Q4) significante onderbesteding.

Geld

FDC

Nieuwe FDC-ronde (Ad)

  • Letter of Intent voor 8 juni 2013 (Sandra)
De eerste stap voor indiening van de FDC aanvraag van 2014 is het indienen van een letter of intent (meer info op FDC portal) Gevraagd is een 'notional figure', d.w.z. een eerste inschatting van het bij de FDC aan te vragen bedrag. Het genoemde bedrag is niet bindend.
De FDC aanvraag voor 2013 was € 362.650. Toegekend is € 269.231.
De FDC lijkt huiverig voor snelle financiële groei van chapters. Dit zou betekenen dat we realistisch gezien niet meer kunnen verwachten dan toekenning 2013 + maximaal 25% (€ 336.538). (Ervan uitgaande dat onze uitgaven in 2013 conform de toekenning zullen zijn) Mijn advies aan het bestuur is om dit bedrag op te nemen als notional figure in onze letter of intent. SandraR (overleg) 15 mei 2013 09:42 (CEST)

Er zal overleg plaatsvinden tussen Ad en Sandra, zodat er voor de vakantie van Sandra een voorstel richting bestuur komt voor de vergadering van 6 juni.

Nieuwe financiële medewerker en nieuwe processen

Ad deelt voorstel voor de nieuwe procedure mee:

  • Proces afhandelen facturen en declaraties nu er een financieel medewerker (Tom Kisters) op kantoor is, voorstel
  • Originele facturen en declaraties naar kantoor c.q. postbus
  • Directeur parafeert en dateert declaraties en facturen, vermeldt 'akkoord' en omschrijving jaarplanactiviteit waar factuur/declaratie betrekking op heeft
  • Financieel medewerker zorgt voor scannen en opbergen originelen en scans
  • Financieel medewerker maakt betaling aan en werkt de boeken bij
  • Penningmeester verzendt betalingen naar bank na controle o.a. op aanwezigheid paraaf op declaratie en/of factuur

Bestuur stelt dit zo vast.

Het zou wel goed zijn het declaratiereglement hierop concreet aan te passen. (Actiepunt Sandra/Tom)

Fondsenwerving

  • Fondsenwerving, stand van zaken opstellen financieringsstrategie, stand van zaken uitvoering actiepunten WikiZaterdag februari 2013
In overleg met de werkgroep WLM is besloten om te proberen externe fondsen te werven voor activiteiten. Bij het Fonds 1818 willen we aan aanvraag indienen voor "Haagse macht en pracht op Wikipedia": een combinatie van Wiki-takes-Den Haag, bewerkerstraining en editathon. Concept projectaanvraag

Op dit moment heeft de fondsenwerving nog niet zoveel body als we zouden willen. Het bestuur is wel zeker positief over de aanvraag voor het Fonds 1818.

Ad zou ook graag leden werven via de CentralNotice, als dat door de WMF wordt toegestaan (n.a.v. opmerking Jimmy Wales tijdens de Q&A met de board tijdens de Wikimedia Conference in Milaan). Ook dit kan een eigen inkomstenstroom genereren (maar ook een bron van actieve leden en vrijwilligers). Ad pakt dit op in overleg met Hans.

Community en leden

Motivaction onderzoek

  • Motivaction onderzoek, vervolgstappen naar aanleiding bespreking en discussie op 4 mei

Ziko stelt voor het verslag van de bespreking op de verenigingswiki te plaatsen. Frans: op 15 juni is er een WikiZaterdag voor de aftrap van het begrotingsproces. Er staan een aantal stappen gepland. Stap 1 is aangeven wat de kaders zijn waarbinnen de begroting moet plaatsvinden. Dan terugkijken, en zien wat we nooit meer moeten doen en wat we opnieuw zouden moeten doen. Zijn er ook nieuwe ideeën? Dan kunnen de dingen op de muur worden geplakt en in groepjes wat verder uitgediept worden. Dan zouden we op het gebied van activiteiten een goede aanzet moeten kunnen maken voor de begroting. Frans ziet hier ook het Motivaction-onderzoek in passen, maar we moeten er nog over nadenken hoe we dit inpassen in het proces. Frans zou met Sandra een opzet maken voor die middag en dan wordt ook gekeken hoe die resultaten erin gebracht kunnen worden.

Ziko stelt voor punt formalisering donateurschap door te schuiven naar 6 juni.

Ledenwerving

Beleid ledenwerving (Hans, jullie kunnen op de pagina je opmerkingen kwijt, graag)

Hans licht zijn opzet toe. Noemt als voorbeeld aanwezigheid op HCC-beurs, en maakt daar een voorstelletje voor. Folderrekken etc. bij bibliotheken en musea. Vereist wel wat speciale folders/flyers. Betaalde advertenties, bijvoorbeeld Groene Amsterdammer. Sandra noemt stoppertjes als mogelijkheid. Belangrijk is wel dit ‘strategisch in te kaderen’: wie willen we ermee bereiken, en wat willen we ermee bereiken. Dit zou dan wel naar Q3 moeten.

Bijeenkomsten

Planning wikizaterdag

  1. Planning wikizaterdag najaar 2013 (Frans)

Dagen zijn nu doorgepland tot ultimo 2013. Afgesproken is dat ofwel Lodewijk ofwel Frans aanwezig is. Er is ook een mogelijkheid om tussenliggende zaterdagen te gebruiken, of zelfs de zondagen. In de zomer vervallen er wellicht nog een of twee zaterdagen ivm de vakantieperiode.

Wikipedia-Dag 2013

  1. Update (Frans)

De Wikimedia Conferentie Nederland zal in toekomst Wikipedia-Dag heten, heeft de werkgroep besloten. Wat de inhoud betreft: het programma begint geleidelijk vorm te krijgen. Vraag van Frans of we af en toe die pagina willen bekijken en feedback te geven.

Internationaal

Elders

Diversity Conference (Berlijn 9 - 10 november 2013)

Diversity Conferentie Berlijn 9-10 nov. (Sandra)
Ad: programma lijkt nog zeer open. Zou er iemand van kantoor heen moeten? Sandra: lijkt ook vooral relevant voor vrijwilligers. Ad heeft voor Wikimania een presentatievoorstel ingediend over een gerelateerd onderwerp, nl een virtual friendly space policy. Als dat niet op Wikimania past, lijkt dit geschikt voor deze bijeenkomst.

Program Evaluation and Design (Budapest 22 - 23 juni 2013) (Sandra)

Het gaat hier om een door WMF georganiseerde bijeenkomst die aanhaakt op het streven naar ontwikkeling van kwantificeerbare resultaten voor projecten en adequate rapportage hierover. Meer informatie over het programma.

Het is relevant dat WMNL hier vertegenwoordigd is. Vanuit het kantoor zijn zowel Sebastiaan als Sandra dat weekend verhinderd. Maarten Dammers en Lodewijk hebben zich aangemeld onder voorbehoud van financiering. Inschatting kosten: €800 tot €1100 (afhankelijk van keuze ticket. Het goedkope ticket gaat pas op maandag terug, het duurdere al op zondag.) Zij zouden bij terugkeer de opgedane kennis moeten delen, bijv. tijdens een workshop op een Wiki-zaterdag.

Bestuur gaat akkoord.

Groot event in Nederland 2014

  • Willen we in 2014 weer een groot event hosten, zoals de GLAMwikicamp in 2011 en de Hackathon in 2013? (Ziko). Frans vindt dat te ambitieus, ziet risico van uitputting vrijwilligers. Ad wijst op de reeks van oneven jaren waarin in Nederland een event is georganiseerd. Voorgesteld wordt om bijv. de Wikimedia Conference in 2015 naar Nederland te halen, en er dus (weer) een jaar tussen te laten zitten. Ad wil wel graag weten of zoiets ook specifiek gefinancierd kan worden, ook met het oog op de strategische prioriteiten van de beweging en de impact van het evenement. Zou voorstellen om dit op de een of andere manier buiten de FDC om te financieren.

Rondvraag

Paul meldt (gebrek aan) voortgang rond bekrachtiging statutenwijziging.

Jan Anton sprak Maarten D. en Maarten B. over het GLAM-WIKI-toolsetproject. Het eind van de eerste financieringsperiode is in zicht, en er moet besloten worden of er nog een jaar wordt doorgegaan of dat het project ophoudt. De vraag is of WMNL mogelijkheden ziet om hier toch nog bij te springen, binnen de ruimte die de (toewijzing van de) FDC-aanvraag biedt. Er lijken wel mogelijkheden te zijn, vooral omdat dit wel nog in het oorspronkelijke plan stond maar door WMNL zelf is geschrapt na onvolledige toewijzing.

Agendapunt voor bestuursleden, zonder directeur

  • Principebesluit over het aanbieden van een pensioenregeling aan stafmedewerkers WMNL.
Stukken zijn door Ad via de vertrouwelijke bestuurslijst verzonden.
Frans geeft een uitgebreide toelichting op het uitgevoerde proces tot nu toe.
Het bestuur besluit een collectieve pensioenregeling voor te stellen aan de werknemers. Frans zal de offerte met Sandra delen en bespreken hoe dit te bespreken met de medewerkers (de offerte bevat privacy gevoelige informatie).

Sluiting