Notulen20130905
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Notulen Bestuursvergadering Wikimedia Nederland, 5 september 2013, Kantoor WMNL, Mariaplaats 3, Utrecht.
Aanwezig: Paul Becherer, Jan Anton Brouwer, Ziko van Dijk (voorz.), Frans Grijzenhout (not.), Ad Huikeshoven, Hans Muller, Sandra Rientjes
Afwezig met kennisgeving: Anke Pereboom
Opening
Ziko opent de vergadering om 19:30 uur.
Ingekomen stukken
- Uitnodiging om bij te dragen of deel te nemen aan een Boards training workshop in April 2014. > Ziko volgt het initiatief en als het concreter wordt informeert hij het bestuur (Ziko)
- Uitnodiging om bij te dragen en/of deel te nemen aan de EduWiki Conference 2013 op 2 november in Cardiff UK. > Valt samen met de WCN. Vermelden in de nieuwsbrief (Sandra).
- Uitnodiging om deel te nemen aan de Ziggo Prijs voor de Open Samenleving. > Niet meedoen, we willen ons niet verbinden aan deze onderneming. Geen verdere aktie nodig.
- Uitnodiging om deel te nemen een seminar van Creative Commons Nederland op 25 september in Den Haag over het onderwerp: De toekomst van open. > Sebastiaan is aangemeld. Hans meldt zich ook aan. Vermelden in Nieuwsbrief. (Sandra)
Notulen bestuursvergadering 24/25 augustus 2013
Notulen worden vastgesteld en kunnen worden geplaatst op de verenigingswiki. (Frans)
Afgehandelde aktiepunten:
Aktiepunt 20130824-1 Afgehandeld. Sandra heeft contact gehad met Maarten Brinkerink.
Aktiepunt 20130824-2 Afgehandeld. Oproep was juist die zaterdagavond door een andere gebruiker geplaatst.
Aktiepunt 20130824-4 Afgehandeld. Besproken tijdens bestuursvergadering van 5 september 2013.
Aktiepunt 20130824-5 Afgehandeld. Ad heeft contact gehad met Maarten Dammers.
Aktiepunt 20130824-9 Afgehandeld. Paul heeft de begroting 2014 aangepast.
Voor openstaande aktiepunten zie onderaan.
Geld en organisatie
Voorstel voor een tekst op de verenigingssite over onze ANBI status.
Er worden enkele kleinere wijzigingen aangebracht. Kan worden geplaatst op de nieuwe site. (Frans)
Jaarplan 2014 versie 28 aug 2013.
- Ad: Wat vinden de leden van het plan? Afgelopen WikiZaterdag zijn er geen leden geweest bij de vraag- en antwoordsessie met het bestuur. Ook via de andere kanalen (maillijsten, wiki) zijn er geen vragen of opmerkingen ontvangen. Nu er geen input is gekomen stelt hij voor om de discussie over de indeling (prioriteiten vs thema's) te laten rusten.
- Ad: Wat vindt de FDC belangrijk? Uit de contacten met de FDC (o.a. tijdens bezoek van Garfield Bird) komt naar voren dat de nadruk moet liggen op prioriteiten en activiteiten. En op het volgen van de activiteiten: de realisatie. Hoe bereiken we de gestelde doelen. Hoe meet je succes (of mislukking).
- Paul: Samenvattend: De FDC benadrukt dat onze prestaties in lijn moeten blijven met de uitgaven.
- Jan Anton: Het concept Jaarplan bevat haalbare doelen; het is een krachtig verhaal naar de ALV. Hij wil niet te snel praten over aanpassingen. Eerst integraal voorleggen aan de ALV, verdedigen en discussie aangaan.
- Jan Anton: Suggestie om elementen uit de mail die Frans en Sandra hebben gestuurd nav de discussie prioriteiten vs. thema’s opnemen in de toelichting voor de FDC. (Sandra)
- Ziko: inhoudelijk: moet er nu al een naam gegeven worden aan de grote publiekscampagne Niemand kan zonder Wikipedia? Sandra voegt werktitel toe aan de naam.
Begroting 2014 versie 4 september 2013.
- Ad: Richtlijn 650 bevat een aantal regels met betrekking tot de toelichting op de begroting. Enkele punten missen nog in de voorliggende begroting en moeten alsnog worden opgenomen. De punten zijn: (1) Hoe omgaan met reserves en fondsen (kan gekopieerd worden uit het Jaarverslag 2012). (2) Personeelskosten. (3) Splitsen kosten publieks campagne. Paul schrijft een korte puntsgewijze toelichting bij de begroting 2014. (Paul)
- Paul: Indeling begroting wijkt op een paar punten af van het jaarplan. Thema 4 (geld) en 6 (organisatie) zijn verdwenen en ondergebracht bij de andere punten cq bij kantoorkosten. De personeelskosten zijn omgeslagen over verschillende onderdelen. In 2014 gaat het kantoor uren schrijven zodat we de kosten kunnen volgen. (Sandra)
- Paul: De kosten voor publiciteit zijn ondergebracht bij communicatie werk en bij fondsenwerving (50/50). Dit is een aandachtspunt gedurende het jaar en voor de officiële verslaglegging in de kwartaalrapportages en het Jaarverslag 2014.
- Sandra: De samenvattende begroting is onderdeel van de toelichting van de begroting. Sandra en Paul herschrijven de toelichting om verwarring met naamgeving (FDC) te voorkomen. (Sandra, Paul)
- Paul: Er zijn een aantal algemene kosten niet expliciet in de begroting opgenomen (bestuursvergaderingen, kosten ALV, reiskosten bestuur). Naar schatting 5000 euro. Hij stelt voor om dit alsnog op te nemen. De nu opgenomen post voor competentieontwikkeling bestuur wordt geschrapt. (Paul)
Alle openstaande punten met betrekking tot het jaarplan en de begroting zijn besproken en het bestuur besluit om het Jaarplan 2014 en de begroting aan de ALV voor te leggen.
Bestuursbesluit: Het bestuur besluit het Jaarplan 2014 en de Begroting 2014 (met toelichting) dit weekend te publiceren.
Voortgang FDC aanvraag 2014.
- Het formulier is 2 weken geleden vrijgegeven op meta. Moet ingediend worden voor 1 oktober 2013. Key inititatives & programmes is het meest interessante deel. Het format is iets compacter dan vorig jaar.
- Sandra: zullen we de indeling naar thema’s volgen of de indeling naar prioriteiten? Voordeel indeling prioriteiten: sterk verhaal. Nadeel: 2 verschillende rapportages bijhouden.
- Jan Anton: Kies de vorm die het meest ‘kansrijk’ is voor de FDC aanvraag.
- Ad: stelt voor om de Indeling van het Jaarplan volgen, maar wel duidelijke accenten leggen waar onze prioriteiten liggen. Sandra gaat met deze indeling aan de slag. (Sandra)
Vaststellen definitieve agenda ALV 21 september 2013.
- Het agendapunt donateurs wordt uit de voorlopige agenda geschrapt.
- Paul: Tijdens de laatste ALV is het Jaarverslag 2012 goedgekeurd, maar er is geen décharge verleend van het bestuur. Dit punt zal worden opgenomen in de agenda, bij het agendapunt: vaststellen notulen. (Ziko)
Community en leden
Aanpassing FOKA regeling
- Er ligt een voorstel om een reisbeurs toe te voegen aan de huidige FOKA regeling. Na wat discussie wordt de formulering aangescherpt. Besloten wordt om Reis- en verblijfkosten ten behoeve van een verenigingsdoel toe te voegen aan huidige FOKA regeling. De regeling staat ook open voor voor niet-leden, bijvoorbeeld wikipedianen.
Bestuursbesluit: Het bestuur besluit om Reis- en verblijfkosten ten behoeve van een verenigingsdoel toe te voegen aan de huidige FOKA regeling.
- Hans heeft een wijziging (verduidelijking) van de tekst van de FOKA regeling voorgesteld. Ziko wil liever de hele FOKA regeling opnieuw bekijken. Onderwerpen: Bedrag verhogen? Regeling laagdrempeliger maken? Scholarship opnemen? Besluitvorming voor toekenning wijzigen? Besloten wordt dat Ziko en Hans een voorstel maken voor de bestuursvergadering van 10 oktober 2013. (Ziko en Hans)
Rondvraag en sluiting
- Jan Anton: Ik wil een korte powerpoint maken voor de ALV. Wie wil er meelezen en feedback leveren? Ziko en Sandra.
- Ziko sluit de vergadering om 21:38 uur.
Besluiten Bestuursvergadering 5 september 2013
Besluit 20130905-1 Het bestuur besluit het Jaarplan 2014 en de Begroting 2014 (met toelichting) dit weekend te publiceren.
Besluit 20130905-02: Het bestuur besluit om Reis- en verblijfkosten ten behoeve van een verenigingsdoel toe te voegen aan de huidige FOKA regeling.
Aktiepunten Bestuursvergadering 5 september 2013
Aktiepunt 20130824-3: Vrijwilligersbeleid uitschrijven en op de agenda plaatsen van de bestuursvergadering van 10 oktober 2013. Paul
Aktiepunt 20130824-6: Contact opnemen met de organisatoren van GLAM 2014 in verband met de voorbereiding van GLAM 2015 in Nederland. Staat op agenda van de werkgroep GLAM. Sandra
Aktiepunt 201308-25-7: Ziko zal enkele punten uit het concept van de Commissie hervormingen WMNL 2013 lichten en aanbevelingen formuleren voor de bestuursvergadering van 10 oktober. Ziko
Aktiepunt 20130824-8: Checklist maken (een hulpmiddel voor vrijwilligers en voor communicatie-medewerkers) voor mogelijke public relations voor én na een (kleine) activiteit. Sandra
Aktiepunt 20130824-10: Definitief voorstel maken voor het verruimen van de betalingsmogelijkheden van het kantoor voor de bestuursvergadering van 10 oktober. Paul
Aktiepunt 20130824-11: Als CiviCRM in de lucht is de vroegere donateurs weer aanchrijven. 5 september: CiviCRM is geen voorwaarde. In december worden de donateurs weer aangeschreven. Sandra
Äktiepunt 20130824-12: Bij de evaluatie van de ALV van 21 september ook bespreken of we voor de volgende ALV een attractief agendapunt zullen inlassen. 5 september: Frans stelt evaluatie op.Frans
Aktiepunt 20130825-13: Versturen uitnodiging ALV van 21 september op maandag 26 augustus (afgehandeld). Versturen herinneringsmail + plaatsing stukken op zaterdag 7 september. Ziko
Aktiepunt 20130905-1: Uitnodiging om bij te dragen of deel te nemen aan een Boards training workshop in April 2014. Ziko volgt initiatief en als het concreter wordt informeert hij het bestuur Ziko
Aktiepunt 20130905-2: Uitnodiging om bij te dragen en/of deel te nemen aan de EduWiki Conference 2013 op 2 november in Cardiff UK. Uitnodiging opnemen in Nieuwsbrief september. Sandra
Aktiepunt 20130905-3: Uitnodiging om deel te nemen een seminar van Creative Commons Nederland op 25 september in Den Haag over het onderwerp: De toekomst van open. Vermelden in Nieuwsbrief. Sandra
Aktiepunt 20130905-4: Tekst over onze ANBI status plaatsen op de nieuwe verenigingssite. Frans
Aktiepunt 20130905-6: Elementen uit de mail die Frans en Sandra hebben gestuurd nav de discussie prioriteiten vs. thema’s opnemen in de toelichting voor de FDC. Sandra
Aktiepunt 20130905-7: Volgens Richtlijn 605 moet nog worden opgenomen in de begroting een toelichting op de volgende punten: (1) Hoe omgaan met reserves en fondsen (kopiëren uit Jaarverslag 2012). (2) Personeelskosten. (3) Splitsen kosten publieks campagne. Paul schrijft een korte puntsgewijze toelichting bij de begroting 2014. Paul
Aktiepunt 20130905-8: Medewerkers gaan vanaf januari 2014 uren schrijven. Sandra
Aktiepunt 20130905-9: De samenvattende begroting is onderdeel van de toelichting van de begroting. Sandra en Paul herschrijven de toelichting om verwarring met naamgeving (FDC) te voorkomen. Sandra, Paul
Aktiepunt 20130905-10: Er zijn een aantal algemene kosten niet expliciet in de begroting opgenomen (bestuursvergaderingen, alv, reiskosten bestuur). Naar schatting 5000 euro. Alsnog opnemen ten koste van de post voor competentieontwikkeling bestuur. Paul
Aktiepunt 20130905-11: FDC aanvraag uitschrijven. Indeling van het Jaarplan volgen, maar wel duidelijke accenten leggen waar onze prioriteiten liggen. Sandra
Aktiepunt 20130905-12: Aanpassen voorlopige agenda ALV 21 september a.s. Agendapunt Donateurs schrappen. Agendapunt Décharge bestuur 2012 toevoegen. Ziko
Aktiepunt 20130905-13: FOKA regeling opnieuw bekijken. Onderwerpen: Bedrag verhogen? Regeling laagdrempeliger maken? Scholarship opnemen? Besluitvorming toekenning wijzigen? Ziko en Hans schrijven een voorstel voor de bestuursvergadering van 10 oktober 2013. Ziko, Hans
Aktiepunt 20130905-14: Jan Anton maakt een korte powerpoint maken voor de ALV. Ziko en Sandra lezen mee. Jan Anton, Ziko, Sandra