Notulen20140703

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering Wikimedia Nederland, 3 juli 2014, Kantoor WMNL, Mariaplaats 3, Utrecht

Aanwezig: Ad Huikeshoven (voorzitter), André Engels (notulist), Jan Anton Brouwer, Ronn Boef, Justus de Bruijn, Marlon, Sandra Rientjes

Afwezig met kennisgeving: Frans Grijzenhout

Opening

Ad opent om 19:25 de vergadering

Notulen 12 juni

Ad merkt op dat hij ten onrechte niet bij de aanwezigen staat. Dit wordt ter plaatse gecorrigeerd. Het begin van de vergadering is niet genotuleerd omdat de notulist (André) later was. Justus heeft aantekeningen gemaakt, en zal die óf aan André toesturen óf zelf in het verslag verwerken. (inmiddels gedaan)

De nieuwe actiepunten zijn allen voltooid. Behandeling van de oude actiepunten wordt overgeslagen en doorgeschoven naar de volgende vergadering.

Organisatie

Voor de vacature van een Wikipedian-in-Residence op kantoor hebben zich drie kandidaten gemeld. Alle drie zijn ervaren Wikipedianen, en alle drie zijn uitgenodigd voor een eerste gesprek in de dagen na de vergadering.

Stagiaire ontwikkelen trainingen: Er is een oproep uitgegaan, er hebben zich nog geen kandidaten gemeld, maar er zijn al wel reacties met verzoeken om meer informatie over de vacatrue.

Vanuit het kantoor komt er een voorstel om de blogfunctie van de website in gebruik te nemen. Zowel Ronn als Justus vraagt zich af wat een blog toevoegt aan de al bestaande kanalen, waarvan sommige al nauwelijks gebruikt worden. Jan Anton merkt op dat in het bijzonder verschil moet worden gehouden met de nieuwsbrief. Sandra stelt dat het verschil daar is dat een blog meer persoonlijke of opinie-achtige stukken kan bevatten. Er wordt besloten dat er een meer algemene discussie moet komen over de communicatiestrategie. Vanuit het bestuur valt dit onder de verantwoordelijkheid van Justus.

Werk

Begrotingsuitputting

Een grote onderbesteding van ons budget is niet gewenst, omdat dat zijn weerslag zal hebben in de vorm van een lagere FDC-grant in de volgende jaren. Het uitputtingsoverzicht is op kasbasis (uitgaven en ontvangst). De jaarrekening en FDC rapportages zijn op baten/lasten basis. De onderzoekskosten educatieprogramma zijn al gemaakt, de factuur is nog te ontvangen en te betalen. De uitgaven komen in het tweede halfjaar, de kosten zijn gemaakt in het eerste halfjaar. Met name door die kosten expliciet wel mee te nemen ziet het verloop van de uitputting van de begrote programmakosten er in de ogen van de FDC mogelijk veel gunstiger uit dan als alleen de uitgaven zou worden gerapporteerd.

Jaarplan 2014

De topprioriteiten in het jaarplan en hun voorgang zijn:

1. Meer vrijwilligers en bewerkers: Via WLE zijn 5 nieuwe vrijwilligers bij Wikimedia Nederland gekomen, en 2 van de bestuursleden (Justus en Marlon) zijn ook nieuwe vrijwilligers. 7 nieuwelingen is in verhouding tot het totale aantal een goede score. Er wordt opgemerkt dat de vrijwilligers vooral reactief zijn, niet proactief. Nieuwe bewerkers trekken blijft lastig.
2. Relatie gemeenschap: Er zijn meer (toegekende) FOKA-aanvragen dan in vorige jaren. Wellicht kunnen we daar weer een oproep naar aanvragen doen uitgaan. Voor het overige is er niet veel verandering op dit punt, maar de contacten die er zijn, zijn positief.
3. Inspannen op een beperkt aantal thema's: Wiki Loves Earth loopt goed, er is nu discussie over een vervolg. De fotowedstrijd rond de Tweede Wereldoorlog ging goed, maar het was moeilijk contact te krijgen met medewerkers.
4. Relaties GLAM: Hier moet nieuw leven in worden geblazen. Er zal een overleg worden georganiseerd met Justus, Marlon, Ronn, Sandra, Sebastiaan en wellicht een aantal vrijwilligers om te kijken hoe dat gedaan kan worden.
5. Publieksactie
6. Educatieprogramma: Op deze laatste 2 punten is op dit moment niet dieper ingegaan, ze komen verderop in de vergadering uitgebreider aan de orde.

Overzicht activiteiten

Verbeteren interactie/sfeer op Nederlandstalige Wikipedia: Sandra merkt op dat het kantoor hier weinig invloed op kan uitoefenen. De in het jaarplan genoemde eerste twee prioriteiten richten zich op verbeteren van de communicatie tussen WMNL en de gebruikersgroep van de Nederlandstalige Wikpedia.

Theehuis: André is hiermee bezig geweest, maar door ziekte heeft dit vertraging opgelopen. Hij is begonnen te inventariseren wat de vereisten zijn. Wat hij denkt nu nodig te hebben, zijn programmeurs. Ad heeft contact met de persoon die dit voor de Duitse Wikipedia aan het opzetten is, als er uit die richting nieuws is, zal hij contact leggen tussen deze persoon en André.

Folder vrije kennis: Hier is nog niet verder over nagedacht, zelfs nog niet over wie dit gaat doen.

Ledenwerving: Wordt (zoals gebruikelijk) gekoppeld aan de conferentie. Sandra merkt overigens op dat dit geen prioriteit voor kantoor heeft en hier geen acties op ondernomen zijn.

Bid GLAM-conferentie 2015: Zal tijdens Wikimania plaatsvinden.

Content: Helpt Wikimedia Nederland mee aan het verkrijgen van nieuwe artikelen op Wikipedia NL en/of het verbeteren van bestaande artikelen? Het zou goed zijn als we dat deden, want dat is toch het type van resultaat dat naar buiten toe de meeste indruk maakt. Een mogelijkheid is om organisaties die al schrijvende vrijwilligers hebben (bijvoorbeeld historische verenigingen, patiëntenverenigingen) te vragen of ze teksten en/of schrijvers beschikbaar willen stellen. Verdere discussie op dit punt zal plaatshebben in het kader van het jaarplan 2015.

Evaluatie Wiki Loves Earth

WLE heeft circa 1500 foto's opgeleverd, waarvan veel van goede kwaliteit zijn. Er zijn 6 activiteiten geweest, waarvan 3 goed en 3 niet goed bezocht zijn. Er moet nog worden geanaliseerd welke factor(en) dit verschil verklaart/verklaren. Ook hebben de activiteiten meerdere nieuwe vrijwilligers opgeleverd. De samenwerking met de Nationale Parken verliep goed, ze zouden graag met ons willen doorgaan. De werkgroep wil ook doorzetten.

Enkele opmerkingen/ideeën/aandachtspunten uit de volgende discussie:

• Organiseer minder activiteiten ver weg in de bush, maar juist ook activiteiten in de stad
• Maak een lijst met plekken waar we foto's van willen, zodat (net als bij Wiki Loves Monuments) iedereen in zijn eigen omgeving aan het werk kan
• Richt je niet alleen op het maken van foto's, maar ook, of misschien zelfs wel in de eerste plaats, op het doneren van bestaande foto's
• Richt je niet alleen op fotografen, maar ook op schrijvers
• Een probleem dat mensen wellicht hebben is dat ze een plant of dier op de foto zetten, maar niet weten wat voor soort het is

Train de trainers

Dit begint te lopen. Er zijn plannen om hiervoor een stagiaire aan te nemen. Wie heeft belangstelling om hier vanuit het bestuur deel te nemen? Ad meldt zich. Sebastiaan gaat in Londen aan een train-de-trainers-training deelnemen (een training in het trainen van trainers - Droste-effect).

Jaarplan 2015

De eerste contouren van een jaarplan staan op de verenigingswiki. We willen naar verschillende richtingen melden dat die pagina er is, en dat er de mogelijkheid is om reacties en ideeën te spuien. André zal de pagina melden bij de community Sandra zal het internationaal bekend maken, in het bijzonder bij de FDC.

Educatieprogramma

De stuurgroep ziet een aantal mogelijkheden voor programma's. De volgende stappen zijn nu:

• een projectorganisatie opzetten
• tot einde 2015 ca. 3 pilots uitvoeren
• een financieringsvoorstel maken

Voor de pilots willen we een kwartiermaker in dienst nemen. In november volgt een go/no go beslissing.

Internationaal

WMF Evaluatie Impact Reports

Over het algemeen ziet het er goed uit met onze rapportages: Ze komen op tijd binnen, volgen het juiste format en geven een helder beeld van de impact. Wel zou het wenselijk zijn die impact niet alleen als aantallen artikelen en dergelijke te formuleren, maar ook de maatschappelijke impact te benoemen. De WMF heeft nog wel extra wensen: meer programma-evaluatie en meer metrics.

Chapters dialogue

Hiervan is een presentatie beschikbaar om door de bestuursleden gelezen te worden. Sandra stelt voor om ons expliciet achter de aanbevelingen betreffende de financieringsstructuur te stellen. (bron?) Ad en de rest gaan hiermee akkoord.

Rondvraag

• Marlon: Doet Wikimedia/Wikipedia iets betreffende Google Glass?

Vanuit Google zal daar vast belangstelling voor zijn, maar er zijn nog geen concrete projecten

• Ronn: Zou het een idee zijn Wikimedia merchandising naar Nederland te halen?

Ad: De trade mark agreement verbiedt ons expliciet merchandising te verkopen, we kunnen het wel weggeven

• Ronn: We zijn op zoek naar (ideeën voor) kadootjes voor de sprekers van de conferentie
• Ad: Er is (eindelijk) een oprichtingsovereenkomst voor Wikimedia België. De Affiliations Committee adviseert positief betreffende erkenning.
• Justus & Ad: De presentatie bij de Linuxgebruikersgroep werd als inspirerend ervaren. We hebben ook een kleine enquête gehouden, hieruit blijkt dat kennisoverdracht de belangrijkste reden is om bij de groep te komen, maar gezelligheid om er te blijven.

Nieuwe actiepunten

• 20140701 Justus: verslag vergadering mei completeren of materiaal aan André sturen. is uitgevoerd!
• 20140702 Justus: discussie betreffende communicatiestrategie organiseren
• 20140703 Sandra: overleg betreffende de toekomst van de GLAM-relaties opzetten
• 20140704 Andre: daadwerkelijk starten met het opzetten van het theehuis
• 20140705 Andre: bij de community melden dat er een pagina met het jaarplan 2015 is en vragen om reacties is uitgevoerd!
• 20140706 Sandra: het bestaan van de jaarplanpagina met reactiemogelijkheid bekendmaken bij de WMF, inzonderlijk het FDC
• 20140707 Ad: Expliciet melden dat we ons achter de aanbevelingen betreffende de financieringsstructuur stellen ( welke aanbevelingen? welke financieringsstructuur - dit is zolang geleden, ik weet het niet meer)

Open actiepunten

Mogelijk is een aantal van deze punten al voltooid, zie hierboven onder notulen.

• 20131107-1 André: Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten van de vereniging (lage prioriteit)
• 20140109-9 Jan-Anton: Een nieuw procuratieschema opstellen en effectueren.
• 20140207-6 André: Leden-maillijst opheffen als gevolg van het besluit om vanaf nu met CiviCRM te werken.
• 20140501 André: Vrijwilligers rond het Theehuis samenbrengen, bijvoorbeeld op een Wikizaterdag.
• 20140502 André: Voorbereidingen treffen om in Eindhoven een Wikipediacafé te houden.
• 20140506 Sandra: Bij WMF en andere chapters bekend maken dat we belangstelling hebben de GLAM-conferentie 2015 te organiseren.
• 20140514 Jan Anton: Een voorstel doen voor de procedure voor het maken van een strategisch plan voor de komende periode.

Sluiting

• Ad sluit de vergadering.