Notulen20150521

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen Bestuursvergadering d.d. 21 mei 2015

Aanwezig: Jan Anton Brouwer, Justus de Bruijn (not), Frans Grijzenhout (vz), Ad Huikeshoven, Harriet de Man, Bart Nieuwenhuis, Sandra Rientjes, Marike van Roon

Opening

• De voorzitter opent de vergadering om 19.50 uur

Notulen bestuursvergadering 25 april 2015

• De portefeuilleverdeling bestuursleden is tijdens de vorige vergadering voorlopig vastgesteld en wordt nu formeel bekrachtigd.
• De notulen worden goedgekeurd en kunnen worden overgebracht naar de verenigingswiki.

Mededelingen

De penningmeester heeft het verzoek gekregen contact op te nemen met iemand die in zijn testament een donatie aan Wikipedia wil opnemen zonder dat er op korte termijn een verwachting van overlijden is.

Programma

Kwartaaloverzicht activiteiten

• De succesvolle internationale GLAM-Wiki conferentie in Den Haag heeft een flink beslag gelegd om de capaciteit in Q2. De projecten gericht op de ontwikkeling van content lopen goed. Aan projecten rond Community & Participation is veel aandacht besteed.
• Jan Anton vraagt of we hogere uitgaven dan begroot verwachten vanwege de toename van de activiteiten. Sandra antwoord dat de activiteiten rond de Erasmusprijs meer geld gaan kosten dan begroot. Voor de andere projecten geldt dat deelnemende instellingen vaak veel kosten voor hun rekening nemen en dat het budget naar verwachting niet zal worden overschreden. Per saldo verwacht zij wel hogere kosten dan begroot.
• Samenwerking Universiteit Twente. Bart merkt op dat het tempo er even uit is. Het gaat niet om afstel, maar de contacten moeten wel warm worden gehouden. Bart zal dit bewaken.
• Stakeholder onderzoek. Dit is een herhaling of beter gezegd een vervolg op het onderzoek van 2 jaar geleden. Motivaction is opnieuw geselecteerd. Leden van Wikimedia zijn bij het onderzoek buiten beschouwing gelaten. Er is een nieuwe set vragen ontworpen met extra aandacht voor de werksfeer op Wikipedia en voor de gendergap. Verder zijn er op verzoek van Wikimedia Belgie nog wat aanpassingen gedaan. Op de Wikimedia Conferentie in Berlijn toonden het Zweedse en het Israëlische chapter belangstelling voor de vragenlijst. Die hebben we met deze chapters gedeeld.

Verenigingszaken & Bestuur

• Financial Review WMF : op 8 juni komt de Financieel Directeur van de WMF langs voor een review van het financiële beleid van WMNL.
• Het jaarverslag en de notulen van de vorige vergadering zijn getekend. Ze worden opgenomen in het archief van de accountant.
• Opleidingen en training zijn inmiddels gepland (tekstschrijven en sociaal gebruik van moderne media).
• De bestuursleden bedanken Sandra en haar team voor een prima kwartaaloverzicht.

Wiki Loves Art

• Wiki Loves Art is geen deel van het jaarplan, het is een herhaling van een soortgelijk project uit 2010 (Kunst uit verborgen collecties). Het is een project voor 2016, waarvan enkele delen starten na mei 2015.
• Om het project te financieren is er contact geweest met het VSB-fonds. De aanvraag voor een subsidie wordt aangepast. Op de agenda van de volgende bestuursvergadering plaatsen. Het is de moeite waard om ook bij andere fondsen subsidie aan te vragen. Lodewijk heeft het prima gedaan in het overleg bij het VSB-fonds.

Community en concept stand van zaken

• Ad heeft een beknopte inleiding geschreven over de Community op de bestuurswiki. Hij heeft het hoofdstuk community uit strategie 2013-2015 en het hoofdstuk community uit het jaarplan 2015 gekopieerd en hij heeft deze hoofdstukken aangevuld met alinea's over de stand van zaken. Groen gemarkeerd dat wat bereikt en gedaan is, geel gemarkeerd waar er nog vragen over de status zijn. Gelet op de hoeveelheid groen gaat Ad er vanuit dat het glas halfvol is, en dat het beeld minder somber is dan Sandra tijdens de vorige vergadering heeft geschetst. Om de doelen uit strategie en jaarplan te bereiken zijn wat Ad betreft eerst nog de activiteiten te doen die nog niet gedaan zijn. Mocht dan blijken dat de doelen nog niet bereikt zijn dan is de aanpak te evalueren.
• Ad vraagt om aanvulling van het overzicht actieve vrijwilligers in werkgroepen dat twee jaar geleden gemaakt is.

Brief aan EU-parlementariërs

• Het opstellen van een conceptbrief aan de EU-parlementariërs over de Vrijheid van Panorama loopt. Dit auteursrecht wordt in EU-kader opnieuw bekeken en het belang van Wikipedia is dat er geen regeling tot stand komt die wordt gedomineerd door commerciële marktpartijen (Google etc). Justus voegt de link toe (https://meta.wikimedia.org/wiki/EU_policy).
• Er wordt afgesproken dat Michelle van Lanschot op kantoor de brief komt printen en dat Sandra Rientjes deze als directeur ondertekent. Sandra merkt op dat ze donderdagmiddag 28 mei niet aanwezig is in verband met de SAE middag.
• Dimitar Dimitrov is onze man in Brussel, alle activiteiten worden met hem afgestemd.

Organisatie

Strategie

• Harriet geeft een voorbeeld van de toepassing van een Empathy Map. Justus zorgt voor het doorgeven van de presentatie.
• Bart behandelt het BMC (Business Model Canvas).
• Vervolgstappen: Bart maakt een voorzet van maximaal 1 A4, aandachtspunten:
  • Het onderscheiden van klanten en partners of in bredere zin stakeholders;
  • Het opstellen van een waardepropositie met betrekking tot de waarde van Wikipedia en eventueel van Wikimedia;
  • Betrekken van leden van de community en leden van Wikimedia.
• Sandra vraagt aandacht voor de inzet van kantoor (tijdig aangeven).

Wijziging Huishoudelijk Reglement

• Voorstel Ad ten aanzien van stemmen bij volmacht. Het gaat om het identificeren van degene die de volmacht afgeeft met als doel misbruik van volmachten te voorkomen;
• Het stuk dat Ad heeft gemaakt kan worden gepubliceerd. Belangrijk is dat de regels eenvoudig en effectief worden gehouden. Ad komt met een inhoudelijk voorstel en een aanpak voor de communicatie over dit onderwerp.

Rondvraag

• De volgende vergadering is 18 juni (Skype) Frans is met vakantie, Ad zit voor. De vergadering erna op 9 juli is op kantoor en deze gaat door ook al valt de datum in of rond de vakantieperiode.
• Frans vraagt de bestuursleden om vooral te gaan stemmen op de kandidaten voor de WMF-board.
• “Coolest project” : Museumpaal en vertalersproject indienen.

Sluiting

• De voorzitter sluit de vergadering om 22:00 uur.