Notulen20150926

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

(Deze notulen zijn vastgesteld door de ALV van 16 april 2016)

Notulen 22e Algemene Ledenvergadering van de Vereniging Wikimedia Nederland, 26 september 2015, Se7en, Utrecht

Opening

De voorzitter opent de vergadering om 13:30 uur.

Aanwezige leden: Frans Grijzenhout, Justus de Bruijn, Ad Huikeshoven, Harriet de Man, Marike van Roon, Jan Anton Brouwer, Jan Doejaaren, Aad van Leeuwen, Johannes Hemmojan, Frank Hendrik, H. Dion, Romaine, Lodewijk Gelauff, Vera de Kok, Bas van Pelt, Dick Bos

Aanwezig niet-leden: Sandra Rientjes, Denise Jansen

Afwezig met kennisgeving en machtiging: Hay Kranen (aan Lodewijk Gelauff), Bart Nieuwenhuis (aan Justus de Bruijn), Ciell (aan Lodewijk Gelauff), Carol van Raalten (aan Frans Grijzenhout), Esther Doornbusch (aan Ad Huikeshoven).

Vaststellen agenda

Er zijn geen wijzigingen.

Notulen ALV 18 april 2015

• Kleine correctie van Lodewijk: bij aanwezigen staat bestuursleden waar leden bedoeld wordt. Wordt aangepast.
• Compliment voor de bondigheid van de notulen. De notulen worden goedgekeurd.

Toelichting en discussie Jaarplan 2016 en begroting

Toelichting

• Justus geeft een toelichting op jaarplan (highlights). Hij behandelt achtereenvolgens: community en participatie, content, communicatie en publiciteit en tenslotte bestuur en organisatie.
• Jan Anton geeft een toelichting op de begroting. De begrote uitgaven zijn 420 k€. We gaan uit van een grant van 340 k€ en 80 k€ aan eigen fondsen werving. De tabbladen in begroting geven een meer gedetailleerd inzicht. De grant kan minder worden dan wat is aangevraagd. In dat geval gebruiken we de reserves of we schrappen activiteiten of een combinatie van beide. We verwachten duidelijkheid over de toekenning van de grant in december.

Vragen over financiering

• Is het verstandig een ALV en een begroting te presenteren terwijl de grant nog niet bekend is? Bestuur: Het een hangt met ander samen (kip > ei). Het is niet mogelijk een grant aan te vragen zonder een goed uitgewerkt en onderbouwd voorstel en bij WMNL is een door de ALV goedgekeurd jaarplan de basis voor de grantaanvraag.
• De inkomstenkant: Er worden projecten genoemd in het jaarplan waarvoor nog geen middelen zijn. Bestuur: Voor 2 projecten is de koers: pas uitvoeren indien er middelen zijn (de projecten zijn overigens wel onderdeel van de 80 k€ eigen fondsenwerving). Een derde project wordt begroot op 25 k€ maar er staat 5k€ in de begroting. Bestuur: Die 5 k€ besteed aan het werven van de 25 k€ (dit bedrag is overigens niet opgenomenin de 80 k€ eigen fondsenwerving).
• Zijn er geen internationale reiskosten voor werknemers? Bestuur: die kosten zitten verwerkt in de begroting van de conferenties;
• Rapportagekosten: Is er een beeld van de werkelijke rapportagekosten, inclusief uren? Sandra belooft Lodewijk de informatie te leveren.

Vragen over het programma en de onderliggende keuzes

• Hoe verloopt het Educatieprogramma. Bestuur: Er zijn een aantal proefprojecten geweest (UV Utrecht, UV Maastricht) meestal volgens het stramien: college, bronnenonderzoek, verbeteren van artikelen. Er is een interessante samenwerking op gang gekomen met het ITV (Tolken en vertalers). De vertalers kunnen hun stage bij ons doen door artikelen te vertalen uit andere Wikipedia-talen. Volgend jaar willen we meer accent leggen op vaardigheden. En er worden gesprekken gevoerd met het Conservatorium Utrecht. Bij het Universiteit van Amsterdam ligt het accent op het vergroten van de schrijfvaardigheden over academische onderwerpen in Wikipedia.
• Er is een Wiki Loves ... opgenomen in het jaarplan. Het is belangrijk dat het nieuwe onderwerp voldoende potentie heeft om. We zoeken iemand die het project wil trekken.

Vaststellen contributie

• Voorstel contributie 2016: Het bestuur stelt voor om de contributie voor 2016 gelijk houden aan die van 2015. De contributieregeling voor dit jaar is:
  • Het lidmaatschap van de Vereniging Wikimedia Nederland bedraagt € 24 per jaar.
  • Om persoonlijke redenen staat het u vrij om minder te betalen, tot een minimum van € 12.
  • Het bestuur mag op verzoek van het betreffende (aspirant)lid woonachtig in Nederland de contributie kwijtschelden mits dat lid in de voorgaande 12 maanden ten minste 50 bewerkingen heeft gedaan op een van de Wikimediaprojecten (ALV 20-09-2014).
• Het contributievoorstel 2016 wordt met algemene stemmen aangenomen.

Goedkeuring Jaarplan en begroting

• Het Jaarplan 2016 en de begroting worden met algemene stemmen aangenomen. Jan Anton, Sandra en het kantoor worden bedankt voor al hun werk.

Voorstel wijziging Huishoudelijk reglement Art. 1 lid 1

Voorstel

• Het voorstel luidt: Het huidige lid 1 van artikel 1 wordt vervangen door: Een lid meldt zich schriftelijk aan bij het secretariaat van de vereniging onder opgave van (gebruikers)naam en e-mailadres.
• Ad heeft dit onderwerp voorbereid en geeft een toelichting. Het opgeven van NAW-gegevens werd in sommige gevallen bezwaarlijk gevonden. Vandaar de wijziging in artikel 1. Opgeven van het mail-adres is voldoende. Hierover is juridisch advies over ingewonnen. De wet stelt alleen als eis dat de leden kunnen worden geïdentificeerd en opgeroepen kunnen worden voor een Algemene Ledenvergadering.

Vragen en opmerkingen

• Is het nodig om een controle op de identiteit door te voeren? Het bestuur vindt dat niet nodig. Er zijn wel mogelijkheden om de identiteit te controleren, maar er is geen verplichting om dit te doen.
• Ad wijst erop dat het gaat om de mogelijkheid van de vereniging om de leden op te roepen. Focus is het fundamentele besluit en niet de vele technische mogelijkheden om de identiteit vast te stellen. Het oorspronkelijke idee was om actieve Wikipedianen de mogelijkheid te geven om van de vrijstelling van contributie gebruik te maken. Dat vraagt om controle van het aantal edits en daarvoor is slechts het mailadres nodig.
• Voorstel om de identificatie in twee stappen te laten verlopen: Het moet mogelijk zijn om eerst een snelle identificatie uit te voeren die ten doel heeft om een mogelijke valsheid in geschrifte vast te stellen, en daarna een definitieve identificatie uit te voeren.
• Voorstel om bij het begin van de ALV aan de secretaris te vragen welke machtigingen schriftelijk zijn binnengekomen en of de machtigingen door een bekend persoon zijn afgegeven. Bij machtigingen wordt de verstrekker gecontroleerd aan de hand van de ledenlijst. Frans antwoordt dat dit voor de Algemene ledenvergaderingen al de standaard procedure is.
• Er wordt opgemerkt dat er mensen zijn die geen lid willen worden van een vereniging uit angst voor het 'lekken' van hun NAW. Daarom moet er geen zwaar controle- of identificatiemiddel worden ingevoerd, ondanks het risico op mogelijke fraude.
• Als iemand echt fraude wil plegen of een identiteit wil stelen, zal dat in de oude en de nieuwe regeling niet moeilijker of gemakkelijker zijn.
• Fraude: het bestuur ontbeert in de nu voorgestelde formulering van art. 1 een middel in geval van mogelijke fraude in crisissituatie. Daarom wordt voorgesteld om het oorspronkelijke voorstel te amenderen door (gebruikers)naam en emailadres te veranderen in: naam en emailadres.

Stemming

• Er wordt gestemd over het oorspronkelijke voorstel. Het huidige lid 1 van artikel 1 wordt vervangen door: Een lid meldt zich schriftelijk aan bij het secretariaat van de vereniging onder opgave van (gebruikers)naam en e-mailadres. > Uitslag stemming: 9 voor, 10 tegen en 1 onthouding. Het voorstel is verworpen.

• Er wordt gestemd over het geamendeerde voorstel. Het huidige lid 1 van artikel 1 wordt vervangen door: Een lid meldt zich schriftelijk aan bij het secretariaat van de vereniging onder opgave van naam en e-mailadres. > Uitslag stemming: 18 voor, 0 tegen en 2 onthoudingen. Het geamendeerde voorstel is aangenomen.

Rondvraag

• Lodewijk: Tijdens de vorige ALV heeft het bestuur aangekondigd dat de reserves moeten worden verlaagd. Het bestuur wilde toen graag enige ruimte hebben voor de precieze invulling. De leden zouden worden betrokken bij de te maken keuzes. Wat is de stand van zaken? Jan Anton antwoordt dat er in de huidige prognose een klein tekort zit dat tot gebruik van de reserves zou kunnen leiden. Verder heeft Garfield Byrd (WMF) ons geadviseerd om voorzichtig om te springen met de opgebouwde reserves. De Foundation kan haar formule wijzigen en dat kan een kleinere grant opleveren. Het bestuur wil daarom niet gaarne de reserves aanspreken.
• De vergadering spreekt haar waardering uit voor al het werk dat het bestuur heeft verzet.

Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 16.34 uur.