Notulen20160121

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering 21 januari 2016 (kantoor, Utrecht)

Aanwezig: Jan Anton Brouwer, Frans Grijzenhout (vz), Ad Huikeshoven, Harriet de Man, Bart Nieuwenhuis, Justus de Bruijn.

Afwezig met kennisgeving: Sandra Rientjes, Marike van Roon

1 Opening

• Frans opent de vergadering om 19.36 uur.

2 Notulen bestuursvergadering 12 november 2015

• Naar aanleiding van:
  • Jan-Anton: Jaaragenda moet nog worden gepland en ook een bestuursdag. Data worden behandeld bij agendapunt 4.
  • Frans: Optrekken met andere chapters: Voortgang onbekend. Sandra heeft contact gehad met WMF maar het resultaat is dat men het bedrag dat door Nederlandse lezers wordt gedoneerd aan WMF niet wil vrijgeven. Het lijkt er overigens op dat de WMF met meer gezond verstand met de toekenning van Grants omgaat.
  • Sandra vragen nog een keer te peilen hoe de Grant-toekenning plaats heeft gevonden en welke overwegingen daarbij zijn gehanteerd.
• De notulen worden goedgekeurd.

3 Mededelingen / ingekomen stukken

• Marike heeft input geleverd over een contact bij de Bibliotheek van Amsterdam. Wordt belegd bij het bureau.
• Project Educatie: Het project wil nu top-down bij de Universiteit van Tilburg en Maastricht een aantal initiatieven nemen.

4 Activiteiten & Community

Kwartaalplanning 2016

• Is geplaatst op de Googledocs. De planning ziet er nog wat fragmentarisch uit.
• Actief ondersteunen van de gemeenschap : aandacht voor het issue "Train de trainer". Er is wel een aanspreekpunt. Frans neemt contact op met Sandra.
• Communicatie en ontmoeten: Er wordt gewerkt aan een training omgangsvormen.
• Projecten onder 2.1 : Die lopen.
  • Glam-zaken : nogal blanco;
  • 2.2.4 : Ondersteuning Textiel-project : Er is een gesprek gepland in Tilburg.
  • Internationale samenwerking : Sandra, Ad, Frans en Bart hebben zich opgegeven voor Berlijn. Ten aanzien van Wikimania heeft Sandra een sessie-voorstel gedaan (community-onderzoeken). Frans heeft samen met Tim Moritz een voorstel gedaan voor het revitaliseren van de bestuurscursus.
  • Steun aan FKAG : Pleitbezorgers Advocacy : Wij doen de boekhouding van dit clubje. De boekhouding klopt.
  • Fondsenwerving : Gesprek plannen met Valerie Frissen. Frans neemt dit issue op met Sandra.
  • Rapportages : Aan het jaarverslag en verantwoording van de Grant wordt gewerkt. Frans zal aan Sandra vragen het overzicht te updaten en bij te houden.

Evaluatie Wikimedia Conferentie Nederland 2015

• Ziko heeft een vrij uitgebreide evaluatie geschreven inclusief feedback en overwegingen voor de toekomst. Zijn aanbevelingen zijn: volgende conferentie weer met dezelfde formule, in de tussentijd nadenken over een nieuwe aanpak en de wenselijkheid daarvan. De conferentie lijkt wel een prikkel nodig te hebben.
• Wat op de achtergrond speelt is dat er twee belanghebbenden zijn: de schrijvers en de lezers. Hoe gaat dat dan samen?
• Het bestuur complimenteert Ziko en Denise met het resultaat van de conferentie.

Visual editor (Justus)

• Er was afgesproken eind december een overzicht te maken van de verbeteringen aan de VE en dan de kwaliteit van de VE te beoordelen. Dit overzicht is niet tot stand gekomen. Justus neemt contact op met Romaine en zal het wederzijds belang ten aanzien van de introductie van de VE benadrukken.

5 Organisatie & financiën

Strategie: inhoudsopgave en planning, ter discussie en eerste opzet presentatie

• Ad, Bart, Frans hebben het strategie document verder uitgewerkt. Zijn wij hiermee op de goede weg? Jan Anton: Het gaat hierbij om een meerjarenvisie die zijn uitwerking moet hebben in de komende jaarplannen. Het moet geen nieuw jaarplan worden. Het benoemen van de projecten is "te veel jaarplan". Het gaat er om het probleem of de uitdaging te beschrijven en niet de acties. Bart: Het moet gaan over een aantal richtinggevende uitspraken. De hoofdlijnen en inzicht in de weg er naar toe. Frans: Mag niet te hoog over worden, dus voldoende SMART zijn. Er moet wel meer nadruk liggen op de toekomst en de weg er naar toe (het vergezicht. Frans: De presentatie wordt in een pakket Powerpoint gezet zodat alle inbreng kort en bondig blijft (max 200 woorden, beeldend en bondig). Allen: Het is verstandig om nog een keer bij elkaar te komen om deze aanbeveling uit te werken.

Update Grant aanvraag WMF

• Aanvraag is voor 100 % goedgekeurd. Er zijn twee activiteiten in het jaarplan waarvoor geen dekking in de Grant zit.

Planning Jaarverslag

• Wordt doorgenomen. Geen wijzigingen voorgesteld. Schema akkoord.
• Zie ook vergaderschema van Bestuur [1].

Aanvraag Prins Bernhard Fonds

• Wordt niet behandeld.

ASBS 2016 (Ad)

• Het bestuur wordt gevraagd om in te stemmen met het procedurevoorstel Chris Keating en Lorenzo. Bestuur is akkoord. Ad zal t.z.t. een voorstel doen voor het stemmen op kandidaten.

6 Rondvraag

• Ad: Zal het linkje naar de consultatie-page rondsturen.
• Harriet: geen vragen. Kan op de 10de maart niet.
• Jan Anton: Op de volgende bestuursvergaderingen (11 feb, 08.30 uur) moeten het concept jaarverslag inclusief de jaarrekening besproken worden. Jan Anton's agendapunten krijgen voorrang.

7 Sluiting

• Frans sluit de vergadering om 21.33 uur.

Actielijst

• Sandra vragen na te gaan hoe de toekenning van de Grant is verlopen.
• Contact UB Universiteit van Amsterdam: Beleggen bij het Bureau.
• Frans neemt contact op met Sandra over "Actief ondersteunen van de gemeenschap".
• Justus neemt contact op met Romaine inzake VE.
• Afspraak maken uitwerken Strategie document in Powerpoint.
• Ad stuurt linkje naar de consultatiepagina rond.