Notulen20160211 - Wikimedia

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering d.d.11 februari 2016 (kantoor Utrecht)

Aanwezig: Jan Anton Brouwer, Frans Grijzenhout (vz), Ad Huikeshoven, Bart Nieuwenhuis, Marike van Roon, Sandra Rientjes, Justus de Bruijn (notulen)

Afwezig met kennisgeving: Harriet de Man

1 Opening

Frans opent de vergadering om 19.31 uur
Wijzigingen op de agenda: De volgorde van de agenda wordt aangepast. Jan Anton moet wat eerder weg en daarom wordt het concept jaarverslag 2015 eerst besproken.

2 Concept jaarverslag 2015

Het concept van 4 februari 2-16 ligt op tafel. Jan Anton licht toe:
In financieel opzicht is het jaar anders verlopen dan we hadden verwacht. Er is een tekort van bijna 75.000 €. Er is minder geld binnen gekomen (van WMF en door lagere eigen inkomsten) en er is anders uitgegeven dan begroot (serverbeheer, vertrekregeling van personeelslid). Dit tekort gaat ten koste van de reserves.
Ad: Op pag 6: Een bedrag van 167.000 €. Hierin zit een overschrijding van 60 k€ ten opzicht van de begroting met als uitleg o.a. de extra kosten van het Erasmusprogramma (inhuur Frank Meijer). De wijze van toerekening wordt door Sandra uitgezocht.
Frans: heeft een vraag over de toelichting op de kosten en opbrengsten van Glamwiki. De Glamwiki is vrijwel kostendekkend afgerond. **De ongedekte overschrijding van de begroting is circa 25 k€ door de kosten van de Erasmusprijs en door de kosten van het server-beheer. In de jaarrekening wordt een toelichting opgenomen over deze kosten ter verklaring van de verschillen (Sandra). Dit jaar wordt menskracht vrijgemaakt voor het genereren van extra inkomsten (o.a. subsidies).
Ad : Zie op pagina 6 tweede kolom : de baten uit fondsenwerving zijn niet gespecificeerd. Wordt alsnog gedaan (Sandra).
De kosten voor de fondsenwerving (voornamelijk uren) moeten ook worden opgenomen.
Frans: Lopen we een risico bij de post vorderingen? Jan Anton zoekt dit uit.

Tekst van het jaarverslag

Er is een leesronde geweest en de opmerkingen voor zover relevant zijn verwerkt.
Sandra : De algehele trend is dat we meer activiteiten hebben ondernomen met meer mensen. Maar er is een daling bij het aantal actieve bewerkers en nieuwe aanmeldingen. De activiteiten t.b.v. de Erasmuasprijs waren niet voorzien maar zijn wel gedaan.
Ad: Pag 6 Erasmusprijs. Tekst mag wel wat positiever, immers het aantal events vanwege Erasmusprijs is groter geworden. Sandra past de tekst aan.
Marike: Kan de Encyclopedie-presentatie tijdens de Erasmusweek nog worden opgenomen? (Sandra).
Frans: Pag 10: Aantal medewerkers per datum. 2015 vergelijkbaar maken met 2014. (Sandra).
Pag 13: Overige functies vermelden/ completeren. (Sandra)
Pag 13: Aantal vergaderingen van het bestuur nog vermelden. Idem pag. 13 3.2 (Justus)
Pag 15: Voor Foca waren er 2 aanvragen meer (Sandra). In de begroting wordt al onderscheid gemaakt tussen scholarships en FOCA-aanvragen.
Pag 18: In de derde kolom staat dat het aantal geaccepteerde aanvragen gelijk is gebleven. Tikfout in Wikidata / reisbeurzen.(Sandra).
Pag 19: Wikicafe. Er is in Groningen een Wikicafe geweest. Dat is de enige van dit jaar. (Sandra).
Pag 23: Naamsvermelding verbeteren van het TextielMuseum Tilburg en het CatharijneConvent. (Sandra).
Pag 24: Bij educatieprogramma graag ook het aantal bewerkers vermelden dat betrokken is. Tikfout bij Maastricht University (Sandra).
Pag 25: Samenwerking Belgium opnemen (Sandra).
Pag 26: Er loopt nog een discussie over het aantal bewerkingen dat kan worden toegewezen.
pag 27 en 28: Aantal aanvullingen nodig.
Pag 30: Exposure volgens Marike wat mager weergegeven. Kan wat "trotser" en wat meer gericht op "buiten" bijvoorbeeld door kadertjes met resultaten op te nemen. Ad geeft voorbeelden. (Sandra).
Pag 35: Onkostenvergoedingen aan bestuursleden vermelden in de tekst? Dat hoeft niet want het staat al in de jaarrekening. (Sandra controleert dat nog.)

3 Notulen bestuursvergadering 21 januari 2016

Er zijn geen opmerkingen. De notulen worden goedgekeurd.
Actielijst:
- Bestuursdag kan eraf; het betreft hier de om de ALV van 16 april 2016.
- Alexander Warenga is bezig met de voorbereidingen van de training online communicatie. Datum prikken voor de training.
- Strategiepagina WMF: de consultatie loopt nog.

4 Mededelingen / ingekomen stukken

Nominaties leden Board of Trustees WMF. Ad geeft een overzicht van de stand van zaken.

5 Activiteiten & community

Hackathon: Willen we die van 2017 organiseren? We kunnen dat doen maar het levert voor Wikimedia NL niet zoveel op. De verwachting is dat NL-vrijwilligers bereid zullen zijn om dit te organiseren. Komt op de lijst van het jaarplan. Ad gaat na of er belangstelling is om in 2017 dit te organiseren.
Anne Frank. De tekst van Het Achterhuis stond op Wikisource, maar is daarvan afgehaald door WMF. Er loopt een discussie over de rechten van de tekst. Men is bang voor grote claims. Voorts leeft de vraag wat het ons oplevert. Sandra gaat hierover in overleg met de Anne Frankstichting.
Visual Editor. Justus doet verslag. Doel is de onderbouwing te leveren voor een stemming over het invoeren van de Visual Editor. Het idee is om drie ervaren Wikipedianen te vragen om drie gekozen pagina's op te zetten met VE en het resultaat vast te leggen.
Prins Bernardfonds. Verzoek is ingediend en toegekend (30.000 €). Wikimedia kan daarvan de kosten van activiteiten financieren.

In het jaarplan staan nog twee activiteiten zonder dekking. De kosten daarvan zijn niet opgenomen in de begroting.

Verjaardag NL Wikipedia. Voorstel van Klaas Flier is de verjaardag van Wikipedia in drie landen tegelijk te vieren. We hebben nog geen afgeronde ideeën over "onze" verjaardag. Er is voor 10.000 € gereserveerd. We vragen de gemeenschap voorstellen in te leveren.

6 Rondvraag

Frans: De ALV is op 16 april 2016. Willen we weer een spreker? Moeten we doen. Ad vraagt rond in de vereniging van communitymanagers in NL.

7 Sluiting

Frans sluit de vergadering om 21.21 uur.

Actielijst

Sandra: Hoe zijn de kosten van Frank Meijer toegewezen in het jaarverslag?
Sandra: verbeterde toelichting op overschrijding kosten maken.
Sandra: Specificatie opstellen van baten uit eigen fondsen werving (pagina 6).
Sandra: Kosten van de fondsenwerving opnemen.
Jan Anton: Bij de vorderingen: Lopen we daar een risico ?
Ad: Gaat na of er bij vrijwilligers belangstelling is Hackathon 2017 te organiseren. Update 2 maart: Vrijwilligers in Nederland steunen het voorstel van WMAT om de Hackathon in Wenen te organiseren in mei 2017, zie Select a host of the 2017 Wikimedia Hackathon