Notulen20160414

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering 14 april 2016, kantoor Utrecht

Locatie: Gecombineerd: kantoor Utrecht + inbellen. Tijd 19-30 - 22-00 uur

Aanwezig: Jan Anton Brouwer, Frans Grijzenhout (vz), Ad Huikeshoven, Harriet de Man, Marike van Roon, Bart Nieuwenhuis (vanaf 20.00 uur), Justus de Bruijn.

Afwezig met kennisgeving: Geen.

1 Opening

Frans opent de vergadering om 19.33 uur.

Notulen bestuursvergadering 10 maart 2016

• Tijd van verschijnen van Bart corrigeren.
• Status beurzen Wikimania: Er zijn 4 aanvragen ingediend en goedgekeurd.
• De notulen worden goedgekeurd. Correcties zijn uitgevoerd.

Mededelingen / ingekomen stukken

• Er zijn geen mededelingen en ingekomen stukken.

2 Activiteiten & Community

Kwartaalplanning

• Bij programma-onderdeel community : er is een training geweest en die is goed ontvangen.
• Programma-onderdeel Content. Bezoeken afgelegd aan GLAM-partners. Die bezoeken zijn zeer nuttig geweest. De meeste projectpartners zijn enthousiast. De problematiek ligt soms wat ingewikkeld (bijvoorbeeld NIOD: auteursrechten.). Op de agenda van de mei vergadering zetten. Op het idee van Nederland en de wereld reageerde men erg positief.
• Educatie : er komt een project met de vertalers (HBO-opleiding tolk/vertaler). Ook andere universiteiten hebben belangstelling.
• Publiciteit : afgelopen weken is druk geweest. Nu is het weer wat rustiger. Visual Editor brochure staat op de rol van volgende maand. WM-Frankrijk heeft korte video-trainingen gemaakt over Wikipedia en over het editen.

Projectplan Nederland en de Wereld Nederland en de wereld is een nieuw thematisch project in het jaarplan 2016. Er ligt een concept projectplan dat de basis zal vormen voor activiteiten. Als het bestuur akkoord is zal in april met de uitvoering worden gestart. Het projectplan past in het jaarplan. Het is een uitstekend plan. Project leent zich goed voor ook het educatieproject. Er is een verbinding te maken. Een mogelijkheid zou zijn om voorbereide onderzoeksvragen aan te bieden waarvan de antwoorden kunnen leiden tot artikelen in Wikipedia. Op de Wikimedia Conferentie in Berlijn zullen mensen zijn uit Indonesië en Zuid Afrika aanwezig zijn. Naar aanleiding daarvan de vraag of er een Engelse versie van het projectplan nodig is. In ieder geval willen we met de betreffende Wikipedians in Berlijn contact opnemen. Complimenten aan Elisabeth.

Open Science conference Er is een beweging aan het ontstaan die moeite heeft met het feit dat kennis die ontwikkeld is met publiek geld na publicatie onder het auteursrecht valt en er vervolgens voor betaald moet worden. Het doel is dat veel meer dan nu wetenschappelijk kennis open zal worden. Dit is ook in het belang van Wikipedia. Er ligt een relatie met het Educatieproject.

Viering vijftien jaar Wikipedia Op de projectpagina zijn enkele voorstellen gedaan. Hoe gaan we tot een keuze komen? Er is 10.000 € aan budget. Jan Anton stelt voor een pragmatische aanpak te kiezen. Ideeën zijn o.a. Barbecue en Stroopwafelfabriek. Punt komt op de agenda van de ALV (als stemming of als peiling?).

3 Organisatie & financiën

Fondsenwerving Werving bijdragen : Heeft goed gelopen. Er is in NL meer opgehaald dan andere jaren. We zijn op zoek naar consultants fondsenwerving. Gaarne netwerk raadplegen. Mogen ook deskundigen op het gebied van subsidies zijn.

ALV - laatste check van de agenda en de stukken: jaarrekening, strategie

• De uitnodigingen zijn de deur uit. De eerste aanmeldingen zijn binnen. Harriet, Justus en Marike zijn verhinderd. Spreker is geregeld. Justus geeft de machtigingen door.
• Bart doet de presentatie van de highlights van het jaarverslag. Jan Anton doet het financiële verslag. Hij gaat in op de belangrijkste punten zoals het interen op de reserves.
• Internationale ontwikkelingen: Ad heeft nog geen antwoord gehad op de uitnodiging van Alice Wiegand. Ad kan ter vervanging een overzicht geven van de ontwikkelingen bij de WMF. Hij wil de discussie modereren.
• Frans stelt voor ook een peiling te doen over de vorderingen van het jaarplan. Hij zal een aantal slides maken en aan de hand daarvan wat vragen stellen (afstemming met community, governance etc). Gaat vooral om het ophalen van input.

Wikimedia Conferentie Berlijn: Info over het programma

• Geen commentaar of aanvullingen op het programma.
• Sandra is uitgenodigd om een presentatie te geven over "Community Health".

Verkiezing board of trustees WMF: Vaststellen criteria De Chapters mogen een voorstel doen voor twee bestuursleden. Twee jaar geleden zijn daartoe de belangrijkste criteria opgeschreven en toen de kandidaten aangegeven. Die criteria zijn nog steeds geldig. Draagvlak wordt toegevoegd. Alle argumenten tellen even zwaar mee in de huidige opzet. Drie suggesties aan (draagvlak, vertegenwoordigen van de community's en het hanteren van conflicts of interests) die op de een of andere manier als aanvulling kunnen worden meegenomen. Frans formuleert de lijst met criteria opnieuw. Na Berlijn worden de kandidaten door ons "geranked"".

4 Rondvraag / Opmerkingen

• Sandra: Hoe wil het bestuur worden geïnformeerd over de activiteiten van het kantoor. Er gebeurt nu veel en de vraag is of het bestuur voldoende op de hoogte is. Sandra stelt voor een logboek bij te houden dat door de bestuursleden kan worden geraadpleegd. Sandra en Frans werken een voorstel uit.
• Ad: Profiel WMNL inzenden voor Wikimedia Conferentie in Berlijn. Is gebeurd.
• Bart: Deelt mee dat hij de positie van lector geaccepteerd heeft aan de Fontys Hogeschool in Venlo.
• Frans herinnert aan de volgende vergadering: donderdag 12 mei 2016 om 20.30 uur in Utrecht.

5 Sluiting

Frans sluit de vergadering om 20.55 uur.

Actielijst

1. Verslag bezoeken GLAM-partners op de agenda van de mei vergadering zetten. (Sandra)
2. Namen van consultants die zijn gespecialiseerd in fondsenwerving en/of subsidieregels doorgeven aan Sandra. (Allen)
3. Justus geeft de machtigingen voor het stemmen tijdens de komende ALV door aan Frans.
4. Logboek werkzaamheden kantoor beschikbaar maken voor bestuur. (Sandra/Frans)
5. Frans stelt voor om tijdens de ALV de voortgang van de strategie te behandelen. Hij zal een aantal slides maken en aan de hand daarvan enkele vragen stellen over de afstemming met community, governance, etc. (Frans)
6. Frans herformuleert de lijst met criteria voor kandidaten voor de Board of Trustees WMF. (Frans)