Notulen20160416
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Notulen 23e Algemene Ledenvergadering Vereniging Wikimedia Nederland, 16 april 2016 te Utrecht
Aanwezige leden: Dick Bos, Jan Anton Brouwer, Ciell, Jane Darnell, Peter Daub, Jan Doejaaren, André Engels, Frans Grijzenhout, Ad Huikeshoven, Frank Hendriks, Remko de Keizer, Aad van Leeuwen, Lodewijk, Erwin Meijers, Hans Muller, Bart Nieuwenhuis, Paul Oranje, Bas van Pelt, Romaine, Edo de Roo, Dick Stomp, Ad Strack van Schijndel, Marco Swart (vanaf 16:20), Lydia Vroegindeweij, Cock Zweegman
Aanwezig niet-leden (geen stemrecht): Sindy Meijer, Sandra Rientjes
Afwezig met kennisgeving: Justus de Bruijn, Marike van Roon, Harriet de Man
Machtigingen: Hay Kranen en Maarten Dammers aan Lodewijk Gelauff, Esther Doornbusch en Ziko van Dijk aan Ad Huiskeshoven, Marlon The aan Frans Grijzenhout
Opening
Frans Grijzenhout opent de vergadering om 13:30u en heet Kirsten Wagenaar welkom; zij zal spreken over community management. Naast de reguliere punten van de voorjaars-ALV (jaarverslag en jaarrekening) is er tijdens deze vergadering ook aandacht voor de nieuwe meerjarenstrategie en voor internationale ontwikkelingen binnen de Wikimediabeweging.
Vaststellen agenda
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
Notulen ALV 26 september 2015
Dick Bos ontbreekt op de lijst van aanwezigen. Zijn naam zal worden toegevoegd. Voor het overige zijn de notulen goedgekeurd.
Gastspreker Kirsten Wagenaar over Community Management
Kirsten Wagenaar geeft een inleiding over Community Management. Voelen bewerkers zich deel van een Wikipedia-community? Waar ligt de kern van de community? Waar wordt de meeste waarde gecreëerd? Wat is een community? Onderhand wordt bijna elke groep mensen een community genoemd. Niet elke groep of elk netwerk creëert waarde, een community doet dat wel. Een community is een groep mensen die online of ‘in real life’ bij elkaar komt en elkaar echt kent. Een community is soms weer verdeeld in subgroepjes. Kliekvorming moet echter worden tegengegaan. Het TV-programma Kassa heeft een forum met 250.000 leden; 50 personen hiervan maken 80% van de content. De bekende 99-1 regel over participatie is gebaseerd op Wikipedia. Communities kennen een lifecycle. Ze groeien volgens een aantal stadia: birth - adolescence - early maturity en late maturity (mitose). Daarna valt de groep vaak uit elkaar en worden er nieuwe groepen gevormd (uitzaaiing). Mensen voelen zich niet meer thuis in de grote groep, en stichten een nieuwe, kleinere groep met gelijkgestemden. Er ontstaat altijd wrijving in gemeenschappen, wordt dat binnen de Wikipediagemeenschap gemanaged? Er zijn moderatoren en een arbitragecommissie. Werkt dat? Wordt er actief gekeken naar het stimuleren van groei en het omgaan met conflicten? De rol van de vereniging zou kunnen zijn om groei en ontwikkeling van de gemeenschap te volgen en bij voorkeur te sturen. Bij de gestuurde ontwikkeling van communities wil men vaak te veel in één keer. Wikipedia is een community of practice. Veel communities zijn gericht op gedeelde interesses of gezamenlijke acties. Een community rondom een bepaalde plek of omstandigheid kan ook. Ook veelvoorkomend is de service (klanten) community. Whatsapp en Linked-in zijn middelen om groepen te faciliteren. Whatsapp is erg vluchtig. Moderators zouden oog moeten hebben voor dynamiek en informatie daarover onderling moeten delen. Dat gebeurt bij grote, langer bestaande communities. De rol van moderatoren binnen Wikipedia is anders dan in de meeste andere gemeenschappen. In andere gemeenschappen heeft een moderator meer status en meer invloed. Echter, persoonlijk overwicht/empathie is voor een moderator altijd belangrijk.
Ad Huikeshoven bedankt Kirsten voor de inleiding en haar bijdrage aan de discussie. Na een korte pauze gaat de vergadering verder.
Jaarverslag en jaarrekening 2015
Bart Nieuwenhuis presenteert de hoogtepunten uit het jaarverslag 2015. Het was een mooi jaar met als hoogtepunt de uitreiking van de Erasmusprijs. Dat leverde veel zichtbaarheid op voor Wikipedia en ook voor Wikimedia Nederland. • Wikimedia Nederland organiseerde in 2015 49 evenementen met 1118 deelnemers. • Het aantal (zeer) actieve bewerkers op de Nederlandstalige Wikipedia liep ook in 2015 terug. • Het Motivaction-onderzoek gaf inzicht in de meningen van bewerkers. • Er waren activiteiten rondom de thema’s natuur, Tweede Wereldoorlog en Gender gap. • De samenwerking met de GLAM partners werd voortgezet en er kwamen ook nieuwe partners bij. • Rondom educatie waren er proefprojecten met aantal universiteiten en hogescholen. • We organiseerden voor de vijfde keer Wiki Loves Monuments, dat ook dit jaar weer nieuw beeldmateriaal opleverde. • De internationale conferentie GLAM Wiki 2015 trok 145 deelnemers en werd door de deelnemers als succesvol ervaren door deelnemers. Het gastheerschap van Koninklijke Bibliotheek en Nationaal Archief speelde daarbij een belangrijke rol.
Vragen: Lodewijk Gelauff vraagt of bekend is hoeveel individuen er hebben deelgenomen aan de verschillende activiteiten. Sandra Rientjes geeft aan dat dat niet afzonderlijk is bijgehouden maar schat het op 600.
Het is Hans Muller opgevallen dat niet alle GLAM-activiteiten in het jaarverslag zijn genoemd. Sandra Rientjes licht toe dat het jaarverslag alleen die activiteiten vermeldt waar Wikimedia Nederland ook echt een bijdrage aan heeft geleverd. Daarnaast gebeurt er in de Nederlandse gemeenschap natuurlijk nog veel meer. In het volgende jaarverslag zal een sectie worden opgenomen waarin dergelijke activiteiten desgewenst kunnen worden vermeld. Wikimedia Nederland kan ook een rol spelen bij het (internationaal) onder de aandacht brengen van dergelijke activiteiten, bijvoorbeeld door vermelding in This month in GLAM.
Paul Oranje vraagt hoeveel bekendheid er wordt gegeven aan het jaarverslag. Het bestuur antwoordt dat het jaarverslag publiek is (dit ook verplicht voor een ANBI), op de website staat en actief wordt uitgezonden naar leden en relaties
Jaarrekening Jan Anton Brouwer presenteert de belangrijkste punten. Kenmerkend is natuurlijk het tekort van €75.000. Er waren in 2015 minder inkomsten en meer uitgaven dan begroot. Dit is in detail verklaard in de toelichting die onderdeel is van de vergaderstukken. De overschrijding werd in de loop van het jaar duidelijk. Het bestuur heeft besloten om toch door te gaan met de geplande uitvoering jaarplan. Het lag al in het voornemen om de reserves te verkleinen.
Lodewijk Gelauff stelt drie vragen:
• Wat valt er precies onder externe financiering? Donaties en contributies zijn puur externe financiering (niet afkomstig van de Wikimedia Foundation). De financiering van de conferentie GLAM-Wiki 2015 was niet opgenomen in de jaaraanvraag bij de Wikimedia Foundation; de middelen daarvoor zijn separaat bij Wikimedia Foundation aangevraagd. Het streven is dat de komende jaren het externe deel van de fondsen groeit. In 2015 ontbrak de personele capaciteit voor externe fondsenwerving.
• Zou Wikimedia Nederland zelf de banner fondsenwerving willen doen? Uit reacties van het publiek blijkt dat de door de Wikimedia Foundation georganiseerde banner fundraising in benadering nog erg Amerikaans is en soms tot verwarring of irritatie leidt. Jan Anton Brouwer antwoordt dat het niet raadzaam is om nu al als chapter te zeer in de donatievijver van Wikimedia Foundation te gaan vissen. Dat zou leiden tot problemen in de relatie met Wikimedia Foundation. We kunnen ons wel meer richten op testamenten, schenkingen op termijn en projectfinanciering. Het is beter te proberen nu meer invloed uit te oefenen binnen de Wikimedia Foundation en daar buitenom fondsenwerving verder te verbeteren. Mocht de discussie over payment processing van de banner fundraiser door chapters weer worden geopend, dan zal Wikimedia Nederland de kwestie open bekijken. Tijdens de Wikimedia Conference in Berlijn zal er informeel met Wikimedia Foundation worden gepraat over de kwaliteit van de huidige banner fundraising. Een aantal leden geeft suggesties voor te benaderen personen en instellingen met expertise op het gebied van fondsenwerving.
• Wat zijn de kosten en personeelsinzet voor rapportage? De kosten voor rapportage zijn €12.000 voor de accountant en voor vertaling en lay-out van het jaarverslag. De jaarlijkse voorbereiding van de jaarrekening en audit kosten 300 uur, het opstellen van maandrapporten, halfjaarrapport en het impact report voor de Wikimedia Foundation 122 uur. Het opstellen van de jaarlijkse financieringsaanvraag kost 47 uur (het jaarplan is dan al opgesteld).
Goedkeuring Jaarverslag 2015
Het jaarverslag wordt goedgekeurd. Er zijn 29 stemmen voor, inclusief machtigingen. Geen stemmen tegen, Geen onthoudingen.
Décharge bestuur
Bestuur krijgt décharge, er zijn 29 stemmen voor, inclusief machtigingen. Geen stemmen tegen, Geen onthoudingen. De vergadering spreekt dank uit aan het kantoor voor het opstellen van de stukken.
Ingelast punt: Viering 15 jaar Nederlandstalige Wikipedia In juni bestaat de Nederlandstalige Wikipedia 15 jaar. Er zijn vanuit de gemeenschap twee ideeën geopperd voor de viering: een barbecue in het Openluchtmuseum Arnhem en een bezoek aan erfgoed en cultuur in Gouda, gevolgd door een maaltijd. Bij een peiling onder de aanwezige leden blijkt dat er meer steun is voor de barbecue. Dit idee zal nader worden uitgewerkt.
Internationale ontwikkelingen Wikimedia
Ad Huikeshoven geeft een overzicht van recente ontwikkelingen bij de Wikimedia Foundation:
● In het bestuur van de Wikimedia Foundation worden drie leden benoemd op voordracht van de internationale gemeenschap. Bij de verkiezing in 2015 werden Dariusz Jemielniak, Denny Vrandecic en James Heilman gekozen. Eind 2015 werd Heilman door de andere bestuursleden afgezet i.v.m. verschil van inzicht over taakvervulling. Zijn zetel werd ingenomen door Maria Sefidari. Denny Vrandecic legde in maart zijn functie als bestuurslid neer; hij voelde zich te beperkt in wat hij in zijn bestuurdersrol kon doen en zeggen.
● De bestuursleden Jan-Bart de Vreede en Stu West traden eind 2015 af omdat hun termijn eindigde. In hun plaats werden Arnnon Geshuri en Kelly Battles benoemd. Begin 2016 legde Arnnon Geshuri onder druk van de gemeenschap zijn functie neer.
● Momenteel zijn er twee vacatures in het bestuur van de Wikimedia Foundation. Daarnaast lopen er verkiezingen voor twee affiliated selected seats (bestuursleden voorgedragen door Wikimedia-organisaties). De huidige leden Patricio Lorente en Frieda Bioschi hebben zich niet herkiesbaar gesteld
● Executive Director Lila Tretikov nam in maart ontslag omdat er een te grote kloof was tussen haar benadering en de dominante cultuur binnen Wikimedia Foundation. Hoofd communicatie Katherine Maher is benoemd tot interim ED. Op directieniveau zijn er drie vacatures binnen de Wikimedia Foundation: Executive Director, Chief Technical Officer en Community Engagement.
Wikimedia Nederland is een zelfstandige rechtspersoon en is 10 jaar geleden door de Wikimedia Foundation erkend als chapter. De turbulentie bij Wikimedia Foundation raakt ons niet rechtstreeks; maar we zijn wel financieel afhankelijk en we hebben dus belang bij stabiliteit. De komende week zullen tijdens de Wikimedia conferentie in Berlijn 80 Wikimedia-organisaties bij elkaar komen. Het bestuur vraagt of de leden suggesties hebben voor zaken die in Berlijn aan de orde gesteld kunnen worden. De volgende punten worden genoemd:
- organisaties hebben een levenscyclus met 7-jaar ritme. Dit is een onvermijdelijk verschijnsel. Een crisis is ook een kans.
- probeer een clash tussen persoonlijkheden en tussen standpunten van elkaar te scheiden.
- training van aspirant-bestuursleden is goed idee. Ad Huikeshoven merkt op dat dit al gebeurt.
- komt de discussie in het bestuur van de Wikimedia Foundation neer op een keuze tussen openheid of geen openheid? Volgens het bestuur van Wikimedia Nederland is dat niet het geval.
- zijn er verschillende inhoudelijke richtingen te onderscheiden waaruit gekozen kan worden? Ad Huikeshoven antwoordt dat dat onderdeel is van de discussie over de strategie van de Wikimedia Foundation. Er ligt nu een plan met een horizon van een jaar. Jane Darnell merkt op dat de input die bewerkers hebben geleverd bij de totstandkoming van deze strategie niet terug te vinden is in het uiteindelijke document. Zij vindt dat niet passen bij de cultuur en werkwijze van Wikimedia.
- Het ontwikkelen van een search engine kan alleen een taak van Wikimedia zijn als het op de een of andere manier via de Wikimedia-formule gebeurt, bijvoorbeeld door de betrokkenheid van vrijwilligers.
Het bestuur van Wikimedia Nederland zal als daar aanleiding voor is een discussie wiki-zaterdag organiseren over internationale zaken. Er komt ook een verslag van de bijeenkomst in Berlijn op de Verenigingswiki.
Verkiezing Affiliate Selected Board Seats
Er zijn twee Affiliate Selected Board Seats in the Board of Trustees van de WMF. Er zijn in totaal tien kandidaten voorgesteld door de verschillende chapters. Wikimedia Nederland-lid Lodewijk Gelauff is endorsed door WMNL. Het bestuur heeft een criterium-lijstje met gewenste eigenschappen opgesteld waartegen de kandidaten beoordeeld kunnen worden. Uiteindelijk zullen we de kandidaten in volgorde geschiktheid volgens onze criteria doorgeven.
Bespreking concept strategie Wikimedia Nederland 2016 - 2020
Het bestuur is gestart met de ontwikkeling van een strategie voor de komende jaren. Het is niet de bedoeling om een volledig uitgeschreven tekst te maken maar een powerpoint met kernachtige statements. Frans Grijzenhout legt een aantal inhoudelijke vragen voor aan de ALV.
De missie is nu korter verwoord dan vroeger. Steun aan vrijwilligers wordt niet meer specifiek benoemd. Daar heeft de ALV geen problemen mee. Lodewijk Gelauff merkt op dat Wikimedia Nederland zich moet richten op die zaken waar ze het sterkste in is.
Waar willen we in 2020 naar toe? Doel is bovenal om de vereniging en de beweging levendig en vitaal te houden. Ook is er nadruk op meer communicatie over en weer met de lezers van Wikipedia. Nieuwe ontwikkelingen in de technologie kunnen hierin mogelijk een rol spelen. Een sterkere focus op lezers kan ook inhouden dat we werken aan bewustwording over hoe Wikipedia tot stand komt. De komende periode zal er minder aandacht nodig zijn voor de opbouw van kantoor en het ontwikkelen van een relatie met de bewerkers. Capacity building en praktische steun aan bewerkers blijft een kerntaak.
Het onderwijs blijft een belangrijke doelgroep. Hoger onderwijs voor ouderen kan een interessante samenwerkingspartner zijn
Het werken met inhoudelijke thema’s wordt als nuttig gezien. Thema’s als Gender gap en Nederland en de wereld haken aan bij prioriteiten in de internationale beweging. Het is de vraag of de thema’s in de strategie benoemd moeten worden; de thema’s kunnen ook in overleg met de gemeenschap worden gedefinieerd tijdens de ontwikkeling van het jaarplan. De vereniging kan inhoudelijke lacunes identificeren en proberen de gemeenschap hiervoor te enthousiasmeren. Ook GLAM-partners kunnen suggesties aandragen.
Faciliteren community Wikimedia Nederland zou irritaties kunnen inventariseren die binnen de gemeenschap leven en dan steun geven aan de ontwikkelingen van mogelijkheden om hier iets aan te doen. Denk bijvoorbeeld aan tools voor de afhandelingen van te beoordelen pagina’s en nalooplijsten.
Structuur Wikimedia Nederland Het bestuur vraagt zich af of structuren en processen in een meerjarenstrategie moeten worden benoemd. De ALV vindt dat kernwaarden en uitgangspunten moeten worden benoemd en niet de invulling die daar momenteel aan wordt gegeven. Daarnaast moet het voor het kantoor mogelijk blijven om te reageren op veranderende omstandigheden.
Meerjarenbegroting De ALV vraagt welke visie achter de toekomstcijfers zit. Frans Grijzenhout antwoordt dat, zeker wat betreft de omvang van het kantoor, stabiliseren op het huidige peil het uitgangspunt is. De ALV vindt dat er ruimte moet zijn voor de groei van activiteiten maar mogelijkerwijs op basis van externe financiering. Het zou goed zijn om een basisbegroting aan te geven, met de mogelijkheid van aanvulling of groei op basis van actuele kansen. Het bestuur gaat mogelijk maken dat de leden (en de bredere gemeenschap) betrokken kunnen blijven bij de verdere ontwikkeling van de strategie. Dit zal zowel online als via bijeenkomsten zijn.
Rondvraag
Jan Doejaaren vraagt wat er te doen is aan dode links op Wikipedia. Het antwoord is daar een actuele nieuwe link voor in de plaats te zetten. Ad zal dit punt ook aankaarten tijdens de Wikimedia Conferentie.
Sluiting
Frans Grijzenhout sluit de vergadering om 17:00 uur en nodigt de aanwezigen uit om nog iets te drinken en na te praten.