Notulen20170413

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 13 mei 2017.

Notulen bestuursvergadering van 13 april 2017

Aanwezig: Jan Anton Brouwer, Frans Grijzenhout (vz), Sandra Rientjes, Bart Nieuwenhuis, Marike van Roon

Afwezig met kennisgeving: Justus de Bruijn, Harriet de Man

Plaats: telefonisch, van 19.30-20.45 uur

Opening

Frans opent de vergadering om 19:30 uur

Notulen bestuursvergadering 9 maart 2017

Correcties:

• Denise was aanwezig bij de bespreking van het agendapunt Jaarverslag.
• Bij Activiteiten en Community staat dat de directeuren van de verschillende chapters een aantal onderwerpen hebben ingediend voor bespreking op 18 maart. Dit zijn 2 verschillende dingen. De directeuren hebben bijgedragen aan het Movement Strategy Process. En op 18 maart is er een eerste bespreking met onze leden over het Movement Strategy Process in Nederland.
• De notulen worden aangepast en worden goedgekeurd.

Activiteiten en Community

Movement Strategy Process

• Marike geeft een korte impressie van het verloop van het process gedurende de Wikimedia Conferentie 2017 in Berlijn. Voor de strategy track waren ongeveer 150 mensen op persoonlijke titel uitgenodigd. De conferentie was een indrukwekkende grote democratische bijeenkomst, knap georganiseerd met veel interactiviteit. Uiteindelijk werden er stemmingen gehouden over 36 statements, verdeeld over 15 onderwerpen. Hoge scores haalden de statements over technologie en innovatie, de evenwichtigheid van taalversies, educatie. Het statement over reliability en quality scoorde laag. Ook was er weinig aandacht voor samenwerkingspartners / GLAM.
• Sandra meldt dat de uitkomsten worden samengevoegd met de uitkomsten van de tracks die worden gevolgd. De fase van inventariseren eindigt op 15 april. Vanaf 1 mei volgt dan stap 2: het inventariseren van de thema"s en het prioriteren. Tijdens deze fase zullen wij ook weer een bijeenkomst voor onze leden organiseren.

Overzicht activiteiten Free Knowledge Advocacy Group EU

• Sandra geeft een korte toelichting op het overzicht van lopende werkzaamheden van de groep in Brussel. Dimi is graag bereid om het bestuur een keer persoonlijk bij te praten over de activiteiten. Sandra informeert wanneer dat mogelijk is.

Organisatie en Financiën

Laatste voorbereidingen ALV 22 april 2017

• Het concept Jaarverslag 2016 is gereed en gepubliceerd op de verenigingswiki. De tabellen zijn verschoven naar een bijlage. Hierdoor is het jaarverslag compacter en inzichtelijker geworden.
• De jaarrekening is gereed en gecontroleerd door de accountant, maar nog niet gepubliceerd omdat de accountantsverklaring nog ontbreekt. Sandra oefent de nodige druk uit om dit alsnog snel te bewerkstellingen. We besluiten om de jaarrekening toch te publiceren, met de vermelding dat de accountantsverklaring nog volgt.
• Jan Anton zal de jaarrekening weer toelichten tijdens de ALV en Frans zal aan Justus vragen om het jaarverslag met enkele sheets toe te lichten.

Discussiestuk wijziging statuten etc.

• Er zijn twee wijzigingen aangebracht ten opzichte van de vorige versie. (1) Punt 3 mondt nu uit in het advies om een artikel in de statuten op te nemen over de verhouding tussen directeur en bestuur, met verwijzing naar een protocol. (2) Punt 17 dat handelde over de clerical errors is vervallen. Punt blijkt indertijd toch correct afgehandeld.
• Er is enige bezorgdheid over de discussie die kan ontstaan tijdens de ALV. Feedback: Maximale bespreektijd van 50 minuten aankondigen. Als blijkt dat de discussie uitloopt aankondigen dat de discussie verplaatst wordt naar het internet. Voorbereiden van een lijstje met de punten die waar we echt een uitspraak over nodig hebben om verder te kunnen. Frans zal contact opnemen met Marco Swart die bereid is om dit agendapunt te modereren.

Status grand report

• We hebben uitstel tot 30 april. Alle input is klaar. Sandra gaat het paasweekend schrijven. Concept in de loop van volgende week beschikbaar.

Kandidaten bestuursverkiezing

• De kandidaatstelling is in een stroomversnelling gekomen. Naast de 5 bestuursleden die al eerder aangegeven hebben dat ze zich kandidaat stellen voor een nieuwe termijn, zijn er 3 nieuwe kandidaten. Eén kandidaat uit de Wikipedia beweging zelf en twee kandidaten uit het netwerk van samenwerkingspartners op het gebied van documentatie en hoger onderwijs.

Sponsoring update

• Het familiefonds heeft onze projectaanvraag goedgekeurd en inmiddels Euro 100k overgemaakt. Het bedrag is bedoeld als bijdrage voor 3 jaar aan de activiteiten die in de aanvraag beschreven staan. Sandra heeft deze activiteiten ruim omschreven. Naast Gender Gap en Natuur is er ook ruimte voor Educatie en Nederland en de Wereld. Sandra wil contact opnemen met de werkgroepen om te overleggen over de aanscherping en verlenging van hun activiteitenplannen. Ook wil ze aandacht schenken aan scholing financiën en personeelsbezetting. (Sandra)
• Jan Anton merkt op dat de activiteiten altijd moeten worden gecoverd door het Jaarplan. Met deze toekenning hebben we een deel van de onderdekking van de activiteiten 2017 ingevuld.
• Gezien het meerjaren karakter van de financiële bijdrage wordt een specifieke bestemmingsreserve gecreëerd voor de overlopende gelden aan het einde van het boekjaar.

Rondvraag

• Marike: hoe loopt Nederland en de Wereld. Sandra: Begint goed te lopen. Het exchange platform is in de lucht en de eerste matches tussen vraag en aanbod worden uitgevoerd.
• Bart meldt zijn contact met de directeur van het KWF en de recente activiteiten van het Radboud Medisch Centrum. Het onderwerp geneeskunde is misschien een goed thema voor ons volgende jaarplan. Op de afsprakenlijst zetten.
• Sandra meldt dat de WiR bij de Unesco druk bezig is met historische documenten. De WiR bij Natuur loopt minder goed. Ze heeft binnenkort een gesprek met de stuurgroep.
• Frans wil een introductiedag voor het nieuwe bestuur organiseren. In principe zaterdag 13 mei. Als dit niet lukt dan de bestuursvergadering van 18 mei al in de middag laten beginnen.

Sluiting

Frans sluit de vergadering om 20.45 uur.

Actielijst

• Overleg met Ziko over programmatische invulling WCN + track leads (Frans)
• Sponsor presentatie verbeteren (Justus/Frans) + contact met VDA over vervolgactiviteiten (Sandra)
• Justus gaat met Hanno Lans een nieuwe kandidaat voor de toepassing van de WHO zoeken.
• Jaarrekening 2016 publiceren op verenigingswiki (Sandra)
• Toelichting geven tijdens de ALV op de Jaarrekening 2016 (Jan Anton) en het jaarverslag 2016 (Justus)
• Contact met Marco Swart over moderatie van het ALV agendapunt Wijziging statuten (Frans)
• Toekenning familiefonds bespreken met werkgroepen. Bestemmingsreserve creëren. (Sandra)
• Jaarplan 2018. Overwegen om het thema Geneeskunde te introduceren.
• Bestuursdag 13 mei. Datum reserveren (allen), concept programma opstellen (Frans)