Notulen20171116

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 11 januari 2018.

Notulen Bestuursvergadering 16 november 2017, Kantoor Utrecht, 19.30 - 21.10 uur

Aanwezig: Justus de Bruijn (JdB), Frans Grijzenhout (FG), Harriet de Man (HdM), Sandra Rientjes (SR), Michel Wesseling (MW, tot 21.00 uur aanwezig) en (Jacqueline Minnema (JM), verslaglegging)

Afwezig met kennisgeving: Mike Nicolaye (MN), Bart Nieuwenhuis (BN) en Marike van Roon (MvR)

OPENING

• De voorzitter opent de vergadering om 19.24 uur. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Er zijn geen tekstuele of inhoudelijke opmerkingen op het verslag van d.d. 16 oktober jl. Het verslag kan op de verenigingswiki worden gepubliceerd.

• Mededelingen en ingekomen stukken: Kerstdiner (bestuur en WMNL kantoor) op do. 14 december, van 17.30-20.00 uur bij restaurant Jozef in Utrecht. HdM kan helaas hier mogelijk niet bij aanwezig zijn.

ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

Stand van zaken onderzoek ledenraadpleging strategic direction

Zie: https://docs.google.com/document/d/1Ps7EwsvbJy5z0vpenz7-HyJBlFwqVi4SZf_QziAcD7o/edit Op 17 oktober jl. is de ledenraadpleging verstuurd. Uitkomst peiling: 26 leden (9%) hebben deelgenomen, waarvan 65% ja, 15% nee en 19% neutraal. Tweederde gaat hiermee akkoord. In totaal hebben 80 georganiseerde wikimedia groepen het endorsement ondertekend. Er zijn 32 chapters en 82 user groups. 121 individuele personen hebben hun support gemeld (4 neutral, 23 oppose en 2 abstentions). De uitvoerbare strategie en visie ‘hoe dit gaat gebeuren’ volgt. SR houdt dit in de gaten.

Wikimedia Conferentie Nederland 2017

Zie: https://www.wikimedia.nl/projectpagina/programma Het was inhoudelijk een goede conferentie met een ontspannen sfeer. De evaluatie is verstuurd, 25 personen hebben gereageerd en de uitslag volgt. Facts matter werd zeer goed gewaardeerd met een levendige discussie met spreker Fedde Benedictus. Er zal worden gebrainstormd over een nieuwe formule voor de conferentie van 2018 (groter, breder/doelgroepen en dieper?). FG, MW, SR en Ziko van Dijk hebben met hun aantekeningen een eerste stap gemaakt. De aantekeningen en evaluatie/statistieken zullen worden verspreid en gerichte personen zullen worden uitgenodigd op een wikizaterdag (2e helft van januari 2018) voor een nieuwe WCN-2018 formule [actie SR/kantoor].

Wikimedia conferentie Berlijn

Zie: Wikimedia Conference 2018 . Eerste opzet van de conferentie. FG: we mogen nog een bestuurslid afvaardigen, wie heeft belangstelling? WMNL mag twee bestuursleden en 1 medewerker afvaardigen naar de Wikimedia Conference 2018 in Berlijn van 20 t/m 22 april. FG en SR gaan en vragen wie een bijdrage wil leveren en dit uiterlijk eind november ’17 te melden. HdM, MN en MW zijn niet eerder geweest; nieuwe bestuursleden sturen heeft de voorkeur van het WMNL bestuur.

E-mail uitnodiging Kennisland 8 december – oprichtingsbijeenkomst Creative Commons Nederland Chapter, potentiële activiteiten CC-NL Chapter 2018 en oprichting CC-NL Chapter

Op 8 december organiseert Kennisland de oprichtingsbijeenkomst van de Nederlandse Creative Commons Chapter. Zij vragen of WMNL medeoprichter/lid wil worden en vragen hiervoor een financiële bijdrage van € 10.000,- per jaar of een inhoudelijke bijdrage. WMNL trekt regelmatig gezamenlijk op met Kennisland en het lidmaatschap past geheel in de missie van WMNL. JdB stelt een bijdrage van € 1.000,- per jaar- voor, goed gedocumenteerde documenten-, en pas in het derde jaar evt. meefinancieren van projecten waar WMNL achter staat, afhankelijk van het belang/doel en levensvatbaarheid. SR stelt voor ook dat WMNL ook financieringsaanvragen door CC bij externe partijen mede zou kunnen ondersteunen, en dat op internationaal niveau mogelijk financiering zou kunnen worden gevraagd bij de Wikimedia Foundation (is nu nog niet het geval). JdB is vertegenwoordiger vanuit WMNL en heeft op 17-11-17 namens het bestuur gereageerd, in afwachting van reactie [actie JdB]. FG en SR zijn uitgenodigd voor de oprichtingsbijeenkomst. MW wil ook gaan [actie SR, FG, MW].

ORGANISATIE EN FINANCIËN

Voorstel wijziging statuten, Artikel 6 Donateurs

Zie tekstvoorstellen Frans 11-10-2017: https://docs.google.com/document/d/1NDFVGZwH5WEduiMKkzJFJ9Sif-bU2MetXyIQi-FYq3k/edit Wijzigen statuten - donateurs, Bart 5-11-2017 of via: https://docs.google.com/document/d/1P2MTjr3gL9koLbntR4ITYbovzd0haLe2xH4LGi4hxDU/edit . Er is geen urgentie om nu te beslissen. Dit onderwerp zal via de mail worden afgehandeld en tijdens eerstvolgende vergadering mogelijk worden vastgesteld. WMNL heeft geen relatie met donateurs zoals in de statuten wordt bedoeld. Donateurs worden voor de WMNL nieuwjaarsbijeenkomst en conferentie uitgenodigd. Voorstel: hele artikel verwijderen, ook m.b.t. schenkingen/giften. Dit heeft geen toegevoegde waarde. MvR en MN dit ook laten lezen en vragen om hun akkoord. Vraag van MW hoeveel donateurs WMNL heeft [actie SR]. SR: vanuit kantoor leeft het plan om, naast de nieuwsbrief, via sociale media kleine gift te vragen (de banners zijn internationaal). Gaat een bestuurslid hieraan meewerken? JdB gaat dit doen

Voorstel ALV/bestuursvergaderingen 2018

Voorkeur opgeven via doodle. Het WMNL bestuur komt tien keer per jaar bijeen. Routine; elke tweede donderdag van elke maand. Afspraak; JM heeft een jaarkalender opgestuurd. Indien blijkt dat drie personen niet kunnen mag een vergaderdatum pas worden verzet. FG stelt de vergaderdata voor 2018 vast en zal deze aan JM voorleggen. Zij stuurt data namens FG aan de bestuursleden door [actie FG/JM].

RONDVRAAG EN SLUITING

• JdB stelt voor dat WMNL tijdens de Wikimedia Conferentie in Berlijn volgend jaar een presentatie geeft over het samenwerken met externe adviseurs/consultants op basis van de ervaringen opgedaan met Van Dooren Advies over fondsenwerving... SR stelt voor om dit breder te trekken; ook bij de ontwikkeling van de publieksactie (2015) en de ontwikkeling van het e-learningprogramma omgangsvormen hebben we met adviseurs gewerkt. De ervaringen verschillen en daar zijn interessante ervaringen te delen. (Hoe goed wisten we zelf wat we wilden, hoe goed kon de adviseur zich verplaatsen in de Wikimedia-wereld etc)
• SR: afgelopen week heeft het kantoor afspraken gehad met het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis, UNESCO Nederland en het Rijksmuseum. Bij alle partijen is voortgang en zijn er op korte of middellange termijn gezamenlijke activiteiten te verwachten. MW vraagt om een schriftelijke update.

De voorzitter sluit de vergadering om 21.15 uur.

ACTIEPUNTEN EN BESLUITENLIJST

1. 11-01-18 MW en SR: Een student inschakelen voor een onderzoek rond lacunes in WP. Status 16-11-17: MW en SR binnenkort afspraak gepland.
2. 15-12-17 MW en SR i.s.m. HdM, Arne, Denise en evt. MvR: Bestendigen relatie bibliotheken (doel project definiëren voor bibliotheken); eerste bijeenkomst op 4/11. Vervolgafspraak plannen met ook Denise Jansen en evt. Marike in de 1e of 2e week van december. Verzoek workshop voor de kerst organiseren (haalbaar?) en in het voorjaar 2018. MW: Marco de Niet en Marco Roodenburg en evt. Olaf Jansen (KB) willen aan dit project meewerken. Status: 23 jan. 2018, Erasmus Universiteit Rotterdam
3. feb’18 JdB: Verslag gesprek met MinBZ over WhO was niet geagendeerd, op 16/11/17 besproken voorstel aan WhO: Masterclass WhO en Creative Commons voor Wikipedianen met bijdrage van Kennisland, brief voor Wikipedianen, brief vanuit de Wikimedia vereniging en een communicatieplan. Opvolging concreet: dagdeel plannen hoe met WhO omgaan voor Wikipedianen op een wikizaterdag en instellingen aanschrijven. Gericht personen hiervoor uitnodigen (o.a. Michelle van Lanschot, Hanno Lans, Bas van Pelt (tandarts) etc.). Daarna zaken, zoals voorbeeldbrieven, concreet krijgen. Vervolgens item in de nieuwsbrief plaatsen. Justus heeft op 17-11-18 verslag gemaakt n.a.v. telefoongesprek met Maarten Zeinstra.
4. 15-02-18 FG: Contact met Noorderheide + Mail werkgroepleden en Doodle bestuursdag voorjaar 2018. 16-11-2017: verzoek JM 19 mei en 2 juni 2018 in optie nemen (Doodle opnemen). Goed nadenken welke onderwerpen te agenderen: strategisch plan voor de komende jaren. Hoe wij als huidig bestuur samenwerken etc. JM onderhoudt contact met Noorderheide
5. 31-12-17 MW en SR: Sandra: afspraak plannen met de werkgroep natuur op een wikizaterdag. Status 16-11-17: afspraak in december plannen
6. jan 2018 FG/MW: Directiestatuut verder onderzoeken. Huidig document beschikbaar maken voor alle bestuursleden. 16-11-17, voortgang: directie statuut ligt ter controle bij SR en MW, wordt volgende meeting geagendeerd. Samen met andere punten naar de notaris om te formuleren en daarna aan ALV voorleggen.
7. jan 2018 JM: Bestuurswiki’s omzetten naar Google Drive. Vervolgens bestuurswiki’s opheffen. Status 16-11-17: 2017 agenda/verslagen zijn omgezet.
8. jan 2018 SR/kantoor/Michel: De aantekeningen en evaluatie/statistieken zullen worden verspreid en gerichte personen zullen worden uitgenodigd op een wikizaterdag (2e helft van januari 2018) voor een nieuwe WCN2018 formule.
9. 08-12-2017 JdB: Uitnodiging Kennisland 8 december – oprichtingsbijeenkomst Creative Commons Nederland Chapter (MW, JdB, FG en SR). JdB heeft namens het bestuur op 17-11-17 gereageerd op financieringsvraag.