Notulen20150114

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering Wikimedia Nederland, 14 januari 2015, via Skype
Aanwezig: Frans (voorzitter), André (notulist), Ad, Jan Anton, Sandra, Justus, Marlon
Afwezig: Ronn

Opening

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld

Mededelingen

• Vrijdag (16 januari) krijgt Jimmy Wales een eredoctoraat aan de Universiteit Maastricht. We vragen Romaine om ons hiervan een verslag te doen toekomen.
• Morgenavond (15 januari) is er een conferentie bij de KNAW. Naast Jimmy Wales zullen onder meer Jan Bart, Sandra, Frans, Ad en Marlon aanwezig zijn. De conferentie is volgeboekt, maar er is een ontmoeting met Jimmy georganiseerd vanaf ca 20:00 in de Waag in Amsterdam.
• De nieuwjaarsbijeenkomst zaterdag (17 januari) is bij het Centrum Beeld & Geluid in Hilversum

Notulen

De notulen van 5 november worden zonder opmerkingen goedgekeurd.

Actiepunten

Van de actiepunten van de vorige vergadering is de eerste uitgevoerd, de tweede staat nog open, de derde wordt afgevoerd. Van de oudere actiepunten staan de eerste twee nog open, de derde wordt in deze vergadering behandeld.

Programma

GLAMWiki-conferentie

De WMF verzocht om een separate grant-aanvraag. Deze is gedaan. Er zijn nog vragen, deze gaat Sebastiaan behandelen.

Er is een programmacommissie, met een eerste vergadering. Het kantoor is bezig met logistieke voorbereiding. We zijn in bespreking met KB, die willen graag een locatie aanbieden, maar onderzoeken nog of dit haalbaar is in verband met beveiliging etc. Het proces dat benodigd is om visumaanvragen rond te krijgen is gestart. De uitvoering van de conferentie ligt voor wat betreft het inhoudelijke deel bij Sebastiaan, voor het logistieke deel bij Denise.

Wij willen graag begin februari duidelijkheid hebben over de grant-aanvraag. Jan Anton stelt dat we om dat voor elkaar te krijgen, tijdig een expliciete deadline moeten stellen. Sandra wordt opgedragen daartoe een bericht te sturen.

Projectplan Natuur

Marlon heeft een projectplan natuur geschreven voor 2015. De diverse bestuursleden zijn van mening dat dit er goed uitziet. Jan Anton en André gaan het de komende dagen nog een keer doorlezen, en sturen eventuele opmerkingen naar Marlon. Indien er geen grote wijzigingen zijn, stemt het bestuur in met het plan.

Marlon meldt dat Naturalis voor een half jaar een Wikipedian-in-residence wil aannemen, Voff mogelijk ook. Naturalis wil wellicht hulp van ons bij het selecteren van een kandidaat.

Wikimedia Conferentie 2015

De Wikimedia Conferentie 2015 wordt 15-17 mei in Berlijn gehouden. Ad vraagt om ideeën voor de inhoud. De conferentie zou oorspronkelijk in Zwitserland zijn, maar daar is het niet opgepakt, daarna is besloten dat de conferentie voor 3 achtereenvolgende jaren door WMDE + WMF in Berlijn wordt gehouden. Jan Anton wil graag met andere chapters bespreken hoe we onze effectiviteit kunnen verbeteren i.v.m. de grantaanvraag. We kunnen dan met elkaar ideeën uitwisselen. Frans stelt voor het ook over methoden van andere financiering te hebben. Ad zal zich hier verder mee bezig houden.

Kwartaalplanning

De ideeën voor het eerste kwartaal zijn ingevuld, wat al bekend is voor de rest van het jaar wordt morgen ingevuld. Het document wordt gebruikt om de voortgang te monitoren gedurende het jaar.

Organisatie

Functie-omschrijving directeur

De regel “binnen de directe invloedssfeer van de directeur en het kantoor van WMNL liggen” wordt door Frans en Jan Anton aangepast en/of verplaatst. Ad heeft de functie-omschrijving van WMUK ontvangen. Deze zal nog bekeken worden voor ideeën.

Opgave adresgegevens

Er was een vraag binnengekomen van leden of het opgeven van adresgegevens wel noodzakelijk is. Ad stelt dat dit niet nodig is. De vereniging moet de leden kunnen bereiken, maar email is daarvoor voldoende. Andre zoekt uit wat er moet gebeuren om dit te wijzigen.

Vrijstelling contributie

Ad heeft juridische informatie ingewonnen betreffende het vrijstellen van contributie van actieve gebruikers, maar nog geen duidelijk antwoord ontvangen. Hij gaat dit de komende 10 dagen alsnog proberen, maar als het niet lukt, gaat de brief in deze vorm de deur uit. Een persoon heeft gevraagd voor 2014 op dergelijke reden vrijstelling te krijgen. Dit is niet mogelijk. Hem wordt verteld dat hij uitgeschreven is als lid, maar zich voor 2015 mét vrijstelling opnieuw als lid kan aanmelden.

Bestuurssamenstelling

Frans heeft de huidige bestuursleden gepolst of ze zich weer kandidaat willen stellen voor het nieuwe bestuur. Hij heeft twee externe relaties persoonlijk benaderd. De eerste is betrokken bij een bevriende erfgoedinstelling, de tweede is werkzaam in het hoger onderwijs. Met de eerste wordt binnenkort gesproken, met de tweede is al een gesprek geweest. Of ze zich daadwerkelijk kandidaat zullen stellen, is nog niet zeker. Jan Anton vraagt zich af of het niet beter is de tweede kandidaat, die al aangegeven heeft relatief weinig tijd te hebben, in een andere hoedanigheid aan ons te verbinden. Ook Marlon is van mening dat een bestuurder alléén voor het netwerken geen goede zaak is. André, gesteund door Ad, stelt dat het hebben van bestuursleden vanuit dergelijke maatschappelijke richtingen goed is, maar dat er ook bestuursleden vanuit 'de community' moeten blijven.

Planning jaarverslag

Het concept impact report wordt gelijk met het bestuur ook naar de auditcommissie gestuurd. Ad is er minder gelukkig mee dat het impactrapport al voor de ALV naar de WMF worden gestuurd. Deze moet echter uiterlijk eind maart ingediend worden. Om in elk geval deels aan Ads bezwaar toe te komen, wordt het (concept-)impactrapport zal ter informatie aan de leden voorgelegd worden.

Rondvraag

• Marlon vraagt of er een vergaderschema voor 2015 is. Die is er, en André meldt de url.
• Frans heeft contact met een kartograaf. Hij vraagt of het een idee is deze uit te nodigen om te spreken op de ALV. Jan Anton wil eerst weten of we überhaupt een spreker van buiten willen. Dat willen we. Frans vraagt om verdere ideeën van personen om een praatje te houden; deze kunnen naar hem worden gemaild.

Nieuwe actiepunten

• 20150101 Sandra - de grants committee melden wanneer wij uitsluitsel moeten hebben over de grantaanvraag betreffende de GLAMWiki-conferentie om organisatorisch niet in problemen te komen
• 20150102 Andre - uitzoeken of het zonder meer mogelijk is geen adresgegevens meer aan de leden te vragen, en zo niet, wat daartoe gedaan moet worden

Open actiepunten

• 20131107-1 André: Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten van de vereniging (lage prioriteit)
• 20140207-6 André: Leden-maillijst opheffen als gevolg van het besluit om vanaf nu met CiviCRM te werken.
• 20141102 Ad, Jan Anton, Sandra: voorstellen Tretikov doornemen en eventueel reactievoorstel vormen