Notulen20150212
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Notulen bestuursvergadering 12-02-2015, in Utrecht
Aanwezig: Frans (voorzitter), André (notulist), Ad, Jan Anton, Sandra, Justus, Marlon
Afwezig: Ronn
Opening
De vergadering wordt om 19:29 geopend. Ronn heeft zich vanwege een buikgriep afgemeld; Justus is enkele minuten verlaat.
Agenda en mededelingen
UvA wil in de week van 9 tot 14 maart schrijfweek houden in het kader van de Open Onderwijs Week. Ze willen van ons een begeleider en iemand om op maandag een voordracht te houden. De voordracht gaat gegeven worden door Frank, het kantoor zal een cursusgever regelen. Ziko is daarbij een mogelijkheid.
- Romaine heeft verslag gedaan van de uitreiking van het eredoctoraat aan Jimmy Wales, inclusief foto's
- De nieuwjaarsbijeenkomst was goed bezocht
- Het geld voor de GLAM-Wiki-conferentie is ontvangen conform aanvraag
- Wikimediaconferentie Berlijn: Men is druk bezig met de voorbereiding. Frans stelt voor de Erasmusprijs als onderwerp in te brengen. Ad zal dit doen, de insteek daarbij is dat het een voorbeeld is van een bron voor publiciteit.
- Jaarverslag: Ad heeft vanmorgen het Concept Impact Report doorgenomen. De auditcommissie wordt in de komende week bij elkaar geroepen.
- ALV-spreker: Frans heeft nog een ander voorstel ontvangen, namelijk iemand van Delpher. Op basis hiervan denkt Andre nog aan Nicoline van der Sijs.
- Actiepunten: Het nieuwe actiepunt #1 is gedaan, #2 staat op de agenda. De oude actiepunten blijven nog staan.
De notulen worden ongewijzigd goedgekeurd.
Programma
Kwartaalplanning
De administratie van de FOKA is een probleem: Het is niet duidelijk welke voorstellen zijn goedgekeurd, en welke nog rondhangen. Ook zijn er goedgekeurde aanvragen waar geen uitbetaling aan verbonden lijkt te zijn. Het bestuur draagt de verantwoordelijkheid over FOKA over van Ronn naar Justus.
De nieuwe projectleider is inmiddels aangesteld, het is Sandra Fauconnier. Ze begint maandag (16 februari), en heeft een contract voor 20 uur per week.
Men is tevreden over de kwartaalplanning zoals die voorligt: In voorgaande jaren was het eerste kwartaal nog wat weifelend, met activiteiten die merendeels pas later in het jaar op gang kwamen, maar dit jaar is het eerste kwartaal al uitbundig.
Berlin Declaration
De EU Advocacy Group heeft ons verzocht om de Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the Sciences and Humanities te ondertekenen. Wikimedia in het algemeen en WikimediaNL in het bijzonder staan achter de ideeën van deze declaratie, dus we geven hieraan gehoor. Frans zal namens ons ondertekenen.
Erasmusprijs
De Erasmusprijs heeft veel aandacht getrokken, maar hoe profiteren we er verder van? Het geld gaat naar de WMF, waar het toegevoegd wordt aan het potje voor individual grants (of een parallel vergelijkbaar potje). De directeur en de stafleden van de Erasmusprijs komen volgende week langs, en hebben geld beschikbaar, al is onduidelijk hoeveel.
Er zijn een aantal voorstellen genoemd in het begeleidend bericht: iets met universiteiten/hogescholen, benaderen van een 'high profile' partner, een seminar voor docenten in het hoger onderwijs, een Wikipedia-estafette bij meerdere instellingen, samenwerking voor de WCN. Het estafette-idee lijkt bij de bestuursleden populair, als extra idee wordt geopperd in een televisieprogramma te komen, of meer algemeen in de publiciteit. Bespreking van financiering (externe financieringsmogelijkheden) met de Erasmusprijsorganisatie wordt uitgesteld tot een later stadium.
WCN
Rond de vorige WCN zijn er vage ideeën geopperd om de structuur van de WCN te wijzigen. Omdat het overleg met de Erasmusprijs binnenkort volgt, en er mogelijk een combinatie zal zijn tussen de Erasmusprijsviering en de WCN, wordt dit onderwerp naar de volgende vergadering doorgeschoven.
GLAMwiki conferentie
De voorbereiding van de GLAMwiki-conferentie loopt voorspodig. Het (internationale) programmacomité is zeer actief. De aanvragen voor scholarships en visumuitnodigingen komen binnen. De conferentie wordt gehouden bij KB en NA, zij zijn enthousiast. Er zijn opties genomen op Hotel New Hampshire.
Werkgroep natuur
Er is een conflict tussen Marlon en de werkgroep natuur, rond het projectvoorstel van Marlon. De werkgroep voelt zich niet gekend in de creatie van dit voorstel, en wenst/eist nu dat het wordt teruggetrokken.
Het is belangrijk dat mensen het gevoel hebben dat ze gehoord worden. André suggereert de status van het stuk te verlagen van voorstel naar discussiestuk. Justus is van mening dat Romaine en de werkgroep met hun eis te ver zijn gegaan, en wil dat ze dat verteld wordt. Er moet gepraat worden, stelt Jan Anton. En dan wel in persoon, liever niet via Skype, en zeker niet schriftelijk.
Frans meldt dat er in november ook al een discussie was over de problemen tussen Marlon en de werkgroep. Mede daarom wil hij nu niet opnieuw bemiddelen. Ad vindt dat er desondanks toch gepraat moet worden. Jan Anton wil dat als mensen niet door willen gaan, ze dat persoonlijk en expliciet melden. Sandra benadrukt het belang van het project natuur, volledig stopzetten is geen goede optie. André stelt dat dan de keuze wel eens zou kunnen worden tussen Marlon en de werkgroep: Óf de werkgroep moet nieuw gevormd worden óf Marlon moet voor dit onderwerp vervangen worden door een ander bestuurslid. Wellicht is het ook een mogelijkheid het onderwerp in twee delen te splitsen, een voor Marlon en een voor de werkgroep. Marlon ontkent dat het document een strategieplan is, hij noemt het een bestuurlijke verkenning. Maar hoe we het ook noemen, we hebben met de werkgroep te maken. Op de achtergrond speelt de vraag naar de rol die vrijwilligers en projectleider spelen.
Frans concludeert dat we in elk geval de mensen bij elkaar moeten halen, en mondeling hun zegje laten doen. Hiervoor gaat de reeds geplande meeting van 28 februari gebruikt worden. Tot dat moment worden alle activiteiten die met dit projectplan te maken hebben bevroren. Frans zal Romaine een antwoord sturen.
Organisatie
Kandidaten bestuursverkiezing
Frans heeft met de zittende bestuursleden en met een aantal kandidaten contact gehad, een aantal andere namen staat nog op de lijst om gevraagd te worden. Jan Anton, die nog twijfelde, geeft aan door te willen gaan, André juist om dat niet te doen. We proberen mensen zich voor 1 maart aan te laten melden, maar kandidaatstelling is nog tot het laatste moment voor de ALV mogelijk. Op 28 maart (vermoedelijk) komt er een kennismaking met de nieuwe kandidaten, het bestuursweekend kan dan ingekort worden tot 1 dag. In de nieuwsbrief gaan we melden dat mensen zich kandidaat kunnen stellen, maar omdat het ernaar uitziet dat we ook via de zelf aangezochte kandidaten al tot meer dan het benodigde aantal van 7 kandidaten komen (waardoor er dus mensen zullen afvallen), liever niet al te wervend.
Huisadressen
André heeft een voorstel aan het bestuur doen toekomen, dit wordt met instemming ontvangen. Een voorstel tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement zal aan de ALV worden voorgelegd. Sandra merkt op dat dit overeenkomt met de staande praktijk: Er zijn al mensen waarvan we geen huisadres hebben. Wel meldt het kantoor dat ze liever een huisadres heeft, omdat emailadressen meer veranderlijk zijn.
Jaarverslag en jaarrekening
Ad merkt op dat de vergoeding voor deelname aan Wikimania wellicht vermeld moet worden bij de vergoedingen voor de bestuursleden.
Jan Anton stelt dat we in 2014 een positief resultaat van 16.000 Euro hadden. Deze worden bij de reserves gevoegd, die daardoor inmiddels tot ruim 200.000 Euro oplopen. Hij is van mening dat dit bedrag eigenlijk te hoog is. Wellicht is het goed om (nuttige) bestedingen te bedenken en/of voor volgend jaar of de komende jaren een negatief resultaat te begroten.
Verdere opmerkingen over het jaarverslag en de jaarrekening kunnen voor maandag aan het document toegevoegd worden. Kleine wijzigingen kunnen direct gedaan worden, grotere als opmerking worden toegevoegd.
Rondvraag
Er zijn geen punten voor de rondvraag. Frans sluit de vergadering om 21:58.
Nieuwe actiepunten
- 20150201 Ad: De Erasmusprijs als onderwerpvoorstel inbrengen voor de Wikimediaconferentie
- 20150202 Frans: Namens WikimediaNL de Berlin Declaration ondertekenen, en aan de juiste personen doen toekomen
- 20150203 Sandra: in de nieuwsbrief vermelden dat mensen zich kandidaat kunnen stellen voor het bestuur
Open oude actiepunten
- 20131107-1 André: Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten van de vereniging (lage prioriteit)
- 20140207-6 André: Leden-maillijst opheffen als gevolg van het besluit om vanaf nu met CiviCRM te werken.
- 20141102 Ad, Jan Anton, Sandra: voorstellen Tretikov doornemen en eventueel reactievoorstel vormen