Notulen20150311
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Notulen bestuursvergadering 11-03-2015, via Skype
Aanwezig: Frans (voorzitter), Ad (tijdelijk voorzitter bij internetproblemen Frans), Sandra, Ronn, Jan Anton, Justus, Marlon, André (notulist)
Opening
Frans opent de vergadering om 19:30.
Foka
Ronn stelt dat de reden dat er geen FOKA-aanvragen genoteerd zijn, is omdat er verder geen aanvragen bij hem zijn binnengekomen. Frans excuseert zich tegenover Ronn voor de manier waarop de FOKA van hem naar Justus zijn overgedragen. Mede omdat Ronn binnenkort uit het bestuur vertrekt, blijft de verantwoordelijkheid voor FOKA 2015 wel bij Justus. Sandra merkt op dat het overzicht in het jaarverslag niet overeenkomt met dat op de verenigingswiki. Justus gaat dit herstellen.
ALV
Maaike Napolitano van Delpher is bereid om een voordracht te verzorgen over het digitale krantenarchief tijdens de komende ALV.
Actiepunten
- 20150201: gedaan, veralgemeniseerd tot een discussie over positieve publiciteit
- 20150202: gedaan
- 20150203: niet gedaan, zal door Frans bij de uitnodiging van de ALV worden gedaan
- 20141102: zal tijdens bestuursdag/weekend gebeuren
Programma
Projectgroep Natuur
Het gesprek tussen de werkgroep en Marlon, geleid door Justus en Ad, is gevoerd. Er is een notitie voor de andere bestuursleden gemaakt.
Frans meldt dat het punt dat alle contacten met natuur-instellingen volgens de werkgroep aan haar zijn voorbehouden, is inmiddels afgezwakt, in het bijzonder ten aanzien van Wikipedians-in-residence. Justus is het niet met dit punt eens. Sandra stelt dat de werkgroep dit überhaupt nooit geclaimd heeft, naar haar weten.
Jan Anton brengt naar voren dat afgesproken is dat het bestuur op afstand staat, en de uitvoering bij het kantoor en de vrijwilligers ligt. André ziet hier een mogelijkheid tot oplossing of afzwakking van het huidige conflict: Niet het bestuur/Marlon, en ook niet de werkgroep heeft het voortouw in de contacten, maar het kantoor. Frans merkt op dat je wel wil dat bestuursleden hun netwerk van contacten gebruiken.
Jan Anton stelt voor kantoor en werkgroep te laten overleggen, zonder het bestuur. Marlon houdt dan contact met het kantoor, meer op de achtergrond. Sandra stelt voor bij wijze van 'afkoelingsperiode' zo te werken, en over een paar maanden te kijken of het werkt. Marlon wil graag ondersteuning blijven geven. Sandra stelt dat de geplande Wikipedian-in-residence bij Naturalis ook een rol kan spelen.
Dit wordt zo besloten: Het kantoor krijgt de leidende rol, zowel richting de Werkgroep als naar de plannen betreffende het strategieconcept van Marlon
Justus merkt op dat we nog wel moeten bekijken hoe we dit soort problemen in de toekomst gaan aanpakken. Dit zou bijvoorbeeld kunnen op de bestuursdag.
Erasmusprijs
Sandra meldt dat er overleg is geweest met de Stichting Erasmusprijs, met Frans, Jan Bart de Vreede en Lisette Kalshoven van Kennisland. Onze ideeën, in het bijzonder de estafette, hadden hun interesse. In de loop van het gesprek werd dit veranderd in een soort 'verlanglijst' van Wikipedia waarop instanties kunnen inschrijven. Frank Meijer gaat het verder uitwerken
Frans meldt dat in de notitie van Sandra een budget wordt genoemd van 5000 euro en het aanstellen van 0.6 fte voor een periode van 6 maanden (15.000 euro) voor het uitvoeren van de activiteiten. Het bestuur is hiermee akkoord.
Wikimedia Conferentie Berlijn
De conferentie wil weten wie er vanuit het bestuur komen. Sandra zal er als directeur in elk geval zijn. Ad stelt voor Frans en hemzelf op te geven, met de aantekening dat dit na de bestuursverkiezingen nog kan veranderen.
Vacature projectleider
Er wordt gemeld dat het dienstverband met Sebastiaan ter Burg in goed overleg is beëindigd per 1 maart jongstleden. Sandra Fauconnier is 15 februari begonnen, en heeft Sebastiaans werk overgenomen. Er is een vacature, want we wilden 2 projectleiders. Sandra en Frans stellen voor de tweede eindkandidaat van de vorige procedure aan te nemen. André en Justus reageren positief.
ALV
Wanneer moeten jaarverslag en financieel overzicht gepubliceerd? 4 april
Frans vraagt of de kandidaatbestuursleden een kort stukje willen schrijven waarin zij zichzelf voorstellen aan de leden. André schrijft een voorstel betreffende de verandering Huishoudelijk Reglement
Een goede vrouwelijke kandidaat voor het bestuur heeft zich helaas teruggetrokken. Er worden twee nieuwe vrouwelijke kandidaten vrouwen benaderd. De kennismaking met kandidaten op 28 maart komt te vervallen. Er wordt gevraagd of we een bestuursdag of bestuursweekend gaan organiseren. Dit is nog niet bepaald. Frans maakt een voorstel.
Financiën/Rapportage
Het impact report moet 31 maart ingediend, voor die tijd komt het online zodat leden het kunnen zien. Sandra is ermee bezig. Suggesties kunnen via mail aan Sandra gedaan. Begin volgende week is er hopelijk een concept-eindversie voor commentaar.
Voorstel ALV verlagen reserve
Ad: De FDC adviseert 50% personeelskosten als maximale reserve aan te houden. In het voorstel van Jan Anton wordt een ander criterium aangehouden. André stelt voor dat we naar de FDC volgend jaar zelf voorstellen doen, zodat we zelf de regie houden en de kans verkleind wordt dat een aftrek vanwege het verlagen van de reserve ook in de volgende jaren voor verlaging van het budget zorgt. Het bedrag voor 2016 wordt nu nog niet vermeld in het voorstel voor de ALV, dat is afhankelijk van het daadwerkelijke resultaat 2015. Jan Anton zal nog eens controleren wat de richtlijnen van WMF zijn met betrekking tot financiële reserves. Daarna gaat hij het voorstel bijwerken en indienen bij de ALV..
Rondvraag
Ad wenst dat we nadenken over scholarships voor Wikimania. Sandra heeft gekeken hoeveel geld er beschikbaar is. Dit komt neer op 2 medewerkers, 2 bestuursleden, 2 vrijwilligers. Ad heeft zelf al een ticket geboekt. Sandra krijgt toestemming de medewerkers te selecteren. Daarnaast kijken wie er van het bestuur willen, en hoe we vrijwilligers selecteren. Ad wil liever op uitnodiging dan zoals vorig jaar, omdat er minder plaatsen zijn. Sandra: Dit levert wellicht scheve ogen, liever open aanmelding zoals vorig jaar. Jan Anton: We willen meer uitgeven, misschien hieraan ook extra uitgeven (en dus meer personen). Frans is het eens met Sandra. Ad schrijft een voorstel.
Sandra: Voor de internationale GLAMwiki conferentie hebben zich nog geen bestuursleden aangemeld. Dat kan alsnog. André meldt dat hij zich wel degelijk heeft aangemeld, maar zich als Wikipediaan heeft opgegeven, niet als bestuurslid.
Sluiting
Frans sluit de vergadering om 21:25
Nieuwe actiepunten
- 20150301 Justus: Overzicht FOKA 2014 op de verenigingswiki corrigeren, zodat deze weer overeenkomt met het jaarverslag
- 20150302 André: Schrijf een voorstel voor de verandering van het Huishoudelijk Reglement voor de ALV
- 20150303 Frans: Voorstel betreffende duur en invulling van bestuursdag of -weekend maken
- 20150304 Jan Anton: Regels WMF betreffende financiële reserves nalezen, en een voorstel voor de ALV schrijven
- 20150305 Ad: Voorstel schrijven over de aanmelding van vrijwilligers voor de grant voor Wikimania
- 20150306 Sandra: Vaststellen wie er vanuit het kantoor naar Wikimania gaan.
Open oude actiepunten
- 20131107-1 André: Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten van de vereniging (lage prioriteit)
- 20140207-6 André: Leden-maillijst opheffen als gevolg van het besluit om vanaf nu met CiviCRM te werken.