Notulen 30e Algemene Ledenvergadering 28 september 2019

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Locatie	:	Restaurant Seven, Mariaplaats 7 te Utrecht, zaal 5
Tijdstip	:	13.00 uur (ontvangst met koffie/thee, koekje) 13.30-15.45 ALV 16.00-16.45 Presentatie Julia Noordergraaf: Amsterdam Timemachine 16.45-18.00 uur napraten
Aanwezige leden	:	Frans Grijzenhout (voorzitter), Justus de Bruijn (secretaris), Bart Nieuwenhuis (penningmeester), Michel Wesseling (bestuurslid), Jan-Bart de Vreede (bestuurslid), Lizzy Jongma (bestuurslid), Marike van Roon (bestuurslid), Siebrand Mazeland, Adpensionado, Jan Doejaaren, Bas van Pelt, Mx Lucy, Hans Muller, Remko de Keijzer, Ernest ter Kuile, Jacqueline Dake, Smiley toerist, Ad Huikeshoven, Marco Swart
Aanwezig niet-leden (geen stemrecht)	:	Sandra Rientjes, Denise Jansen, Kirsten Jansen (verslaglegging), Lex van Riemsdijk
Afwezig met afgifte machtiging	:	Hay Kranen (machtigt Siebrand Mazeland), Maarten Dammers (machtigt Siebrand Mazeland), Marlon The (machtigt Frans Grijzenhout)
Afwezig met kennisgeving	:	Sieth Delhaas, Wilma Verburg, Ellywa, Berry van de Wouw, Johannes Nieboer, Frank Hendriks, Ciell
ALV 2020	:	April en September: data worden nog bekend gemaakt

Opening Algemene ledenvergadering

De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om 13.30 uur. Frans Grijzenhout geeft nog een korte toelichting op de komst van Julia Noordergraaf. Vanwege haar presentatie verzoekt hij de leden hun vragen, etc. kort te houden.

Aanwezig 23 personen

Leden	Machtiging	Geen stemrecht
19	3	4

Vaststellen agenda

Hans Muller wil een motie indienen: het gebruik en betekenis van de slogan van Wikipedia. De vertaling uit het Engels is niet voldoende dekkend. Op de agenda zal er ruimte gemaakt worden voor deze discussie. Agenda is hierbij vastgesteld.

Notulen ALV 13 april 2019

Frans Grijzenhout vat de notulen kort samen. Er zijn geen wijzigingen en/of verdere opmerkingen. De notulen zijn bij deze goedgekeurd.

Decharge bestuur voor beleid 2018

Bart Nieuwenhuis: zoals op de vorige ALV was afgesproken, zou er nog naar de cijfers 2018 worden gekeken vanwege de zorgen hoe de cijfers in elkaar zitten. Hij legt uit hoe de begroting is opgesteld en waar de onduidelijkheid in zit.

Het bestuur zegt toe ervoor te zorgen dat het volgend jaar wel transparant is en dat er helderheid is in hoe de optelsom tot stand is gekomen.

In de vorige ALV van 13 april jl. is afgesproken dat de juiste versie op 1 juni gepubliceerd zou worden met een respons-termijn van 14 dagen. De leden hadden dan tot 15 juni de tijd om bezwaar aan te tekenen. Dit is niet gebeurd en de cijfers zijn dus volgens deze afspraak goedgekeurd.

Jan Doejaaren mist de toelichting bij de begroting. De toelichting is 31 mei jl. op de verenigingswiki geplaatst. Hij vraagt om altijd een toelichting op de cijfers op te nemen (vanaf een bepaald overschrijvingspercentage, bv. 10%) er een verschil zit tussen gerealiseerde cijfers en de begroting. Hij vindt de begroting in het jaarplan 2020 ook weer onduidelijk. De voorzitter geeft aan dat dit punt later op de agenda staat. Bas van Pelt en Jan Doejaaren bieden zich aan als redacteur, met het oog op de verbetering die al in gang is gezet vanaf 2019, om in de aanloop naar de verschijning van het jaarverslag 2019 mee te kijken. Dit uiteraard nog in de conceptversie en voorkeur gaat uit om dit te doen als de conceptversie is geplaatst op de verenigingswiki. Resteert decharge van het bestuur. De vergadering verleent met algemene instemming decharge aan het bestuur voor het afgelopen jaar.

Toelichting, discussie, vaststellen Jaarplan en begroting 2020

Justus de Bruijn geeft een korte inhoudelijke toelichting op het jaarplan. Daarnaast wijst hij er op dat het jaarplan een basisplan is en dat er ruimte is voor eventuele aanvullingen. Met de opgebouwde contacten is een zeer positieve samenwerking ontstaan.

Justus geeft het woord aan Denise Jansen zodat zij een korte toelichting kan geven op het project Wiki goes Caribbean. Zij is samen met Michelle van Lanschot en Daniëlle Jansen op Aruba, Bonaire en Curaçao geweest. Daaruit zijn ook zeer goede contacten ontstaan en de mensen op de ABC-eilanden zijn enthousiast begonnen met schrijven en delen van kennis.

Jan Doejaaren vraagt wat de betekenis is van ‘bewerkersretentie’. Dit is het percentage van de hoeveelheid mensen die meer dan een half jaar zijn blijven bewerken na een training.

Hans Muller merkt een inconsistentie op: par 1.2 - de matrix vrije inhoud: 160 bewerkers maar in par. 4 is dit aantal 175 bewerkers. Dit zal worden aangepast.

Ad Huikeshoven hoopt dat WikiconNL in 2020 wel doorgaat. De VN vieren dan zijn 75-jarig bestaan en zij willen graag iets samen doen met Wikipedia (bijv. een schrijfmiddag). Dit zou dan eventueel het thema voor WikiconNL 2020 kunnen zijn. Hij geeft aan dat dit een suggestie is.

Bart Nieuwenhuis geeft een korte toelichting op de financiën. De verwachting is dat er veranderingen zullen komen in het toekennen van grants door WMF. De wijziging wordt gevoed door de internationale ambitie van WMF, zij wil graag dat vrije kennis ook verspreid wordt in landen waar minder geld is. Dat kan betekenen dat er minder toegewezen wordt aan bijvoorbeeld Europa, etc. en meer naar die landen. Het is nog niet concreet en het zal niet direct merkbaar zijn volgend jaar, maar er moet wel degelijk rekening gehouden worden met minder inkomsten van die kant.

Donaties, giften, legaten: 3 jaar geleden hebben wij een donatie van 100.000 euro ontvangen en dat geld is in de afgelopen 3 jaar besteed. Er moet altijd wel een reserve zijn waar je nog een half jaar mee kan doorgaan zonder direct om te vallen. Die reserve is er, maar die willen we dus niet aanspreken voor de lopende en geplande activiteiten. Voor nu is er geen zicht op externe inkomsten (anders dan de jaarlijkse WMF bijdrage (annual grant). Er zal meer energie gestoken worden in fondsenwerving en samenwerking met partners.

Waarschijnlijk krijgen we van het Ministerie van OCW voor dit jaar (2019) nog 10.000 euro. Dat moet dit jaar gespendeerd worden maar dat maakt dat in de begroting voor volgend jaar de ruimte aanwezig is ter grootte van dit bedrag. De begroting is redelijk in lijn met voorgaande jaren maar dit keer wordt er rekening mee gehouden dat de overige inkomsten tegen kunnen vallen. De consequentie kan zijn dat bepaalde projecten geen doorgang kunnen vinden, zoals bijv. WikiconNL.

Voorbereiding voor de subsidie aanvraag bij Stichting PICA is in volle gang. De aanwezige leden verzoeken om de URL van de Stichting PICA op de verenigingswiki in de notulen op te nemen zodat de leden kunnen zien wat deze stichting doet en financiert. Jan-Bart: de fondsenwerving blijft natuurlijk wel doorgaan. Alles wat meer binnenkomt is meegenomen. Bas van Pelt: hebben de andere Wikimedia chapters ook dit probleem? De inkomsten bij sommige chapters zijn heel verschillend. Polen bijvoorbeeld ontvangt geld via de Belasting, Duitsland ontvangt inkomsten via de banner. Van de 40 chapters zijn er ongeveer 15 die een jaarlijkse financiële bijdrage ontvangen van WMF.

De continuïteitsreserve: het beleid was een paar jaar geleden dat er ingeteerd kon worden maar nu zitten we aan de grens. €340.000 is de vaste basis via de grants. De grens van de reserve is ongeveer de helft van dit bedrag. € 165.000 is dan het concrete bedrag. Ad Huikeshoven: gelet op de internationale ontwikkelingen kunnen we stellen dat WMF geld heeft. WMNL moet niet de suggestie wekken dat er bij ons genoeg geld is zodat WMF zou kunnen beslissen om ons inderdaad minder te bedelen. Ad stelt voor om de tekst in het Jaarplan (par. 6.2) te wijzigen. Dit voorstel wordt overgenomen. De formulering wordt aangepast. En zoals eerder gezegd blijft het bestuur streven naar additionele inkomsten om uiteindelijk niet alleen afhankelijk te zijn van WMF-financiering. Ook wordt voorgesteld om het grote overzicht aan te passen qua nummering en terminologie zodat de samenvatting voor in het Jaarplan 1:1 overeenkomt met de uitgebreide tabel achterin. De voorzitter brengt het Jaarplan en de begroting 2020 in stemming.

Uitslag

Voor	Tegen	Onthouden
23	0	0

De voorzitter stelt vast dat het Jaarplan 2020 met algemene stemmen is goedgekeurd.

Voor de totstandkoming van dit jaarplan 2020 worden Jan-Bart de Vreede (voor het voorwerk), Denise Jansen (voor het schrijfwerk) en Sandra Rientjes (voor het leeuwendeel) hartelijk bedankt. Jan Bart de Vreede bedankt de mensen die in juni hebben meegedacht en een eerste opzet hebben gemaakt.

Update internationale Strategieproces Wikimedia organisatie

Sandra geeft een korte toelichting: in 2017 is er op initiatief van de Wikimedia Foundation (WMF) gestart met het ontwikkelen van een strategie voor de Wikimediabeweging. Deze strategie heeft het jaar 2030 als tijdshorizon en moet antwoord geven op een aantal vragen betreffende taken, rol en positie van de internationale organisatie.

De aanleiding voor het starten van dit proces waren ontwikkelingen in technologie (bv. groei van ‘mobile’, Al, etc.) en wereldwijde maatschappelijke ontwikkelingen (groei van wereldbevolking m.n. in Afrika, andere manieren om kennis te verzamelen en te waarderen, fake news, etc.) Daarnaast werd duidelijk dat de kennis die door de Wikimediaprojecten beschikbaar wordt gemaakt met name betrekking had op - en in de typerende presentatie van - de westerse samenleving. Deze presentatie zal online gezet worden, of men kan contact opnemen met Sandra Rientjes of het bestuur. Sandra Rientjes zal de slides van een toelichting voorzien.

Motie Hans Muller

Mission statement: verzoek is om deze in de Nederlandse vertaling (som van alle menselijke kennis) te verduidelijken. Wat heeft de WMF bedoeld met deze zin? Het totaal?

Bas van Pelt: kijk eerst naar de statuten van de WMF waar dit in zou staan. Daarin staat een duidelijke omschrijving met wat zij bedoelen met deze zin. Smiley toerist: er zijn twee delen: strikt vertalen en wat bedoelt men in het Engels.

Sandra: het is meer een reflectie. Misschien hindert dit niet en is het meer een leidraad voor wat er in de gemeenschap wordt gehanteerd.

Jan-Bart de Vreede: in de vorige vergadering hebben wij hier al naar gekeken. Het bestuur is teruggekomen met een antwoord. Het maakt niet uit wat de WMF bedoelt en de vertaling doet er niet toe. Het gaat er om hoe de Wikipediaan er mee omgaat. Frans Grijzenhout voelt er niets voor om naar het WMF te gaan om die vraag voor te leggen, c.q. hoe deze slogan te interpreteren. Frans Grijzenhout vraagt om een stemming: het bestuur raadt de motie af, maar de leden beslissen. Wie is er voor de motie van Hans met als strekking dat het bestuur van WMNL aan de WMF een nadere toelichting vraagt met wat zij bedoelen met “the sum of all knowledge” in het statement. Er wordt gestemd:

Uitslag

Voor	Tegen	Onthouden
1	19	3

De motie is hierbij afgewezen.

Rondvraag

Marco: vond het tegenvallen hoe de communicatie vanuit de Wikimedia Foundation verliep tijdens de uitval van Wikipedia. Hij zou het op prijs stellen dat de informatie beter en sneller verloopt vanuit WMF.

Jan Doejaaren: sommige afkortingen zijn niet algemeen bekend. Hij stelt voor om in documenten een afkorting de eerste keer voluit te schrijven en daarna de afkorting gebruiken. Er zal in de toekomst rekening mee gehouden worden.

Sluiting

Met dank aan iedereen voor zijn/haar aanwezigheid en input, sluit de voorzitter de Algemene ledenvergadering om 15.45 uur.