Notulen bestuursvergadering 12 april 2018

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

		Bestuursvergadering 12 april 2018 Notulen, actiepunten & besluiten
Locatie	:	telefonisch
Tijdstip	:	19.33 - 21.25 uur
Aanwezig	:	Justus de Bruijn (JdB), Frans Grijzenhout (vz FG), Harriet de Man (HdM, vanaf 20.00 uur), Bart Nieuwenhuis (BN), Sandra Rientjes (SR), Marike van Roon (MR) en Michel Wesseling (MW)) Jacqueline Minnema (JM) verslaglegging
Afwezig met kennisgeving	:	Mike Nicolaye (MN)

1. OPENING

1.1 De voorzitter opent de vergadering om 19.33 uur.

Wijzigingen op voorgestelde concept-agenda:
- De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

Concept-verslag van JdB bestuursvergadering 15 maart 2018 + actielijst vaststellen:
- Er zijn geen opmerkingen/wijzigingen op het verslag.

Het verslag van 15 maart kan op de verenigingswiki worden gepubliceerd [actie JM].
Afspraken en actiepunten, voltooid en verwijderen:
- 21. MW ‘contact opnemen met ECP’ is voltooid.
- 22. FG voor ALV 14-04-18. Spreker(s) worden voor WCN 2018 benaderd (te kort dag voor ALV).
- 23. BN heeft twee presentaties voor ALV 14-04-18 (jaarverslag/jaarrekening en statuten) naar het bestuur verstuurd.
- 24. Jaarverslag 2017; BN heeft tekst aangepast.
- 25. Afspraak met medewerkers bureau m.b.t. fondsenwerving activiteiten, zie agenda 3.3. Fondsenwerving.
- 26. FG heeft ‘uitnodigen medewerkers voor bestuurdersdag’ afgerond. Vragen wie er ook daadwerkelijk aanwezig zijn om te melden aan Landgoed Noorderheide [actiepunt: 28, FG].
- 27. Marco Swart wordt facilitator voor bestuurdersdag 2 juni a.s.

Zie verder actielijst § 4. ‘Afspraken en actiepunten’.

2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

2.1 Nieuwe opzet Wikimedia Conferentie Nederland

Ter info: voorstel Arne Wossink WCN 2018 (Michel)

Het voorstel is nog niet geconcretiseerd. Het bestuur voorziet het voorstel onderstaand van feedback zodat Arne zijn voorstel kan voltooien:

Een hoofdstuk communicatie en marketing ontbreekt en dient te worden toegevoegd.
Meer aandacht voor ‘call for papers’ (duidelijke bekendmaking congres en congres voortdurend onder de aandacht brengen).
Voor de WCN op zoek gaan naar GLAM partners/de sectors waar WMNL een goede relatie mee heeft. Het bestuur stemt hiermee in.
Organisaties benaderen die gebruiker zijn van Wikipedia.
Lezersprofielen; hoe zien die gebruikers eruit? Hoe wordt fake nieuws gemaakt? etc. Zie ook 2.4 ‘onderzoek lezersgedrag’. Betreft een interessant onderzoek.
HdM stelt voor om een de deelnemers een spiegel voor te houden. Ze denkt hierbij aan de lezing van spreker Fedde Benedictus op het WCN van vorig jaar.
BN stelt voor om aandacht aan ‘nieuwe media’ te besteden; iemand vanuit de media mee naar binnen laten kijken.

2.2 ALV concept-agenda 14 april 2018: laatste check voorbereidingen (Frans)

MW zal de vergadering voorzitten en BN zal de de nieuwe statuten inleiden en het concept-jaarverslag/de jaarrekening 2017 verzorgen.
BN heeft vandaag, voor wat betreft voorgaande punt, twee presentaties naar het bestuur verstuurd, opmerkingen/wijzigingen:
- Statutenwijziging; opmerking bij artikel 6, kort toelichten wat er is gebeurd. Statuten in z’n geheel is al eerder toegelicht in voorgaande ALV.
- Het bestuur/directie reglement is de verantwoordelijkheid van het bestuur en staat ook op de verenigingswiki. BN zal in zijn presentatie verwijzen waar het document.
- Concept-jaarrekening 2017; BN gaat de pie-chart herstellen, deze is nu niet zichtbaar.

2.3 WMNL jubileum 12,5 jaar (29 september a.s.). Combineren met ALV van 22 september?

Uitstapje naar Rhijnauwen? (bespreken) (Frans)

Tot nu hebben zich 12 personen voor de komende ALV aangemeld, waarvan 4 bestuursleden.

Voorstel FG voor de volgende ALV: in september bestaat WMNL 12,5 jaar. Hij wil de ALV combineren met dit jubileum. Bij Fort Rhijnauwen zijn zeer geschikte vergaderfaciliteiten en er

zijn allerlei onderdelen (ook te bedenken) om de ALV aantrekkelijker te maken. Fort Rhijnauwen is slecht bereikbaar met het OV, er zal een bus worden ingezet. Germien Cox

gaat samen met FG de organisatie verzorgen.

2.4 Onderzoek Leila Zia (WMF) naar lezersgedrag (ter bespreking) (Frans)

Leila Zia heeft enkele jaren geleden onderzoek gedaan naar lezersgedrag van de Franse Wikipedia. Twee jaar geleden is geïnventariseerd welke affiliates belangstelling hadden voor een soortgelijk onderzoek. Dit onderzoek is in 2017 uitgevoerd en in de rapportage staan de resultaten van alle landen (taalgebieden) die mee wilden doen.

Er is meer informatie beschikbaar dan gepresenteerd in het rondgestuurde document. Leila Zia kan wellicht nog specifieke vragen beantwoorden voor de Nederlandse Wikipedia. Bijvoorbeeld vragen over de tevredenheid, de kwaliteit, gebruik voor onderwijs of thuis, motivatie/doel van opzoeken op Wikipedia (met- of zonder voorkennis, alleen geïnteresseerd in feiten etc.). Het rapport presenteert vooral een vergelijking van de respons in de verschillende taalgebieden, maar levert geen document met conclusies op.

Het bestuur vindt het onderzoek een mooie aanzet voor een discussie op het congres; wat willen wij bereiken met Wikipedia Nederland? Het bestuur wil Zia uitnodigen voor het WCN en dit in het voorstel van Arne Wossink laten opnemen. FG gaat haar benaderen en dit met Arne opnemen [actie FG].

In het najaar voert WMNL wederom een survey uit onder lezers en bewerkers. Het onderzoek van Leila kan benut worden als input / inspiratiebron voor de vragenlijst [actie SR].

3. ORGANISATIE EN FINANCIËN

3.1 Kwartaalplanning (bespreken voortgang en geplande activiteiten 2e kwartaal) (Sandra)

SR licht enkele actuele projecten van de 2e kwartaalplanning toe:

111 Het e-learningprogramma: is nu nog niet voor de Wikipedia gemeenschap beschikbaar. Enkele moderatoren hebben meegedaan aan de test. Vanaf juni ‘18 wordt het programma breed uitgezet.
114 Survey onder bewerkers en lezers: Survey wordt opgezet en de stuurgroep wordt geformeerd. Eén Wikipediaan wil na de zomervakantie hierover meedenken (na de WCN resultaten).
115 Het trainings- en technische vaardigheden programma loopt heel goed. Tijdens de bestuursvergadering werd een laatste sessie introductie WMNL gehouden over Commons en Wikidata. Over een week wordt een 1-daagse training bij een GLAM-instelling gehouden. Dertig deelnemers hebben zich aangemeld.
132 Steun voor bewerkers: er zijn 2 formulieren ingediend voor Wikimania 2018 scholarships. Het betreft twee nieuwe aanvragers.
210 Samenwerking met externe relaties, schrijfmaand verzet: komt met behulp van een subsidie van het V-fonds tot stand. MN is actief hierbij betrokken.
215 Contacten met o.b. Rotterdam zullen worden meegenomen in PICA project.
221 Nederland en de wereld, start UNESCO introductiebijeenkomsten Caribisch erfgoed. Uiteindelijk zal er een groep mensen overblijven om verder te gaan schrijven. Er zal een speciale training voor hen worden georganiseerd.
224 Gendergap hackathon: WikiVrouwen Tech Storm; wordt gehouden bij de KB. Er zijn al 55 aanmeldingen van de max. 30 plaatsen. Er volgt evt. een groter vervolg in het najaar, met de vrouwen die inmiddels zijn opgeleid.
311 De educatie brochure is rond. SR gaat een weblink naar het bestuur sturen [actie SR].
440 Rapportage en accountantscontrole, Impact report is uitgesteld van 31 maart naar 28 april ‘18. Arne gaat in toenemende mate hierbij een rol spelen. SR minder tijd voor de planning en rapportage. Indien Arne dit oppakt gaat het meer breed leven.

3.2 Aanpassing Declaratiereglement

SR heeft de bedragen aangepast en rapportage verplicht gesteld. Nieuw is dat je kunt lunchen voor een maximaal bedrag van € 12,50. Aangaande 3.4 ‘persoonlijke uitgaven’; het bestuur stemt ermee in dat de directeur bepaalt of de uitgaven van een bestuurslid redelijk zijn. Het bestuur stemt tevens in met alle voorgestelde wijzigingen. Dit reglement geldt ook voor de medewerkers op kantoor. Vanaf ingangsdatum 1 mei a.s. is het aangepaste declaratiereglement op de verenigingswiki zichtbaar. Dit komt ook als mededeling op de ALV concept-agenda te staan (bij mededelingen) [actie JM voltooid].

3.3 Fondsenwerving en sponsoring

Bespreken uitkomsten voorbespreking 14 maart [nog geen document beschikbaar]

De afspraak met bestuur, directeur en medewerkers kon om agendatechnische redenen niet voor de bestuurdersdag van 2 juni a.s. plaatsvinden. BN heeft derhalve een eerste voorstel

geschreven en MW heeft dit aangevuld. BN heeft om aanvullende informatie van de medewerkers gevraagd om subsidies te werven. SR zal aan de medewerkers vragen wat zij ook als mogelijke beperkingen zien. Hoe matcht wat het bestuur wil met het bureau? [actie SR]. Uiteindelijk volgt er een discussiestuk voor op de bestuursdag.

JdB verzoekt om te werken aan een afsluiting met VDA. Er moeten knopen worden doorgehakt voordat WMNL partijen gaat benaderen. BN stelt voor om hiervoor ook vragen aan de medewerkers voor te leggen, gericht op de discussie van 2 juni a.s., waar vervolgens een actieplan uit voortkomt [actie JdB].

3.4 Voorstel agenda bestuursdag 2 juni 2018 (Frans)

Agendapunt 1: ‘Hoe besteden we het geld op de meest effectieve manier...?’. JdB gaat scherpe stellingen maken en over twee weken voorleggen aan het bestuur [actie JdB]. Dit wordt op de agenda opgenomen. De discussie vindt plaats binnen de reeds uitgezette strategie van WMNL. De uitkomsten van de discussie (Wat is kwaliteit? Wanneer is Wikipedia goed?) worden voor de ALV benut.
Agendapunt 2: ‘Rol van vrijwilligers…’ JdB heeft ruim voor 2 juni a.s. een afspraak met MN.

3.5 Bezoek medewerkers WMF aan WMNL

Op 21 en 22 maart kwamen Winifred Oliff en Delphine Ménard van WMF-community resources voor een site visit naar WMNL (update Sandra).

Document met hun aantekeningen

Er is nog geen officieel rapport n.a.v. het bezoek, maar de aantekeningen zijn wel gedeeld. In het evaluerend gesprek meldde het WMF dat alles in lijn is met onze rapportage. WMNL heeft een goede indruk achtergelaten en SR verwacht dat WMNL dan ook een positief rapport zal ontvangen. De strategie binnen de WMF gaat mogelijk wijzigen; volgend jaar hoeft WMNL mogelijk geen complete aanvragen meer in te dienen. De chapters ontvangen hetzelfde bedrag als zij dit jaar hebben ontvangen. Dit geeft stabiliteit in onze inkomsten en vertrouwen in de toekomst.

4. AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

Zie geheel onderaan.

5. RONDVRAAG EN SLUITING

JM wil graag alle vergaderstukken ontvangen om het notuleren te vereenvoudigen.

De voorzitter sluit de vergadering om 21.25 uur.

AFSPRAKEN, ACTIEPUNTEN EN BESLUITENLIJST

Actie- en besluitenlijst:

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
01	15-02-18	SR	Een student inschakelen voor een onderzoek naar lacunes in WP.	12-04-18: voorstel is ingediend. Arne Wossink wordt de projectleider voor deze student.
02	15-12-17	MW / SR i.s.m. HdM, Arne, Denise evt. MvR	Bestendigen relatie bibliotheken (doel project definiëren voor bibliotheken); verzoek organiseren workshop in het voorjaar van 2018. MW: Marco de Niet, Marco Roodenburg en evt. Olaf Jansen (KB) willen aan dit project meewerken. Uitkomst bijeenkomst in Rotterdam: We gaan low profile door. De Stichting Pica heeft doelstellingen aangescherpt. Er liggen kansen in de samenwerking (Marjolein Nieboer). MW gaat een vervolgafspraak maken. Gaat om het aansluiten van alle bibliotheken bij/op Wikipedia.	12-04-18 voorstel is ingediend bij St. Pica voor een project van 3 jaar. 20/4 heeft St. Pica vergadering en besluit of het project in aanmerking komt.
03	15-02-18	JdB	Verslag gesprek met MinBZ over WhO was niet geagendeerd, op 16/11/17 besproken voorstel aan WhO: Masterclass WhO (Wet Hergebruik Overheidsinformatie) en Creative Commons voor Wikipedianen met bijdrage van Kennisland, brief voor Wikipedianen, brief vanuit de Wikimedia vereniging en een communicatieplan. Opvolging concreet: dagdeel plannen hoe met WhO omgaan voor Wikipedianen op een wikizaterdag en instellingen aanschrijven. Gericht personen hiervoor uitnodigen (o.a. Michelle van Lanschot, Hanno Lans, Bas van Pelt (tandarts) etc.). Daarna zaken zoals voorbeeldbrieven concreet krijgen. Vervolgens item in de nieuwsbrief opnemen.	12-04-18: JdB (i.s.m. Hanno Lans) zal uiterlijk op woe 18-04-18, om 17.00 uur een casus op Wikipedia zetten.
06	na de zomer ‘18!	JM	Bestuurswiki’s omzetten naar Google Drive. Vervolgens bestuurswiki’s opheffen. Status 16-11-17: 2017 agenda/verslagen zijn omgezet.	15-03-18
14	15-02-18	FG	Wijziging statuten, vervolgstappen: de huidige statuten zijn opgesteld door een notaris uit Eindhoven. FG gaat een notaris in Utrecht te benaderen. Een concept-voorstel van de statuten van de notaris zal worden voorgelegd aan de ALV van 14 april a.s. Voortvloeiende wijzigingen zullen worden geconcretiseerd en op de ALV van 22 september worden voorgelegd.	21-03-18: FG notaris verspreid. 12-04-18: is geagendeerd (2.2 ALV)
16	15-02-18	JdB/FG/ Allen	VDA, resultaat en vervolgstappen: Op de bestuursdag op 2 juni zal fondsenwerving worden geagendeerd [FG]. Na 1 februari wordt de relatie met VDA beëindigd. Het bestuur zal zelf eigen netwerk aanspreken [actie allen].	12-04-18: afspraak Prof. Kees van Leeuwen is afgerond.
19	14-04-18	SR	§ 1.2, EU-notitie over kwaliteit van digitale encyclopedieën; MW vraagt of WMNL hier iets mee gaat doen. SR neemt contact op met Brussel. 12-04-18, SR: in Brussel geen plannen om hier iets mee te doen, daar draait momenteel alles om de hervorming van de auteursrechten. SR gaat geen vervolgacties ondernemen. Wordt notitie voor najaar WCN (encyclopedieën).	12-04-18: FG Suggestie voor WCN
20	14-04-18	SR	§ 3.1, SR gaat uitzoeken of de huidige algemene aansprakelijkheidsverzekering ook claims van vrijwilligers dekt. 12-04-18 toevoeging, ook vragen of bij bijvoorbeeld een datalek van gegevens (AVG) het bestuur aansprakelijk is.
28	14-04-18	FG/JM	Landgoed Noorderheide 02-06: het programma /aanvangstijden (FG), aantal deelnemers, lunch-/catering-/dieetwensen dienen een paar weken van te voren te worden gemeld (JM).	12-04-18 FG Vragen wie van de medewerkers aanwezig zijn.
29	01-05-18	SR	Verzoek Per Diem voor trainers (verzoek Vera de Kok): SR maakt een voorstel voor het wijzigen van het declaratieformulier voor het bestuur.	12-04-18 SR Declaratie tekst is goedgekeurd en wordt gepubli- ceerd op de verenigingswiki.
30	02-06-18	FG	Het bestuur wil Leila Zia (WMF) uitnodigen voor het WCN en dit in het voorstel van Arne Wossink laten opnemen. FG gaat haar benaderen en dit met Arne opnemen. Michel wil graag de originele vragenlijst inzien.

32	02-06-18	SR	Project 311, de educatie brochure is rond. SR gaat een weblink naar het bestuur sturen.
33	02-06-18	SR	Fondsenwerving opzet voorstel BN/MW. BN heeft input op het voorstel aan de medewerkers gevraagd. SR zal aan de medewerkers vragen wat zij ook als mogelijke beperkingen zien. Hoe matcht wat het bestuur wil met het bureau?
34	02-06-18	JdB	Afsluiting VDA; er moeten een paar knopen worden doorgehakt voordat WMNL potentiële sponsors gaat bezoeken. BN stelt voor om hiervoor ook vragen aan de medewerkers voor te leggen, gericht op de discussie van 2 juni a.s., waar vervolgens een actieplan uit voortkomt
35	02-06-18	26-04-18	Concept-agenda bestuurdersdag 2 juni ‘18: agendapunt 1: ‘Hoe besteden we het geld op de meest effectieve manier?’. JdB gaat scherpe stellingen maken en voorleggen aan het bestuur.