Notulen bestuursvergadering 12 juli 2018

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 16 augustus 2018

		Bestuursvergadering 12 juli 2018 Notulen, actiepunten & besluiten
Locatie	:	kantoor
Tijdstip	:	19.33 - 21.46 uur
Aanwezig	:	Justus de Bruijn (JdB) telefonisch, Frans Grijzenhout (vz FG), Bart Nieuwenhuis (BN), Sandra Rientjes (SR), Marike van Roon (MR), (Arne Wossink (AW) agendapunt 1.2 en 2.2 en Jacqueline Minnema (JM) verslaglegging
Afwezig met kennisgeving	:	Mike Nicolaye (MN), Harriet de Man (HdM) en Michel Wesseling (MW))

1. OPENING

1.1 De voorzitter opent de vergadering om 19.33 uur

• De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
• Concept-verslag van de bestuursvergadering van 14 juni 2018 + actielijst vaststellen:
  • Tekstueel: geen opmerkingen.
  • N.a.v: geen opmerkingen.
  • Het verslag van 14 juni jl. kan op de verenigingswiki worden gepubliceerd [actie JM].
• Afspraken en actiepunten, voltooid en verwijderen:
  • 36, ‘Movement Strategy’ afgehandeld. SR heeft vervanging gevonden.
  • Zie verder actielijst § 4. ‘Afspraken en actiepunten’.

1.2 Ontwikkeling jaarplan 2019

(a) Besluitvorming naar aanleiding van gesprek met Delphine Menard over procedure financieringsaanvraag (zie mijn mail met terugkoppeling over directeurenbijeenkomst). (b) Inventarisatie ideeën vanuit het bestuur.

• Arne coördineert dit jaar de ontwikkeling van het jaarplan en schuift bij de vergadering aan. Agendapunt wordt derhalve aan het begin van de vergadering geplaatst.
• Arne: sommige delen zijn in het Engels met het oog op de aanvraag voor de WMF. Het uiteindelijke jaarplan wordt in het Nederlands gepubliceerd, geheel gericht op de leden.
• Arne licht toe dat hij de keuze heeft gemaakt om het jaarplan anders te rapporteren. WMNL is beperkt in de uitvoering, derhalve zijn de kernactiviteiten voor 2019 opgenomen en biedt het plan ruimte om extra activiteiten in 2019 op te nemen, volgens de vastomlijnde procedure (passend bij de strategie van WMNL en personele-/financiële middelen). De hoofdprogramma’s zijn ingedeeld in: Community, GLAM / Content / Education, *Outreach en Other - met hieronder alle subactiviteiten die Arne in samenspraak met het kantoor heeft samengesteld.
• In het jaarplan van 2018 waren twee subprojecten vermeld. Eén betrof ‘samenwerking met soorten instellingen’. Daarnaast waren een aantal projecten ‘themagericht’. De manier om cijfers te rapporteren verandert vanwege overlap.
• FG merkt op dat WMNL, volgens WMF, Outreach niet als officiële activiteit/programma mag opnemen maar wel mag melden dat WMNL zich hiermee bezighoudt. Volgens de WMF valt dit onder governance. Arne vertelt dat het gaat om de hoofdpunten waar het programma om draait, waaronder lobbyen en congressen en lezingen organiseren. Dit moet WMNL ook aan de WMF melden. Dit jaar is het niet zo’n zwaar plan omdat de WMF aanvraagprocedure is veranderd.
• Cruciaal is dat het gehele kernprogramma voor dit jaar afgerond moet zijn met vastgelegde kalenderdata voor communicatie, waar later nog activiteiten aan kunnen worden toegevoegd [jaarkalender verzorgen actie Arne/MW]. Dit is tevens essentieel voor de werkzaamheden van Germien Cox (WMNL communicatiemedewerker). Formeel worden bestuur en staf geïnformeerd door de kwartaalrapportage.
• BN ziet geen problemen voor de financiële begroting van het jaarplan van 2019. Arne meldt dat het doornummeren van de projectnummers niet goed werkte, dit moeten unieke nummers zijn. De financiële administratie moet worden losgekoppeld van de paragraafnummers/projectnummers zoals voorheen in het jaarplan staan. Deze nummers lijken op elkaar maar er zijn, jaar na jaar, subtiele verschillen ontstaan. De ene keer betreft het projectnummer bijvoorbeeld de website en de andere keer de nieuwsbrief. Arne stelt derhalve voor om met een ‘schone lei’ te beginnen wat betreft het gebruik van de projectnummers. De accountants (KIK) hebben ook verzocht om opnieuw te beginnen. De projectnamen blijven hetzelfde (drie topprojecten en de subprojecten). Arne doet een voorstel om de projectnummering te vereenvoudigen [actie Arne].
• MvR vraagt waarom Wikizaterdag niet goed functioneert? Arne licht toe dat de tijd die wordt besteed, de begeleiding (van vrijwilligers, de voorzitter en kantoor) en de opbrengst (het aantal bewerkingen) verwaarloosbaar is. Bij Wikizaterdag staat vooral het sociale aspect centraal. WMNL kan voor Wikimedianen hier meer rendement uit halen indien WMNL hier ook lezingen (het leeraspect) aan verbindt.
• FG vraagt of het thema ‘Gezondheidszorg’ ook wordt toegevoegd? SR meldt dat zij hier momenteel nog niets over kan zeggen. JdB hoopt dat iemand opstaat om het project ‘Natuur’ op te pakken. Arne vertelt dat het nu in het algemeen flexibeler is om iets toe te voegen zonder dat het effect heeft op het te verkrijgen resultaat of de belofte naar de WMF. Alle resultaten worden ondergebracht bij Content of Outreach. SR licht toe dat het moeilijker is om een internationale activiteit als bijvoorbeeld ‘Gendergap’ en/of ‘Nederland en de Wereld’ te verwijderen zonder zeer goede onderbouwing naar de WMF. SR is het met Arne eens dat WMNL zich nu niet hoeft vast te leggen, WMNL kan ook om suggesties aan de gemeenschap vragen [actie Arne].
• BN wil graag weten wat WMNL concreet antwoordt op de vraag van leden waar de vereniging het geld aan besteed. *AW: voor de programma’s wordt het budget per core programma uitgesplitst en niet per content thema. Het meetbare resultaat is dan bijvoorbeeld project Natuur en Wiki Caraïben voor Eur. 30.000,- (cumulatief) en niet alleen per project op detail vermeld. Dit wordt de grootste verandering om grote afwijkingen, ook in de statistieken, te voorkomen. SR denkt dat het naast de rapportage ook een leermoment is qua deelnemers (controleren of dit goed is ingeschat), op gedetailleerder niveau het plan uitwerken is voor extern niet nodig. *BN vindt het belangrijk dat de leden in dit verhaal worden meegenomen.
• ‘Coding Da Vinci’ is een project van WM Duitsland. Samenwerkingspartners brengen een live up te loaden collectie mee, waarna onder begeleiding van WM Duitsland de bestanden naar Wiki Commons worden geupload. Het project wordt afgesloten met een hackathon. WMNL gaat dit in het klein opzetten met hulp van musea en Michelle van Lanschot, om als proef uit te proberen. Of WMNL de naam ‘Coding Da Vinci’ mag gebruiken moet worden afgestemd met WM Duitsland. Maar hetzelfde programma kan WMNL gebruiken, evt. met een andere naam.
• De WMNL website (kantoor) is 7 jaar oud en is technisch ook verouderd, mogelijk het bedrag dat voor content donatie is gereserveerd hieraan besteden. De website van kantoor is vooral zenden en de verenigingswiki draait om samenwerken, waar vrijwilligers ook hun bijdrage kwijt kunnen. Er moet worden nagedacht of een deel op Meta kan worden gezet en waar vervolgens communicatie wordt geplaatst etc.
• Lobbyen moet meer worden gestructureerd, mogelijk vrijwilligers werven met de juiste expertise die dit voor WMNL willen doen.
• ‘Other’ is een combinatie van verschillende zaken. Er is helaas geen tijd om alles uit te voeren, maar er moet ruimte zijn voor vernieuwende zaken. BN stelt voor om ‘Order’ te vervangen door ‘development’, waar zit die subsidie en dit soort zaken.
• FG: In het plan dient een hoofdstuk ‘bestuurlijke zaken’ worden opgenomen (o.a. internationale zaken, sponsoring, vergaderingen/locatie en wanneer bestuurswisselingen plaatsvinden).
• Arne: de PICA subsidie kan ook onder content. Er zijn verschillende manieren waarop je dit kan invoegen. BN vindt dat het voor het WMNL jaarplan belangrijk is dat het geld en de tijd die wordt besteed aan sponsoring worden meegenomen als kosten.
• Het hoofdstuk subsidietraject/sponsoring, internationale zaken/participatie kunnen onder ‘governance’ worden genoteerd.
• Vanwege de vakanties van BN en Arne en de te voltooien werkzaamheden voor de ALV wordt de ALV verzet van 22 september a.s. naar 29 september a.s. Dit valt samen met het 12,5 jarige jubileum van de vereniging. De ALV concept-agenda en bijbehorende stukken worden op 15 september a.s. gepubliceerd op de verenigingswiki [actie FG/BN/JdB].
• Het bestuur vindt het werkplan een goed voorstel en zijn het eens met de hoofdopzet. Het bestuur dankt Arne voor zijn inzet en vraagt hem dit traject te vervolgen.

2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

2.1 Movement Strategy, update processen / Verslag directeurenbijeenkomst 28/29 juni 2018 Wenen, Sandra

• SR licht toe dat het het een zeer goede bijeenkomst was in aanwezigheid van Katherine Maher van de WMF.
• De aanmeldingen voor de werkgroepen liepen aanvankelijk nog niet storm. Inmiddels zijn er 140 aanmeldingen voor de 8 werkgroepen.
• Heet hangijzer is de besluitvorming binnen de structuur; Katherine heeft hierover een stuk geschreven dat is geaccepteerd. Cruciaal is om de besluitvorming nu te doen en niet aan het eind.
• WM Frankrijk en Italië hebben besloten om geen nieuwe directeur aan te stellen.
• De WMF Grant aanvraag; er dient per chapter een formele aanvraag van 2 A4-tjes te worden ingeleverd op basis van het jaarplan. WMNL kan maximaal gebruik maken van een programma subsidie. In het kader van ‘experimenten’ is hier nu veel ruimte voor. Het voorstel jaarplan 2019 van Arne past hier goed bij. Indien WMNL zaken anders wil aanpakken dan is 2019 een goed jaar hiervoor.

2.2 Wikimedia Conferentie 2018, Arne en Michel

• De WCN 2018 valt ongelukkig in de planning met andere conferenties. Het voorstel is dan ook om de WCN 2018 niet dit jaar te organiseren maar te verschuiven naar voorjaar 2019. De overgangsconferentie als tussenstap met een partner organiseren verdwijnt. Dit biedt WMNL meer tijd om de conferentie op te zetten zoals beoogt qua nieuw format; hoger aantal bezoekers, betere communicatie, planning etc. Bovendien is het een lichter seizoen met minder concurrentie van andere conferenties wat gunstiger voor de WCN kan uitvallen. MW is het hiermee eens. WMNL gaat voor vernieuwing van de WCN en het bestuur moedigt dit voorstel aan. Arne en MW zullen dit opnemen in de bij 1.2 genoemde te maken kalender.

2.3 Sponsoring stand van zaken (update Michel) notitie

• Het plan is opgevat om de bijgevoegde notitie op twee manieren te gebruiken: enerzijds als speakernote voor als je in contact komt met een partij die je wilt interesseren om WMNL te sponsoren. Tevens is voorgesteld om dit document als brief te sturen aan een (klein) aantal bedrijven die kennisintensief zijn en waarvan wordt vermoed dat ze Wikipedia een warm hart toedragen.
• FG heeft van Germien Cox vernomen dat er twee nieuwe folders zijn gemaakt over WMNL en over Wikipedia NL.
• De met VDA gemaakte ppt, waarvan JdB een geheel opgeschoonde en foutloze versie heeft gemaakt, kan worden ingezet na de eerste kennismaking, nadat WMNL bijvoorbeeld een uitnodiging heeft ontvangen om voor het bestuur een korte presentatie te verzorgen. De laatste afbeeldingen moeten worden vervangen.
• MvR stelt voor om een redactie over de notitie van MW te laten gaan, voor een paar kleine ‘puntjes op de i’.
• BN stelt voor om een folder in spiekbrief formaat (dubbelgevouwen A5 ‘Call for Support’) te maken met de core facts van WMNL om door het bestuur, na een bezoek aan een contact, achter te laten. Tekst van MW kan hiervoor worden gebruikt en afbeeldingen toegevoegd [actie Bureau (Germien)]. Het bestuur gaat hiermee akkoord.

2.4 WMNL jubileum 12,5 jaar op 29 september a.s. Combineren met ALV van 22 september?

• Uitstapje of aantrekkelijke locatie in Utrecht? FG en Germien hebben als locatie het Spoorwegmuseum bedacht. De ALV wordt verzet van 22 september naar 29 september a.s. De datum valt exact samen met het 12,5 jarig WMNL jubileum. FG gaat nieuwe datum met Germien bespreken en de datum in de verenigingswiki wijzigen [actie FG/Germien]. JM gaat restaurant Seven opzeggen [actie JM].

2.5 Evaluatie gang van zaken lobby rond ‘stemming auteursrecht herziening Europees Parlement’ 5 juli

• Toelichting: Lobby is tot nu toe geen vast onderdeel van het takenpakket van WMNL (bestuur en kantoor). Toen er gelobbyd moest worden rond de stemming in het Europees Parlement hebben we enigszins de boot gemist, o.a. door vakantie/afwezigheid van Frans, Sandra en Arne. Hoe willen we in de toekomst hiermee omgaan?
• SR licht de gang van zaken toe en wat van WMNL wordt gevraagd. Er is een stemming in commissie geweest waar in de eerste instantie werd vermeld dat WMNL niets hoeft bij te dragen. De stemming is misgegaan en aan WMNL werd verzocht om tevens druk te zetten door o.a. een banner op Wikipedia te plaatsen om aandacht voor het onderwerp te krijgen. Vanuit Brussel werd een concept-reactie gemaakt met de vraag of WMNL het hiermee eens was. Hier is een discussie over ontstaan (wel/niet de banner plaatsen).
• In het algemeen is het bekend wanneer dit soort zaken op de agenda staan, maar in dit geval kwam het geheel onverwacht. WMNL heeft geen geoliede club zoals in Brussel, voorheen was Lodewijk Gelauff beschikbaar. SR heeft Ciell hiervoor benaderd.
• Medio september is er weer een stemming. Er zal een groep moeten worden samengesteld en BN stelt voor om een actie/oproep te plaatsen om personen op hun professionaliteit aan te spreken, zoals studenten politicologie/juristen en ons ledenbestand hierop te screenen (vrijwilligersbasis). SR gaat tevens de personen/vrijwilligers die deel hebben genomen aan de discussie, vragen of zij mee willen doen [actie SR]. FG stuurt een concept-functieomschrijving van een ‘management trainer’ voor vrijwilligers, met de beloningen en vaardigheden, naar Sandra.[actie FG].

2.6 Nagekomen: voorstel workshop Wikidata/Structured data voor GLAMs, i.s.m. Europeana en Netwerk Digitaal Erfgoed Europeana en WMF hebben in het voorjaar een zeer succesvolle workshop gehouden, de ‘Europeana Tech Conference’, over Wikidata en structured data voor Wikimediaprojecten. WMNL verkent de mogelijkheid om i.s.m. Europeana een aangepaste versie van deze workshop te organiseren die mogelijk in oktober 2018 zal plaatsvinden. Doelgroep zijn medewerkers van kleinere GLAM-instellingen in Nederland en Vlaanderen, en Wikimedianen die geïnteresseerd zijn in Wikidata, maar nog geen brede kennis hebben. Netwerk Digitaal Erfgoed heeft tevens aangegeven geïnteresseerd te zijn deze workshop. Voor wat betreft de kosten: vrijwilligers zullen worden benaderd voor het ontwikkelen van het programma, de kosten worden beperkt tot reiskosten. De logistiek wordt veelal vanuit Europeana verzorgt. Wie dit vanuit WMNL gaat oppakken moet nog worden belegd. Het bestuur dankt de kantoormedewerkers voor alle voorbereidingen.

3. ORGANISATIE EN FINANCIËN

3.1 Halfjaarverslag financiën, financiële doorkijk 2018. Overzicht van stand van zaken uitgaven en inkomsten

• SR licht toe dat de financiële doorkijk is gebaseerd op de eerste helft van het jaar, de grote uitgaven nog moeten komen. WMNL geeft minder geld uit aan de programma’s t.o.v. vorig jaar. Het gaat uiteraard om de resultaten en niet om het uitgeven van het geld. Zoals verwacht staat WMNL na de inkomsten / uitgaven € 7.000,- negatief. Dit is hetzelfde beeld als vorig jaar: er zijn minder opbrengsten door achterblijvende sponsoring en subsidies en lagere kosten omdat we minder uitgeven.
• De PICA subsidie is nog niet opgenomen.
• Het geld dat bestemd is voor de WCN 2018 wordt gereserveerd voor volgend voorjaar.
• Subsidie heeft volop de aandacht van het verenigingsbestuur en kantoor.

4. AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

Zie geheel onderaan.

5. RONDVRAAG EN SLUITING

• JM: Graag vakanties/afwezigheid doorgeven aan Frans/Jacqueline
• FG: afwezig van 17 - 25 juli i.v.m. Wikimania 2018 in Kaapstad (was op vakantie van 16 juni - 8 juli).
• JdB: 30 juli t/m 5 augustus en 1 t/m 15 sept. Verder heeft JdB een e-mail ontvangen van Creative Commons (i.s.m. Kennisland) over het gebruik van copyright. Het bestuur kan hier op persoonlijke titel op reageren (niet als vereniging).
• BN vakantie van 6 augustus t/m 24 augustus.
• JM: afwezig van (ma 13 t/m vr 31 augustus, en afwezig op donderdagen 19/7, 26/7, 2/8 en 9/8).
• MvR is reeds op vakantie geweest.
• Arne Wossink is op vakantie van 25 augustus tot 9 september.
• Harriet, Michel en Mike afwezigheid vragen [actie JM].
• FG: De verenigingsbestuur vergadering van 16 augustus a.s. blijft staan.

De voorzitter sluit de vergadering om 21.46 uur.

AFSPRAKEN, ACTIEPUNTEN EN BESLUITENLIJST

Actie- en besluitenlijst:

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
01	15-02-18	MW / SR	Een student inschakelen voor een onderzoek naar lacunes in WP.	12-04-18: voorstel is ingediend en Arne Wossink wordt de projectleider voor deze student. 12-07-18: na zomervakantie oppakken.
03	15-02-18	JdB	Verslag gesprek met MinBZ over WhO was niet geagendeerd, op 16/11/17 besproken voorstel aan WhO: Masterclass WhO (Wet Hergebruik Overheidsinformatie) en Creative Commons voor Wikipedianen met bijdrage van Kennisland, brief voor Wikipedianen, brief vanuit de Wikimedia vereniging en een communicatieplan. Opvolging concreet: dagdeel plannen hoe met WhO omgaan voor Wikipedianen op een wikizaterdag en instellingen aanschrijven. Gericht personen hiervoor uitnodigen (o.a. Michelle van Lanschot, Hanno Lans, Bas van Pelt (tandarts) etc.). Daarna zaken zoals voorbeeldbrieven concreet krijgen. Vervolgens item in de nieuwsbrief opnemen. 12-04-18: JdB (i.s.m. Hanno Lans) zal uiterlijk op woe 18-04-18, om 17.00 uur een casus op Wikipedia zetten.	12-07-18: casus staat op Commons. JdB weblink hier noteren. Daarna kan onderwerp van actielijst, tot het weer actief wordt.
14	15-02-18	FG	Wijziging statuten, vervolgstappen: de notaris heeft wijzigingen doorgevoerd. Nog één correctie nodig. Deelnemers ALV april krijgen nieuwe versie in concept voorgelegd om te peilen of de discussie goed is vastgelegd. Zodra de laatste versie van de notaris is ontvangen zal Frans het aan deze leden voorleggen. In principe zijn er dan tijdens de ALV geen wijzigingen meer mogelijk.	12-07-18: FG is in afwachting van gewijzigde statuten.
16	15-02-18	JdB/FG/Allen	VDA, resultaat en vervolgstappen: Op de bestuursdag op 2 juni zal fondsenwerving worden geagendeerd [FG]. Na 1 februari wordt de relatie met VDA beëindigd. Het bestuur zal zelf eigen netwerk aanspreken [actie allen]. 14-06-2018, contact met VDA is afgerond. Laatste afspraak met bedrijf. SR legt contact tussen VDA, BN en JdB.	12-07-18: MW heeft goede tekst geformuleerd om in te zetten. Afspraak staat nog.
31	20-07-18	FG	WMNL dient ruim voor de WCN concrete vragen aan Leila Zia voor te leggen. Het Survey lezersonderzoek onder bewerkers is ook geschikt om onderzoeksvragen te stellen.	12-07-18: FG heeft afspraak met Leila Zia in Kaapstad.
37	14-06-18	SR	Het jaarplan 2019: aandacht voor verjaardag WikiWoordenboek in 2019 wordt hierin meegenomen.	12-07-18: SR onderwerp melden aan Arne Wossink.
38	14-06-18	SR	WCN 2019; is er voldoende capaciteit voor de voorbereiding van de WCN 2019? Is er een mogelijkheid om financiering te vinden? Bart stelt voor om een ruwe begroting te maken zodat we weten over welk bedrag we praten. Sandra plant een sessie om de ruwe schets te maken: Arne, Michel, Sandra, Michelle/Jacqueline/ Germien	12-07-18: kalender volgt via Arne Wossink en MW.
39	12-07-18	Arne	Jaarplan 2019: het gehele kernprogramma moet voor dit jaar afgerond zijn met vastgelegde kalenderdata voor communicatie, waar later nog activiteiten aan kunnen worden toegevoegd. MW/Arne verzorgen jaarkalender.
40	12-07-18	Arne	Arne doet een voorstel om de projectnummering te vereenvoudigen.
41	12-07-18	FG/BN/JdB	De ALV (29/9) concept-agenda en bijbehorende stukken worden op 15 september a.s. gepubliceerd op de verenigingswiki. Op 15 september a.s stuurt FG de convocatie naar de leden uit.
42	12-07-18	MW?	Notitie MW inzake sponsoring; BN stelt voor om een folder in spiekbrief formaat (dubbelgevouwen A5 ‘Call for Support’) te maken met de core facts van WMNL Tekst van de notitie van MW kan hiervoor worden gebruikt en afbeeldingen toegevoegd.
43	12-07-18	FG/Germien	ALV en 12,5 jarig jubileum: FG gaat nieuwe datum ALV (29/9) met Germien bespreken voor de locatie en de datum in de verenigingswiki wijzigen. JM gaat restaurant Seven opzeggen.
44	12-07-18	SR/FG	Stemming auteursrecht herziening Europees Parlement: medio september is er weer een stemming. Er zal een groep moeten worden samengesteld. Oproep plaatsen om studenten politicologie/juristen te werven en ons ledenbestand hierop te screenen (vrijwilligersbasis). SR gaat tevens de personen/vrijwilligers die deel hebben genomen aan de discussie, vragen of zij mee willen doen. FG stuurt een concept-functieomschrijving van een ‘management trainer’ voor vrijwilligers.