Notulen bestuursvergadering 13 juni 2019

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 22 augustus 2019.

Notulen bestuursvergadering 13 juni 2019

Aanwezig: Frans Grijzenhout (FG), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Jan-Bart de Vreede (JBV), Lizzy Jongma (LJ), Kirsten Jansen (KJ) (verslag)

Afwezig met kennisgeving: Michel Wesseling (MW) (vakantie), Sandra Rientjes (SR) (vakantie)

Afwezig zonder kennisgeving: Marike van Roon (MR)

Plaats: WMNL-kantoor, tijd: 19.30 - 21.55 uur

1. OPENING

1.1 De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom. Er zijn geen aanvullingen op de agenda en wordt bij deze vastgesteld.

1.2. Concept-verslag bestuursvergadering 3 mei 2019 + actielijst (vaststellen) JdB

JBV mist v.w.b. de functieprofielen de invulling en wie wat doet. Dit is besproken in de vergadering van 3 mei jl. LJ wil graag weten of we nog wat moeten doen met het missie statement. FG heeft de uitgebreide mailwisseling met Hans Muller gedeeld met het bestuur. Het merendeel van het bestuur wil het hierbij laten. Zij hebben gedaan wat afgesproken was: kijken of het anders verwoord kan worden. Wel moet nog worden vastgesteld worden wanneer het hernieuwde statement van kracht wordt op uitingen etc.
Afsprakenlijst Punt 16 - VDA: laten staan. Het beleid zoals is vastgesteld moet worden doorgezet. Punt 70 - Tekst vacature: de nieuwe projectleider is gevonden, de arbeids- overeenkomst wordt opgesteld en zal rond 1 oktober 2019 starten. Punt kan er af. Punt 76 - Verdeling taken SR i.v.m. sabbatical: deze verdeling wordt later in de vergadering besproken en kan dan van de lijst. Punt 77 - Nieuwe functiebeschrijvingen: laten staan ivm aanpassing. Punt 79 - Uitkomst 2e ronde Salon: laten staan, de flipovers worden nog uitgewerkt. Punt 80 - Vernieuwde tekst vacature Projectleider: kan er af. Zie Punt 70 Punt 81 - Inventarisatie fondsen en PvA: MW werkt er nog zo veel mogelijk aan Punt 82 - Affiliated selected Board Seats: nog niet benoemd maar wel gekozen is Nataliia Tijmkiv uit Oekraïne en Shani Evenstein uit Israël, punt kan er af Punt 83 - Voorstel Wikiarchives: laten staan. Punt 84 - Felicitatiebrief Christianne Mattijsen: brief is opgesteld door MW. 15 juli wordt deze verstuurd. Dan is zij een week in dienst. Hopelijk lukt het om in augustus een afspraak te verkrijgen. Punt 85 - Wikimania: kan er van af. 7 vrijwilligers en 3 bestuursleden mogen gaan. De notulen zijn bij deze goedgekeurd.

2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

2.1 Kwartaalplanning 2019/3

Deze wordt door het bestuur doorgenomen.

Zomer BBQ: de vraag is of het budget opgehoogd mag worden van 1000 naar 2000 euro. Giethoorn is niet juiste locatie, evt Leidsche Rijn , Castellum Hoge Woerd: Daar is een museum, de opgegraven Romeinse boot, rondleiding, etc. KJ gaat informeren naar de mogelijkheden.
Provincie Schrijfweken: er is voorgesteld om in het 3e kwartaal eventueel schrijfweken over ambachten te organiseren. Dit is breed onderwerp en kan goed ingevuld worden. Bestuur is het er mee eens. BN wil graag weten of het ambachten zijn of beroepen. Dit zal nog nagevraagd worden.
Wiki Loves: Wiki loves Bieb, er worden al data verzameld. Bestuur is het er mee eens. BN heeft een relatie met verschillende bibliotheken, men kan contact met hem opnemen hiervoor. Het heeft kans van slagen omdat de relaties al aangehaald zijn en er veel te halen valt. Ook zijn er prachtig monumentale bibliotheken die goed in de categorie vallen.
MOOC verkenning: JBV geeft aan dat mensen hem kunnen benaderen vanwege zijn expertise.
Op de dag dat Wikipedia 19 jaar wordt (volgende week), gaat er een verzoek uit naar donateurs.

2.2 Aktielijst Consultatie nieuwe Wet auteursrecht (ter informatie) JdB

Samen met Ciell en Hanno Lans, is JdB voor 2 dagen naar Brussel geweest. Het was heel leerzaam. Er is een rollenspel gedaan over de invloed van parlementariërs in het Europees Parlement en andersom. Wel zijn er veel onderwerpen besproken.
De Nederlandse overheid loopt aardig voorop met de aanpassingen aan de Nederlandse auteurswetgeving. Midden juni komt er een voorstel en dan zijn er 6 weken waarop gereageerd mag worden op het voorstel. Zie plan taakverdeling. De werkgroep is nu bezig om met Bits of Freedom en andere partners om de tafel te gaan zitten en de voorstellen te bespreken. De planning geeft aan wat het idee is. Het is nog globaal, er kunnen nog onderwerpen bij komen zoals een gesprek met WM Duitsland. Het zou wel heel krachtig zijn als dit lukt.
LJ is verbaasd dat Museumvereniging onder het kopje Frenemy staat. JdB zal dit navragen. Het Bestuur is enthousiast over de ontwikkeling

JBV: heeft WMDE een leidende rol gepakt in de richtlijnen? Nee, die indruk was er niet echt. We wachten af tot de Nederlandse vertaling van de richtlijnen er is zodat we precies weten wat er gezegd wordt. JdB wil wel graag met de Duitse partij blijven praten om te weten te komen hoe zij er in staan, etc.

2.3 Evaluatie WikiconNL 2019

FG stelt voor om op de ingeslagen weg door te gaan. D.w.z. de vrijdag voor de professionals en de zaterdag voor de Wikipedianen. FG verzoekt iedereen goed na te denken over het thema: het voorgestelde thema is wel heel breed. Allebei de doelgroepen moeten hier goed onder vallen.

Omdat de Social Impact Factory goed is bevallen, is een afspraak gemaakt om de mogelijkheden te bekijken voor volgend jaar. JVB: Meetingplaza is weer open. Ook hier de data checken en evt. een afspraak. Vallen beiden onder Ronald van den Hoff. De begroting moet ook nog nagekeken en nader uitgewerkt worden.

3. ORGANISATIE EN FINANCIËN

3.1 Functieprofielen bestuursleden (bespreken en vaststellen) FG

Op het samenvattende overzicht staan alleen de specifieke verantwoordelijkheden. De aangepaste functiebeschrijvingen zijn akkoord, met uitzondering van Community health en Open kennis. Die zijn nu in een functie ondergebracht terwijl de bedoeling was om dit te splitsen. Frans past dit nog aan.

3.2 Overdrachtsdocument (bespreken, met name de verdeling van de taken SR) FG

Wikimania: scholarships zijn toebedeeld en afgehandeld.
PICA: zit inmiddels al in fase 2. Het is inmiddels een 2-jarig project geworden en de bedoeling is om er nu meer geld voor los te krijgen.
Klankbordgroep Website: JdB zit hier bij en JBV wil hier ook graag bij aanschuiven.

3.3. Jaarplan 2020 (plannen bijeenkomst en eerste concept) FG

Denise heeft een opzet gemaakt, loopt synchroon met het meerjarenplan. Verzoek is om als bestuur ideeën toe te voegen. Met betrekking tot de planning: 6 juli zal er een brainstormsessie worden georganiseerd in Utrecht. De ideeën die daaruit voortkomen worden dan verwerkt.
Bestuursvergadering 25 juli vervalt en wordt verzet naar 22 augustus. Dan staat het concept Jaarplan op de agenda. Deze vergadering vindt telefonisch plaats.

4. RONDVRAAG EN SLUITING

BN wil nog benadrukken dat het gesprek met de accountant niet soepel is verlopen en mocht het weer voorkomen dat de jaarrekening niet correct is, zal deze manier van afhandeling door de accountant niet meer geaccepteerd worden.
FG wil graag aangeven dat het altijd op prijs wordt gesteld als er tijdens de ALV nog iets extra’s wordt georganiseerd, een discussie of anderszins. Graag hierover nadenken. LJ: Bellingcat doet hele leuke dingen, is misschien een optie. BN stelt Julia Noordegraaf voor om te vertellen over het project Amsterdam Time Machine.

AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN


#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
16	15-02-19	JdB/BN	VDA, resultaat en vervolgstappen: 14-06-2018, contact met VDA is afgerond. Laatste afspraak met bedrijf. SR legt contact tussen VDA, BN en JdB.	15-11-2018: Justus gaat IHC benaderen 29-03-19 BN zal de brief doornemen en na goedkeuring zal deze worden verstuurd.
77	27-06-19	FG	Voorstel nieuwe functiebeschrijvingen opstellen en rondsturen Commmunity health (diversiteit, omgangsvormen,) Open kennis in bredere zin (Wikidata, Thesaurus) Externe partners (onderhouden van netwerk)	13-06-2018: Community health en Open kennis nog splitsen, overige beschrijvingen akkoord
78		FG	Nieuwe vertaling van het Missie- statement WMF	ingangsdatum 1 september?
79	27-06-19	JdB	Samenvatting 2e ronde discussie Salon rondsturen	De tekst van de flipovers wordt nog uitgewerkt
81		MW/SR	Inventarisatie fondsen + plan van aanpak	13-06-19 Michel werkt er nog aan
83		M	i.s.m. Sandra Fauconnier: voorstel WikiArchives t.b.v. ondersteuning kleine particulieren/bedrijfjes
84		MW	Felicitatiebrief + afspraak Christianne Mattijssen, nieuwe directeur Erfgoed & Kunsten bij OCW	Brief zal 15 juli verstuurd worden. In augustus een afspraak maken
86		FG/DJ	Navragen of het gekozen thema: Ambachten tbv schrijfweken beroepen zijn of daadwerkelijk ambachten
87		JdB	Navragen waarom Museumvereniging op de actielijst Consultatie onder het kopje Frenemy staat
88		Allen	Nadenken over thema WikiconNL 2020, deze moet beide doelgroepen aanspreken
89		Allen	Ideeën toevoegen aan het Jaarplan 2020