Notulen bestuursvergadering 14 januari 2020
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 20 februari 2020
Notulen bestuursvergadering 14 januari 2020
| Locatie | WMNL-kantoor |
| Aanvang | 19.30 uur |
| Aanwezig | Frans Grijzenhout (FG) vz, Bart Nieuwenhuis (BN), Michel Wesseling (MW), Jan-Bart de Vreede (JBV), Lizzy Jongma (LJ),
Sandra Rientjes (SR) (verslaglegging) |
| Afwezig met kennisgeving | Marike van Roon (MR), Justus de Bruijn (JdB), Kirsten Jansen (KJ) |
Opening
Opening
De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur een heet iedereen van harte welkom
Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 21 november 2019 + actielijst
Actie- en besluitenlijst
- 79 - schrappen
- 83 - schrappen
- 92 - groepen moeten zichzelf weer herstarten. Leden moeten bevestigen dat ze doorgaan. Actiepunt kantoor
- 100, 101, 102 - laten staan
- 103 - mededelingen in Kroegen en aan ledenlijst. (JBV)
- 104 - schrappen
Het verslag is goedgekeurd. Bij plaatsing op de Verenigingswiki zal de persoonlijke informatie over bestuurskandidaten en het verslag van het gesprek tussen Sandra en de directeur WMDE worden verwijderd ivm privacy.
Voorstel vergaderdata bestuur/ALV 2020
Tijdens de bestuursdag zullen we ook de eerste vergaderingen van 2021 plannen (tot/met voorjaars ALV 2021)
Bestuursdag wordt 9 mei ipv 2 mei. KJ zal op zoek gaan naar een leuke, goed bereikbare en niet al te dure locatie.
FG is eventueel beschikbaar voor de bestuursdag om te zorgen voor een goede overdracht.
Activiteiten en community
Kwartaalplanning 2020
SR bespreekt de voortgang. Inmiddels bestaat het jaarplan uit langer lopende activiteiten, zoals GLAM samenwerking, waarbinnen regelmatig kleinere projecten worden uitgevoerd.
Public Spaces
LJ en JBV gaan naar de Public Spaces bijeenkomst op 28 januari in Amsterdam. Tijdens de volgende vergadering zullen we onze betrokkenheid bij Public Spaces evalueren.
Organisatie en financiën
Sponsoring en fondsenwerving. (Voortgang vervolgstappen)
SR licht toe: zoals het nu lijkt zullen we in 2019 niet sterk interen op de reserves. We eindigen mogelijk € 6.500,= positief. Dit alles onder voorbehoud! De boekhouding is nog niet gesloten en pas dan kan de boekhouder een meer definitieve inschatting geven van het resultaat.
In april moet een beslissing worden genomen over al dan niet doorgaan van de WikiConNL. Daarvoor is nu € 5.000,= beschikbaar. We zullen niet wachten op uitslag over de aanvraag bij de Stichting PICA maar gaan fondsen gaan werven voor WikiCon.
Het Bestuur moet nu wel een beslissing nemen over enkele grotere uitgaven: de vernieuwing van de WMNL- website, extern advies over donateurswerving, een verzuimverzekering.
BN stelt voor om de uitgaven voor het advies donateurswerving en de website goed te keuren. Beide zijn noodzakelijke investeringen in een financieel duurzame toekomst. Het Bestuur is akkoord, maar wil dat het oordeel van de boekhouder over het resultaat 2019 wordt afgewacht voordat de opdrachten worden verleend. Is het resultaat veel slechter dan we nu inschatten, dan zal het bestuur nogmaals een afweging maken.
Het afsluiten van een verzuimverzekering vindt het bestuur in principe noodzakelijk. We stellen de uitvoering hiervan echter uit en zullen dit doen zodra de financiële situatie stabieler is. Het Bestuur is zich ervan bewust dat hiermee een risico wordt genomen.
Fondsenwerving
Er zijn verkennende contacten met Mondriaanfonds en de gemeente Utrecht. Het kantoor gaat een gesprek aan met de Stichting PICA om meer duidelijkheid te krijgen over de achtergrond van hun opmerkingen en te bespreken wat in ons perspectief daarvan de consequenties zouden zijn. Wikimedia Nederland is niet in staat om een grotere eigen bijdrage aan het project te geven dan nu het geval is. Dit zou betekenen dat we mogelijk een projectpartner moeten vinden.
Voorstel opdracht Sesam Academie ontwikkeling donateursstrategie + plan van aanpak
MW licht toe. Het is de moeite waard om te kijken of het op ‘no cure no pay’ basis kan. Het Bestuur is akkoord met opdrachtverlening (zodra er duidelijkheid is over het financiële resultaat 2019.
Voor de volgende vergadering een update van de begroting 2020 presenteren.
Besluit opdrachtverlening website (besluitvorming)
Het Bestuur is akkoord met opdrachtverlening (zodra er duidelijkheid is over het financiële resultaat 2019).
Planning jaarverslag, jaarrekening (ter informatie)
Het bestuur is akkoord met de planning.
Rondvraag en sluiting
MW: moeten we een plan van aanpak maken voor totstandkoming meerjarenstrategie? Dit komt op de agenda voor de bestuursdag.
SR: meldt enkele ontwikkelingen bij WMF op het gebied van personeel, strategieontwikkeling en branding. Naar aanleiding van dit laatste punt zal WMNL de domeinnamen verenigingwikipedianederland en wikipedianederland verwerven.
Afspraken en actiepunten
| # | Deadline | Wie | Onderwerp | Status |
|---|---|---|---|---|
| 92 | Februari | SR | Werkgroepen vragen leden te benaderen om deelname in 2020 te bevestigen | |
| 100 | Februari | Allen | Spreker of interessant item voor ALV op 18 april 2020 | |
| 101 | Februari | SR | Onderzoeken of wij de status Culturele ANBI kunnen krijgen | |
| 102 | Allen | Iemand vinden met expertise op het gebied van donateurs profilering | ||
| 103 | Februari | JBV | -In verschillende Kroegen mededeling doen dat mensen zich kandidaat kunnen stellen voor bestuur
-Bericht hierover versturen aan leden. |
|
| 104 | Februari | KJ | Locatie bestuursdag vinden | |
| 105 | 27-01-20 | JBV / LJ | Deelnemen aan bijeenkomst Public Spaces 27/1 en formuleren advies over verdere betrokkenheid | |
| 106 | Februari | SR | Gesprek aangaan met St Pica over randvoorwaarden herindiening projectvoorstel | |
| 107 | Allen | Zoeken naar financieringsmogelijkheden WikiConNL | ||
| 108 | Februari | SR | Veiligstellen domeinnamen wikipedianederland en vereniging wikipedianederland |