Notulen bestuursvergadering 15 februari 2018

Uit Wikimedia
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Locatie : telefonisch
Tijdstip : 19.53 - 20.56 uur
Aanwezig : Justus de Bruijn (JdB), Frans Grijzenhout ( vz FG), Harriet de Man (HdM), Mike Nicolaye (MN), Sandra Rientjes (SR),

Marike van Roon (MR) en Michel Wesseling (MW)

Afwezig met kennisgeving : Bart Nieuwenhuis (BN)

1. OPENING

1.1.      De voorzitter opent de vergadering om 19.53 uur.

  • Er zijn geen wijzigingen op de voorgestelde agenda.
  • Er zijn geen tekstuele of inhoudelijke opmerkingen op de notulen van d.d. 11 januari 2018.

Het verslag kan op de verenigingswiki worden gepubliceerd [actie JM].

Afspraken en actiepunten

  • De bijeenkomst met de werkgroep natuur heeft plaatsgevonden. De werkgroep gaat in afgeslankte vorm door. Er staan verschillende activiteiten gepland. Afspraak kan van de lijst.
  • 08 Gevraagde toelichting op gesprekken met IISG, Unesco, Rijksmuseum. Sandra vertelt iets over de uitkomsten van de gesprekken. Afspraak kan van de lijst.
  • Thema gezondheidszorg. De eerste oriëntatie met betrekking tot dit onderwerp is gepland voor het 2e kwartaal 2018. Kan van de lijst af.
  • Conversie hosting en website etc. en de conversie rapportage donateurs campagne. Kan van de lijst af.
  • Kwartaalplanning. Initialen van verantwoordelijke functionarissen toegevoegd. Kan van de lijst af.
  • WMNL salarisschalen. De gevolgde systematiek is duidelijk en akkoord. Kan van de lijst af.
  • Wikimedia Conferentie Berlijn. Michel, Frans en Sandra zullen WMNL vertegenwoordigen. Kan van de lijst af.
  • De status van de overige punten op de actielijst wordt bijgewerkt.

1.2       Mededelingen en ingekomen stukken

  • Wat gaat Wikimedia met de nota over de toekomst van Wikipedia doen? Wordt op de agenda van de bestuursdag geplaatst.
  • EU-notitie over kwaliteit van digitale encyclopedieën. Wie neemt contact op met Brussel om te bekijken of gezamenlijk optreden mogelijk is [SR].

2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

2.1       WHO-Masterclass: nog oppakken. [JdB]

2.2       Wikimania Scholarships

We wachten de individuele toezeggingen van de WMF af en bepalen dan wie in aanmerking komen voor onze eigen scholarships. Berichtgeving vindt plaats met behulp van de verschillende "Wikipedia-kroegen". De boodschap dat we voorrang willen geven aan Wikipedians die niet eerder naar Wikimania zijn geweest moet met tact worden gebracht.

3. ORGANISATIE EN FINANCIËN

3.1       Directiestatuut

We hebben inmiddels versie 4 en dat lijkt de laatste te worden. Er zijn nog enige aanvullingen nodig, dat wel.

  • Artikel 4. De opsomming van versie 3 is vervangen door de teksten die Bart heeft aangeleverd. Nog toevoegen aan artikel 4:  de rapportage aan WMF.
  • SR gaat de algemene aansprakelijkheidsverzekering (aansprakelijkheid bij ongevallen etc.) verder uitzoeken.
  • Artikel 5 : De directeur fungeert als communicatiepartner van het bestuur maar is geen secretaris. Het blijft zoals het nu is.
  • Frans zal de laatste opmerkingen opnemen in het document. Dat wordt versie 5. Hij neemt de tekst ook mee naar de notaris omdat er een verwijzing naar dit statuut zal worden opgenomen in de statuten.

3.2       Jaarverslag en de Jaarrekening

  • De werkversies van de documenten zijn inmiddels beschikbaar. (zie link in de planning). Met de complimenten aan Germien. Inhoudelijk zitten we op 80 %, redactioneel wellicht op de helft. Volgende week dan wel de week daarop is een concept beschikbaar (planning 8 maart 2018). Sandra geeft een seintje wanneer het bestuur kan meelezen.
  • Voor wat betreft de jaarrekening : de boekhouding van 2017 is afgesloten. De voorlopige conclusie is dat we positief eindigen, mede dankzij een grote eenmalige donatie in 2017.
  • Zijn er nog issues die nu aandacht nodig hebben? Ja, bij het nakijken letten op de paragraaf bestuurszaken en graag letten op de algemene toonzetting. Bestuur moet 12 maart een uitspraak doen. De teksten uiteraard 20 maart.
  • Een extra vergadering over dit onderwerp is volgende week gepland. Het lijkt nuttiger dat Sandra en Bart samen gaan zitten en de cijfers doornemen. Afspraak volgende week vervalt.

3.3       Verslag VDA

In de begroting 2018 is een bedrag voor fondsenwerving opgenomen van ca 70.000 €. Er is 30.000 € gereserveerd van de grote donatie van vorig jaar. Er moet dus nog 40.000 € geworven worden. Voorstel is een brainstorm te organiseren over dit onderwerp. Er wordt een datum geprikt [actie JdB, BN en MW].

4. AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

Zie onderaan.

5. RONDVRAAG EN SLUITING

  • Harriet: Op de HackaLOD (Linked Open Data) bleek dat Wikipedia potentieel interessant is m.b.t. GLAM-onderwerpen: http://hackalod.com/ 2018 deden verschillende wikipedianen (Hay, Zicco) mee met het bouwen van apps op basis van open data, waaronder wikidata
  • Michel: Linked Open Data: Contact opnemen met Open Data man van ECP [MW];
  • Sandra: Arne is bij CBS geweest. Dat heeft potentie. Moet worden uitgezocht. Mailtje van Boymans van Beuningen met uitnodiging voor gesprek.
  • Marike: Er is een onderzoek ECDE in Brussel die de aanwezigheid van podiumkunsten op online platforms bestudeert.

De voorzitter sluit de vergadering om 20.56 uur.

AFSPRAKEN, ACTIEPUNTEN EN BESLUITENLIJST

# Deadline Wie Onderwerp Status
01 15-02-18 MW / SR Een student inschakelen voor een onderzoek naar lacunes in WP. 16-11-17: MW en SR binnenkort afspraak gepland.

15-02-18: actie MW volgt.

02 15-12-17 MW / SR

i.s.m. HdM, Arne, Denise

evt. MvR

Bestendigen relatie bibliotheken (doel project definiëren voor bibliotheken); verzoek organiseren workshop in het voorjaar van 2018.

MW: Marco de Niet, Marco Roodenburg en evt. Olaf Jansen (KB) willen aan dit project meewerken.

Uitkomst bijeenkomst in Rotterdam : We gaan low profile door. De Stichting Pica heeft doelstellingen aangescherpt. Er liggen kansen in de samenwerking (Marjolein Nieboer). Michel gaat een vervolgafspraak maken. Gaat om het aansluiten van alle bibliotheken bij/op Wikipedia.

15-02-18: St. Pica heeft doelstellingen aangescherpt. Er liggen kansen in de samenwerking (Marjolein Nieboer). MW gaat een vervolgafspraak maken.  
03 15-02-18 JdB Verslag gesprek met MinBZ over WhO was niet geagendeerd, op 16/11/17 besproken voorstel aan WhO:  Masterclass WhO (Wet Hergebruik Overheidsinformatie) en Creative Commons voor Wikipedianen met bijdrage van Kennisland, brief voor Wikipedianen, brief vanuit de Wikimedia vereniging en een communicatieplan. Opvolging concreet: dagdeel plannen hoe met WhO omgaan voor Wikipedianen op een wikizaterdag en instellingen aanschrijven. Gericht personen hiervoor uitnodigen (o.a. Michelle van Lanschot, Hanno Lans, Bas van Pelt (tandarts) etc.). Daarna zaken zoals voorbeeldbrieven concreet krijgen. Vervolgens item in de nieuwsbrief opnemen. Justus heeft op 17-11-18 verslag gemaakt n.a.v. telefoongesprek met Maarten Zeinstra.

15-02-18: JdB pakt dit opnieuw op.

04 15-02-18 FG Contact met Noorderheide + Mail werkgroepleden. Bestuursdag wordt op 2 juni vastgelegd (i.p.v. op 19 mei).

Goed nadenken welke onderwerpen te agenderen: strategisch plan voor de komende jaren. Hoe wij als huidig bestuur samenwerken etc.

11-01-18: voorstel MW om alle projectleiders van het kantoor ook uit te nodigen met het oog op de activiteiten. Afhankelijk van de (concept-)agenda. FG gaat dit SR afstemmen.

15-02-18: vergadering is vastgelegd.

FG maakt voorstel voor agenda.

06 febr 2018 JM Bestuurswiki’s omzetten naar Google Drive. Vervolgens bestuurswiki’s opheffen. Status 16-11-17: 2017 agenda/verslagen zijn omgezet. 15-02-18: salarisschalen ook omzetten! Nog niet alles is overgezet.
07 jan 2018 MW/FG 14 nieuwe leden (vanuit het WCN 2017) zullen worden uitgenodigd en de (10) personen die hebben meegewerkt aan de ‘discussie over de toekomst WCNL 2018’ zullen persoonlijk worden uitgenodigd [actie FG]. 15-02-18:

Datum WCN op wikizaterdag 17 februari ‘18

09 15-02-18 BN/Arne Wossink Projectnr. 214 (kwartaalplanning): belangrijk om snel actie te nemen op samenwerkingen met universiteiten en hogescholen (ook voor Wiki Loves Science). BN kent 1 lector die heel actief is op dit gebied. Arne Wossink is projectleider. BN gaat vragen wat er op het programma staat en of hij hulp nodig heeft. 15-02-18: BN zal nagaan of er lopende programma’s zijn, status?
11 15-02-18 SR Projectnr. 232 (kwartaalplanning):  ‘Activiteiten binnen Nederland…’, VOGIN-IP heeft SR gevraagd om een workshop te organiseren over wikidata. In oranje kolom op 13 december KNVI Jaarcongres toevoegen verzoek MW.
14 15-02-18 FG Wijziging statuten, vervolgstappen: de huidige statuten zijn opgesteld door een notaris uit Eindhoven. FG gaat aan SR vragen om een notaris in Utrecht te benaderen. Een concept-voorstel van de statuten van de notaris zal worden voorgelegd aan de ALV van 14 april a.s. Voortvloeiende wijzigingen zullen worden geconcretiseerd en op de ALV van 22 september worden voorgelegd. 15-02-18: afspraak met notaris op 20 februari.

FG zal de laatste opmerkingen verwerken.

16 15-02-18 JdB/FG/

Allen

VDA, resultaat en vervolgstappen:

Op de bestuursdag op 2 juni zal fondsenwerving  worden geagendeerd [FG].

Na 1 februari wordt de relatie met VDA beëindigd. Het bestuur zal zelf eigen netwerk aanspreken [actie allen].

Prof. Kees van Leeuwen (contact SR) vragen of hij WMNL wil introduceren bij enkele contacten etc. Op 2 februari a.s. controleren wat de overige opties zijn [JdB].

15-02-18: staat op de agenda. Klein overleg plannen (Justus)
18 15-02-18 Allen Jaarverslag en jaarrekening 2017. Afspraak Sandra en Bart om de cijfers door te nemen.  Sandra stuurt bericht wanneer het bestuur commentaar kan leveren op het jaarverslag.