Notulen bestuursvergadering 15 juni 2023

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 15 juni 2023

Locatie	Kantoor WMNL en online via Google Meet
Tijdstip	19.00 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JdV),  Michel Wesseling (MW), Bart Nieuwenhuis (BN - online), Lizzy Jongma (LJ), Marike van Roon (MvR), Heleen Ririassa (HR - online - vanaf 19:30), Migiza Victoriashoop (MV), Sandra Rientjes (SR)

Opening

• JdV opent de vergadering om 19:00u.  Door een miscommunicatie over de begintijd sluit HR pas om 19:30 online aan.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 20 april 2023

• De notulen worden goedgekeurd en kunnen op de Verenigingswiki worden geplaatst.

Update: actielijst d.d. 20 april 2023

• 170 - afgehandeld
• 175 - bestuurdersdag: is op 14/10 organisatie door Marike en Bart

Agenda en verdeling bijeenkomsten

• Besproken.

Organisatie en financiën

Communicatiestrategie

• Het bestuur kan zich vinden in de voorgesteld focus-onderwerpen. Ook de keuze om in het eerste jaar in te zoomen op fondsenwerving, vrijwilligers en een review van bestaande communicatiestructuur en - instrumentarium  is akkoord. Wel wil het bestuur graag meer uitgewerkte k.p.i’s (metrics)  zodat het ambitieniveau duidelijker wordt. De praktische uitwerking van de communicatiestrategie wordt onderdeel van de jaarplancyclus.  
• Er wordt een matrix toegevoegd die meer overzicht geeft. (Actie SR)
• In de begroting 2023 is €20.000 gereserveerd voor een eenmalige investering in communicatie. Het bestuur geeft dit bedrag vrij. SR zal een opzet maken voor de besteding. LJ&HR bieden aan om hier commentaar op te leveren.
• Bij het opstellen van de communicatiestrategie werd duidelijk dat er rond de positionering van WMNL nog een aantal fundamentele vragen liggen. We gaan hierover tijdens de bestuursdag en/of na afloop van de ALV doorpraten.

Financiële stand van zaken

• BN en SR hebben de gebruikelijke financiële doorkijk na het eerste half jaar gemaakt. De inkomsten lopen nog achter bij wat we hebben begroot. Een aantal grotere uitgaves (Wikicon, Wikimania scholarships) gaan echter ook niet door. Daardoor wordt er vooralsnog geen negatief resultaat verwacht. Wel is het verstandig financieel terughoudend te zijn.  
• Het bestuur neemt kennis van het overzicht.

Ontwikkeling nieuwe aanvraag meerjarensubsidie bij WMF

• Eind dit jaar zal WMNL een nieuwe meerjarensubsidie aanvragen bij WMF. Dit is een belangrijk proces met implicaties voor de komende jaren. JdV, MvR en MV (op de achtergrond) bieden aan om met SR mee te kijken/denken bij het formuleren van de aanvraag.

Concept-verslag ALV d.d. 22 april 2023

• De bestuursleden zullen voor 1/7 aangeven of zij akkoord zijn met dit conceptverslag. Daarna wordt het op de wiki geplaatst.

Nieuwe bestuursleden vinden

• JBV maakt een overzicht van gevraagde en al aanwezige vaardigheden.

Activiteiten en community

Verzoek tot ontheffing van uitsluiting van bijeenkomsten conform BVR

• Er is een verzoek ingediend tot ontheffing van uitsluiting van een persoon van WMNL activiteiten  (BVR art.5.5)  
• [I.v.m. vertrouwelijk karakter - het betreft personen - wordt de genotuleerde discussie niet gepubliceerd.]
• Het bestuur wijst het verzoek af. BN zal de betrokkene op de hoogte stellen.

Kwartaalplanning en update over lopende zaken en ontwikkelingen

• SR staat stil bij de belangrijkste activiteiten. JdV geeft een kort verslag van zijn deelname aan de Wikimedia Europe bijeenkomst in Praag.

Rondvraag en sluiting

Er zijn geen vragen en de voorzitter sluit, met dank aan alle aanwezigen, de vergadering om 21.00 uur.