Notulen bestuursvergadering 15 november 2018

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 17 januari 2019.

Notulen bestuursvergadering 15 november 2018

Aanwezig: Frans Grijzenhout (vz FG), Bart Nieuwenhuis (BN), Harriet de Man (HdM) Justus de Bruijn (JdB), Michel Wesseling (MW), Sandra Rientjes (SR) Kirsten Jansen (verslag)

Afwezig: Marike van Roon (met kennisgeving), Mike Nicolaye (zonder kennisgeving)

Plaats: Kantoor WMNL, Utrecht, tijd: 19:30 - 21:30 uur

1. OPENING

• De voorzitter opent de vergadering om 19.33 uur.
• De conceptnotulen van 11 oktober worden goedgekeurd.
• Afsprakenlijst:

-VDA: contact is gelegd. JdB stuurt brief naar IHC. Nog geen reactie op de sponsorbrieven aan de advocaten (MW).

-Bits of Freedom: SR en MW hebben een kennismakingsgesprek gevoerd. Bits of Freedom wordt uitgenodigd om te spreken tijdens de WikiConNL. Kan van de lijst.

-Unesco: HdM was bij de bijeenkomst. De dagvoorzitter is geïnteresseerd in Wikimedia Nederland. SR en HdM gaan een keer koffie met haar drinken. De voorzitter van Unesco Nederland (Andrée van Es) wordt uitgenodigd om te spreken tijdens de WikiCon. Kan van de lijst.

-Legaat: BN heeft de executeur testamentair gesproken. Deze heeft bevestigd dat het legaat inderdaad voor ons bestemd is. Schenker wil anoniem blijven. Het legaat wordt in dank aanvaard. Kan van de agenda.

-Voorbereidingen Wikimedia conferentie: loopt, kan van de lijst.

-Onze steun voor Public Spaces is ook in dank aanvaard door de VPRO. Wij zullen een uitnodiging krijgen als er in de toekomst een bestuursvergadering is en mogen dan aanschuiven. De vraag is wie die gaat afhandelen. SR stelt voor dat het beter is om een bestuurslid te laten doen. Kan van de lijst en op het moment van uitnodiging/contact kijken welk bestuurslid beschikbaar is.

-Vernieuwde statuten: Frans is bij de notaris geweest en de statuten zijn op 11 oktober 2018 verleden.

2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

2.1 Conferentie 8 en 9 maart 2019 (voortgang) Michel

• Het eerder verspreide stuk is aangepast. Het gaat nu over opzet, inhoud en communicatie. Er staan inmiddels zo’n 20 keynote speakers op de lijst. Het organiserend comité zal virtueel regelmatig een uurtje bij elkaar zitten. M.b.t de 2e dag; er wordt z.s.m. geïnventariseerd waar de voorkeur ligt. Er wordt een panel op vrijdag georganiseerd om daarmee een discussie te kunnen houden over open informatie. Er wordt gekeken of er ruimte is voor bijv. een workshop, hackathon, etc. Binnenkort gaat er een call for speakers / ideas uit (presentaties, werksessies, hackathon...) aan de leden, de gemeenschap en de samenwerkingspartners. De locatie (Social Impact Factory) is goed. De locatie wordt gesponsord door Seats2meet.

3. ORGANISATIE EN FINANCIËN

3.1 Organiseren bijeenkomst (“De Salon”) over positionering WMNL (voortgang) Sandra

• HdM heeft SR wat suggesties gemaild. Zij wil ook actief meedenken/doen. Er wordt nog een facilitator gezocht. 15 januari is de voorkeursdatum maar we zijn nog wel enigszins flexibel.

3.2 Verkorte grant aanvraag WMF (ter kennisname) Sandra/Bart

• SR: normaliter gaat de aanvraag via een standaardformulier De procedure is dit jaar anders - het lijkt makkelijker, kost ook minder tijd, maar het is rommeliger. SR en Arne W hebben contact gehad met WMF. In grote lijnen was men akkoord met de eerste opzet van onze aanvraag. Wel is gevraagd een aantal dingen (bijv. personeelskosten) nader uit te werken.
• Eenmaal uitgewerkt wordt de aanvraag geplaatst op Meta. Onze begroting is gemaakt voordat het legaat binnenkwam en staat er dus niet bij. Was geen bezwaar dat deze niet vermeld staat. FG vraagt zich af of WMF dan niet dat geld gaat aftrekken van de grant. Dat is niet de verwachting en is ook bij de donatie van €100.000 in 2017 niet gebeurd.
• Beslissing wordt eind november genomen zodat we naar verwachting eind december het geld zullen ontvangen.

3.3 Bestuursverkiezing 2019 (overleg) Frans

• Bij de komende ALV staan de bestuursverkiezingen op de agenda. FG heeft een tijdpad gemaakt om te inventariseren, etc. In maart moet de kandidaatstelling formeel rond zijn. In principe kan een kandidaat zich nog op het laatste moment, bijv. tijdens de ALV, aanmelden maar dit heeft uiteraard geen voorkeur.
• Kan de ALV van 13 april verplaatst worden naar 20 april? Dit niet handig omdat die zaterdag ligt tussen Goede Vrijdag en Pasen. Eind april is een bestuursweekend. JdB stelt voor om die op 11 mei te houden.
• FG heeft een belrondje gemaakt met de huidige bestuursleden. Alle bestuursleden stellen zich nogmaals verkiesbaar, met uitzondering van HdM. Zij wil wel betrokken blijven bij de vereniging maar niet meer als bestuurslid. Volgens het reglement bestaat het bestuur uit 7 personen. Er is dus in ieder geval één vacature maar we kunnen natuurlijk meerdere kandidaten aan de ALV voordragen.
• Welke expertise vinden we belangrijk. Dit ook met het oog op een eventuele nieuwe voorzitter in 2020. De nieuwe voorzitter moet een bewerker zijn en iemand die draagvlak heeft bij de vereniging. Het moet iemand zijn die goed balans kan houden tussen kantoor, vrijwilligers en leden en weet te verbinden. Tevens is het belangrijk dat hij/zij de relatie met WMF weet goed te houden hoewel SR dit al met verve doet. BN benadrukt dat bestuurlijke ervaring echt belangrijk is. We moeten in ieder geval een oproep doen in de gemeenschap.
• FG benadrukt de veranderingen die Wikimedia internationaal ondergaat. JdB stelt voor om na de Salon nog eens goed na te denken over de te benaderen personen. Eventuele kandidaten zouden uitgenodigd kunnen worden voor de Salon en daarna kan er over hen nagedacht worden. De oproep aan de leden zal uitgedaan worden rond de Salon (15 januari).
• FG zal de notulen en huishoudelijk reglement nakijken op bepalingen rond de termijn van de bestuursleden. Dit om vast te stellen of er toestemming van de leden moet worden gevraagd om bij deze verkiezing enkele bestuurders voor één jaar te benoemen in plaats twee jaar. MW is in zijn algemeenheid voorstander van benoeming voor 2 jaar gezien het kennis/leerproces.

4. RONDVRAAG EN SLUITING

• SR: Op 20 december is het kerstdiner (en dus geen bestuursvergadering). Uitnodiging en bericht over de locatie volgt.
• BN is waarschijnlijk niet aanwezig bij het Kerstdiner. Hij laat dit nog weten.
• FG: Arne en Ciel zijn bezig de Wikizaterdagen te plannen. Twee wikizaterdagen zijn al ingevuld: Nieuwjaarsborrel (12-01), WikiconNL (09-03).
• Aan JdB wordt gevraagd om de bestuursvergaderingen 2019 (6 telefonisch en 4 live) en de ALV te plannen. Ook wordt JdB gevraagd bij het plannen rekening te houden met wanneer er grote stukken zoals begroting, kwartaalplanning, etc.te bespreken zijn. Het heeft de voorkeur om deze ‘live’ te bespreken.
• De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om 21.06 uur.

5. AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
01	15-02-18	SR	Een student inschakelen voor een onderzoek naar lacunes in WP. 12-04-18: voorstel is ingediend. Arne Wossink wordt de projectleider voor deze student.	11-10-18: profiel wordt nu opgesteld.
16	15-02-18	JdB/BN	VDA, resultaat en vervolgstappen: 14-06-2018, contact met VDA is afgerond. Laatste afspraak met bedrijf. SR legt contact tussen VDA, BN en JdB.	15-11-2018: Justus gaat IHC benaderen
42	12-07-18	MW	Notitie MW inzake sponsoring; MW zal de komende maand sponsorwerving actief op zich nemen.	15-11-2018: Brief aan 20 advocatenkantoren is 15 okt verzonden
60	11-10-18	Allen	Kandidaatstelling bestuursverkiezingen 2019.	15-11-2018: Frans heeft alle bestuursleden gesproken. Op Harriët na stelt iedereen zich opnieuw kandidaat
61	11-10-18	Allen	WMNL Salon op 15 januari 2019	Allen: Suggesties voor deelnemers doen
62	15-11-18	FG	Nakijken notulen en huishoudelijke reglement i.v.m. eenmalige verandering termijn bestuursleden van 2 naar 1 jaar.	Frans checkt notulen en HR
63	15-11-18	JdB	Vergaderdata voor volgend jaar plannen	JdB maakt een voorstel
64	15-11-18	FG	Kandidaat bestuursleden benaderen	Na de Salon potentiële kandidaten benaderen en een oproep plaatsen voor de leden.