Notulen bestuursvergadering 16 april 2020

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 11 juni 2020

Notulen bestuursvergadering 16 april 2020

Locatie	Via Google Hangout
Aanvang	19.30 uur
Aanwezig	Frans Grijzenhout (FG), Bart Nieuwenhuis (BN), Jan-Bart de Vreede (JBV), Lizzy Jongma (LJ), Justus de Bruijn (JdB), Lotte Baltussen (kandidaat-bestuurslid) (LB), Sandra Rientjes (SR), Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Afwezig	Michel Wesseling (MW), Marike van Roon (MR)

Opening

FG opent de vergadering en heet iedereen welkom en in het bijzonder Lotte Baltussen die nu als kandidaat-bestuurslid aanwezig is.

Agenda: JdB wil graag nog onderwerpen toevoegen. Punt terreur gerelateerde werken welke in Europa spelen en een ook een punt auteursrechten toevoegen. Bij deze is de agenda vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 26 maart 2020 + actielijst (vaststellen) (JdB)

Accountantsverklaring: de controle is afgerond. De accountant heeft nog een lijst met vragen en volgende week wordt de lijst doorgenomen met KIK, BN en SR en dan is het hopelijk klaar om dit tijdens de bestuursdag van 9 mei a.s. te bespreken.

Actielijst

92 - heeft niet plaatsgevonden. JDB wil kijken hoe dit op te lossen, in ieder geval voor de ALV van september.
101 - ANBI. Dit loopt. Het lijkt complex vanwege de ANBI-status die wij al hebben. Het komt er in het kort op neer dat we voor een culturele status opnieuw een aanvraag moeten doen.
107 - WikiconNL: de zoektocht naar financiering ligt stil en financiële ruimte is er nu niet. Kan voor nu van de lijst en zal volgend jaar opnieuw bekeken worden.
109 - PICA: dit punt er af en punt 113 laten staan.
110 - Contributie: KJ heeft al een lijst met punten voor de ALV aangemaakt. Dit punt staat er ook op. Kan van de actielijst af.
111 - Fondsenwerving: - Familiefonds : zij gaan zich bezinnen op financieringsprioriteiten. De vraag is of wij dan binnen hun kader vallen. Ze willen zich vooral richten op de gevolgen van de corona crisis. We moeten afwachten wat daaruit komt. - Elise Mathilde: De afspraak is uitgesteld. Er is een voorstel gedaan om dan een virtuele kennismaking te organiseren. Daar voelden zij niet veel voor. Punt laten staan.

113 - PICA: Er kan een vernieuwde aanvraag in september gedaan worden. De deadline is 1 oktober a.s. De aanvraag zal niet vergelijkbaar zijn met de eerder ingediende aanvraag. Er zal een kleinere aanvraag gedaan worden. LB verzoekt hierover bijgepraat te worden en geeft aan hierin bij te willen dragen. SR zal hierover contact opnemen met LB. Ook zijn er wel nog wel andere mogelijkheden. Daarnaast is er een kleinere aanvraag in de maak voor OCLC. Deze zal voor max 10.000 euro zijn. DJ en SR zullen dit samen opzetten. LB geeft aan dat het mogelijkerwijs interessant is om met de research group OCLC contact op te nemen. Ook hierin wil zij bijdragen.
114 - Meetings uitzoeken: waar ligt de voorkeur? Vanuit kantoor is er al met Jitsi en Google Hangout gewerkt. Een experiment met een aantal hangouts naast elkaar gaat ook uitgeprobeerd worden. Kennisnet heeft nog wat suggesties gepubliceerd. Deze zullen uitgeprobeerd worden. Punt laten staan.
115 - mail aan leden. Kan er af. Is geaccepteerd.
116 - locaties afzeggen: gedaan. Kan er af.
117 - Advies naar WMF: is verwerkt in het impact report en staat onder twee verschillende onderwerpen genoemd. Dit zal een gezamenlijk project met diverse chapters worden. Punt laten staan.

Bij deze zijn de notulen goedgekeurd en kunnen geplaatst worden op de Verenigingswiki.

Activiteiten en community

Gevolgen Coronavirus voor onze activiteiten + communicatie (SR)

Er zijn diverse activiteiten ontwikkeld. Het gaat heel erg goed, medewerkers werken gewoon door. De eerste online wikizaterdag met 15 deelnemers was heel succesvol en verliep heel soepel. Men wil dit graag herhaald zien en de vraag werd gesteld of dit misschien tweemaal per maand mogelijk is. Die mogelijkheid zou kunnen bestaan als ook het bestuur bereid is om dit te ondersteunen om zodoende te voorkomen dat er veel gevraagd wordt van de kantoormedewerkers. Het bestuur geeft aan graag bereid te zijn hieraan medewerking te verlenen. De ondersteuning zal heel algemeen zijn. Ook wordt er een test gedaan met een uurtje online voor gewoon algemene vragen. Wiki goes Caribbean gaat ook online. Hier wordt enthousiast op gereageerd. DEN geeft online workshops. Er is aan hen gevraagd of zij het leuk vinden om ook een onderwerp Wikipedia te doen. Dit voorstel is goed ontvangen. LB kan hierin wat betekenen bij DEN. Zij heeft daar ook haar contacten. Op de vraag of het bestuur nog meer kan betekenen geeft SR aan: ondersteuning bij alles wat te maken heeft met fondsenwerving zal zeer op prijs gesteld worden.

Update Public Spaces (BN, SR)

BN geeft korte toelichting op hetgeen waar deze organisatie voor staat. Zij hebben een keurmerk ontwikkeld waardoor fake news beter te bestrijden is. De vraag is hoe de samenwerking het best zou kunnen bestaan. Men is nog zoekende hoe het een en ander concreet kan worden. Wat zij voorstellen om de authenticiteit te kunnen waarborgen is interessant maar is nog niet geheel af. WMDE heeft meer de capaciteit om dit soort zaken op te pakken. JdB stelt voor om de ontwikkelingen nauw op de voet te volgen aangezien fake news een grote vlucht neemt. LJ heeft haar twijfels over het door hen ontwikkelde keurmerk. Er is twijfel over de samenwerking vooral als het heel technisch wordt en dan is WMDE meer de aangewezen chapter aangezien daar meer capaciteit is om dit te ondernemen. Het is wel een organisatie die enorm in beweging is en daarmee kan het interessant zijn. SR zal onze interesse overbrengen en ze in contact brengen met de Wikidata staf van WMDE.

Organisatie en financiën

Respons op bericht over de afgelasting van de ALV 18 april 2020 (FG)

Er zijn twee schriftelijke reacties ontvangen met begrip voor ons besluit. Aangezien er geen andere reacties zijn ontvangen kan men concluderen dat de leden instemmen zijn met het voorgestelde in de mail.

Voortgang voorbereiding bestuursdag 9 mei 2020 (JBV, BN)

Binnenkort wordt er een afspraak gemaakt en zal er een concreet voorstel komen. Input wordt gevraagd aan het bestuur. KJ zal zorgen voor een lijst met onderwerpen. FG geeft nog wat tips qua overdracht. Met LB zal op een ander tijdstip een inwerk-moment komen. Zodra het voorstel gereed is zullen JB en BN een mail sturen met daarin de details.

TERREG - respons vanuit WMNL op concept EU richtlijn en andere Brussels zaken (JdB)

JdB zal een lijstje maken van de zaken die op de agenda staan in Brussel en voor ons van belang zijn. Hij zal een overzicht maken van de ontwikkelingen die voor ons interessant zijn en zal een aanbeveling doen hoe wij daar als WMNL aan kunnen bijdragen. Ter bespreking op 9 mei a.s.

Rondvraag en sluiting

Er wordt stilgestaan bij het afscheid van Frans als voorzitter. Justus bedankt Frans uitgebreid voor zijn inzet en zijn vermogen om te verbinden.

Frans op zijn beurt bedankt iedereen voor de samenwerking en heet Jan-Bart welkom als de nieuwe voorzitter.

Hiermee sluit FG de vergadering om 20.35 uur en dankt eenieder voor zijn aanwezigheid en input.

Afspraken en actiepunten

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
92	februari	JBV	Werkgroepen vragen leden te benaderen om deelname in 2020 te bevestigen	26-03-2020: op agenda ALV 26 sept plaatsen 16-04-20: nog niet aan toegekomen
111		SR	Fondsenwerving: Stg Pieter Bastiaan Stg Elise Mathilde	is ingediend afspraak is uitgesteld ivm corona
113		MW/SR	Mogelijke (ver)nieuwde aanvraag indienen bij Stg. PICA?	Deze aanvraag in andere (kleinere) opzet indienen in september. Deadline is 1 okt.
114		Allen	Nadenken/uitzoeken welke opties het beste zijn voor online-meetings (Zoom, Hangout, Jitsi, etc)
117		BN/SR	Advies opstellen naar WMF ivm bevriezen grants	Samen met andere chapters
118		BN/SR	Aanvraag indienen bij OCLC
119		BN	Public Spaces - Gert-Jan Bogaerts	SR zal hen in contact brengen met de Wikidata staf van WMDE
120		KJ	Lijst met onderwerpen voor de Bestuursdag 9 mei sturen naar JBV en BN	17-04-20: concept-agenda gemaakt met voorgestelde onderwerpen en verstuurd
121		JdB	Lijst met ontwikkelingen EU plus aanbeveling hoe hiermee om te gaan tbv bespreking tijdens Bestuursdag 9 mei
122		SR	LB bijpraten over ontwikkelingen rondom PICA en OCLC