Notulen bestuursvergadering 17 januari 2019
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 21 februari 2019.
Notulen bestuursvergadering 17 januari 2019
Aanwezig: Frans Grijzenhout (vz FG), Bart Nieuwenhuis (BN), Marike van Roon (MvR) Justus de Bruijn (JdB), Sandra Rientjes (SR) Kirsten Jansen (verslag)
Afwezig: Michel Wesseling, Harriet de Man (met kennisgeving), Mike Nicolaye (zonder kennisgeving)
Plaats: Kantoor WMNL, Utrecht, tijd: 19:30 - 21:30 uur
1. OPENING
- De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur.
- De conceptnotulen van 15 november 2018 worden goedgekeurd.
Mededelingen:
-SR meldt dat de toezegging voor de WMF-grant 2019 én het geld binnen zijn.
Afsprakenlijst:
-Lacunes WP kan van de lijst. Michel van Kempen UVA (hoogleraar Antilliaanse letteren) komt spreken op de conferentie.
-VDA. JdB heeft een aantal malen gebeld met het beoogde bedrijf maar krijgt geen contact. Maar blijft er achter aan gaan. Belangrijk is te weten hoe komen we binnen. Er komt nog een nieuwe brief.
-Brief advocatenkantoren. Geen reactie ontvangen. Wordt van de lijst afgehaald
-Bestuursverkiezingen: FG gesproken met Lizzy Jongma. Zij wil zich graag kandidaat stellen. Advies gegeven om zich in te lezen en kennis te gaan maken. FG heeft inmiddels ook advies gevraagd aan Jan-Bart de Vreede. Hij is nog niet toe aan een bestuursfunctie maar als er een beroep op hem wordt gedaan dan zegt hij niet onmiddellijk nee. Er moet een oproep gedaan worden aan de leden om zich kandidaat te stellen voor een bestuursfunctie. Deze moet er op korte termijn uit. JdB stelt voor om bij deze oproep ook alvast te melden dat de koers verandert die we gaan varen zodat men wel voorbereid hierop is. Men dient wel enige sociale vaardigheden in huis te hebben. FG stelt een bericht op voor de leden met een oproep om zich kandidaat te stellen; hij zal iets van de richting waar we naartoe gaan melden. Het verzoek is of de kandidaten zich eerst persoonlijk willen melden voor een gesprek met FG en/of JdB.
-Eenmalig moet aan de ALV gevraagd worden om een uitzondering te maken op het HR om 3 mensen voor periode van 1 jaar te kiezen. Daarna kan de termijn van twee jaar gewoon doorlopen.
-Afspraak 64 laten staan.
2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY
2.1 Conferentie 8 en 9 maart 2019 (Bespreken voortgang) Michel
Geen zorgen omtrent de planning van de conferentie. Alles loopt. De 1e dag is gericht op externe partners en er wordt rekening gehouden met absolute beginners. Dag 2 voor de 'incrowd' met workshops, presentaties, schrijfworkshop van Amnesty, etc. Aan bestuur wordt gevraagd om in ieder geval wat ruchtbaarheid te geven.
2.2 Kwartaalrapportage 2019/1 (Bespreken) Sandra
- E-learning module promoten. Loopt niet zo vlot. Is nog een puntje van zorg. Misschien koppelen aan de resultaten van de survey. Deze worden volgende week gedeeld.
- De GLAM programma’s lopen.
- Een verzoek uit de Antillen om daar trainingen te komen geven. Duurt waarschijnlijk 2 weken. Er wordt nu berekend hoe duur dat gaat worden (staat ook niet in de begroting) maar als we serieus hier iets willen doen, dan is 2019 een goed moment. JB: wat is de ambitie? Om mensen aan het schrijven te krijgen over het Caraïbisch gebied. Kan bijv. ook in Papiamento. Hier zou het een mogelijkheid kunnen zijn om subsidie aan te vragen.
- Free knowledge: Big Fat Brussels Meeting in juni.
- Coding Da Vinci: heeft Duitsland bedacht. Collecties van partners worden ge-upload en worden dan bewerkt.
- Governance: accountantscontrole begint volgende maand. Afsluiten jaarrekening 2018 in 1e of 2e week. Arne doet impact-report voor WMF dit jaar. Doet dit na WikiconNL. Germien is begonnen met het verzamelen van gegevens voor het jaarverslag.
2.3 Pica voorstel. (Update stand van zaken)
Veldverkenning consultant: het contract daarmee is beëindigd. Uiteindelijk werkte het niet. Doel van de veldverkenning is om te praten met mensen uit de bibliotheekwereld en in kaart te brengen wat hun verwachtingen zijn van de samenwerking met Wikimedia. We gaan nu een bijeenkomst organiseren om die informatie te verzamelen. Maar er is vertraging ontstaan door contractbeëindiging consultant. Aan Stichting PICA is om uitstel van de einddatum van het project gevraagd.
2.4 Conceptrapportage survey bewerkers Nederlandstalige Wikipedia (Bespreken) Sandra
- Er is een Wiki-zaterdag gepland op 9 februari om de resultaten te bespreken. Een van de onderzoekers van Bureau DUO komt ook. DUO wil graag nog een voorbespreking hebben. JdB heeft interesse. FG ook.
- De resultaten wijken niet heel erg af van 3 jaar geleden. Teleurstellend is dat het aantal vrouwelijke schrijvers niet toeneemt ondanks alle inspanningen om dit te bereiken.
- Interessant is dat de vraag naar mogelijke individuele beperkingen (waar wat zorgen over waren) door 90% van de respondenten is beantwoord. WMNL moet meer aandacht hebben voor de jongeren. Deze weten eigenlijk niet van ons bestaan. Meer onderzoek naar de redenen waarom vrouwen niet/wel meedoen is ook gewenst. SR wil graag een nadere analyse van de mensen die hebben aangegeven een stoornis te hebben in het autistisch spectrum, en van de zeer actieve bewerkers. Wie zijn dat?
- Communicatie: de overlegpagina’s worden het meest gebruikt; De Kroeg werkt ook wel maar wordt door minder dan 50% van de gebruikers bezocht. Er wordt aangegeven dat men geen bezwaar tegen bulkmail vanuit WMNL heeft mits men van tevoren kan aangeven dit wel/niet te willen ontvangen.
- De algehele tendens is wel dat een beginneling niet al te sympathiek wordt ontvangen waardoor de zin om door te pakken snel weg is. Eigenlijk zou iedere nieuwe bewerker een handreiking moeten krijgen middels een begroeting. Dit kan een leuke opdracht zijn voor een Hackaton. Ontwikkel een script voor een begroeting vanuit WMNL die iedere nieuwe bewerker dan ontvangt. En dit ook nog eens te herhalen om zo contact met deze persoon te houden. De resultaten zijn ook internationaal interessant, b.v. voor WMF. Het rapport zal worden vertaald (maar niet bijlage 2).
2.5 Mail Lodewijk (Bespreken) Frans
Bestellen boek No asshole rule, nadenken hoe we dit concreet in actie omzetten. JdB stelt dat dit een proces moet worden waarin mensen voorbereid worden om dit uiteindelijk aan te gaan pakken. Dit neemt tijd in beslag. Voorleggen, stilzitten en kijken wat de reactie vanuit de gemeenschap is. Past dit ook in de conferentie? Overleggen met Arne of dit ook een item is voor WikiconNL.
2.6 Internationale scholarships (Voorstel) Sandra
SR heeft een voorstel gemaakt voor de verdeling van de internationale reisbeurzen. Bestuur gaat hiermee akkoord. Ook dit jaar willen we voorrang geven aan mensen die niet eerder hebben deelgenomen aan een internationaal Wikimedia evenement. Voorstel wordt aangenomen.
3. ORGANISATIE EN FINANCIËN
3.1 Bijeenkomst Salon 15 januari 2019 (Uitwisselen eerste indrukken en bespreken vervolgstappen) Sandra
- De deelnemers waren enthousiast en hebben actief meegedaan aan het uitwisselen van ideeën. Het was een gevarieerd gezelschap. Opzet is geslaagd. Mensen zijn bereid ons te helpen en mee te denken. De moderator zat goed in haar rol.
- Inhoudelijk: er zijn veel ideeën uitgekomen, goede feedback, dingen die vrij makkelijk te implementeren zijn maar ook grote dingen die overleg en voorbereiding vereisen. Nieuwe technologie tbv jongeren. Zorg voor meer beeld en geluid.
- Wat zijn mogelijke volgende stappen? Sandra maakt een verslag dat ook naar de deelnemers gaat. Tijdens de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering kunnen we de resultaten voorleggen aan de leden en om prioritering vragen. Evt een prijsvraag eraan verbinden. Het kan ook een onderwerp voor de bestuursdag zijn. Met een aantal issues is waarschijnlijk al een begin te maken.
3.2 Vergaderdata voor bestuur, ALV en bijeenkomsten (vaststellen) Justus
- Bestuursdag wordt vastgesteld op 11 mei. Misschien weer op Noorderheide?
- Michel Wesseling regelt iets voor het Kerstdiner in Breda.
- Schema opnieuw rondsturen naar alle bestuursleden.
4. RONDVRAAG EN SLUITING
Sandra: Herinrichting kantoor. De kosten zijn wel erg hoog. Het kan goedkoper. Sandra gaat overleggen.
5. AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN
| # | Deadline | Wie | Onderwerp | Status |
| 16 | 15-02-18 | JdB/BN | VDA, resultaat en vervolgstappen: 14-06-2018, contact met VDA is afgerond. Laatste afspraak met bedrijf. SR legt contact tussen VDA, BN en JdB. | 15-11-2018: Justus gaat IHC benaderen |
| 60 | 11-10-18 | Allen | Kandidaatstelling bestuursverkiezingen 2019. | 15-11-2018: Frans heeft alle bestuursleden gesproken. Op Harriët na stelt iedereen zich opnieuw kandidaat |
| 62 | 15-11-18 | FG | Nakijken notulen en huishoudelijke reglement i.v.m. eenmalige verandering termijn bestuursleden van 2 naar 1 jaar.
Frans checkt notulen en HR. |
17-1-2019: Voorstel formuleren voor ALV |
| 63 | 15-11-18 | JdB | Vergaderdata voor volgend jaar plannen. JdB maakt een voorstel | 17-1-2019. Nieuw schema rondsturen. |
| 64 | 15-11-18 | FG | Kandidaat bestuursleden benaderen | Na de Salon potentiële kandidaten benaderen en een oproep plaatsen voor de leden. |
| 65 | 17-01-19 | Allen | Ruchtbaarheid geven aan WikiconNL |