Notulen bestuursvergadering 17 juni 2021

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 17 juni 2021

Locatie	Via Zoom
Tijdstip	19.30 - 21.00
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Lizzy Jongma (LJ), Michel Wesseling (MW), Lotte Baltussen (LB), Heleen Ririassa (HR), Sandra Rientjes (SR), Germien Cox (GC) (sluit aan op punt 2.1), Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)

Opening

Opening

De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om 19.30 uur.

Mededelingen

Er zijn geen mededelingen. De agenda is hierbij vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 20 mei 2021

Enkele opmerkingen zijn nog niet verwerkt in het verslag. KJ zal deze verwerken en de notulen nogmaals voor akkoord naar het bestuur sturen. Note: de notulen zijn daarna per circulaire goedgekeurd.

Actielijst

• 111 - Fondsenwerving: in oktober wordt dit punt weer opgepakt. Wordt nu onderaan de lijst gezet
• 128 - Opzet Meerjarenplan: SR heeft een document gemaakt, woensdag 30 juni zal het concept met een aantal vrijwilligers besproken worden.
• 135 - FG Verbindingspenning: staat ter bespreking op de agenda
• 145 - Strategisch Meerjarenplan: laten staan
• 146 - Vertrouwenscommissie: staat ter bespreking op de agenda
• 147 - Mail naar leden ivm goedkeuring jaarrekening: is 15 juni jl. verstuurd. Punt kan er af.
• 148 - Meervoudig voorstel contributie leden: staat op de agenda ter bespreking, wordt besproken in volgende bestuursvergadering
• 149 - Verslag donateurswerving: staat op de agenda ter bespreking
• 150 - link bijeenkomst Europese chapters naar bestuur: is verstuurd. Punt kan er af.
• 151 - Taakverdeling/profielen sturen naar bestuur: is 21 mei jl verstuurd. Punt kan er af.  Aansluitend hierop wordt aangegeven om een schema te maken wie bij welke bijeenkomst kan aansluiten. Bij volgende bestuursvergadering wordt dit besproken en het schema zal opgesteld worden vanaf 2e helft dit jaar. LB zal een een voorstel doen.

Organisatie en financiën

Presentatie nieuwe website (GC)

• Germien licht de nieuwe website toe. Het bestuur is zeer enthousiast over de nieuwe website. De frisse uitstraling is een grote verbetering. De hoop is om volgende week live te gaan. Germien krijgt de complimenten van het bestuur voor het vele werk wat zij verricht heeft.

Afhandeling ALV

• De notulen kunnen op de Verenigingswiki worden geplaatst.

Vertrouwenscommissie (JBV/SR)

• Voorgesteld wordt om een eenvoudige commissie te vormen met alleen de voorzitter en een ander bestuurslid. Om balans te houden is het goed als dit één van de vrouwelijke bestuursleden zou zijn. De directeur kan problemen waar veel persoonlijke/vertrouwelijke aspecten bij spelen voorleggen aan de vertrouwenscommissie. Op deze manier zal voorkomen worden dat dergelijke problemen breeduit bij het bestuur aangekaart wordt. Mochten er problemen zijn aangaande de directeur, kunnen de medewerkers dit rechtstreeks met de vertrouwenscommissie bespreken. LJ geeft aan zitting te willen nemen in de commissie. Het bestuur stemt unaniem in met JBV en LJ als vertrouwenscommissie. Voor de precieze omschrijving van bevoegdheden, etc. zal JBV met SR nog een opzet maken.

Vrijstelling contributie voor actieve Wikimedianen. (BN/JdB)

• Meervoudig voorstel vrijstelling contributie Dit punt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering van 22 juli a.s.

Voortgang ontwikkeling meerjarenstrategie (SR/JBV)

• Dit wordt vrij pragmatisch aangepakt. Er is gekeken naar de vorige meerjarenstrategie en is gebruikt als basis. Daar zijn de aanbevelingen van de WMF vanuit de movement strategy naast gelegd en gekeken wat voor WMNL relevant is en waar wij als chapter echt een bijdrage kunnen leveren. Dat levert een degelijke basis op de meerjarenstrategie op te bouwen. Er ligt wel enige tijdsdruk op omdat zowel het jaarplan als de meerjarenstrategie moeten worden voorgelegd aan de ALV in september. Ook zal op basis hiervan de aanvraag voor de WMF subsidie gedaan worden. Wat betreft de financieringsaanvraag wil SR een 0,5 - 1ft hogere aanvraag doen. Dat is max. 20% meer dan de gebruikelijke aanvraag. Voorgesteld wordt om te benadrukken dat wij al jarenlang veel tijd investeren in  diversiteit en equity en meer capaciteit nodig hebben om dit uit te bouwen.

Activiteiten en Community

Update over lopende zaken en ontwikkelingen (JdB/SR)

• er is veel persaandacht op dit moment vanwege 20 jaar Nederlandstalige Wikipedia. Er zijn interviewaanvragen gedaan door EenVandaag, Trouw, De Telegraaf, Parool en NU.nl, Radio Veronica en mogelijk Radio1.  Opvallend is dat de toon veel positiever is dan in het verleden.
• 14 augustus a.s.  zal er voor het eerst weer een WikiMeet georganiseerd worden ter gelegenheid van Wikimania.

Update BVR

• LB: het onderwerp ongewenst gedrag is aan de orde geweest, dit moest men definiëren en er is nagedacht over handhaving, wat zijn de consequenties. Daar wordt in een volgende bijeenkomst verder over nagedacht. Daarna gaan we z.s.m. naar de gemeenschap (concept) met de vraag of zij ook expliciet aandacht willen geven aan de onderwerpen waarmee op dit moment door de werkgroep ook mee geworsteld wordt, zoals welke activiteiten binnen de grenzen van WMNL vallen en hoe de BVR wordt gehandhaafd wanneer er sprake is van een activiteit op locatie bij een partner. Het proces verloopt goed en in goede sfeer. De werkgroep is op de goede weg. Het streven is om dit op de volgende ALV te kunnen presenteren.

Update stand van zaken Donateurswerving (MW)

• De afgelopen maanden heeft er een pilot gedraaid om er achter te komen of er 1. geefbereidheid was en 2. wat men van Wikipedia vindt. Geefbereidheid is er maar op het moment van doneren haakt men af. Aan WWAV en Kien is gevraagd om dat te analyseren en ons daarover te adviseren. Op dat advies wordt nog gewacht. Dan kan er besloten worden of er daadwerkelijk een donatiecampagne gestart kan worden. Er worden zorgen geuit aangaande de banner en of dat invloed heeft op de donatiecampagne. Worden mensen niet overvraagd op deze manier? De banner is wereldwijd en de donatiecampagne is lokaal. De overtuiging is dat het goed verklaarbaar is en dat het geen negatieve invloed zal hebben. HR zal een concept opstellen om - mochten er vragen komen - dit op de juiste manier te kunnen beantwoorden. JBV zal een afspraak maken met HR om toe te lichten hoe de banner werkt.

Internationale Ontwikkelingen

• SWAN:
  • Regional committees: het idee is om niet 1 club te hebben die aanvragen van verschillende affiliates goedkeurt en het geld uitkeert maar dat dat gebeurt via regionale committees. Dit omdat zij beter weten wat er speelt en daar de beslissing beter op kunnen baseren. Daar is een begin mee gemaakt.
  • Er is door WMF een Global Knowledge Equity Fund gestart dat subsidies geeft om knowledge equity te promoten
  • De WMF bestuursverkiezingen zijn besproken
  • Er vormt zich een discussie over wie de Movement charter gaat schrijven. Positief is dat sinds het vertrek van Katherine Maher de WMF meer vaart wordt gemaakt met het implementeren van dit soort zaken.
  • Daarnaast is bekend gemaakt dat de voorzitster van de Raad van Bestuur twee maanden eerder dan verwacht ook is afgetreden.
• European affiliates; komen eens in de drie maanden bij elkaar om te bespreken wat er praktisch gedaan kan worden.

Europese Lobby: update (JdB)

• De wetgeving uit de Europese richtlijnen wordt omgezet naar Nederlands recht. Daar zijn bepaalde belangen van Wikimedia in het geding en het is nog niet helemaal duidelijk wat de taakstelling van de  beheersorganisaties is.  Er is overleg met Open Nederland om de samenwerking te stroomlijnen.  Vanuit de werkgroep wordt de aandacht nu gericht op de TERREG richtlijn. Conclusie momenteel is dat we weinig invloed kunnen uitoefenen. Er moet meer structuur komen en een betere rolverdeling zodat er beter geacteerd kan worden op de gang van zaken. JBV maakt een afspraak voor een bijeenkomst met alle betrokken personen. SR kan ook vanaf september inspringen.

Bespreking verdeling taken bestuursleden (JBV)

• Wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering van 22 juli a.s.

Voorstel WMNL verbindingsprijs

Bespreken ideeën/suggesties

• Wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering van 22 juli a.s. MW verzoekt een ieder het stuk van commentaar te voorzien om het daarna met FG te kunnen bespreken. Alle input is welkom.

Rondvraag en sluiting

Er zijn geen vragen. Met dank aan alle aanwezigen sluit de voorzitter de vergadering om 21.05 uur.

Afspraken en Besluitenlijst

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
111		JBV/FG	Fondsenwerving: Stg Elise Mathilde	Afspraak is uitgesteld ivm corona. FG zal een mail sturen om een afspraak te plannen. 16/9 begin sept verzonden, nog geen antw JB checkt met Frans - loopt 21/1 - JBV heeft het besproken met FG. Het heeft geen nut om digitaal te bespreken. Zodra het kan, maakt hij een afspraak 18/3: loopt. Punt blijft staan ter kennisgeving 20/5: Punt blijft staan 17/6: in oktober dit punt weer oppakken
128		JBV/SR	Een opzet te maken waarmee WMNL haar meerjarenplan kan laten aansluiten op hetgeen er nu ligt aan aanbevelingen vanuit de Foundation.	20-08-20: Loopt 26-11: loopt 18/2: is doorgesproken. Opzet gemaakt. 21/1: loopt 18/3: is meegenomen in de aankondiging ALV en zal nogmaals meegenomen worden in de felicitatiemail (WMNL 15 jaar) naar de leden. 20/5: FG en JdB sluiten aan om hieraan mee te werken.
135		MW	Frans Grijzenhout Verbindingspenning	20/5: MW vraagt aan de bestuursleden om commentaar op het door Frans en hem geformuleerde voorstel en suggesties voor juryleden.
145		JBV	Strategisch Meerjarenplan oproep uitsturen aan community om mee te denken	18/3: oproep zal meegenomen worden in de felicitatiemail (WMNL 15 jaar) en uitnodiging ALV 20/5: er wordt een werkgroep gevormd
146		JdB/LJ	Vertrouwenscommissie conceptplan opstellen t.b.v. invulling van deze positie	18/3: is in progressie 20/5: JBV en SR zullen een opzet maken
147		JBV/BN?	Mail naar de leden dat de jaarrekening 2020 is goedgekeurd	15/6 verstuurd
148		BN/JdB	Meervoudig voorstel vrijstelling contributie
149		MW	Verslag donateurswerving
150		JBV	Link bijeenkomst Europese chapters en affiliates naar bestuur sturen om evt. aan te sluiten	gedaan
151		KJ	Taakverdeling en profielen naar bestuur sturen	21/5 gedaan