Notulen bestuursvergadering 18 februari 2021

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 18 februari 2021

Locatie	Online via Google Meet
Tijdstip	19.30 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (voorzitter) (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Michel Wesseling (MW), Lizzy Jongma (LJ), Lotte Baltussen (LB), Heleen Ririassa (kandidaat-bestuurslid) (HR), Sandra Rientjes (S), Kirsten Jansen (veslaglegging) (KJ)

Opening

Opening

• De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom
• Bij de vergadering aanwezig is Heleen Ririassa (HR), mogelijk kandidaat bestuurslid

Mededelingen

• Er zijn geen mededelingen. De agenda wordt hierbij vastgesteld.

Conceptverslag bestuursvergadering 21 januari 2021

• De notulen zijn per circulaire vastgesteld.

Actielijst

• 92 - Werkgroepen. Punt kan er af.
• 111 - Stg Elise Mathilde. Punt laten staan.
• 129 - Team Drive loopt.
• 128 - Meerjarenplan. JBV zal een document schrijven. Dit meedelen tijdens de ALV in april en tijdens de ALV september een meerjarenplan indienen. Ook wordt een oproep gedaan naar vrijwilligers met het verzoek of zij ook mee willen schrijven. Financiering wordt daarin ook meegenomen.
• 135 - Verbindingspenning. Er is gesproken met FG. Het idee is om een onderscheiding toe te kennen aan iemand of een organisatie die zich verdienstelijk heeft gemaakt om verbinding te maken buiten de Wikimedia community (bijv. bibliotheken, Open Nederland, Public Spaces). Bekendheid zal worden verworven bij open sources buiten de community. Er zal op worden toegezien geen overlap te hebben met de wiki Uilen. Tijdens de Wikicon zal aandacht aan deze onderscheiding worden besteed door bijv. de genomineerden een pitch te laten doen en/of de winnaar te laten spreken. Er wordt nog gezocht naar juryleden binnen en buiten Wikimedia. Hopelijk kan de eerste verbindingspenning tijdens de Wikicon 2021uitgereikt worden.
• 138 - DSM. afgehandeld. Punt kan er af.
• 139 - aangifte is gedaan. Utrecht gaat het overdragen aan de gemeente waar meerdere aangiftes zijn. Punt kan er af.
• 140 - Vertrouwenscommissie. Staat op de agenda. Laten staan.
• 141 - Data bijeenkomsten. Afgehandeld. Punt kan er af.
• 142 - Europese bijeenkomst. Zal nog worden verstuurd. JBV heeft de uitnodiging ten tijde van de vergadering verstuurd. Punt kan er af.

Organisatie en financiën

Introductie Heleen Ririassa, mogelijk nieuw bestuurslid

• HR stelt zich voor en legt haar beweegredenen uit. Wat haar vooral enthousiasmeert is het feit dat je als bestuurslid van Wikimedia Nederland actief kunt meedenken en meedoen. Zij heeft veel marketingkennis wat behulpzaam kan zijn bij de donateurswervingsactie.

Vacatures bestuur

• JBV legt nog even kort de procedure uit. De komende ALV op 17 april zijn er weer bestuursverkiezingen. De situatie is nu dat van twee bestuursleden de termijn in 2022 afloopt, en vier bestuursleden nu (2021) herkiesbaar zijn. Mocht HR toetreden voor twee jaar dan zijn er over twee jaar vijf posities tegelijk verkiesbaar. Het voorstel is om bij deze verkiezingen óf HR óf een ander bestuurslid voor één jaar aan te stellen om continuïteit van bestuur te waarborgen. Dan zou het als volgt gaan: vier kandidaten stellen zich nu verkiesbaar voor twee jaar en één kandidaat voor één jaar. LJ en BN willen zich wel voor één jaar verkiesbaar stellen.

• De volgende posities zijn binnen het bestuur te verdelen: voorzitter, penningmeester, secretaris en twee als bestuurslid. JBV zal individueel met iedereen spreken en de oproep zal gedaan worden dat er verkiezingen aankomen en men zich kandidaat kan stellen.

Strategische Meerjarenplan

• JBV wil graag dat er 2 bestuursleden meeschrijven aan het Strategisch Meerjarenplan en zal ook een oproep doen aan de community om mee te denken. LB geeft aan dit, wegens tijdsgebrek, niet te kunnen, maar wil wel meedenken over specifieke gedeelten (erfgoed). BN en MW geven aan mee te willen doen.

Update Grantmaking strategie WMF

WMF gaat dit jaar de structuur voor grants (subsidies) wijzigen. Dit heeft mogelijk ook gevolgen voor de Annual Plan Grant, de belangrijkste inkomstenbron voor

• SR: WMF is bezig met het herzien van de Grantmaking structuur om klaar te zijn voor de implementatie van de Movement Strategy. Het nieuwe hoofd van het grantmaking team, Kassia Echavarri-Queen, heeft het degelijk opgepakt. De Grants zijn nu verdeeld over drie structuren: 1. Movement Structure, waaronder chapters 2. Ecosystem: waaronder ook financiering buiten de Wikimediabeweging. 3. Technology: alles wat te maken heeft met de technologische ontwikkeling. Men streeft naar een cultuuromslag waarbij men streeft naar financiering van organisaties op basis van vertrouwen. Ook wil men meer regionaal financieren. Ook is er voorgesteld om meerjarenfinanciering te geven. WMF wil dat dit ingaat in het 1e kwartaal van het financiële jaar van WMF. Dat zou zijn per 1 juli 2021.

• MW vindt de termijn wel kort, mochten er veranderingen doorgevoerd worden.

• SR: WMF heeft in het verleden aangegeven dat wanneer er grote veranderingen doorgevoerd worden in de financiering van chapters, zij chapters twee jaar geven om zich aan te passen. LB vraagt of dit meegenomen moet worden in het meerjarenplan of is daar nog geen noodzaak voor.
• JBV geeft aan dat er nog tijd is voor aanpassingen.
• BN: zolang er geen duidelijkheden zijn, kun je geen goed financieel beleid opstellen. Er zit nog veel onzekerheid. Kassia Echavarri is bereid om met besturen te praten om te horen waar eventueel knelpunten zouden zitten. JBV: deze ontwikkeling moeten we goed in de gaten houden en gebruik maken van het aanbod om met Kassia te praten zodat BN zich hier goed op kan oriënteren vwb het financieel beleid.

Vertrouwenscommissie benoemen (2 bestuursleden)

In de vorige vergadering is geopperd om een vertrouwenscommissie uit het bestuur te benoemen voor de afhandeling van privacy-gevoelige zaken.

• JdB en LJ bieden zich aan. JBV stelt voor dat zij zich gaan beraden over de invulling van deze positie en dit met Sandra bespreken. Er zal daarna een conceptplan opgesteld worden.

Activiteiten en Community

Update over lopende zaken en ontwikkelingen

• Er wordt een Seminar reeks met OCLC (Wikimedia-projecten en bibliotheken) georganiseerd. Voor Internationale Vrouwendag wordt een gezamenlijke WikiZaterdag georganiseerd samen met Gendergap en WGC. Sandra Fauconnier is bezig met de opstart masterclass Deel Je Data-Koloniaal erfgoed. Er zijn diverse stagiaires van de vertaalschool aan de slag en een stagiaire vertaalt van het Nederlands naar het Italiaans, in samenwerking met Wikimedia Italië. Met Wikimedia Indonesië gaan we ook een gezamenlijke WikiZaterdag organiseren en mogelijk een seminar over samenwerking met GLAM-instellingen. Daarnaast zijn we druk met de website en donateurswerving.

Update stand van zaken Donateurswerving

• We zitten in de laatste fase van de voorbereidingen van de pilot. De planning is dat deze over ongeveer tien dagen van start gaat en drie weken zal lopen. Eenmaal per week zal er een overleg zijn om te kijken of we de doelgroep kunnen versmallen. Doelstelling van de pilot is om via diverse vragen na te gaan welke doelgroep de grootste bereidheid toont om te doneren. Aan het eind van een enquête over Wikipedia komt de vraag: zou je Wikipedia willen helpen? (via doneren of als vrijwilliger). De pilot zal gaan draaien op de oude website. Het is misschien nodig om te veranderen van betalingssysteem (Pay naar Mollie). Er zal dan ook de mogelijkheid komen om via incasso te kunnen doneren.

Internationale Ontwikkelingen

• SWAN Er moet een interim global council gevormd worden. Dat is een lastig verhaal. Bedacht is om terug te vallen op de negen werkgroepen die eerder de strategische aanbevelingen hebben geschreven. Dit wordt zondag 21 februari besproken. Bestuur kan de SWAN bijeenkomsten ook bijwonen mocht daar behoefte aan zijn.

• European Meeting Besloten is dat men niet op de route van besluitvorming gaat zitten maar meer op uitvoerende taken. Er zal een website worden ontwikkeld waar alles te vinden is in het kader van bijv opleiding voor governance, cursussen, etc. Zaterdag 20 februari wordt dit besproken. Het bestuur heeft de uitnodiging ontvangen om hierbij aanwezig te zijn. WMDE is een grote ondersteuning in facilitair meedenken.

Update Europese lobby

Nieuwe Auteursrechtenwet: statement en strategie

• Er is nu consensus in de werkgroep over de brief. LB: de intentie is om dit publiek te maken en met OCW in gesprek te komen. De verwachting is dat door de aanpassingen die zijn doorgevoerd in het document, een gesprek met OCW een scherpere invalshoek krijgt en wij onze belangen goed kunnen behartigen vanuit de Wikimediagemeenschap. Het bestuur gaat akkoord met de inhoud en het publiceren van dit document. Een snelle actie is vereist omdat OCW nu bezig is met het organiseren van de stakeholdergesprekken. Met Germien zal overlegd worden welke kanalen gebruikt zullen worden om aandacht te vragen voor dit document.

Terugkoppeling WikiZaterdag

Planning Wikicon, Techstorm etc.

• Vanwege Corona richten we ons op het najaar met het organiseren van fysieke bijeenkomsten. De Wikicon zou in de zomer online georganiseerd kunnen worden. De suggesties werden gedaan om verschillende bijeenkomsten te organiseren van ong 1,5 uur met diverse thema's. Besloten wordt om in maart hierop terug te komen. Ook werd de suggestie gedaan om software aan te schaffen waardoor er ook een informele setting gecreëerd kan worden. Een voorbeeld hiervan is Wonder.me. Men kan dan makkelijker switchen van ‘breakout room’. Bestuur gaat akkoord met het opzetten van Wikicon op deze manier. Voor Wiki loves… blijft het lastig om vrijwilligers te vinden die dit willen trekken. Michel geeft aan een rol te willen spelen in de organisatie van de WikiCon.

Rondvraag en sluiting

HR: vraagt of zij tot aan de ALV stukken moet doorlezen. Zij zal de stukken toegestuurd krijgen en kan als kandidaat-bestuurslid meekijken.

De voorzitter dankt iedereen voor zijn/haar aanwezigheid en input en sluit de vergadering om 21.00 uur.

Actiepunten & Besluitenlijst

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
111		JBV/FG	Fondsenwerving: Stg Elise Mathilde	Afspraak is uitgesteld ivm corona. FG zal een mail sturen om een afspraak te plannen. 16/9 begin sept verzonden, nog geen antw JB checkt met Frans - loopt 21/1 - JBV heeft het besproken met FG. Het heeft geen nut om digitaal te bespreken. Zodra het kan, maakt hij een afspraak
128		JBV/SR	Een opzet te maken waarmee WMNL haar meerjarenplan kan laten aansluiten op hetgeen er nu ligt aan aanbevelingen vanuit de Foundation.	20-08-20: Loopt 26-11: loopt 18/2: is doorgesproken. Opzet gemaakt. 21/1: loopt
129		JBV/KJ	Opzetten teamdrive	20-08-20: nog niet aan toegekomen 21/1 - Siebrand is benaderd. Wordt opgepakt met KJ
135		MW	Frans Grijzenhout Verbindingspenning	nog in werking 21/1 - MW zal contact opnemen met FG 18/2 - Overleg met FG, loopt
140		Allen	Benoeming 2 bestuursleden als vertrouwenscommissie inzake precaire kwesties	18/2: JdB en LJ bieden zich aan en zullen een conceptplan opstellen.
143		JBV	Bestuursverkiezing: individueel met huidige bestuursleden spreken community: aankondiging bestuursverkiezing + kandidaatstelling
144		MW	ALV stemtool
145		JBV	Strategisch Meerjarenplan oproep uitsturen aan community om mee te denken
146		JdB/LJ	Vertrouwenscommissie conceptplan opstellen t.b.v. invulling van deze positie
147		MW	Wikicon