Notulen bestuursvergadering 20 februari 2023

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 20 februari 2023

Locatie	WMNL kantoor te Utrecht
Tijdstip	19.30 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JdV), Michel Wesseling (MW), Bart Nieuwenhuis (BN), Heleen Ririassa (HR), Lizzy Jongma (LJ), Marike van Roon (MvR), Migiza Victoriashoop (MV) Sandra Rientjes (SR) (verslag)

Opening

De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om 19.30 uur.

Mededelingen

Er zijn geen mededelingen, hierbij is de agenda vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 19 januari 2023

Het verslag wordt goedgekeurd en zal op de Verenigingswiki worden geplaatst.

Actielijst d.d. 19-01-23

166. Verzuimverzekering - Sandra heeft nu alle offertes ontvangen. Ze deelt de link met het bestuur. Ze maakt een voorstel voor Jan-Bart en Bart. Komt de volgende vergadering terug
167. Salarishuis WMNL wordt doorgeschoven naar Q2.
169. Procedure goedkeuren notulen. De notulen zullen korter worden, vooral gericht op vastleggen besluiten en afspraken. Hopelijk leidt dit tot minder discussie en vragen in de goedkeuringsronde.
170. Jaarverslag publieksversie - Sandra deelt link naar publieksverslag WMUK. Kantoor ontwikkelt ideeën voor een publieksverslag van max 6 pagina’s. MvR kijkt mee.

Organisatie en Financiën

Beleid Vriendelijke Ruimtes

Aanwijzen bestuurslid met portefeuille BVR.
De werklast wordt ingeschat op 16u per jaar, maar is sterk afhankelijk van het aantal incidenten en de complexiteit. JB vraagt de overige bestuursleden erover na te denken en contact (via app, telefoon of mail) met hem op te nemen als er vragen of twijfels zijn. In de volgende vergadering nemen we een besluit. In de tussentijd zal Jan-Bart interesse peilen.

Discussie: Wat voor bestuur willen we zijn?

De notitie wordt besproken. Hoofdpunten zijn:

Zijn we het eens dat we een bestuur op afstand willen zijn?
Hoe kunnen we die ambitie combineren met wat het kantoor nodig heeft?
Hoe kunnen we onze rol als bestuurder gescheiden houden van onze bijdragen als vrijwilliger?
Zonder in al te veel detail te treden: hoe zorgen we dat de basis van professioneel bestuur op orde is en we elkaar hier ook op aan kunnen spreken?

Het onderwerp heeft twee dimensies: de procesmatige/zakelijke kant van het functioneren van het bestuur en de intermenselijke/sociale kant. Dit laatste is niet in het stuk gevangen terwijl sommige bestuursleden juist met deze kant problemen ervaren. Geconstateerd wordt dat het bestuur nog geen echt team is. Externe begeleiding voor dit proces zou kunnen helpen, evenals meer aandacht voor inhoudelijke en sociale aspecten tijdens het overleg.

Concreet wordt afgesproken:

stukken die op de agenda komen moeten ‘besluitvormingsklaar’ zijn. Aangetekend wordt dat dit voor stukken als jaarverslag, jaarrekening en jaarplan al goed loopt.
punten kunnen ook ter informatie of ter bespreking worden geagendeerd; in de volgende vergadering kan daarover dan een besluit worden genomen.
duidelijker zijn over verwachtingen.
meer tijd nemen voor wezenlijke, inhoudelijke discussies.
het bestuur heeft naar de directeur toe een belangrijke rol als adviseur en sparring partner; daarnaast zijn ook de persoonlijke en professionele netwerken van het bestuur relevant
de bestuursdag wordt belangrijker en moet ook over inhoudelijke dingen gaan; we besluiten om te onderzoeken of op korte termijn een bestuursdag kan worden georganiseerd. Jan-Bart zegt toe dit verder uit te werken.
oog houden voor de mogelijkheid om de vergaderfrequentie te verminderen. Jan-Bart zal dit samen met Michel en Sandra verkennen.

Update over heisessie kantoor

Het kantoor heeft in december gebrainstormd over eigen functioneren, positie in de Wikimedia organisatie en ‘herijking’. Dit heeft energie gegeven aan het team. Momenteel wordt in themasessies ingezoomd op onderwerpen als financieel beheer, vrijwilligerswerving, omgaan met privacy en AVG, grote evenementen etc.

Communicatiestrategie - voortgang

MV en HR geven tussentijds commentaar op de communicatiestrategie, die stapsgewijs wordt ontwikkeld. Het proces vordert nu goed.

Activiteiten en Community

Partnering met PublicSpaces

Vanuit het perspectief van WMNL is Public Spaces een sympathieke en geestverwante organisatie, die zich ontwikkelt in een richting die wat meer afstand heeft van de Wikimediabeweging. Aangaan van een betaald lidmaatschap is niet gewenst. Een vorm van endorsement (supporting partnership) zou wel passen. Bart koppelt terug naar Public Spaces.

Kwartaalplanning

Bespreking uitgesteld naar volgende vergadering.

Grote evenementen 2023

Wegens tijdgebrek wordt dit punt niet behandeld. SR zal een schriftelijke ronde starten over hoe we met gemeenschap/partners het gesprek kunnen aangaan over de toekomst van grote evenementen als Wikicon/Hackathon/Techstorm.

Update over lopende zaken en ontwikkelingen

Niet behandeld.

Rondvraag en sluiting

Geen punten voor de rondvraag.

Afspraken en actielijst

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
166		SR	Uitzoeken verzuimverzekering. Sandra vraagt offertes aan - brengt advies uit aan BN en JdV. Proces inzichtelijk via Drive	19/1/23 Overgedragen aan Sandra 20/2/23 Sandra heeft nu alle offertes ontvangen. Ze deelt de link met het bestuur. Ze maakt een voorstel voor Jan-Bart en Bart. Komt de volgende vergadering terug
146		LJ JdV/SR	Vertrouwenscommissie inrichten Conceptplan opstellen t.b.v. invulling van deze positie	7/7/22 is in progressie maar wacht op BVR
167	Q2	SR	Check of salarishuis WMNL nog adequaat is	20/2/23: uitstellen tot Q2 ivm werkdruk kantoor in Q1
169	februari	JdV/MW	Verbeteren procedure goedkeuren notulen ivm het online wijzigen van notulen.	20/2/23: notulen zijn korter en bondiger; hopelijk leidt dat tot minder commentaren.
170	februari	SR (MW, MvR)	Kijken wat er mogelijk is om een leesbaarder versie van jaarverslag 2022 te produceren	20/2/23: Sandra deelt link naar publieksverslag WMUK. Kantoor ontwikkelt ideeën voor een publieksverslag van max 6 pagina’s. MvR kijkt mee.
171	februari	(allen)	Benoemen bestuurslid BVR	20/2/23: Jan-Bart vraagt iedereen om na te denken en zich kandidaat te stellen
172	1 april	SR	Voorbereiden invoering Beleid Vriendelijke Ruimtes
175	april 2023	JdV	Voorbereiden bestuurdersdag
176	2023	JdV/MW	Vergaderfrequentie bestuur verlagen
177	31/3/23	BN	Public Spaces informeren dat WMNL zich terugtrekt als partner maar wel aangehaakt wil blijven