Notulen bestuursvergadering 21 februari 2019

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 28 maart 2019.

Notulen bestuursvergadering 21 februari 2019

Aanwezig: Frans Grijzenhout (vz FG), Bart Nieuwenhuis (BN), Marike van Roon (MvR) Justus de Bruijn (JdB), Sandra Rientjes (SR) Kirsten Jansen (verslag)

Afwezig: Marike van Roon, Harriet de Man (met kennisgeving), Mike Nicolaye (zonder kennisgeving)

Plaats: Telefonisch, tijd: 19:30 - 21:30 uur

1. OPENING

1.1 De voorzitter opent de vergadering om 19.33 uur en heet iedereen van harte welkom.

1.2 Concept-notulen van 17 januari 2019 worden goedgekeurd.

2.4 opmerking MW: Deze is afgehandeld.

Afsprakenlijst:

Punt 16: VDA: JdB gaat daar deze week achter aan.
Punt 60. Kandidaatstelling: Mike heeft zich teruggetrokken. Vijf bestuursleden gaan verder en twee nieuwe kandidaten gevonden. Punt kan van de lijst.
Punt 62: Nakijken notulen eenmalige verandering: op pagina waar kandidaatstelling bevestigd wordt heeft FG een opmerking geplaatst. Punt kan van de agenda. Om het ‘gestaffeld kiezen’ van bestuursleden te introduceren is het nodig dat van de zittende bestuursleden nog iemand bereid is zich in principe voor één jaar verkiesbaar te stellen. Michel wil zich wel voor één jaar kandidaat stellen en is daarna weer voor 2 jaar herkiesbaar.
Punt 63: Schema vergaderdata is gemaakt, kan van de lijst af.
Punt 64: Kandidaten benaderen is gebeurd en kan van de lijst. Er is een mail verzonden naar alle leden, maar tot nu toe zijn er geen reacties gekomen. In de nieuwsbrief van maart zal een herinnering aan de ALV en “u kunt zich kandidaat stellen” opgenomen worden. Mochten er nog aanmeldingen binnenkomen, dan zullen Frans en Justus eerst een gesprek voeren. In de actielijst dit punt meenemen.
Punt 65: blijft staan.

2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

2.1 Voorstel gendergap groep om een hackathon te organiseren, te financieren uit de donatie van €100.000 uit 2017 (besluit nemen) Sandra

MW: voor bezoek aan Antillen en de gendergap hackathon is misschien externe funding te vinden.
BN: dit stond niet in de begroting. Als we dit willen uitleggen aan ALV moet er een goed verhaal komen.
SR: het staat inderdaad niet in de begroting. Op achtergrond speelt mee dat de 100.000,- donatie deels bedoeld was voor gendergap activiteiten. Tijdens de ALV is gevraagd of men daar weer een beroep op zou kunnen doen. De begroting is hoger dan die van de eerdere hackathons omdat men de kosten van huur locatie (€ 6000,-) heeft meegenomen. Mogelijk kunnen we weer een beroep doen op een van onze partners om de locatie als donatie in natura ter beschikking te stellen.
SR zit een beetje met het feit dat er voor het najaar ook een Coding Da Vinci hackathon staat gepland: twee hackatons in korte tijd is niet wenselijk omdat ze (deels) dezelfde deelnemers aanspreken. En op kantoor is er te weinig fte om twee hackatons te begeleiden. Bijkomend probleem is dat het aantal vrijwilligers van de gendergap groep is verminderd doordat enkele vrijwilligers nu bezig zijn met andere projecten.
Voorstel: Coding Da Vinci en Techstorm tot elkaar laten komen en kijken of men tot een gezamenlijk project kan komen. Daarna een aangepast voorstel indienen in bestuursvergadering maart en dan een besluit nemen. Mocht dat niet lukken vanwege uiteenlopende doelstellingen, is er het alternatief om de gendergap hackathon te verplaatsen naar 2020. Dit dan wel meenemen in de begroting voor 2020. (SR)

2.2 Planning ontwikkeling nieuwe website (ter info) Sandra

NB. I.v.m. vertrek Arne is start vertraagd tot na de WikiconNL

Voorgenomen projectplanning Is er een dringende reden om het nu te doen of kan er een uitstel zijn? Website doet het nog wel maar er zijn wel verouderingen te constateren. Er is geen beletsel om de eindoplevering het over het jaar heen te tillen en dat kan een uitkomst zijn.

2.3 Conferentie 8 en 9 maart 2019 (Bespreken voortgang) Michel

Programma: loopt. Zoals het er nu uitziet, wordt er een gevarieerd en interessant programma aangeboden. Opening dag 1 Frans, sluiting dag 1 Michel Opening dag 2 Michel, sluiting dag 2 Frans en Sandra. Fotograaf des Vaderlands rondt dag 2 af in plenaire sessie.
Werkdocument: hierin vindt men alle links naar de relevante documenten. Er zijn behoorlijk wat aanmeldingen. Beide dagen zijn goed gevuld met deelnemers.

2.4 Training- en partnership-ontwikkeling op de Antillen (besluit nemen) Sandra

Vanuit onze partners op de Antillen is het verzoek gekomen om op Aruba, Bonaire en Curaçao een serie trainingen en workshops te organiseren. Dit idee is verder uitgewerkt en begroot.
Voorstel en begroting Ook dit is niet begroot. Voorstel komt vanuit de Antillen. Het is veel geld, verblijfs- kosten kunnen iets minder maar op de vluchten kun je niet meer bezuinigen. Het programma duurt twee weken; voor twee mensen wordt het waarschijnlijk iets te veel vandaar dat er drie personen zijn opgevoerd. Men kan de activiteiten dan onderling wat verdelen.
Bestuur is positief over dit voorstel. Het zou vanuit het legaat 2018 gefinancierd kunnen worden. De relatie met de GLAM-partners kan verbeterd worden. MW stelt voor het GO-fonds te benaderen voor financiering. SR zal een voorstel schrijven waarin de relatie met de GLAM-partners benadrukt wordt; MW kent het bestuur en kan het aan hen voorleggen met het verzoek na te denken over een subsidiebedrag.
Aan wie wordt gedacht: Daniëlle Jansen (projectleider Wiki goes Caribbean), Sandra Rientjes (directeur Wikimedia Nederland), en mogelijk een vrijwilliger met GLAM- en trainingservaring. In de aanvraag naar het GO-fonds ook de personele kosten meenemen en dan gaan middelen. Bestuur is akkoord. Het kan uit het legaat maar als er een subsidie verkregen kan worden is dat beter.

2.5 Follow up “Salon”

De vraag is wat de vervolgstappen zullen zijn. FG stelt voor een aantal zaken te kiezen die voor de komende jaren werkbaar zijn. Tijdens de ALV kunnen we de leden vragen of zij een soort priotering kunnen geven aan de punten waarmee de komende jaren gewerkt kan worden. Dat gaat volgens de andere bestuursleden te snel.
MW stelt voor om eventueel via de Wereldcafé-formule drie tafels neer te zetten: positionering, gemeenschap en partners. Over die thema’s wordt dan gediscussieerd. Dit is dan meer een advies vragen aan de leden i.p.v. dat leden bepalen wat er gedaan wordt. Mogelijk voor elke tafel een facilitator aanwijzen.
Het idee om dit uit te voeren wordt door het bestuur positief gevonden. Het verslag van de Salon kan als link op de agenda opgevoerd kunnen worden. Aan het eind van het verslag de partnerinstellingen vermelden die deelgenomen hebben aan de Salon, plus vermelding dat er ook Wikipedianen aanwezig waren.

2.6 Free knowledge AFG

Kantoor heeft een mail van Dimitar Dimitrov uit Brussel (FKAGEU) ontvangen over minder gunstige ontwikkelingen rond herziening EU auteursrecht. Op 20 februari stemmen de lidstaten, 26 februari is er het zgn. parliament committee vote, eind maart stemt het parlement. Sandra zal de mail doorsturen aan het bestuur. Maar de vraag is of er vanuit WMNL ondersteuning/bijdrage geboden kan worden in de lobby. Sandra en Justus zullen bekijken wat er nodig is.

3. ORGANISATIE EN FINANCIËN

3.1 Algemene ledenvergadering 13 april 2019 (bespreken voortgang) Frans

Frans geeft korte toelichting op de agenda. Bestuur keurt agenda goed; de agenda wordt aangevuld indien er nog informatie komt. 14 dagen van te voren moeten de stukken geplaatst zijn en de definitieve uitnodiging worden verstuurd.

3.2 Jaarverslag 2018 (bespreken eerste opzet) Sandra

Jaarverslag tekstueel Graag eventueel aanvullend commentaar voor eind deze maand (februari )indienen. Verzoek om te kijken of de persoonlijke informatie over de bestuursleden nog klopt.
Jaarverslag cijfers Zoals het er nu uitziet, spelen we quitte binnen de geplande begroting. Daarnaast hebben we extra inkomsten gekregen in de loop van het jaar. Half maart is er contact kantoor/bestuur om de status door te nemen en te bepalen of er een extra overleg nodig is of dat het afgetimmerd kan worden. Er wordt nog een aparte afspraak gemaakt met Bart en de accountant.

3.3 Voortzetting pensioenverzekering WMNL (besluit nemen) Bart

Per 1 maart moeten we de pensioenmaatschappij Brand New Day laten weten of we de pensioenverzekering willen verlengen. De eerste overeenkomst voor 5 jaar loopt 1 april af. Vanaf nu kan de verzekering per jaar worden opgezegd, het gaat dus niet om verlenging voor weer 5 jaar. Sandra en Bart stellen voor de overeenkomst te verlengen.

Verlengingsvoorstel: Bart wil dit graag een akkoord van het bestuur. Deze wordt gegeven De overeenkomst moet voor 1 maart getekend worden. (Kirsten)

4. AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

5. RONDVRAAG EN SLUITING

Zodra vacaturetekst projectleider (vervanging Arne) klaar is rondsturen naar bestuur.
De voorzitter sluit de vergadering om 21.30

Geen

5. AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
16	15-02-18	JdB/BN	VDA, resultaat en vervolgstappen: 14-06-2018, contact met VDA is afgerond. Laatste afspraak met bedrijf. SR legt contact tussen VDA, BN en JdB.	15-11-2018: Justus gaat IHC benaderen
65	17-01-19	Allen	Ruchtbaarheid geven aan WikiconNL
66	21-02-19	KJ	In nieuwsbrief maart 2019 herinnering ALV en ‘u kunt zich ook kandidaat stellen’ opnemen	KJ heeft het doorgegeven aan Germien Cox
67	21-02-19	SR	Voorstel aan GO-Fonds tbv het verkrijgen van subsidie voor de Training en partnership-ontwikkeling op de Antillen
68	21-02-19	SR/JdB	Free Knowledge AFG: bekijken of ondersteuning/bijdrage geboden kan worden c.q. nodig is middels lobby te Brussel.	Blog geplaatst
69	21-02-19	Allen	Jaarverslag: aanvullend commentaar graag voor eind februari indienen. Ook controleren of persoonlijk informatie klopt.
70	21-02-19	SR	Vacaturetekst Projectleider rondsturen.