Notulen bestuursvergadering 21 januari 2021

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulair goedgekeurd

Notulen bestuursvergadering 21 januari 2021

Locatie	Via Google-Meet
Tijdstip	19.30 - 20.45 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Lizzy Jongma (LJ), Michel Wesseling (MW), Lotte Baltussen (LB), Sandra Rientjes (SR), Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)

Opening

Opening

• De voorzitter opent om 19.30 uur de vergadering en heet iedereen van harte welkom.
• JdB wil graag nog een punt toevoegen aan de agenda: nieuwe formulering standpunt DSM. Deze zal onder punt 3.4 besproken worden. De agenda wordt hiermee vastgesteld.

Medelingen

• Er zijn geen mededelingen.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 26 november 2020

• De notulen zijn per circulair goedgekeurd.

Actielijst

• 92 - MW dringt aan op het vragen aan vrijwilligers om bestaande werkgroepen weer leven in te blazen. SR heeft het genoemd tijdens de Nieuwjaarsbijeenkomst en wijst erop dat permanente werkgroepen, zoals er vroeger bij WMNL bestonden, er eigenlijk niet meer zijn  Er zijn wel veel activiteiten waar vrijwilligers een grote rol in spelen, maar dat is meer op ad hoc basis. Voor langlopende projecten zoals Wiki loves…  zijn nauwelijks vrijwilligers te krijgen. Oproep zal nogmaals gedaan worden, ook op de komende Wikizaterdag,  en dit punt zal op de agenda voor de volgende bestuursvergadering geplaatst worden. JBV zal Maarten Dammers benaderen.
• 111 - JBV heeft dit besproken met FG. Voor nu heeft het niet veel zin om het een en ander digitaal te bespreken. Zodra het weer mogelijk is, zal er een fysieke afspraak gemaakt worden.
• 128 - dit loopt
• 129 - Siebrand is benaderd. JBV pakt dit samen op met KJ
• 135 - MW zal contact opnemen met FG om het nader uit te werken.

Organisatie en financiën

Planning jaarverslag, jaarrekening en accountantscontrole

• De planning is in grote lijnen hetzelfde als vorig jaar. De accountant doet controle tussen 25 en 29 maart. Bekeken moet worden of daarvoor 1 of 2 bestuursvergaderingen verzet worden of dat een korte bestuursvergadering ingelast moet worden. De bestuursvergadering van 25 maart wordt verplaatst naar 18 maart. 2 april is de verwachting dat er een goedkeuring vanuit de accountant komt.

Juridisch: online stalking en bedreiging medewerkers en vrijwilligers

Er lopen op dit moment twee processen: een WMNL- lid heeft aangifte gedaan tegen een bekende trol. WMNL steunt deze aangifte. Sandra heeft bij de politie melding gedaan van een bedreiging via mail. Deze is mogelijk gerelateerd aan dezelfde trol.

• SR stelt voor dat WMNL ook aangifte doet tegen deze persoon wegens belediging en bedreiging van leden, bestuurders en medewerkers, en belasteren van de vereniging. Het bestuur is unaniem akkoord dat er een aangifte wordt gedaan. Gevraagd wordt of 2 bestuursleden een machtiging willen tekenen die Sandra in staat stelt om namens de Vereniging de aangifte te doen. BN en JBV zullen deze machtiging tekenen. SR zal een machtiging opstellen. Besloten wordt om voor een verantwoorde afhandeling van dergelijke privacygevoelige zaken in  de toekomst een document van geheimhouding op te stellen dat door alle bestuursleden wordt ondertekend. Ook kan er een vertrouwenspersoon (of twee) benoemd worden zodat er leden van het bestuur op de hoogte zijn en daarmee ook de privacy van de persoon in kwestie beschermd wordt.  Dit komt in een volgende vergadering terug.

Activiteiten en community

Kwartaalplanning 2021

• Deze loopt voor het 1e kwartaal weer aardig vol. Dit jaar hebben we voor het eerst een aantal extern gefinancierde projecten tegelijkertijd  lopen: Deel je data-koloniaal erfgoed, Kennisplatform, Duurzame ontwikkelingsdoelen, (familiefonds, geen rapportage), Oorlog- en verzetsmusea. Dat heeft gevolgen voor de werkwijze. Gekeken moet worden hoe dit ingepland moet worden. Het kantoor is door ziekte nog steeds onderbezet, maar de hoop is dat dit in april/mei weer voorbij is. SR is in gesprek met Sandra Fauconnier en zij is bereid om bijv. Deel je Data-koloniaal erfgoed op zich te nemen. Dat zou wat druk van de ketel wegnemen.

• De verwachting is dat het eerste halfjaar i.v.m. Covid-19 geen grote evenementen georganiseerd kunnen worden. Ook internationale evenementen zullen geen doorgang hebben. Wikimania zal online worden georganiseerd. De eerste Wikizaterdag is gepland om daarvan een soort klusjesdag van te maken onder het mom: Lockdown challenge. Ook Wiki loves… zal besproken worden. Maar als er zich geen competente vrijwilligers melden dan is nu al besloten dat het geen doorgang zal hebben.
• WM Indonesië: wij hebben al met hen samengewerkt en zij missen beeldmateriaal. In de maand van de geschiedenis hebben zij een schrijfwedstrijd gehouden en daar willen zij mee door gaan. Zij willen graag samenwerken met WMNL en ook eens een Wikizaterdag met ons samen doen.
• LB vindt het prettig als de bestuursleden ook betrokken zijn bij  de Wikizaterdagen en Wikivrijdagen en de WGC. Afgesproken wordt dat  het bestuur zal worden uitgenodigd en dat per keer gekeken kan worden wie deel wil(len) nemen.WM vraagt of er een werkgroep opgesteld moet worden tbv de voorbereidingen WikiconNL. Besloten wordt om tijdens de klusjesdag een oproep hiervoor te doen. Internationale zaken: 24 februari is er weer een european regional meeting  van 13.00 - 15.00 uur. JBV zal een uitnodiging naar het bestuur sturen.
• LB vraagt of het bestuur ergens in kan ondersteunen bij de drukke werkzaamheden van het kantoor? Dit aanbod wordt van harte aangenomen. Ook MW biedt zich aan om hierin te ondersteunen.

Update over lopende zaken en ontwikkelingen

• Bijeenkomst Public Spaces, 27/1  16:00u.  Neemt een bestuurslid deel? JBV kan er helaas niet aan deelnemen. MW heeft zich als lid aangemeld.
• Er zullen een aantal bestuursleden aanwezig zijn bij de bijeenkomst van Open Nederland: JB vertegenwoordigt WMNL, JBV en MW zijn lid op persoonlijke titel. JdB onderhoudt de contacten met Open Nederland. Er is er één agendapunt: het vaststellen van de statuten. Dit is nogal een discussiepunt.
• Donateurswerving WWAV heeft een voorstel geschreven over de manier waarop zij online donateurs willen werven. Jaarlijks een Wikipedia enquête (vragen over waarom, wanneer, etc men een gebruiker van Wikipedia is) om zodoende de (mate van) bereidheid tot doneren per groep in kaart te brengen. 25 januari is er een bijeenkomst met WWAV om die vragen te bespreken en te komen tot een tweede versie, zodat het onderzoek kan starten in maart.

Internationale ontwikkelingen

• SWAN: ontwikkelt zich zodanig dat zij wel wat invloed hebben. Er zijn momenteel 100 deelnemers bij de online bijeenkomsten  en WMF legt veel voor aan SWAN om daarover te discussiëren. Het probleem is dat SWAN geen mogelijkheid heeft tot besluitvorming namens de gemeenschap.
• Movement Strategy - Dit weekend is er een bijeenkomst over de Interim Global Council. Er worden nu regelmatig bijeenkomsten georganiseerd over de thema’s die zijn geoormerkt als mondiale prioriteit. JBV zal een mail doorsturen waarin alle data genoemd worden. JBV zit in de Europese groep. Daar werkt men nu aan mogelijkheden voor concrete samenwerking en uitwisseling van kennis en tools. Gevraagd aan de WMF is om te bekijken of vrijwilligers vergoed kunnen worden voor de tijd die zij er in steken om deze bijeenkomsten bij te wonen.

DSM

Lotte en Lizzy hebben het standpunt herschreven met als doel om het begrijpelijk te maken, en om te kijken of er geen belemmeringen waren om samen te werken met KVAN-BRAIN. Hanno heeft hier commentaar op geleverd. Er is een verschil van mening over de inhoud van het standpunt, maar dit is geen onoverkomelijkheid en dit zal in een bijeenkomst met Hanno verduidelijkt worden.

Rondvraag en sluiting

De bestuurskandidaat heeft een gesprek met LJ en MW gehad en als alles goed gaat zal het volgende gesprek met de andere bestuursleden worden gehouden. Op marketinggebied lijkt het een goede kandidaat.

LB: de diverse interviews die zijn gegeven in het kader van de 20e verjaardag van Wikipedia zijn ontzettend leuk om te beluisteren. De nieuwjaarsbijeenkomst was gezellig, en het was leuk en nuttig om meerdere Wikipedianen / Wikimedianen te leren kennen.

SR: De Nederlandse Leeuw heeft contact opgenomen om nog eens te praten over diversiteit in bijv. interviewkandidaten.

De Voorzitter dankt iedereen voor zijn aanwezigheid en input en sluit om 20.45 uur de vergadering.

Actiepunten & Besluitenlijst

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
92	februari	JBV	Werkgroepen vragen leden te benaderen om deelname in 2020 te bevestigen	26-03-2020: op agenda ALV    26 sept plaatsen 16-04-20: nog niet aan toegekomen 11-06-20 nog niet aan toegekomen 20-08-20 Wordt besproken op de ALV 17-09-20: wegens volle agenda zal dit niet besproken worden op de ALV. Op een ander moment zal dit gevraagd worden. 26-11 loopt wordt gevraagd bij nieuwjaarsbijeenkomst Gedaan 21/1 - is genoemd. Maarten Dammers wordt benaderd door JBV ivm geen werkgroepen. Dit punt kan er voor nu af
111		JBV/FG	Fondsenwerving: Stg Elise Mathilde	Afspraak is uitgesteld ivm corona. FG zal een mail sturen om een afspraak te plannen. 16/9 begin sept verzonden, nog geen antw JB checkt met Frans - loopt 21/1 - JBV heeft het besproken met FG. Het heeft geen nut om digitaal te bespreken. Zodra het kan, maakt hij een afspraak
128		JBV/SR	Een opzet te maken waarmee WMNL haar meerjarenplan kan laten aansluiten op hetgeen er nu ligt aan aanbevelingen vanuit de Foundation.	20-08-20: Loopt 26-11: loopt 21/1: loopt 18/2: is doorgesproken. Opzet gemaakt.
129		JBV/KJ	Opzetten teamdrive	20-08-20: nog niet aan toegekomen 21/1 - Siebrand is benaderd. Wordt opgepakt met KJ
135		MW	Frans Grijzenhout Verbindingspenning	nog in werking 21/1 - MW zal contact opnemen met FG
138		JdB	DSM
139		SR	Goedkeuring opstellen tbv aangifte bij politie
140		Allen	Benoeming 2 bestuursleden als vertrouwenscommissie inzake precaire kwesties
141		KJ	Data sturen: WikiZaterdag WikiVrijdag WGC	21/1 verstuurd nog doen nog doen
142		JBV	Uitnodiging sturen naar bestuur betr European Region meeting