Notulen bestuursvergadering 22 augustus 2019

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 5 september 2019.

Notulen bestuursvergadering 22 augustus 2019

Aanwezig: Frans Grijzenhout (FG), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Michel Wesseling (MW), Marike van Roon (MR), Lizzy Jongma (LJ), Sandra Rientjes (SR),

Kirsten Jansen (KJ) (verslag)

Afwezig met kennisgeving: Jan-Bart de Vreede (JBV) (vakantie)

Plaats: telefonisch, tijd: 19.30 - 22.10 uur

1. OPENING

1.1 Opening

• FG heet iedereen van harte welkom en start de vergadering om 19.33 uur.

• Agenda: JdB wil kort verslag doen van de bijeenkomst nederlands auteursrecht. Wordt toegevoegd aan punt 2.3. Agenda is hierbij goedgekeurd.

1.2 Concept-verslag bestuursvergadering 13 juni 2019 + actielijst (vaststellen) JdB

• MR maakt excuses voor haar afwezigheid zonder kennisgeving. Zij had zich vergist in de datum.

• Afspraken en actiepunten
• Punt 16 - Watermanagement. JdB -  tijdens de zomer BBQ heeft hij contact gelegd met Martin Maurits Dortmans. Hij is docent aan AVANS Hogeschool. MW en JdB hebben een afspraak met hem op vrijdag 30 augustus a.s. om samen te bekijken hoe zijn kennis ingezet kan worden. Watermanagement kan van de lijst en Maurits Dortmans komt hiervoor in de plaats.
• Punt 78 - Missie statement. De ingangsdatum zal zijn na vaststelling van het Jaarplan 2020  tijdens de ALV. Daarna zal dit overal aangepast moeten worden (verenigings- wiki, website, etc.)
• Punt 79 - Samenvatting Salon2 rondsturen: JdB is door drukte met andere zaken er niet aan toegekomen maar zal op een later tijdstip de samenvatting rondsturen.
• Punt 81 - Inventarisatie plan van aanpak: MW heeft er geen tijd aan kunnen besteden. Wel heeft hij een opmerking over de omschrijving: spreek van sponsoren i.p.v. fondsen. Sponsoren helpen ons zonder bijzondere doelstelling en dat omschrijft het beter. SR stelt dat het een totaalplan is van hetgeen we willen bereiken. MW is het hiermee eens en geeft aan dat het ook breder geformuleerd kan worden: fondsen en sponsors maar sponsors moeten dan wel apart worden benoemd.
• Punt 83 - WikiArchives: MR gaat het oppakken.
• Punt 84 - Afspraak met Christianne Matthijsen. 11 september a.s. is er een afspraak gemaakt. SR en MW gaan er naar toe. Dit punt kan van de lijst af.
• Punt 86 - Ambachten: SR heeft vernomen dat het ambachten zijn vanwege de link met immaterieel erfgoed. Dit punt kan van de lijst.
• Punt 87 - Consultatie : JdB zal dit nog navragen.
• Punt 88 - Thema WikiconNL: Er is draagvlak voor het thema social equality en dit kan ook verder uitgewerkt worden.
• Punt 89 - Ideeën Jaarplan: kan er af.
• Notulen d.d. 13 juni 2019 zijn bij deze goedgekeurd.

2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

2.1 Algemene Ledenvergadering d.d. 28 september 2019 (Agenda incl. gastspreker) FG

• MW wil graag de Social Impact Factory (SIF) voor een ALV omdat de SIF ook graag veel voor ons wil doen. JdB vindt het een goed idee. FG en BN zijn ook voorstander. KJ zal informeren of de datum nog vrij is.
• De agenda voor de ALV wordt doorgenomen. De machtiging, catering en zaalindeling is geregeld.

• Er is bij de vorige ALV geen decharge van bestuur voor het beleid 2018 gevraagd. Daarom is het nu op de agenda gezet.
• Het Jaarplan en de begroting zullen besproken worden. MW wil graag nog een punt toevoegen: input vragen voor de WikiconNL. SR is daar geen voorstander van. Liever ziet zij het Internationale strategieproces als punt op de agenda. De werkgroepen komen in september bijeen in Tunesië. Daar zullen alle aanbevelingen worden teruggebracht tot 20. Sandra wil de stand van zaken van het strategieproces wel toelichten. LJ vindt dat een goed idee. Punt wordt toegevoegd aan de agenda.

• Lezing Julia Noordegraaf (UVA) over The Amsterdam Timemachine. Het voorstel om haar als gastspreker de ALV op te luisteren, wordt met enthousiasme ontvangen. The Timemachine is begonnen in VenetIë en van daaruit heeft het zich verspreid over de wereld. Michel zal bevestigen dat haar komst zeer welkom is. Voorstel is om 15.00 uur een presentatie van 20-30 minuten te houden zodat er daarna ruimte is voor discussie, vragen stellen, etc.

2.2 Uitnodiging toetreding tot de consortia rond zowel de Amsterdam Time Machine/Time Machine NL  als de Europese Time Machine Organization FG

• Er bestaan vragen bij het bestuur waarom toetreding nodig zou zijn. Besloten wordt dat MW gaat overleggen met Julia Noordegraaf. Hij zal navragen wat de verwachtingen zijn om zodoende te weten te komen of wij hieraan kunnen voldoen c.q. waarmaken. Bij enthousiasme vanuit de leden voor de Amsterdam Timemachine zal er een afspraak gemaakt worden om over eventuele toetreding te praten.

3. ORGANISATIE EN FINANCIËN

3.1 Functieprofielen bestuursleden. Laatste check functieprofielen Open kennis, resp. Community (vaststellen) FG

• FG heeft de functieprofielen aangepast. LJ vindt Open kennis nu breder uitgemeten dan in het beleidsplan. Er wordt nog even kort gediscussieerd maar bestuursleden zijn nu akkoord met de taakomschrijvingen.
• MW: wil heel graag bij punt 19 van het overzicht betrokken worden in het kader van het PICA project en wil dit graag ook aangegeven zien in zijn eigen kolom. LJ: bij punt 20 graag ook JanBart er bij betrekken. MR wil heel graag voor de open kennis gaan en dit samen met LJ. Daarnaast heeft de volgende verdeling de voorkeur: MR erfgoed/academisch, LJ partners. Nogmaals wordt besloten om educatie, open kennis en partners samen te voegen met daarbij de verdeling zoals besproken.
• Community is belegd bij JBV. FG zal voor de zekerheid nog even bij JBV navragen of zijn functieprofiel nu klopt en dan de uiteindelijke functieprofielen in orde maken.

3.2 Jaarplan 2020 (bespreken concept inhoud) Allen

• Concept jaarplan. Voorstel om via indeling het jaarplan door te lopen.  BN: De indeling vertaalt zich straks naar de begroting. Wil even afwachten hoe de discussie zich ontwikkeld.

• Uitgangspunten: Er is een kleine discussie omtrent de vraag: is outreach een middel of een doel. Dit moet concreter in de tekst vastleggen. Ook zullen meer mensen van buitenaf benaderd moeten worden c.q. aangetrokken moeten worden. MW stelt voor het te laten staan zoals het nu is maar in 2020 een paragraaf toevoegen hoe we de mensen van buitenaf beter kunnen betrekken bij de Wikimedia. FG stelt dat er door het hele document heen heel veel outreach in alle activiteiten naar voren komt. Samenwerkingen met instellingen, fotowedstrijden, etc. Het is beter om bij de inleiding of bij de uitgangspunten een betere uitleg te geven wat wij bedoelen met outreach. BN: stelt voor om bij ieder onderdeel goed te benadrukken wat we met  outreach willen bereiken. Conclusie: outreach moet versterkt in het document komen.
• Inhoudelijke thema’s: Diversiteit, gendergap, NL en de wereld, beschikbare bronnen. Is diversiteit echt een inhoudelijk thema? (FG) MW is het overkoepelende thema voor gendergap en NL en de wereld. Laten we dat samenvoegen en diversiteit noemen en als rode draad gebruiken voor 2020. NL en de wereld vervangen door Wiki goes Caribbean. SR kunnen we het inhoudelijke prioriteiten noemen? Diversiteit is de paraplu voor gendergap en NL en de wereld.
• Gemeenschap: Er is nog discussie gaande over deze onderwerpen en ze zijn dus nog niet uitgewerkt. Wikicamp wordt niet enthousiast ontvangen. Er gaat veel tijd inzitten vanuit kantoor en die tijd is eigenlijk niet beschikbaar. Bestuur besluit dat het Wikicamp uit het jaarplan wordt geschrapt. SR stelt compromis voor: een minicamp in bijv. Deel je Data. Er kan dan gekeken worden of er daadwerkelijk belangstelling voor is.
• Wikidata, etc.: Voorstel is om dit te verplaatsen naar de paragraaf over training. Moet dan wel herschreven worden.
• Hackathon: Er uit halen. Er over nadenken of wij in enig jaar de internationale hackathon willen organiseren. Op agenda bestuur plaatsen.
• Financiële ondersteuning vrijwilligers: Handhaven.
• Nieuwe bewerkers: zoals het er nu staat is het geen activiteit maar een uitgangspunt.
• Vrije inhoud: deel je data project: zin toevoegen: mikken op nieuwe deelnemers.
• Schrijfweken, fotowedstrijden: Is voldoende beschreven.
• Doorlopende programma’s: Onderhoud handleiding / ontwikkelen tools staat ook al bij outreach.
• Kennisplatform: MR is voor, BN is ook voor - dit is concreet outreach, ook omdat het zichtbaar is voor de buitenwereld. MW: naamsbekendheid moet ook in outreach staan.
• Tweejarig programma Wikimedia in de bibliotheek: Gaan we mee door.
• Lobbyen: Continueren.
• Public spaces: Zal worden geagendeerd op de bestuursvergadering.
• Outreach: Handleiding en instructies. Zie hierboven.
• WikiconNL: het thema is gevonden. Equality. WikiconNL zal ook volgend jaar weer een 2-daagse conferentie worden. Misschien is er vanuit de conferentie een mogelijkheid om inkomsten genereren.
• Innovatie: er is nog geen beroep op gedaan. Wel laten staan. Kantoormedewerkers moeten de mogelijkheid hebben om zich te ontwikkelen als daar behoefte aan is.
• Fondsenwerving: hierin moeten nog toevoegingen komen. MW en SR zullen een afspraak maken om zodoende tot een duidelijk verhaal te komen.
• Communicatie: kan het onder een ander hoofdstuk geplaatst worden? MW zal in overleg gaan met SR en de uitkomst daarvan zal in het document verwerkt worden.
• Conclusie: Outreach moet in ieder geval in elk van de drie hoofdonderwerpen terugkomen.
• FG vraagt aan iedereen of het jaarplan, na de voorgestelde aanpassingen, te presenteren is op de ALV. De mening hierover is positief. Besloten is om de vergadering van 5 september door te laten gaan zodat het gewijzigde document nog een keer kan worden doorgenomen.
• LJ stelt voor om de begroting te bespreken na de aanpassingen in het jaarplan. De begroting zal dan concreter voorgelegd kunnen worden. Dit voorstel wordt aangenomen.

3.4 Voorstel Maarten Dammers: opzet werkgroepen veranderen JdB

• Dit punt zal worden doorgeschoven naar de volgende bespreking over het jaarplan.

3.3 Begroting 2020 (bespreken 1e opzet) BN, SR

• Eerste doorrekening financieel en uren: BN en SR zullen de begroting aanpassen. Als de uitgaven en inkomsten niet overeenkomen dan kan er voorgesteld worden om bepaalde onderdelen uit het jaarplan te verwijderen. Duidelijk is dat er in ‘gesneden’ moet worden in het huidige concept. De werkelijke capaciteit is lager dan nu begroot en het is onverstandig om het jaar zo te beginnen. BN en SR zullen op korte termijn een afspraak maken.

4. RONDVRAAG EN SLUITING

MW deelt mee dat hij per 1 september met pensioen gaat. En wil graag meer tijd besteden aan Wikimedia. Zal binnenkort een afspraak maken met SR en FG om te kijken hoe hij hier invulling aan kan geven.

JdB wil graag verslag doen van de bijeenkomsten rondom de internetconsultatie auteursrecht. Maar gezien het tijdstip zal hij dit schriftelijk doen en rondsturen.

FG bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid en input en sluit de vergadering om 22.10 uur.

AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
	27-06-19	FG	Voorstel nieuwe functiebeschrijvingen opstellen en rondsturen:: Community health (diversiteit, omgangsvormen,) Open kennis in bredere zin (Wikidata, Thesaurus) Externe partners (onderhouden van netwerk)	13-06-2018: Community health en Open kennis nog splitsen, overige beschrijvingen akkoord 22-08-19: navragen bij JBV of zijn takenlijst klopt. Daarna Community weer aanpassen. Educatie en open kennis samenvoegen.
78		FG	Nieuwe vertaling van het Missie- statement WMF	Ingangsdatum 1 september? 22-08-19: ingangsdatum na vaststelling tijdens ALV, deze datum dan overal (verenigingswiki, website, etc) aanpassen.
79	27-06-19	JdB	Samenvatting 2e ronde discussie Salon rondsturen	De tekst van de flipovers wordt nog uitgewerkt 22-08-19: JdB was druk met andere zaken. Zal nu op korte termijn de samenvatting rondsturen.
		MW/SR	Inventarisatie fondsen en sponsoren + plan van aanpak	13-06-19 MW werkt er nog aan 22-08-19 MW heeft er nog geen tijd aan kunnen besteden. Zal dit gaan oppakken
		MR	i.s.m. Sandra Fauconnier: voorstel WikiArchives t.b.v. ondersteuning kleine particulieren/bedrijfjes	13-08-19: MR gaat dit oppakken
		JdB	Navragen waarom Museumvereniging op de actielijst Consultatie onder het kopje Frenemy staat	22-08-19: JdB is er niet aan toegekomen en zal dit gaan navragen
		Allen	Nadenken over thema WikiconNL 2020, deze moet beide doelgroepen aanspreken	22-08-19: er is draagvlak voor het thema: social equality. Dit kan nog verder uitgewerkt worden.
90	22-08-19	MW/JdB	Avans - Maurits Dortman (docent Hogeschool)	30-08-19 is er een afspraak met hem om te kijken hoe, voor ons, zijn kennis ingezet kan worden.
	22-08-19	MW	Overleg met Julia Noordegraaf. Navragen wat de verwachtingen zijn om zodoende te weten te komen of wij aan deze verwachtingen kunnen voldoen c.q. waarmaken.
	22-08-19	BN/SR	Maken op korte termijn een afspraak om de concept begroting aan te passen.