Notulen bestuursvergadering 24 oktober 2019

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 21 november 2019

Notulen bestuursvergadering 24 oktober 2019

Locatie	WMNL-kantoor
Aanvang	19.30 uur - 21.50 uur
Aanwezig	Frans Grijzenhout (FG), Bart Nieuwenhuis (BN), Michel Wesseling (MW), Justus de Bruijn (JdB), Jan-Bart de Vreede (JBV), Lizzy Jongma (LJ) Sandra Rientjes (SR), Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Afwezig met kennisgeving	Marike van Roon (MR)

Opening

FG opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom. MR kan wegens drukke werkzaamheden niet bij de vergadering aanwezig zijn.

Agenda: geen aanvullingen en is bij deze goedgekeurd.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 5 september 2019 + actielijst

Actiepunten: JdB heeft de set van de flipover aan Sandra overhandigd maar nog niet kunnen overtypen. Dit punt laten staan.

punt 81: Inventarisatie fondsen en sponsoren en Plan van Aanpak is klaar. Dit punt kan er vanaf.

punt 83: afspraak Sandra F. laten staan. SR heeft binnenkort een afspraak met haar.

punt 91: Julia Noordegraaf: MW heeft navraag gedaan. Het gaat om het feit dat men een verklaring afgeeft waarin staat dat men het project steunt, er zijn geen financiële consequenties aan en men wordt op de mailinglijst geplaatst. Bestuur is akkoord met aanmelding. SR zal de aanmelding verrichten.

punt 92: FG zal deze oproep aan de vrijwilligers doen.

punt 93: Lid van Open Nederland. Maarten Zeinstra zal nog een concept maken en JdB houdt dit in de gaten. Punt kan er af.

Punt 94: Is opgenomen in het overzicht van financiering. Punt kan er af.

Punt 95: Data WikiconNL zijn geannuleerd. Punt kan er af.

Punt 96: Verslag WMDE zal de volgende keer komen. Laten staan.

De notulen zijn bij deze goedgekeurd en kunnen op de Verenigingswiki geplaatst worden.

Activiteiten en Community

Concept-notulen ALV d.d. 28 september 2019

Concept-notulen zijn akkoord. Ze kunnen op de Verenigingswiki geplaatst worden als concept-notulen ter beoordeling aan de leden tijdens de volgende ALV.

Organisatie en financiën

Memo Sponsoring en fondsenwerving. (Discussie). MW, SR

FG stelt voor om de grote lijnen punt voor punt te behandelen.

Eerste stuk: Niet voor niets gratis = goed gevonden! Het stuk wordt toegelicht door MW en SR.

Er is een eerste aanzet gemaakt om te kijken hoe de fondsenwerving, projectfinanciering, donaties, etc. beter aangepakt kunnen worden. Het plan van aanpak laat zien dat dit meer mankracht zal kosten die mede gefinancierd zal moeten worden uit de te verwerven extra inkomsten. Er zal dus ingezet moeten worden op extra inkomsten, het vergroten van de diversiteit van inkomsten en het beperken van de afhankelijkheid.

Ambitieniveau zou jaarlijks een groei van 50.000 euro moeten zijn, er van uitgaande dat de keuze waar we ons op willen inzetten straks nog gemaakt moet worden. Het genereren van nieuwe inkomsten is de doelstelling. Er moet ook een goede risico analyse komen.

Het bestuur is het met deze aanpak eens en zal de komende tijd inzetten op aanpak van fondsenwerving etc. Belangrijk is dat er een jaarlijkse doelstelling opgezet wordt.

De vraag blijft waar de meeste kansen liggen en waar we ons op willen richten. In de notitie worden vier opties geschetst: ledenwerving, fondsen werven, donateurs werven, sponsoring. Het bestuur kiest ervoor om in te zetten op fondsenwerving door middel van projectsubsidies. Hier is al de nodige ervaring meer opgedaan. En het kan op korte termijn resultaten opleveren. De tweede keuze is het werven van donateurs. Tot nu toe hebben we hier beperkte ervaring mee. Michel werpt zich op om te onderzoeken hoe men donateurs kan werven en wat zij ons kunnen (op)brengen.

In de volgende vergadering zal het stappenplan worden bespreken.

Bestuurssamenstelling 2020. (Eerste inventarisatie) FG

Met het oog op de komende ALV in april 2020, wil FG graag inventariseren wie zich volgend jaar verkiesbaar stelt. FG wil niet doorgaan. MW is herkiesbaar. BN, JBV en LJ zijn aangesteld voor twee jaar. Dat betekent dat er voor volgend jaar één persoon herkiesbaar is. Wegens afwezigheid van MR zal op een ander tijdstip gehoord worden of zij wel/niet doorgaat. Afhankelijk van haar beslissing zal/zullen er dus één of twee vacature(s) beschikbaar komen. Er zullen kandidaten moeten worden gezocht en verzocht wordt om na te denken over potentiële kandidaten en over een nieuwe zetel- en functieverdeling.

ALV: voor april volgend jaar staat het jaarverslag op de agenda. FG verzoekt om ook voor deze ALV een spreker uit te nodigen of een interessant item aan de agenda toe te voegen om de ALV aantrekkelijker te maken voor onze leden.

Kwartaalrapportage (Hoofdpunten doornement) SR

SR geeft een toelichting op de meest essentiële zaken zoals de komende TechStorm en Deel je Data. Uitslag subsidieaanvraag PICA zal in november komen.

De diverse financierings-aanvragen worden ook door SR toegelicht.

Rondvraag en sluiting

JdB: heeft een brief gestuurd met het verzoek een afspraak te maken om zodoende te bekijken wat Avans Hogeschool en Wikimedia Nederland voor elkaar kunnen betekenen.

LJ: met het oog op de nog te behandelende punten ‘Fondsenwerving, etc’ stelt zij voor om

21 november de vergadering op kantoor te houden i.p.v. telefonisch. Het bestuur is het hiermee eens.

Met dank aan iedereen voor zijn aanwezigheid en input sluit FG de vergadering om 21.50 uur.

Afspraken en actiepunten

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
79	27-06-2019	JdB	Samenvatting 2e ronde discussie Salon rondsturen	De tekst van de flipovers wordt nog uitgewerkt 22-08-19: JdB was druk met andere zaken. Zal nu op korte termijn de samenvatting rondsturen. Idem voor het navragen
83		MR	i.s.m. Sandra Fauconnier: voorstel WikiArchives t.b.v. ondersteuning kleine particulieren/bedrijfjes	13-08-19: MR gaat dit oppakken. 24/10 SR neemt dit over
91	22-08-2019	MW	Overleg met Julia Noordegraaf. Navragen wat de verwachtingen zijn om zodoende te weten te komen of wij aan deze verwachtingen kunnen voldoen c.q. waarmaken.	Afronden na de presentatie tijdens de ALV 24/10 Aanmelden (SR)
92	14-12-19 en/of in januari	FG	Oproep doen om zich aan te sluiten bij een werkgroep en/of vrijwilliger te worden
96		SR	Verslag van gesprek met directeur Wikimedia Duitsland sturen
97		MW	Eerste opzet stappenplan werven donateurs	21-11-2019
98		Allen	Nieuwe kandidaten bestuur	21-11-19
99		Allen	Nadenken over nieuwe zetel- en functieverdeling	21-11-19
100		Allen	Spreker of interessant item voor ALV April 2020
101		SR	Onderzoeken of wij de status Culturele ANBI kunnen krijgen