Notulen bestuursvergadering 28 maart 2019

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 3 mei 2019.

Notulen bestuursvergadering 28 maart 2019

Aanwezig: Frans Grijzenhout (FG), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Mike Nicolaye (MN), Marike van Roon (MR), Sandra Rientjes (SR), Kirsten Jansen (verslag)

Afwezig met kennisgeving: Michel Wesseling (MW) (vakantie), Harriët de Man (HdM) (werk)

Plaats: telefonisch, tijd: 19.30 - 20.25 uur

1. OPENING

1.1 De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom.

1.2. Concept-verslag bestuursvergadering 21 februari 2019 + actielijst (vaststellen) Justus

Opmerkingen: geen
Actielijst:
Punt 16 JdB: de brief is opnieuw samengesteld en de presentatie is doorlopen. Ook is de presentatie ter beoordeling doorgestuurd naar Germien. Zij wordt ook betrokken bij het samenstellen van het boek. Vervolgstap: er heeft een wisseling van de wacht plaatsgevonden en uitgezocht moet worden wie de nieuwe directie is. Op advies van Geert Bosman zou er nog een factsheet moeten worden bijgevoegd maar JdB stelt dat er in de brief voldoende feiten genoemd worden. Het bestuur is het hiermee eens en vindt het een overbodige toevoeging. BN zal de brief doornemen en mocht ook hij van mening zijn dat de brief voldoende feiten vermeldt dan kan deze verstuurd worden.
Punt 65: WikiconNL - punt wordt verwijderd van de lijst.
Punt 66: Nieuwsbrief met herinnering ALV en oproep nieuwe kandidaten bestuur: Er zijn tot nu toe geen nieuwe aanmeldingen - punt wordt verwijderd van de lijst.
Punt 67: Training Antillen. De kans op financiering vanuit het GO fonds voor deze training is vrij klein. MW en SR hebben besloten om hier verder geen energie in te steken. Het GO fonds is wel een potentieel interessant financierder. Als contact zeker blijven aanhouden - punt wordt verwijderd van de lijst.
Punt 68: Free Knowledge Advocacy Group. Vanuit Nederland is er ondersteuning gegeven aan de lobby in Brussel. Het heeft niet mogen baten - dit punt wordt verwijderd van de lijst. Dit betekent niet dat het niet meer speelt. Het gaat nu om de nationale implementatie en dat moet in de gaten worden gehouden. Er is een blog over dit onderwerp. En als er vanuit Brussel input nodig is dan willen Sandra, Hanno, Ciell, Jane en Justus graag meewerken aan de volgende stap.
Punt 69: Jaarverslag: het commentaar is verwerkt - dit punt wordt verwijderd van de lijst.
Punt 70: Vacaturetekst: is er nog niet. Als tijdelijke oplossing heeft Daniëlle Jansen (DaJ) een contract van een half jaar (tot begin oktober) gekregen. Dat geeft de tijd om de procedure op te starten. Sandra gaat de procedure in april starten. Het conceptvoorstel van de tekst zal dan aan de bestuursleden worden gestuurd.
Notulen zijn bij deze door het bestuur goedgekeurd en kunnen op de verenigingswiki worden geplaatst.

2. ACTIVITEITEN EN COMMUNITY

2.1 Voorstel WikiTechstorm 2019 door de Gendergap groep (Sandra)

In de vorige bestuursvergadering is voorgesteld om de Hackathon en Coding DaVinci samen te voegen. In dit nieuwe voorstel is dat goed gelukt. Dit voorstel laat ook zien dat de Techstorm zich ook wil richten op de GLAM-partners en richten/ gebruikmaken op/van het materiaal uit de Coding Da Vinci. Daarnaast geeft het de deelnemers de mogelijkheid om zich specifiek op ontwikkeling van de eigen talenten te richten.
De opgevoerde kosten zijn realistisch en SR stelt dat op basis van dit herziene voorstel men verder kan gaan met het uitvoeren van dit voorstel. BN stemt in met de begroting. Wel is het nu enigszins onduidelijk wat er als eerste wordt uitgevoerd. SR zal er voor zorgen dat het kostenplaatje wordt aangescherpt zodat dit duidelijker is.
DaJ is als vrijwilliger ook nauw betrokken bij de Gendergap groep. Mocht zij in dienst treden dan is het niet raadzaam dat zij als vrijwilliger nog werkzaamheden uitvoert. Gevolg hiervan is dat de Gendergap groep dan redelijk uitgedunt is. FG zal aan Ciell vragen of ze dit tijdens een werkgroep overleg wil inbrengen.
Het voorstel wordt door het bestuur goedgekeurd.

3. ORGANISATIE EN FINANCIËN

3.1 Voorbereidingen ALV 13 april 2019 (afspraken) Frans

Op de Verenigingswiki staat de uitnodiging en de agenda voor de ALV. FG neemt de agenda door. Als eerste punt staat het jaarverslag en jaarrekening (zie volgende agendapunt). De oproep voor nieuwe kandidaat bestuursleden heeft tot nu toe geen reacties opgeleverd.
In de vorige vergadering is besloten om de bespreking van het verslag van De Salon in de vorm van een wereldcafé te houden. MW en MR zijn beiden op vakantie en gevraagd wordt wie dit wil modereren. JdB wil dit wel op zich nemen. Voorstel is om 3 tafels te maken, de mensen laten praten en dan rouleren. Dit zou kunnen in 3 sessies van een kwartier. Voorgesteld wordt om het wereldcafé na de pauze te houden i.v.m. het schuiven van de tafels en de vergadering plus rondvraag voor de pauze te doen. Bestuur stemt in met dit plan.
MR: wat doen we met potentiële bestuursleden die niet aanwezig zijn? Besloten wordt dat men een introductie kan doen middels een video. MR zal dit voor haarzelf doen en FG zal MW vragen dit op zijn vakantieadres te doen.

3.2 Jaarverslag en jaarrekening 2018 voortgang (goedkeuring) Sandra

Voor de ALV zal JdB een presentatie maken van het jaarverslag en BN maakt een presentatie van de jaarrekening.
BN geeft toelichting op het financieel overzicht volgens format WMF. Financieel gaat het goed met de vereniging. De accountant had enkele kleinere op- en aanmerkingen op het jaarverslag. SR zal nog een check doen om te zien of alle wijzigingen correct zijn doorgevoerd en zal dan de jaarrekening op de Wiki Verenigingspagina plaatsen. De accountantsverklaring zal op een later tijdstip worden toegevoegd.
De uitnodiging voor de ALV zal vrijdag 29 maart uitgestuurd worden.

3.3 Vacature projectleider (stand van zaken werving) Sandra

Dit is besproken in punt 1.2

4. RONDVRAAG EN SLUITING

SR neemt een mini sabbatical in juni en juli. De verantwoordelijkheden van SR zullen onder de bestuursleden verdeeld worden en hier zal een overzicht van worden gemaakt. Zo zal het voor de kantoormedewerkers duidelijk zijn wie zij voor welk onderwerp kunnen benaderen.
BN: Hij zal helaas niet aanwezig kunnen zijn op de bestuursdag wegens vakantie.
Er zijn verder geen vragen. De voorzitter dankt iedereen en sluit de vergadering om 20.25 uur.

Geen

AFSPRAKEN EN ACTIEPUNTEN

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
16	15-02-18	JdB/BN	VDA, resultaat en vervolgstappen: 14-06-2018, contact met VDA is afgerond. Laatste afspraak met bedrijf. SR legt contact tussen VDA, BN en JdB.	15-11-2018: Justus gaat IHC benaderen 29-03-19 BN zal de brief doornemen en na goedkeuring zal deze worden verstuurd.
70	30-04-19	SR	Vacaturetekst Projectleider rondsturen.	29-03-19: in april zal de procedure worden opgestart
71		FG	Ciell benaderen ivm vrijwilligers Gendergap groep
72	10-04-19	MvR/MW	Introductievideo maken t.b.v. de ALV
73	10-04-19	JdB / BN	Presentatie jaarverslag en jaarrekening t.b.v. de ALV
74	30-03-19	SR	Checken op doorvoer wijzigingen jaarrekening. Daarna plaatsing op de Verenigingspagina
75	29-03-19	KJ	Uitnodiging ALV versturen
76	30-05-19	Bestuur	Overzicht verdeling taken Sandra i.v.m. sabbatical