Notulen bestuursvergadering 6 augustus 2020

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 20 augustus 2020

Notulen bestuursvergadering 6 augustus 2020

Locatie	Via Google Hangout
Aanvang	1930
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (vz) (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Frans Grijzenhout (FG), Michel Wesseling (MW), Lizzy Jongma (LJ), Lotte Baltussen (kandidaat-bestuurslid) (LB), Sandra Rientjes (SR), Denise Jansen (DJ), Kirsten Jansen (verslaglegging) (KJ)

Opening

Opening

• De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom.

Mededelingen

• Aangezien dit een ingelaste vergadering is in verband met het jaarplan 2021 zal dit punt besproken worden alsmede de ALV.  Denise Jansen is voor het bespreken van dit jaarplan bij de vergadering aangeschoven. De volgende punten zullen besproken worden in de volgende vergadering: 1.3, 1.4, 3,1 en 4.1 Hiermee is de agenda vastgesteld.

Organisatie en Financiën

Jaarplan 2021

• Er is gekeken naar welke programma’s die dit jaar zijn gestart doorlopen in 2021. Vanuit kantoor zijn er een aantal zaken toegevoegd die ook interessant kunnen zijn. 11 juli jl. is er een overleg geweest met een aantal leden en zijn er nog extra ideeën toegevoegd. De bedoeling is nu dat er met het bestuur over gesproken kan worden en welke ideeën opgevolgd kunnen worden. Hoe ziet men de prioritering? Voorstel vanuit het bestuur wordt gedaan om in het voorwoord de volgende zin op te nemen: onze prioriteiten staan maar de uitvoering en invulling hangt af van omstandigheden en mogelijkheden, rekening houdend met de eventuele veranderende of aangescherpte maatregelen die genomen kunnen worden vanwege corona. SR voegt toe dat met de huidige bezetting het wel zo is dat wil men iets nieuws er in dan moet er iets ouds uit anders lopen we klem. In het jaarplan wordt al wel duidelijk gemaakt dat dit jaarplan een basisprogramma is met een beknopte lijst van activiteiten en dat er ruimte wordt gereserveerd voor projecten die in de loop van het jaar voorbij komen. Er zijn nu behoorlijk wat activiteiten genoemd maar een voorstel is om het onder te verdelen in hoofdlijnen en daarnaast de andere activiteiten op te voeren als idee en mocht er ruimte voor zijn kunnen deze uitgevoerd worden. Het moet aan de gemeenschap duidelijk gemaakt worden dat we een aantal zaken willen bereiken en die blijven staan. En de manier waarop we dat doen is flexibeler dan voorheen vanwege alle onzekerheden rond bijeenkomsten. Inhoud:
• Diversiteit - Het aspect inclusie moet prominenter worden. Het gaat er niet om dat we ze welkom heten maar ook dat zij meedoen. Waarmee wij laten merken dat we bewuster zijn van inclusie. Ook wordt voorgesteld de diversiteit aan onderwerpen niet af te laten hangen van de grootte van de groep lezers maar juist ook de onderwerpen die niet/minder bekend zijn een plek te geven omdat ze anders verborgen blijven terwijl het verhaal wel belangrijk is om verteld te worden. Besloten wordt om dit te benoemen en in de kop mee te nemen Diversiteit en Inclusiviteit. Kort wordt besproken dat er voor diverse ‘talige’ projecten geld aangevraagd kan worden. Geconcludeerd wordt dat voor dit soort projecten wij niet kunnen aankloppen bij de Foundation maar bijvoorbeeld bij het Ministerie of Immaterieel Erfgoed.
• Duurzame ontwikkelingsdoelstellingen - LB: hier wordt ook het jaar 2022 genoemd. De vraag is waarom? SR: Omdat we voor 2 jaar geld hebben voor dit project. Voorgesteld wordt om hier een kleine toelichting te geven waarom dit onderwerp al voor 2 jaar in het plan staat. Ook wordt gevraagd om de zin ‘... bijdrage kunnen leveren…’ aan te passen naar ‘... bijdrage kunnen vergroten…’ zodat duidelijk wordt dat wij hier al mee bezig zijn.
• Kernprogramma 1-Gemeenschap - MW stelt voor om hier een kerntaak van te maken. SR stelt dat het qua uitvoerbaarheid wat lastig is omdat het binnen de gemeenschap ligt en wij hooguit kunnen zeggen hoe zij zich bij ons dienen te gedragen maar daarbuiten hebben wij daar geen zeggenschap over. Besloten wordt dat de tekst onder het kopje duidelijker overkomt als er een opsomming van de genoemde doelen gemaakt wordt.
• (Online) Bijeenkomsten voor de Wikimediagemeenschap en leden van Wikimedia Nederland in 2021 - Deze suggestie komt voort uit de brainstorm sessie. FR vraagt zich af of wij dit kunnen doen, blijven doen of is dit een vanzelfsprekendheid. DJ: het is een vanzelfsprekendheid. We krijgen weinig aanvragen van hen maar we zullen er wel altijd ook zijn voor de kleinere Wikipedia zusterprojecten. Het woord klein weglaten. 
• Ondersteuning gemeenschap en vrijwilligers - LB: Wat moet ik me voorstellen bij ontwikkeling gemodereerd platform? En hoe verhoudt dit zich tot de nieuwe website, gezien de beperkte capaciteit van het kantoor? JBV: we waren van plan een mooi platform neer te zetten in de eerste halfjaar van de jaar en het plan was om daar software van de Foundation (Wiki Spaces) voor te gebruiken. Dat is helaas niet gelukt (de Foundation is gek genoeg gestopt met dat project). Misschien dat er nog een mogelijkheid bestaat om dit in de tweede helft van het jaar te doen. Het voorstel is om er een activiteit vanuit de gemeenschap van te maken en niet vanuit kantoor dus punt laten staan. De formulering kan anders zodat het niet lijkt dat kantoor het voorschrijft.
• Bevorderen goede werksfeer, omgangsvormen en begeleiding nieuwe bewerkers - Arbcom (Arbitrage commissie): Dit woord eenmalig voluit schrijven zodat het duidelijk is en daarna kan de afkorting gebruikt worden.
• Code of conduct - Deze was eerst: Invoeren beleid vriendelijke ruimte en is nu aangepast. Voorstel wordt gedaan om de inleidende zin zodanig te formuleren waaruit blijkt dat na de enquête en de invoering van de deze code of conduct wij de richtlijnen volgen binnen de Wikimedia gemeenschap. Tevens is het belangrijk te benadrukken dat dit voor zowel on- als offline activiteiten geldt.
• Lezers en bewerkers survey - Het voorstel is om deze door te schuiven deze door naar beleidsplan 2020-2022. Als we deze begin volgend jaar doen, zijn we nog redelijk op tijd. Het is redelijk veel werk en en  deze is al eind vorig jaar gehouden werd. Er is heel veel aan kwaliteitsverbetering gedaan. De laatste lezers survey was uit 2013. Bij dit punt blijven nog even wat vraagtekens staan. Besloten wordt om over dit punt later te beslissen.
• Kernprogramma - Vrije inhoud - Er zijn geen tekstuele aanpassingen.
• GLAM programma - LB: vraagt zich af waarom alleen bibliotheken. DJ: Dit valt binnen het plan. Voorgesteld wordt om de context helder weer te geven.
• Inventarisatie reeds bestaande internationale documentatie - LJ: vraagt zich af of die centrale plek voor GLAM documentatie een technisch verhaal is. DJ: Er komt een centrale plek waar alle GLAM documentatie wereldwijd verzameld gaat worden en waar ieder gebruik van kan maken. Voorgesteld wordt om het algemeen te formuleren, het doel te benoemen en er twee activiteiten onder te hangen.
• Ontwikkeling kennisplatform - LB: hoe verhoudt het zich tot training en outreach. Het is misschien niet geheel duidelijk voor de lezer, voorstel is om dit uit te leggen aan de lezer. Er zijn twee trainingen: voor bewerkers en voor mensen vanuit de GLAM instellingen.
• Educatieprogramma - DJ: het stage programma van de KITLV moet nog benoemd worden.
• Inventarisatie beschikbare kennis - LB: ook hier het verzoek om het voor de lezer te verduidelijken hoe het zich verhoudt tot het kennisplatform.
• Wikipedia 20 jaar - JBV: voorstel om dit expliciet uit te werken met leden van de community. Publicitair is het een leuk onderwerp.
• Samenwerking middelbare scholen - SR: stelt voor om dit volgend jaar of het jaar daarop in het jaarplan op te nemen. Dit punt voor een volgend jaar bewaren. De eventuele samenwerking met BMO (bibliothecarissen en mediathecarissen) is wel interessant om te onderzoeken of het mogelijk is. Maar voor nu kost dit te veel tijd. Besloten wordt om dit punt uit het jaarplan te halen. De indieners van dit voorstel zullen op de hoogte worden gebracht.
• Ontwikkelingsstrategie - Hoe gaan we hier mee om? We volgen de internationale strategie. JBV zal hier een tekst aan toevoegen.
• Kantoor - Fondsenwerving: de tekst die Michel voorstelt wordt integraal overgenomen.

DJ zal er voor zorgen dat de aangepaste versie klaar is voor de volgende vergadering.

Begroting

• SR geeft een korte toelichting op de inkomsten en uitgaven. De begroting zal in concept opgesteld worden voor de volgende vergadering ter bespreking.

Planning ALV september - scenario’s voor irl en online opties

• Er zou onderzocht worden of een hybride versie van de ALV mogelijk was. En dan met name het stemmen is een belangrijk punt. Voorgesteld wordt om de ALV alleen online te doen zodat iedereen ‘gelijk’ is. Het stemmen: er is een online stemtool die ook voorziet in het afhandelen van machtigingen, deze kan prima ingezet worden. De kosten voor deze tool zijn beperkt. Een punt van aandacht is dat in onze statuten het niet geregeld is dat de ALV en stemmingen online mogen uitgevoerd worden. Vanwege corona is hiervoor een noodwet ingevoerd m.n. voor vereniging om toch online te kunnen stemmen en specifieke afspraken te kunnen maken zoals bijvoorbeeld dat vragen vooraf gesteld kunnen worden en deze vooraf met iedereen gedeeld kunnen worden. De wet loopt per 1 september vooralsnog af. Wel is de verwachting dat vanwege de corona situatie deze verlengd zal worden. Tijdens de vergadering van de 20 augustus zal een besluit worden genomen omtrent de ALV online.

Jaarrekening 2019  (ter kennisneming)

• De documenten Gewaarmerkte jaarrekening 2019 en Controleverklaring zijn ter kennisneming aan de agenda toegevoegd maar behoeven geen tekst en uitleg meer.

Rondvraag en sluiting

Er zijn geen opmerkingen. Met dank aan iedereen voor zijn/haar aanwezigheid en input sluit de voorzitter om 20.50 uur de vergadering.