Notulen bestuursvergadering 7 juli 2022

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 7 juli 2022

Locatie	Kantoor WMNL
Tijdstip	19.00 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JdV), Michel Wesseling (MW), Kandidaat-bestuursleden: Marike van Roon (MR), Migiza Victoriashoop (MV), Kantoor: Sandra Rientjes (SR), Thamara Groenleer (TG), Germien Cox (GC) Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Aanwezig online	Lotte Baltussen (LB), Bart Nieuwenhuis (BN), Heleen Ririassa (HR), Kantoor: Michelle van Lanschot (MvL)
Afwezig met kennisgeving	Lizzy Jongma (LJ), Justus de Bruijn (JdB)

Opening

Opening

• De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom.

Mededelingen

• Geen mededelingen. Hierbij is de agenda vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 17 maart 2022

• De voorzitter vraagt de bestuursleden die het verslag nog niet hebben goedgekeurd, dit te doen.

Actielijst d.d. 17-03-2022 en de nieuwe actielijst d.d. 07-07-2022

• Actielijst wordt opgeschoond en besproken in de volgende bestuursvergadering.

Concept-notulen ALV d.d. 23 april jl.

• De concept-notulen kunnen op de Verenigingswiki worden geplaatst.

Organisatie en Financiën

Jaarplan -  realisatie Q1 en Q2 - doorkijk naar Q3 en Q4

Zoals gebruikelijk wordt er halverwege het jaar gekeken naar de stand van zaken rond de implementatie van het jaarplan 2022, en de financiële situatie. Ook wordt een voorstel gedaan voor de activiteiten in Q3-4. De medewerkers van kantoor zijn aanwezig bij de bespreking van dit punt. Aan het bestuur is het verzoek gedaan om vragen zoveel mogelijk al voor de vergadering in het document te plaatsen, of per mail te delen.

• Toelichting bij halfjaarrapportage Het kantoor had het eerste half jaar van 2022 nog steeds te maken met beperkte capaciteit. De reguliere bezetting is 4 fte. Tot half mei was er 0,7 fte vacature.  Op de resterende 3,3 fte was het percentage ziekte + buitengewoon verlof/zorgverlof in de maanden januari t/m mei in totaal 12,5%.
• Daarnaast waren er de eerste vier maanden Covid-beperkingen en onduidelijkheid over het verloop pandemie waardoor er geen fysieke bijeenkomsten zijn gehouden of gepland.
• Een bijkomende factor was dat de uploadtool PattyPan enige tijd offline was, waardoor de verwerking van contentdonaties vertraging opliep
• Als gevolg hiervan was het niet mogelijk om het jaarplan 2022 uit te voeren zoals oorspronkelijk gepland.  Dit heeft een weerslag gehad op alle metrics: aantal events, deelnemers, nieuwe bewerkers, toegevoegde content.
• Ondanks alles is er de eerste zes maanden toch veel gebeurd: nieuwjaarsreceptie, lancering en verdere ontwikkeling van het kennisplatform, vierde survey onder de Wikipediagemeenschap, ontwikkeling nieuw Beleid Vriendelijke Ruimtes, online wikivrijdagen met Atria en IHLIA, leveren van een bijdrage aan het project Mediakunst op Wikipedia, participatie in internationale wikidata-wedstrijd rond International Museum Day, tweede pilot donateurswerving, Wiki-coördinatoren bijeenkomst, jaarrapportage en accountantscontrole, en actieve participatie in de ontwikkeling van de Europese hub
• Het zal niet mogelijk zijn om de opgelopen achterstand helemaal in te lopen in Q3-4. De medewerkers van kantoor zijn het jaarplan 2022 doorgelopen en hebben een aantal suggesties:
  • een aantal activiteiten met lagere prioriteit/beperkt enthousiasme onder vrijwilligers schrappen of uitstellen naar 2023:
    • 4.3.1.2. Project Canon van Limburg
    • 4.3.1.3. Wiki Loves Art
    • 5.3 Introductievideo’s
    • 5.5 Pilotproject Wikibase
    • 6.2 Hackathon (in jaarplan opgenomen op verzoek van vrijwilliger - heeft echter geen tijd meer. Mogelijk in zeer beperkte vorm als onderdeel van Wikicon)
  • een aantal activiteiten in afgeslankte vorm uitvoeren
    • 2.1.1 Cursussen - in 2022 alleen de mediatraining uitvoeren, niet de opleiding voor het geven trainingen voor de Engelstalige WP
    • 2.4.1 Ontwikkelen communicatiestrategie - activiteiten clusteren, met name rond doel meer jongeren te betrekken en rond  grotere activiteiten en evenementen die al gepland staan  (zoals Techstorm, Wikicon, wikivrijdagen etc) Heleen biedt aan om hierbij betrokken te zijn.
    • 2.2.2 Werving nieuwe vrijwilligers
    • 4.2 Duurzame ontwikkelingsdoelen
  • focus op stimuleren content- en datadonaties

• Het bestuur kan zich voorstellen dat door het tekort aan personeel sommige activiteiten hieronder hebben geleden. De vraag is of er zaken echt misgelopen zijn. Er is getracht alles te blijven doen maar wel minder intensief. De hardste klappen zijn gevallen bij de bibliotheken deels door wegvallen van de projectleider en deels door COVID. Ook zal er een beslissing genomen moeten worden of we wel/niet doorgaan met een samenwerking met de openbare bibliotheken. Ondanks veel inzet van beide kanten krijgt die samenwerking nog steeds geen vleugels.
• Ook vraagt men zich af of het mogelijk is iemand evt. in te huren om bepaalde onderdelen op te pakken. Het zal lastig zijn iemand te vinden die dit zou kunnen en dan zou het een afgerond project moeten zijn, bijv. de Summerschool.
• Gesteld wordt dat de communicatiestrategie belangrijk is en de nieuwsbrief en het jaarverslag als instrument ingezet kunnen worden om daarmee stappen te maken.
• Conclusie is wel dat het jaarplan minder dichtgetimmerd moet worden om er meer lucht in te houden, mocht er iets mis gaan.
• De kantoormedewerkers lichten ter informatie hun werkzaamheden toe en zijn vooral blij dat het team weer voltallig is zodat zij nu voorwaarts kunnen en er weer projecten opgepakt kunnen worden.
• De voorzitter geeft een compliment aan kantoor dat ondanks alles het gewoon door is gegaan.

Beleid handhaving en rapportage Beleid Vriendelijke Ruimtes

Tijdens de ALV in april is het nieuwe Beleid Vriendelijke Ruimtes gepresenteerd. Dit nieuwe BVR kan pas worden ingevoerd als ook een beleid voor handhaving en rapportage is vastgesteld. In overleg met de werkgroep herziening BVR hebben LB en SR een concept handhaving en rapportage opgesteld. Het bestuur is gevraagd het concept te beoordelen, m.n. aan de hand van vooraf ingediende vragen. Deze worden nu doorgenomen.

• Op de vraag: is dit het juiste detailniveau? Is het te lang, te beknopt? is de conclusie dat uiteindelijk de praktijk zal uitwijzen of dit werkbaar is.
• Geeft dit beleid op een goede manier uitvoering aan het BVR? Er wordt getwijfeld of het twee jaar bewaren van een dossier niet te kort is en is 5 jaar geen beter optie. I.v.m. de AVG, en uit oogpunt van privacy, wil WMNL de bewaartermijnen zo kort mogelijk houden.
• Is er een voorkeur voor een interne of externe vertrouwenspersoon? De voorkeur neigt naar het inschakelen van een extern bureau. Voordeel hiervan is dat er objectief en professioneel geoordeeld kan worden zonder dat er persoonlijke emoties in de weg staan.
• LB wil graag weten hoe zij dit kan overdragen. JBV zegt toe dit samen met haar te regelen.
• De reacties van het bestuur zullen worden opgenomen c.q. verwerkt in het document en zal daarna in concept op de Verenigingswiki geplaatst worden. Het bestuur gaat hiermee akkoord. Suggesties vanuit de gemeenschap zullen daarna in het document verwerkt worden.

Aanpassing salaris medewerkers

• WMNL heeft een achterstand in salarisontwikkeling. Door de hoge inflatie is die achterstand relatief groter geworden. Om personeel te behouden en om bij vacatures competitief te kunnen werven, is het raadzaam om de achterstand in te lopen. Voor de WMF Grant hebben we voor 2022 een verhoging van 2,2% gevraagd en gekregen, en voor 2023 gaan we uit van een verhoging van 3%. Er is met WMF een gesprek gestart over een aanvullende inflatiecorrectie voor de 2023 Grants.
• Voorgesteld wordt om over 2 jaar een inflatiecorrectie en salarisaanpassing uit te voeren, t.w. 6% dit jaar en volgend jaar 5% om zodoende weer aansluiting te vinden bij de geactualiseerde BBRA-schalen, zoals oorspronkelijk de bedoeling.

Dat betekent over twee jaar een verhoging van het personeelsbudget van 11%.  We voeren dan geen aparte inflatiecorrectie in. De tweede verhoging zou dan zijn onder voorwaarde dat de WMF Grant inderdaad een verhoging van tenminste 3% heeft.

• BN: geeft aan dat dit leidt tot verhoging van de personeelslasten, t.w. 31 K. Geeft hierop nog een kleine toelichting: De baten zijn in 2021, 2022 en 2023 respectievelijk €352k, €360k, en €371k, dit betekent een groei van €19k. Zonder extra baten is er dan een verschuiving van ruim 10k van materiële kosten naar personeelskosten. Er ontspint zich een discussie over de voorwaarde dat de WMF Grant hoger moet worden alvorens de salarisverhoging in 2023 toe te kennen. Een alternatief is de verhoging te koppelen aan groei van lokale baten. BN kan daar daar ook mee uit de voeten. Na discussie is de meerderheid van het bestuur van mening dat er geen voorwaarden moeten worden gesteld aan de toezegging de salarissen in 2023 te verhogen. BN kan daar mee leven. Het gehele pakket van salarisverhogingen worden daarmee onvoorwaardelijk goedgekeurd
• Bestuur keurt de salarisverhoging en inflatiecorrectie onvoorwaardelijk goed per 1 juli. De tweede tranche van de verhoging is daarmee niet meer gekoppeld aan eventuele verhoging van de WMF subsidie.

Besluit Wikimedia Europe

• JdV geeft een korte toelichting op het ontstaan van Wikimedia Europe. Hij is erbij betrokken en geeft aan dat er een goede vertegenwoordiging gevonden is om het bestuur te vormen.  Alleen Europese chapters en user groups kunnen lid worden.
• Het bestuur is benieuwd  hoe de financiering geregeld is. WMNL betaalt een deel van de kosten maar gaat niet meer betalen. Conclusie is wel dat het zich goed ontwikkeld heeft en deze ontwikkeling vrij snel is gegaan. Bestuur is akkoord.

Activiteiten en Community

Agenda en verdeling bijeenkomsten

• KJ zal het document updaten

Update over lopende zaken en ontwikkelingen

• 14 juli: WM Europa bijeenkomst. JdV zal het rondmailen.

Internationale Ontwikkelingen

• WMEUR heeft momenteel de grootste aandacht. JdV sluit aan bij de SWAN-meetings.

Rondvraag en sluiting

• BN: er is een donatie van € 1000,- binnengekomen. Er zal worden uitgezocht wie dat is geweest om zodoende een bedankje te kunnen sturen. Public Spaces is op zoek naar bestuurders, BN wil dit wel doen maar gaat zich eerst verdiepen in deze organisatie. MV: Dit heeft PR waarde, wil hier graag over meedenken.
• MvR: is het de bedoeling dat zij en MV ook bij de volgende vergadering aansluiten? Dat is zeker de bedoeling.
• MW: is aanwezig geweest bij de ALV Open Nederland en hebben een rondleiding in het Nieuwe Instituut Amsterdam gekregen. Het viel hem op dat op de site van WMDE hun logo de regenboogkleuren vertoonde. Is dat ook iets voor WMNL? Conclusie: we zullen selectief zijn met steunbetuigingen via onze site maar regenboogkleuren bij Pride (met ingang van volgend jaar) is zeker goed.