Notulen bestuursvergadering 8 februari 2024
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.
Notulen bestuursvergadering 8 februari 2024
| Locatie | Online |
| Tijdstip | 19.30 - 21.00 uur |
| Aanwezig | Jan-Bart de Vreede (voorzitter) (JBdV), Bart Nieuwenhuis (BN), Michel Wesseling (MW), Marike van Roon (MvR), Migiza Victoriashoop (MV),
Sandra Rientjes (verslag) |
Opening
Opening
Mededelingen
Er zijn geen mededelingen.
Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 16&30 november 2023
Het concept-verslag is per circulaire goedgekeurd en zal op de Verenigingswiki worden geplaatst.
Actielijst d.d. 16&30 november 2023
De actielijst wordt besproken en aangepast.
Voorstel vergaderdata bestuur 2024
Voor 18 april gaan we een andere datum zoeken. Ook gaan we niet meer standaard op donderdag vergaderen. Er gaat een aangepast voorstel naar het bestuur.
De ALV vindt plaats op 8 juni.
Organisatie en Financiën
Voortgang fondsenwerving
- SR geeft update. Er is nog geen formeel antwoord van WMF op onze bezwaren tegen het niet toekennen van meerjarenfinanciering. Het directeurenoverleg heeft het initiatief genomen om zelf een voorstel te ontwikkelen voor gewenste aanpassingen in de grantprocedure. Dit wordt gepresenteerd tijdens de Wikimedia Summit.
- Van het familiefonds dat WMNL al eerder heeft gesteund hebben we €60.000 ontvangen; het kan besteed worden aan de financiering van jaarplan-activiteiten mbt jongeren, wikidata en ondervertegenwoordigde groepen.
- De aanvraag bij het Fonds Cultuurparticipatie voor een WiR op Aruba wordt uiterlijk 15/2 ingediend. Mogelijk doen we een aanvullende aanvraag bij GO Fonds voor een extra module gericht op de Papiamentstalige WP.
Communicatiestrategie
- definitieve vaststelling communicatiestrategie
- Communicatieplan 2024
Het bestuur is akkoord met beide stukken. Het kantoor begint in maart met de opstart van het communicatieplan 2024. SR houdt bilateraal contact met MV over de voortgang. Elk half jaar komt het onderwerp communicatie terug op de agenda van het bestuur.
Aanpassingen begroting 2024
- Aangepaste begroting n.a.v. bijgestelde verwachtingen inkomsten
- Toelichting penningmeester
Het bestuur is akkoord met de voorgestelde bezuiniging op een aantal posten in de begroting (Wikimania deelname, Wikicon i.v.m. sponsoring door Beeld&Geluid, WikiGoesCaribbean indien aanvraag FCP wordt gehonoreerd). We moeten rekening houden met het feit dat er grotere onzekerheid is over de inkomsten omdat WMF niet garandeert dat de toegezegde optie van meerjarenfinanciering in de praktijk beschikbaar zal zijn. Sandra zal verschillende financiële scenario’s uitwerken om voorbereid te zijn op mogelijke ontwikkelingen.
Werving / profiel nieuwe bestuursleden
- Kennismatrix
- Er is binnen het bestuur met name versterking nodig op het terrein van fondsenwerving. Andere wenspunten zijn: netwerk in hoger onderwijs en kennis/ervaring in de wikigemeenschap. Het is ook zaak om na te denken over achtervang voor de penningmeester. Expertise op het gebied van communicatie kan goed ad hoc worden ingehuurd, mits de opdracht duidelijk is afgebakend. Omdat er onder de huidige bestuurders wel veel bestuurlijke ervaring is, is het zeker mogelijk om jongeren/onervaren bestuurders te benaderen. Het streven is om twee nieuwe bestuurders te vinden. Daarvoor gaan we actief werven, bijv. via Culturele Vacatures, Colourful People of Binoq. Bij werving letten we op inclusief taalgebruik. JBdV pakt dit op.
Delen informatie over bestuursvergaderingen
- Goedgekeurde notulen van bestuursvergaderingen worden op de wiki gepubliceerd, maar dit wordt niet actief aangekondigd. De vraag is of dit nog steeds het beste beleid is. Bestuur besluit dat we de vindbaarheid van de notulen moeten vergroten door ze zichtbaarder te maken op de wiki. Het is niet nodig om elke keer actief aan te kondigen dat er nieuwe notulen beschikbaar zijn of om de agenda te publiceren.
Activiteiten en Community
Planning en ambities Q1 en Q2.
- Kwartaalplanning. In de toekomst wordt de kwartaalplanning ter kennisneming op de agenda gezet, maar zal niet tijdens de vergadering worden toegelicht. Als bestuurders vragen hebben kunnen ze rechtstreeks contact opnemen met SR. MvR biedt aan om weer te helpen met het schrijven van het publieksverslag. Dit aanbod wordt in dank aanvaard. De vorige versie van het publieksverslag zal eerst worden geëvalueerd.
Ter info: Voortgang Wikicon
- MW geeft een korte update over de voortgang. Datum (18 mei) en locatie (Beeld en Geluid) zijn vastgesteld. Beeld&Geluid stelt de zalen gratis beschikbaar. Lizzy Jongma is weer dagvoorzitter. Het thema is ‘Tussen Strijd en Samenwerking’. Tijdens de Wikicon zal de verbindingsprijs voor het eerst worden uitgereikt. De oproep om mensen/instellingen/initiatieven te nomineren voor de prijs is uitgegaan.
Rondvraag en sluiting
- MW heeft contact met Jantine Borsboom, de nieuwe directeur Public Spaces. De vraag blijft of wij niet nauwer bij Public Spaces betrokken moeten zijn, en zo ja hoe. MW overlegt met BN, die in het verleden contact heeft gehad met Public Spaces.