Notulen bestuursvergadering 9 september 2021

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 9 september 2021

Locatie	via Zoom
Tijdstip	19.30 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Michel Wesseling (MW), Lotte Baltussen (LB), Heleen Ririassa (HR), Sandra Rientjes (SR), Ad Huikeshoven (AH), Ciell: tbv BVR punt 3.1 Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Afwezig met kennisgeving	Lizzy Jongma (LJ), Justus de Bruijn (JdB)

Opening

De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen, ook de leden van de BVR-werkgroep, van harte welkom.

Mededelingen

Vanwege de aansluiting van twee leden van de werkgroep BVR, wordt punt 3.1 naar voren gehaald en als eerste punt op de agenda behandeld. Er zijn verder geen mededelingen en hierbij is de agenda vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 26 augustus 2021

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Actielijst

Behalve punt 148 - voorstel vrijstelling contributie (deze staat op de agenda), worden alle andere punten besproken in een volgende bestuursvergadering.

Organisatie en financiën

Voortgang Meerjarenstrategie (JBV/SR)

Meerjarenstrategie hoeft niet ingediend te worden bij de WMF, wel de financieringsaanvraag. Onduidelijk is wanneer de financieringsaanvraag binnen moet zijn alhoewel duidelijk is dat 1 oktober niet haalbaar is. Een voorwaarde is het hebben van een strategie om de aanvraag te kunnen doen. Waarschijnlijk zal dit veranderen als de mogelijkheid bestaat om een meerjaren financieringsaanvraag te doen. Dan zal een Meerjarenstrategie nodig zijn om dit te kunnen beoordelen. Ook is er onduidelijkheid of de WMF andere eisen gaat stellen m.b.t. een financieringsaanvraag. Informeel is de toezegging gedaan door WMF dat het budget voor het komende jaar niet zal veranderen. Er ontstaat een kleine discussie over de volgorde van structuur van de WMF en de volgorde van WMNL. Uitgelegd wordt dat de volgorde van WMF willekeur is en de volgorde van WMNL prioriteit is. Besloten wordt om wel een akkoord van de ALV te vragen voor het Jaarplan en de Begroting en de Meerjarenstrategie in Powerpoint te presenteren op de ALV en de aankondiging te doen dat het daarna in concept online staat en men daarop nog feedback kan geven. Goed uitgelegd zal worden waarom de structuur afwijkt van de WMF i.v.m de koerswijzigingen die 2 jaar geleden is ingezet.

Jaarplan 2022 + begroting

Doorrekening: zoals het nu begroot is, is er een tekort van € 10.000,- en een overschot van 771 uren. Dit overschot is echter geen probleem. Er komen altijd onverwachte voorstellen voor een project binnen en daarop kan dan ingesprongen worden. Sponsorwerving: hier kan de bestemmingsreserve van WMF bijgeteld worden. Onduidelijk is hoeveel investering hiervoor nodig is. Na een kleine discussie wordt besloten om de begroting sluitend te krijgen. Het blijft lastig om aan onzekerheden, zoals fondsenwerving, een duidelijk bedrag te koppelen omdat niet altijd te voorzien is waar extra inspanning geleverd moet worden. Gegeven het afgelopen jaar, is het noodzaak om ook te begroten op een arbeidsongeschiktheidsverzekering. Na verwerking van de input vanuit het bestuur zal de tekst en uitleg betreffende het jaarplan online gezet worden.

Vrijstelling contributie voor actieve Wikimedianen. (BN/JdB)

BN heeft hiervoor een opzet gemaakt en geeft hier een korte toelichting op. De regeling wordt verruimd en vereenvoudigd. Daar het stuk vrij recent is ingediend verzoekt het bestuur om meer tijd om zich te kunnen verdiepen hierin. Besloten wordt dat het bestuur hier per mail over zal besluiten en daarna zal het voorgelegd worden aan de ALV. (Note: besloten is om dit punt te bespreken tijdens de ALV van april volgend jaar)

Activiteiten en community

Voortgang herziening Beleid Vriendelijke Ruimtes

LB: geeft uitleg omtrent de totstandkoming van het document met dank aan de feedback van de werkgroep zelf, het bestuur en de gemeenschap. De werkgroep vraagt het bestuur om akkoord te gaan met informatieve bespreking van het concept Beleid Vriendelijke Ruimtes tijdens de ALV van 25 september. Na de ALV zal zowel de feedback van het bestuur als de feedback van de leden, verwerkt worden. Daarna zal het definitieve concept vastgesteld worden door het bestuur. Duidelijk moet zijn dat het bestuur verantwoordelijk is voor het BVR. Hierna komt er een vervolgtraject: hoe om te gaan met meldingen, hoe gaan we het implementeren, een opleiding starten (waar ruimte voor is gereserveerd voor volgend jaar).

LB geeft korte uitleg over de toelichting. Heikel punt is en blijft: waar zijn de grenzen van het BVR. Duidelijk is dat deze gelden bij een bijeenkomst van WMNL, maar wanneer is WMNL verantwoordelijk bij door een partner georganiseerde bijeenkomsten? Uitgangspunt is dat we altijd in gesprek gaan met de partners i.v.m. het BVR zoals gehanteerd door WMNL en deze te vergelijken met die van de partner. Als er geen overeenkomst bereikt kan worden trekt WMNL zich terug. JBV stelt voor dat als leden aansluiten bij bijeenkomsten die niet georganiseerd zijn door WMNL er toch een suggestie meegegeven kan worden dat dit onze regels zijn.

De leden van de werkgroep BVR laten weten hoe zij het proces hebben ervaren. AH: feedback is waardevol geweest en de samenwerking met de werkgroep verliep zeer prettig. Ciell: wil graag benadrukken dat er in dit BVR een wezenlijk verschil gemaakt wordt tussen gewenst en ongewenst gedrag. De consequenties die verbonden worden aan niet gewenst gedrag is nog een discussiepunt maar daar is al wel een goed begin mee gemaakt. De vraag ligt ook open of de UCoC leidend is of dat de regels van WMNL dat zijn waarbij wel duidelijk is dat als het vanuit WMF georganiseerd is, de regels van de UCoC gelden. WMNL zal wel iets soepeler omgaan met bijv. een persoon die een ‘ban’ heeft gekregen. Deze persoon mag aansluiten bij een door WMNL georganiseerde bijeenkomst en per zaak wordt bekeken of het nodig is om van tevoren in gesprek te gaan. Degene die als BVR-contactpersoon is aangesteld krijgt voorafgaand de informatie waar en op wie evt. gelet moet worden. SR: is tevreden over de vertaalslag. UCoC is vooral geschreven voor online bijeenkomsten en deze is vertaald naar de benodigdheden van een chapter. Al met al wordt het een zeer positief stuk bevonden, goed geformuleerd en uitgewerkt en gaat het bestuur akkoord om de concepttekst zoals deze nu is voorgelegd ter bespreking op de ALV in te dienen.

Rondvraag en sluiting

SR: UCoC - er loopt nu een internationale discussie betreffende het internationale implementatieplan waar ook chapters commentaar op kunnen leveren. WMDE heeft al een reactie gegeven en vraagt of wij willen aansluiten. LB wil zich daar wel in verdiepen. SR zal de informatie doorsturen naar LB.
LB heeft met LJ het auteursrecht weer opgepakt. Hanno, Denise en Michelle zijn hierover ingelicht.

Met dank aan alle aanwezigen sluit de voorzitter de vergadering om 20.40 uur.

Afspraken en actiepunten

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
135		MW	Frans Grijzenhout Verbindingspenning	20/5: MW vraagt aan de bestuursleden om commentaar op het door Frans en hem geformuleerde voorstel en suggesties voor juryleden. 22/7: wordt 26/8 besproken 26/8: na overleg met SR zal het definitieve concept voorgelegd worden aan het bestuur.
146		JdB/LJ JBV/SR	Vertrouwenscommissie conceptplan opstellen t.b.v. invulling van deze positie	18/3: is in progressie 20/5: JBV en SR zullen een opzet maken 17/6: opzet bevoegdheden, etc. 22/7: Voorstel is geschreven en wordt rondgestuurd 26/8: JBV zal van de besproken punten een samenvatting maken.
148		BN/JdB	Meervoudig voorstel vrijstelling contributie	17/6: wordt besproken in bestuursvergadering van 22/7 22/7: wordt besproken in bestuursvergadering van 26/8 26/8: JBV zal dit nog navragen bij BN en JdB
149		MW	Verslag donateurswerving	26/8: Na 6 sept. overleg met WWAV en SR, GC, MW betr. eindrapport. Wordt 9/9 besproken.
153		HR	Concept opstellen tbv beantwoording vragen omtrent banner/donateurscampagne	26/8: HR en JBV hebben overleg en dit zal tijdens de bestuursdag in oktober besproken worden.
155		JBV	Data bijeenkomsten communiceren naar leden bestuur	26/8: JBV zal dit in het spreadsheet ‘bijeenkomsten’ aanvullen.
156		SR	Reactie WMDE ivm UCoC implementatieplan doorsturen naar LB