Programma en begroting 2012/nl
Het Prgrammaplan 2012 voor Wikimedia Nederland is een uitwerking van onze herziene strategie op basis van een strategieproces dat tot nu toe heeft plaatsgevonden tijdens twee weekeinden in februari en september 2011. Een korter overzicht in de vorm van een lijst met geplande activiteiten en schattingen van benodigde uren en fondsen is in het Engels te vinden op Activities 2012.
Achtergrond
In 2011 heeft de Vereniging Wikimedia Nederland de eerste stappen gezet op weg naar een strategie voor de komende tien jaar. Ongeveer 20 leden van het bestuur, de vereniging en de gemeenschap hebben in februari een eerste poging gedaan om een strategie voor 2020 vast te stellen. De uitkomst van dat eerste deel van het proces (een rapport hiervan is te vinden op Strategie/Report Strategy Workshop February 2011) vormde het startpunt voor dit activiteitenplan voor 2012.
Terugblik
Het lijkt gepast op deze plek te constateren dat 2011 een gemengd jaar is geweest. Er is een aantal belangrijke stappen gezet en enkele grote gemeenschapsprojecten zijn uitgevoerd of worden nu uitgevoerd. Tegelijkertijd is duidelijk dat we lang niet alles hebben bereikt wat we voor dit jaar als doelen hadden gesteld. Met name zijn we er niet in geslaagd voor 1,67 fte aan professionele ondersteuning te realiseren. Een gevolg daarvan is dat veel van de doelen die zijn gesteld in het verzoek voor een professionaliseringssubsidie aan de Wikimedia Foundation (juli 2010) niet zijn bereikt, en dat we als vereniging veel minder hebben uitgegeven dan begroot. Deze problemen kunnen niet worden opgelost door eenvoudig onze plannen voor 2011 te herhalen in 2012.
'Voorwaarts'
Het huidige programma- en activiteitenplan heeft tot doel ons vooruit te helpen in de richting die we besloten hebben, maar op een andere manier. Het betekent dat we afstappen van het idee van een grotendeels door vrijwilligers beheerde organisatie naar een professioneel geleide organisatie. Vorige plannen namen steeds aan dat het bestuur in een of andere vorm concreet de leiding zou nemen en uitvoerende verantwoordelijkheid zou hebben voor het aannemen en begeleiden van werknemers. In het afgelopen jaar is duidelijk geworden dat dit met de huidige bestuurssamenstelling niet realistisch is, noch met enige bestuurssamenstelling die we ons in de nabije toekomst kunnen voorstellen.
We hebben daarom als bestuur een bewuste keuze gemaakt om een (vrijwel) voltijdsmedewerker aan te trekken als 'kwartiermaker' die de organisatie op kan zetten en het dagelijkse management kan uitvoeren in de komende jaren. De verwachting is dat deze directeur ca. 1 fte aan ondersteunend personeel zal aannemen in de loop van 2012.
Van strategische doelen naar concrete doelen en activiteiten voor 2012
We hebben gepoogd de strategische doelen zoals die zijn geformuleerd tijdens de bijeenkomst in februari 2011 om te zetten naar specifieke en meetbare doelstellingen voor ieder van de vijf groepen 'stakeholders' (belanghebbenden) die toen zijn onderscheiden.
Stakeholders
- Algemeen publiek
- Donateurs
- Gemeenschap en leden
- Internationaal (WMF en andere chapters)
- Instellingen voor cultureel erfgoed en educatie
Daarnaast hebben we twee focusgebieden onderscheiden die niet direct zijn gerelateerd aan de stakeholders:
Focusgebieden
- Interne organisatie
- Enquêtes en onderzoeken
Voor de stakeholdergroepen hebben we meetbare doelstellingen vastgesteld, die vervolgens als basis hebben gediend voor voorgestelde activiteiten. Voor belangrijke activiteiten hebben we een schatting gegeven van het totale budget voor iedere groep/focusgebied, in termen van professionele werkuren, uren door vrijwilligers en materieel budget.
Meetbare doelen zijn niet hele hele verhaal: vaak zijn activiteiten ook gekozen omdat ze minder goed meetbare doelen kunnen bereiken, zoals het bij elkaar brengen van mensen en het scheppen van een stimulerende omgeving. Niettemin zijn het de meetbare doelen waaraan we ons committeren en we geloven dat deze doelen een redelijke indicatie zijn of we ons in de juiste richting bewegen.
Daarnaast zijn veel activiteiten op meer dan één doel gericht. Een "Wiki Loves ???"-evenement is bijvoorbeeld een activiteit die meer dan één doelgroep omvat en zowel gericht is op het bouwen van een gemeenschap en vergroten van de participatie als op het verhogen van de kwaliteit van de inhoud door het aangaan van samenwerkingen met instellingen.
'Less is more'
Na het op een rijtje zetten van de huidige en geplande activiteiten hebben we een eerste inschatting gemaakt van de benodigde 'hulpbronnen' voor 2012. Daaruit bleek duidelijk dat de grootste beperking momenteel de beschikbaarheid van vrijwilligers is (daaronder valt ook het bestuur) die we redelijkerwijze konden 'inzetten' voor het bereiken van de doelen. Een van de conclusies uit intern overleg was dat we als bestuur ons minder moeten bezighouden met de vraag hoe we zaken bereiken en meer met wat we willen en waarom. Om dit te kunnen doen, is het noodzakelijk dat bestuursleden een deel van hun taken aan de gemeenschap overlaten, ook als we niet zeker weten dat er vrijwilligers beschikbaar zijn. Om dit te kunnen doen, zullen we vaker en effectiever moeten communiceren met de gemeenschap om duidelijk te maken wat er nodig is zodat die taken waar interesse voor bestaat ook door vrijwilligers buiten het bestuur kunnen worden uitgevoerd.
We hebben onze doelen verdeeld over doelgroepen en focusgebieden op een manier die het mogelijk maakt dat vereniging en bestuur doelgericht kunnen werken. We hebben binnen de verschillende onderdelen voorrang gegeven aan die activiteiten die:
- redelijkerwijze haalbaar zijn in de huidige inrichting van de organisatie
- een grote waarschijnlijkheid van succes hebben, gebaseerd op resultaten uit het verleden (zoals activiteiten die bouwen op een bestaande actieve groep vrijwilligers)
- de capaciteit van de organisatie vergroten en bestuurlijke standaarden implementeren
Plannen voor het onverwachte
Naast het plannen op 'haalbare resultaten' wilden we expliciet ruimte laten voor 'onverwachte' inititatieven. Immers, als we kijken naar succesvolle resultaten van de vereniging in het verleden, zijn die praktisch altijd voortgekomen uit ideeën van vrijwilligers die ruimte kregen (of namen) om hun projecten te implementeren, zonder garantie op succes. We hebben daarom een significant budget (zie "Budget voor ongespecificeerde activiteiten") toegewezen voor nieuwe ideeën, met de aantekening dat de realisatie daarvan afhangt van de beschikbaarheid en vindingrijkheid van vrijwilligers en dat het daadwerkelijke gebruik van dit budget dus overal tussen de 0% en 100% kan uitkomen.
Programmaplan
Algemeen publiek
Het algemene publiek is gedefinieerd als de gehele groep van mensen die WMNL binnen de Nederlandse grenzen kan bereiken.
Doelen
- bekendstaan als een betrouwbare organisatie
- bekendstaan als een ondersteunende kracht voor Wikimediaprojecten
- verhogen van het publieke bewustzijn over vrije licenties en Wikimedia
Meetbare resultaten
- aan het einde van 2012 kan 10% van de respondenten in een representatieve steekproef WMNL identificeren als een organisatie achter Wikipedia
- in 2012 wordt WMNL 25% vaker genoemd in relevante media dan in 2011
- in 2012 worden standaarden m.b.t. verslaglegging nageleefd
- aan het einde van 2012 ziet 80% van die respondenten die weten wat Wikimedia Nederland is, de organisatie als een betrouwbare organisatie
Activiteiten
| Activiteit | prof. ondersteuning (h) | vrijwilligersinzet (h) | materieel budget (EUR) | tijdlijn |
|---|---|---|---|---|
| Persberichten en perscontacten | 80 | 80 | 0 | continu |
| Heroverwegen communicatiemethoden en deze verbeteren naar gelang de daadwerkelijke behoeften van geinteresseerden | 100 | 100 | 0 | jan-jun |
| Strategische doelen, visie, plannen en doelstellingen op de website zetten | 8 | 0 | 0 | jan-jun |
| Ontwikkelen en publiceren van standaarden m.b.t. verslaglegging | 12 | 0 | 0 | jan-mrt |
| Publicatie (op tijd) van een jaarverslag over 2011 | 240 | 120 | 3000 | jan-mrt |
| Totaal | 440 | 300 | 3000 |
Donateurs
De doelgroep 'donateurs' is gedefinieerd als alle personen en organisaties die hebben gedoneerd aan Wikimedia/Wikipedia en die gevestigd zijn in Nederland, of die specifiek donaties hebben gedaan aan de Vereniging Wikimedia Nederland.
Doelen
- betrouwbaarheid van de organisatie
- transparantie van verslaglegging
- behoud van donateurs
Meetbare resultaten
- De standaarden m.b.t. verslaglegging worden nageleefd
- Uitvoering van het jaarlijkse activiteitenplan is meetbaar en wordt uitgevoerd op zeker 90% van de verwachte doelen
- Eind 2012 zijn die voorwaarden voor het CBF-keurmerk vervuld die relevant zijn voor het succes van de Vereniging als organisatie
- In 2012 zijn er 1000 herhaalde donaties geweest
- Eind 2012 geeft 10% van de donateurs in een representatieve steekproef aan dat ze het volgende jaar zeker weer zullen doneren
- Eind 2012 geeft 50% van de ondervraagden in een representatieve steekproef aan dat WMNL een goed doel is dat het waard is om eraan te doneren
Activiteiten
| Activiteit | prof. ondersteuning (h) | vrijwilligersinzet (h) | materieel budget (EUR) | tijdlijn |
|---|---|---|---|---|
| Onderzoek de voorwaarden voor CBF-keurmerk/-certificatie; evalueer tekortkomingen en bepaal welke tekortkomingen zullen worden gerepareerd en hoe | 16 | 20 | 1200 | Jan-Mar |
| Schep online-methoden om periodieke donaties te doen: | Jan - Mar | |||
| 1. uitleg over geagendeerde/herhaalde opdrachten bij de eigen bank | 20 | 0 | 0 | |
| 2. opzetten doorlopende machtiging | 40 | 0 | 0 | |
| 3. opzetten van een formele route om periodiek te schenken via notariële akte voor belastingaftrekbaarheid | 50 | 0 | 1500 | |
| Opstellen, testen, sturen van oproep om via doorlopende machtiging of periodieke overboeking te doneren: | mrt-jun | |||
| 1+2: doorlopende machtiging of periodieke overboeking | 120 | 4 | 2000 | |
| 3. via notariële akte | 40 | 0 | 0 | |
| Communicatie met donateurs over resultaten en plannen | 40 | 0 | 0 | |
| Onderzoek naar online 'goededoelenvergelijkers' en als die relevant zijn, verstrekken van informatie en rapportage daaraan | 40 | 0 | 0 | |
| Totaal | 366 | 24 | 4700 |
*: Het aftrekken van giften voor de inkomstenbelasting vereist ofwel dat de giften als geheel 1% van het jaarinkomen van de schenker bedragen, of een periodieke gift is gedurende ten minsten vijf opeenvolgende jaren, vastgelegd in een notariële akte. Deze activiteit zal alleen worden uitgevoerd als de totale kosten die WMNL voor haar rekening neemt minder dan 25% bedragen van de verwachte donaties via deze route.
Gemeenschap en leden
De doelgroep 'gemeenschap' is lastig te definiëren omdat we die nooit eerder hebben gemeten of bepaald. Voor ons plan voor 2012 hebben we dit gedefinieerd als de groep van bijdragers aan de Nederlandstalige Wikipedia en in bredere context alle bijdragers aan Wikimedia-zusterprojecten binnen Nederland. De doelgroep 'leden' verwijst naar leden van de Vereniging Wikimedia Nederland (die ook worden gezien als deel van de 'gemeenschap').
Doelen
- activeren en ondersteunen van vrijwilligers
- toename in ledenaantal
- activeren van bestaande leden
Meetbare resultaten
- Vergroten van participatie in verenigingsactiviteiten met 20%
- Aan het einde van 2012 heeft 70% van de bijdragers aan online Wikimediaprojecten in Nederland in een representatieve steekproef een gunstig beeld van de Vereniging Wikimedia Nederland
- Verhogen van ledenaantal onder Wikimediagemeenschap met 20%
- Uitvoeren van in ieder geval twee grotere evenementen die op Wikimedianen en het algemene publiek zijn gericht
Activities
| Activiteit | prof. ondersteuning (h) | vrijwilligersinzet (h) | materieel budget (EUR) | tijdlijn |
|---|---|---|---|---|
| Wikimedia Conferentie Nederland of gelijksoortige evenementen, gericht op Wikimedianen en andere geinteresseerden | 160 | 400 | 10000 | Nov (voorber. vanaf mei) |
| Kleinschalige gemeenschapsactiviteiten (WikiZaterdag, Wikimeets, 'Wiki takes ...') | 10 | 80 | 2000 | Continu |
| Evalueren en verbeteren ledenaanmeldingsprocess (online en papier) | 20 | 10 | 400 | mrt-jun |
| Overwegen gebruik bestaande donateurslijsten voor participatie en lidmaatschap | 10 | 10 | 0 | mrt-jun |
| Definiëren van doelen van de twee typen leden en de beste inzet daarvan voor de organisatie | 10 | 40 | 0 | mrt-jun |
| Wiki Loves Monuments NL 2012 | 80 | 400 | 10000 | Sep (voorber. vanaf mrt) |
| Artikelen/how-to's plaatsen in relevante onderwerpgebonden 'traditionele media' om meer participatie te genereren, in het bijzonder van groepen die nu ondervertegenwoordigd zijn. | 40 | 20 | 0 | continu |
| Herziening budget voor kleine activiteiten | 0 | 160 | 1500 | continu |
| Overwegen/doorontwikkelen van extra 'adviserende'/'specialistische' vrijwilligersposities, of adviesraad | 0 | 60 | 0 | jan-mrt |
| Budget voor nader te specificeren programma's/activiteiten | 40 | 320 | 20000 | continu |
| Totaal | 370 | 1500 | 43900 |
Internationaal
De doelgroep 'internationaal' omvat andere nationale verenigingen ('chapters') van Wikimedia, en de Wikimedia Foundation
Doelen
- participeren in activiteiten
- het voortouw nemen in innovatieve projecten
Meetbare resultaten
- Deelnemen in alle relevante internationale Wikimedia-activiteiten
- Vervullen van alle verplichtingen van WMNL binnen het CoSyne-project (een project in het 7th Framework Programme van de Europese Commissie)
- Het voortouw nemen in één internationaal gemeenschaps- en publieksproject
Activiteiten
| Activiteit | prof. ondersteuning (h) | vrijwilligersinzet (h) | materieel budget (EUR) | tijdlijn |
|---|---|---|---|---|
| Afgevaardigden naar Chapters Conference / Fundraising Summit | 30 | 60 | 1500 | Mar-Jun |
| Afgevaardigden (bestuur of andere vrijwilligers) naar Wikimania. | 0 | 160 | 3000 | Jul |
| Internationaal reisbudget voor vrijwilligers | 0 | 150 | 5000 | continuous |
| Wiki Loves Monuments International | 160 | 160 | 15000 | Sep (voorl., voorber. vanaf maart)* |
| Ondersteuning Translation Rallies | 0 | 0 | 2000 | 2x per jaar |
| Uitvoering softwaretesten voor het CoSyne-project. Voortgangrapportage, publiciteit rond project en resultaten | 0 | 500** | 10000 | Continu, meerdere milestones en deliverables |
| Totaal | 190 | 1030 | 36000 |
*Very preliminary, exact amounts will depend on final evaluation of WLM Europe which is expected later this year.
**Total volunteer hours cover 4 countries, the mentioned 500 is for Dutch volunteers, we foresee another 500 for other countries
Contacten en samenwerkingen met instellingen
De doelgroep "instellingen" bestaat uit grotere instellingen waar Wikimedia Nederland mee samenwerkt en/of die grotere projecten van en met Wikimedia Nederland ondersteunen
Doelen
- het verbinden van de Wikimediagemeenschap met instellingen en hun gemeenschappen
- geven van terugkoppeling aan instellingen
Meetbare resultaten
- Eind 2012 zal de top-20 van cultureelerfgoedinstellingen in Nederland zijn gecontacteerd door WMNL en ten minste drie van hen zullen gezamenlijke activiteiten met ons ontplooien
- Alle contactverzoeken van cultureelerfgoedinstellingen zullen tijdig en passend worden afgehandeld
- Eind 2012 zal Wikimedia Commons afbeelidingen bevatten van ten minste tweederde van alle rijksmonumenten in Nederland
Activiteiten
| Activiteit | prof. ondersteuning (h) | vrijwilligersinzet (h) | materieel budget (EUR) | tijdlijn |
|---|---|---|---|---|
| produceren van materialen, presentatie en gids over hoe samenwerkingen met instellingen kunnen werken | 40 | 80 | 1000 | jan-mrt |
| Werven en opleiden van vrijwilligers die in contact kunnen treden met culturele instellingen en cultureelerfgoedinstellingen | 20 | 150 | 0 | Apr-Jun |
| Reageren op contactverzoeken | 40 | 40 | 0 | continu |
| Ontwikkeling van statistisch en andere tools om daadwerkelijk gebruik van vrijgegeven content te meten | 0 | 40 | 40000* | continu |
| Totaal | 100 | 310 | 41000 |
*: Dit project is nog niet zeker. Het zou gaan om een samenwerking tussen drie chapters en een erfgoedinstelling waaraan WMNL gedurende twee jaar EUR 40000 per jaar bijdraagt.
Intern
Het focusgebied "Intern" omvat de organisatie en het bestuur van de Vereniging Wikimedia Nederland
Doelen
- aanwerven personeel
- vergroten slagkracht
- verbetering van processen
Meetbare resultaten
- In dienst nemen en houden van directeur
- Eind maart zal een 'bestuurshandleiding' gereed zijn die de overdracht tussen besturen zal verbeteren
- Eind 2012 zal het bestuur van de Vereniging al haar verantwoordelijkheden efficiënt vervullen
Activiteiten
| Activiteit | prof. ondersteuning (h) | vrijwilligersinzet (h) | materieel budget (EUR) | tijdlijn |
|---|---|---|---|---|
| Bestuurshandleiding | 10 | 80 | 0 | jan-mar |
| Bepalen van specifieke verantwoordelijkheden van het bestuur en vaardigheden en kwalificaties die noddig zijn. Verbeteren van het palet aan vaardigheden binnen het bestuur door verbetering van kennis en vaardigheden van bestuursleden en/of beter werven. Evalueren en verbeteren van het besluitvormingsproces binnen het bestuur | ||||
| 1. Weving bestuursleden | 0 | 80 | 0 | continu, met piek in jan-mar |
| 2. Training (bestuursleden en specifieke vrijwilligers) | 60 | 500 | 3000 | continu |
| Aannemen en behouden van directeur | 0 | 40 | 10000 | jan-mar |
| Totaal | 70 | 700 | 13000 | |
Enquêtes en onderzoeken
het focusgebied "Enquêtes en onderzoeken' is een containerbegrip voor onze behoefte om gegevens te verzamelen teneinde onze prestaties te meten (dit is nieuw in 2012)
Doelen
- dataverwerving voor het meten van de huidige positie en de resultaten in 2012
Meetbare resultaten
- Gegevens ten behoeve van de meting van resultaten
Activiteiten
| Activiteit | prof. ondersteuning (h) | vrijwilligersinzet (h) | materieel budget (EUR) | tijdlijn |
|---|---|---|---|---|
| Enquête onder het algemene publiek | 20 | 80 | 10000* | 2x: nulmeting en vergelijking |
| Enquête onder lezers | 20 | 80 | 0 | 2x: nulmeting en vergelijking |
| Enquête onder Wikimedia-gemeenschap | 20 | 80 | 0 | 2x: nulmeting en vergelijking |
| Totaal | 60 | 240 | 10000 |
*We beschouwen een deel hiervan als eenmalige kosten en verwachten dat herhalingsonderzoeken goedkoper zullen zijn
Subtotalen per groep/gebied
- Personeelsuren voor directe ondersteuning van de gebieden hierboven: 1596 uur, wat neerkomt op ca. 0,85 - 0,9 fte (deze inschatting kan aan de lage kant zijn)
- Vrijwilligersuren: 4104 uur / ca. 2,3 fte (waarvan 1074 u / ca. 0,6 fte voor bestuursleden)
- materieel budget: EUR 151.600
9 Overhead
Schatting van overheadkosten (o.a. administratie en beheer) die niet direct ten laste van bovengenoemde projecten komen
| Onderdeel | Uitgaven |
|---|---|
| Kantoorruimte | 12000 |
| Boekhouding/accountant/advies | 10000 |
| Div. reis- en verblijfskosten | 7000 |
| Bankkosten | 1000 |
| Verzekeringen | 5000 |
| Salarisadministratie | 1500 |
| Technische faciliteiten | 3000 |
| Totaal | 39500 |
Personeel
We veronderstellen dat we ca. EUR 120.000 per jaar kwijt zijn aan een voltijds directeur en in totaal 1 fte aan ondersteunende functies (communicatiemedewerker, programmamedewerker, administratieve ondersteuning)
11 Financiële zaken
Uitgaande van ons huiding bestedingspatroon en uitgaven die nog op de rol staan voor 2011, schatten we dat ons eigen vermogen eind 2011 rond de EUR 235.000 ligt. Dit omvat ook het restant van de professionaliseringssubsidie die met de WMF is overeengekomen. uitgaande van de totale geplande uitgaven in het huidige voorstel (ca. 311.600), zouden we erop mikken om de algemene reserve (die als continuïteitsreserve moet dienen) aan het eind van 2012 te hebben teruggebracht tot rond de helft hiervan (6 maanden) ofwel ca. EUR 155.800. Dat betekent dat ca. EUR 80.000 van het huidige voorstel uit onze reserves en bestemmingsfondsen/-reserves komt. De rest komt dan uit een Chapters Grant van de WMF en onze 'eigen' inkomsten (contributies en donaties buiten de jaarlijkse Fundraiser). De precieze getallen die we aan de onttrekkingen uit reserves en fondsen toekennen hangen af van wat WMNL en de WMF afspreken over het restant van de professionaliseringssubsidie.
| Inkomsten | Uitgaven | ||
| Contributies | 3500 | Programma's/activiteiten | 152100 |
| Donaties | 10000 | Overhead | 39500 |
| WMF Chapters Grant 2012 | 218623 | Personeel | 120000 |
| Tekort | 80000 | ||
| Total | 312123 | 312123 | |
| Onttrekkingen ivm negatief resultaat | |
| Onttrekking aan bestemmingsfonds "WMF Professionalization Grant" | te bepalen |
| Onttrekking aan algemene reserve (continuiteitsreserve) | te bepalen |
| Onttrekking aan bestemmingsfonds "CoSyne" | 10023 |
| Totale onttrekking aan reserves en bestemmingsfondsen | 80000 |