WCN 2014/Tijdlijn

Uit Wikimedia
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Deze tijdslijn is bedoeld als checklist voor de werkgroep Wikipedia Conferentie Nederland 2014.

Zie ook: Draaiboek

Februari

  • Werkgroep WCN samenstellen, 6 personen. Verdeel het werk:
    • voorzitter, aanjager - Status:    Ronn
    • programma - Status:    Ronn
    • logistiek - Status:    kantoor
    • public relations - Status:    New
  • Mail list werkgroep aanmaken - Status:    Done

Maart

  • Datum bepalen - Status:    ' datum = zaterdag 1 november 2014
  • Thema kiezen - Status:    Vinden en Verbinden
  • Shortlist keynote speakers opstellen - Status:    ' - Ronn
  • Keus maken voor werkvormen, de verhouding tussen presentaties, workshops, discussies enz. - Status:    Done
  • Eisen opstellen zalen - Status:    keuze MeetingPlaza, zie eisen in WCN-lijstjes
  • Begroting opstellen - Status:    kantoor
  • Vergaderdata van de werkgroep afspreken - Status:    eerste overleg tijdens Wikimania

April

  • IRL meet werkgroep - {{status]}}
  • Sprekers benaderen (m.n. keynotes) - Status:    Done Ronn
  • Zijn er mogelijkheden voor sponsoring? - Status:    MeetingPlaza biedt een flinke korting net als voorgaande jaren
  • Zalen benaderen - Status:    MeetingPlaza optie reservering gedaan door Denise
  • WCN website aanpassen; is alles van het vorige jaar afgesloten en naar het archief overgebracht? - Status:    Done
  • Check het registratieprogramma - Status:    testen, wens is inschrijven via Civi

Mei

  • IRL meet 2 - Status:    New
  • Zaal vastleggen - Status:    zaal is gereserveerd
  • Contacten zoeken merchandise/promotiemateriaal, bv WMDE of eigen leveranciers - Status:    Denise
  • Folders verzamelen van andere instellingen (Creative Commons, Linux gebruikersgroep, etc) om uit te delen op conferentie - Status:    New

Juni

  • Website WCN up http://wikimedia.nl/project/wikimedia-conferentie-nederland - Status:    '
  • Aanmaken nieuw logo WCN Status:    ' Denise checkt status
  • Update verenigingswebsite - Status:    Done[1] Nog blog post maken met aankondiging WCN.
  • Call for Proposals uitdoen: oproep voor sprekers + een oproep voor andere ideeën - Status:    Done via community en netwerk}}
  • Tekst voor nieuwsbrief, o.a. WMNL, eventueel verdere genodigde partijen - Status:    Denise
  • Begroting -> naar bestuur voor akkoord - Status:    Done
    • Overleg met penningmeester over aparte bankrekening ivm controle betalingsgegevens e.d.? - Status:    Done Geen aparte bankrekening
    • Toegangsprijzen vaststellen. Denk aan combinatieprijs: toegang conferentie + lidmaatschap WM - Status:    Done

Juli

Augustus

September

  • Aandacht voor het programma:
    • Sitenotice plaatsen -> CentralNotice Call for Speakers, looptijd ongeveer 2 weken - Status:    Done ondersteuning via Romaine?
    • Call for Speakers op website, verenigingswiki, De Kroeg, etc. Status:    Done
  • Eerste globale invulling van de programmalijnen: sprekers, onderwerpen en werkvormen Status:    Done
  • Met behulp van de programmalijnen de public relations opzetten (doelgroepen) Status:    kantoor
  • Doelgroepen in kaart brengen - Status:    kantoor
    • Developers en hackers voor technologie track - Status:    kantoor
    • Leden van de Wikipedia gemeenschap en andere projecten voor het sociale track - Status:    kantoor
    • Medewerkers partner-instellingen voor thema-track - Status:    kantoor
  • Aandacht voor communicatie over de conferentie met het oog op inschrijvingen Status:    kantoor - vanaf 1 oktober groots inzetten, dan ook inschrijving mogelijk
  • Eigen foldermateriaal updaten/herschrijven/laten herdrukken - Status:    kantoor blauwe en groene folders voldoende op voorraad
    • Persbericht opstellen en versturen - Status:    Done - versturen: wanneer keynote bekend is, planning: 7 oktober ivm persbericht WLE op 6 oktober
    • Overige doelgroepen aanschrijven - Status:    Done planning: week 6 oktober
  • Sponsoren, financieel, maar ook in natura Status:    Done
  • Update begroting Status:    Done zie totaaloverzicht WCN op Drive
  • Update mail richting bestuur - Status:    New
  • Update website - Status:    Done blijft in beweging
  • Week 15 september: vooraankondiging versturen aan lijsten en extern Status:    Done - week 7 oktober ivm inschrijving mogelijkheid en ontwikkeling programma
  • Bestellen goodiebags (30 september)Status:    Done
    • tijdstabel op website - Status:    Done
    • FAQ opstellen voor de website Status:    Done
    • Sprekers en programma op de website plaatsen - Status:    Done is online, wordt doorlopend aangepast
    • Informatie over inschrijvingen op de website (28 en/of 30 september) - Status:    Done
  • Controleren inschrijvingsproces. Werkt alles? Status:    Done
    • Planning inschrijfformulier online: 30 september Status:    Done
  • Programma
    • Contact met sprekers onderhouden - Status:    Ronn
    • Korte instructies (doelgroep)Kantoor levert info aan van voorgaande jaren - niet voorhanden
    • Korte instructie sprekers en vrijwilligers opstellen Status:    Done
    • Overleg over abstractssamenvattingen Status:    Ronn

Oktober

  • Sitenotice voorinschrijving plaatsen - Status:    Done Romaine pakt dit op, online sinds 7 oktober, we willen anonieme én geregistreerde gebruikers benaderen - kantoor heeft input geleverd
  • Bezoek aan MeetingPlaza vragen doornemen Status:    Done
    • Tweede persbericht opstellen.Status:    New - alleen bij interessant nieuwsfeit
    • Versturen tweede persbericht uiterlijk half oktober.Status:    New
  • Inschrijvingen
    • Bevestigen inschrijvingen en verzoek tot betaling versturen - Status:    loopt via Civi
    • Verwerken inschrijvingen en betalingen - Status:    Done
  • Voorbereidingen conferentiedag
  • Contact opnemen met vrijwilligers voor de conferentiedag zelf - Status:    Done
    • Sessieleiders indelen - Status:    Done
    • Korte instructie voor vrijwilligers opstellen. Aparte aandacht voor bliksemsessies en andere werkvormen - Status:    Done
    • Overige vrijwilligers benoemen Status:    Done
    • Opstellen overzicht met taken Status:    Done
    • Briefing voor spreker opening en afsluiting opstellen - puntenlijst vanuit de organisatie Status:    New
  • Afspraken maken met keynotes over de pers Status:    New
  • Programmaboekje
    • Laatste controle inhoud programmaboekje deadline 1e week oktober - Status:    Ronn en kantoor
    • Opmaken programmaboekje 2e week oktober - Status:    Done
    • Afdrukken derde week oktober - Status:    Done
  • Verzenden betalingsherinneringen - Status:    Done
  • Verzenden algemene mail aan deelnemers met laatste info - Status:    Done dinsdag 25 oktober
  • Ontwerpen badges Status:    Done - kantoor
  • Laten drukken badges, key cords klaarleggen - Status:    Done} - kantoor
  • Goodiebags samenstellen - Status:    Done
  • Restaurant voor etentje reserveren - Status:    Done mail gestuurd aan Griek Sirtaki op Servetstraat. Met vraag of we met een groep terecht kunnen, weten niet vooraf hoeveel mensen

November

  • Logistieke processen conferentie
    • Materialen afleveren bij conferentiecentrum. Kan eventueel al op donderdag 30 oktober (goodiebags, programmaboekjes, badges, banners, prints plattegrond, overig uitdeelmateriaal) - Status:    Done
    • Plattegrond/bewegwijzering zalen printen Status:    Done
    • Opstellen taken vrijwilligers + bereikbaarheid Status:    Done
    • Taken bij ontvangst: inschrijven, betalen, badges Status:    Done
  • Evaluatie enquête opstellen Status:    Done
  • Op de Conferentiedag zelf:
    • Check zalen en inschrijfbalie -> zie draaiboek Status:    Done
    • Korte bijeenkomst voordat de eerste gasten binnenkomen Status:    Done
  • Evaluatie enquête verzenden Status:    Done
  • Na afloop
    • Statistieken verwerken voor de evaluatie. -> Sindy
    • Werkelijk aantal bezoekers vaststellen Denise Status:    Done
    • Verwerken last minute aanmeldingen/afzeggingen Denise/Jolanda Status:    Done
    • Sfeerverslag schrijven voor nieuwsbrief Denise Status:    Done

December

  • Evaluatie bijeenkomst met de werkgroep en alle vrijwilligers
  • Verslag van de bijeenkomst op verenigingswiki plaatsen