WCN 2014/Tijdlijn

Deze tijdslijn is bedoeld als checklist voor de werkgroep Wikipedia Conferentie Nederland 2014.

Zie ook: Draaiboek

Februari

• Werkgroep WCN samenstellen, 6 personen. Verdeel het werk:
  • voorzitter, aanjager - Status:    Ronn
  • programma - Status:    Ronn
  • logistiek - Status:    kantoor
  • public relations - Status:    New
• Mail list werkgroep aanmaken - Status:    Done

Maart

• Datum bepalen - Status:    Done datum = zaterdag 1 november 2014
• Thema kiezen - Status:    Vinden en Verbinden
• Shortlist keynote speakers opstellen - Status:    Done - Ronn

• Keus maken voor werkvormen, de verhouding tussen presentaties, workshops, discussies enz. - Status:    Done
• Eisen opstellen zalen - Status:    keuze MeetingPlaza, zie eisen in WCN-lijstjes
• Begroting opstellen - Status:    kantoor
• Vergaderdata van de werkgroep afspreken - Status:    eerste overleg tijdens Wikimania

April

• IRL meet werkgroep - {{status]}}
• Sprekers benaderen (m.n. keynotes) - Status:    Done Ronn
• Zijn er mogelijkheden voor sponsoring? - Status:    MeetingPlaza biedt een flinke korting net als voorgaande jaren
• Zalen benaderen - Status:    MeetingPlaza optie reservering gedaan door Denise
• WCN website aanpassen; is alles van het vorige jaar afgesloten en naar het archief overgebracht? - Status:    Done
• Check het registratieprogramma - Status:    testen, wens is inschrijven via Civi

Mei

• IRL meet 2 - Status:    New
• Zaal vastleggen - Status:    zaal is gereserveerd
• Contacten zoeken merchandise/promotiemateriaal, bv WMDE of eigen leveranciers - Status:    Denise

• Folders verzamelen van andere instellingen (Creative Commons, Linux gebruikersgroep, etc) om uit te delen op conferentie - Status:    New

Juni

• Website WCN up http://wikimedia.nl/project/wikimedia-conferentie-nederland - Status:    Done
• Aanmaken nieuw logo WCN Status:    Done Denise checkt status
• Update verenigingswebsite - Status:    Done[1] Nog blog post maken met aankondiging WCN.
• Call for Proposals uitdoen: oproep voor sprekers + een oproep voor andere ideeën - Status:    Done via community en netwerk}}
• Tekst voor nieuwsbrief, o.a. WMNL, eventueel verdere genodigde partijen - Status:    Denise
• Begroting -> naar bestuur voor akkoord - Status:    Done
  • Overleg met penningmeester over aparte bankrekening ivm controle betalingsgegevens e.d.? - Status:    Done Geen aparte bankrekening
  • Toegangsprijzen vaststellen. Denk aan combinatieprijs: toegang conferentie + lidmaatschap WM - Status:    Done

September

• Aandacht voor het programma:
  • Sitenotice plaatsen -> CentralNotice Call for Speakers, looptijd ongeveer 2 weken - Status:    Done ondersteuning via Romaine?
  • Call for Speakers op website, verenigingswiki, De Kroeg, etc. Status:    Done
• Eerste globale invulling van de programmalijnen: sprekers, onderwerpen en werkvormen Status:    Done
• Met behulp van de programmalijnen de public relations opzetten (doelgroepen) Status:    kantoor
• Doelgroepen in kaart brengen - Status:    kantoor
  • Developers en hackers voor technologie track - Status:    kantoor
  • Leden van de Wikipedia gemeenschap en andere projecten voor het sociale track - Status:    kantoor
  • Medewerkers partner-instellingen voor thema-track - Status:    kantoor
• Aandacht voor communicatie over de conferentie met het oog op inschrijvingen Status:    kantoor - vanaf 1 oktober groots inzetten, dan ook inschrijving mogelijk
• Eigen foldermateriaal updaten/herschrijven/laten herdrukken - Status:    kantoor blauwe en groene folders voldoende op voorraad
  • Persbericht opstellen en versturen - Status:    Done - versturen: wanneer keynote bekend is, planning: 7 oktober ivm persbericht WLE op 6 oktober
  • Overige doelgroepen aanschrijven - Status:    Done planning: week 6 oktober
• Sponsoren, financieel, maar ook in natura Status:    Done
• Update begroting Status:    Done zie totaaloverzicht WCN op Drive
• Update mail richting bestuur - Status:    New
• Update website - Status:    Done blijft in beweging
• Week 15 september: vooraankondiging versturen aan lijsten en extern Status:    Done - week 7 oktober ivm inschrijving mogelijkheid en ontwikkeling programma
• Bestellen goodiebags (30 september)Status:    Done
  • tijdstabel op website - Status:    Done
  • FAQ opstellen voor de website Status:    Done
  • Sprekers en programma op de website plaatsen - Status:    Done is online, wordt doorlopend aangepast
  • Informatie over inschrijvingen op de website (28 en/of 30 september) - Status:    Done
• Controleren inschrijvingsproces. Werkt alles? Status:    Done
  • Planning inschrijfformulier online: 30 september Status:    Done
• Programma
  • Contact met sprekers onderhouden - Status:    Ronn
  • Korte instructies (doelgroep)Kantoor levert info aan van voorgaande jaren - niet voorhanden
  • Korte instructie sprekers en vrijwilligers opstellen Status:    Done
  • Overleg over abstractssamenvattingen Status:    Ronn

Oktober

• Sitenotice voorinschrijving plaatsen - Status:    Done Romaine pakt dit op, online sinds 7 oktober, we willen anonieme én geregistreerde gebruikers benaderen - kantoor heeft input geleverd
• Bezoek aan MeetingPlaza vragen doornemen Status:    Done
  • Tweede persbericht opstellen.Status:    New - alleen bij interessant nieuwsfeit
  • Versturen tweede persbericht uiterlijk half oktober.Status:    New
• Inschrijvingen
  • Bevestigen inschrijvingen en verzoek tot betaling versturen - Status:    loopt via Civi
  • Verwerken inschrijvingen en betalingen - Status:    Done

• Voorbereidingen conferentiedag
• Contact opnemen met vrijwilligers voor de conferentiedag zelf - Status:    Done
  • Sessieleiders indelen - Status:    Done
  • Korte instructie voor vrijwilligers opstellen. Aparte aandacht voor bliksemsessies en andere werkvormen - Status:    Done
  • Overige vrijwilligers benoemen Status:    Done
  • Opstellen overzicht met taken Status:    Done
  • Briefing voor spreker opening en afsluiting opstellen - puntenlijst vanuit de organisatie Status:    New

• Afspraken maken met keynotes over de pers Status:    New
• Programmaboekje
  • Laatste controle inhoud programmaboekje deadline 1e week oktober - Status:    Ronn en kantoor
  • Opmaken programmaboekje 2e week oktober - Status:    Done
  • Afdrukken derde week oktober - Status:    Done
• Verzenden betalingsherinneringen - Status:    Done
• Verzenden algemene mail aan deelnemers met laatste info - Status:    Done dinsdag 25 oktober
• Ontwerpen badges Status:    Done - kantoor
• Laten drukken badges, key cords klaarleggen - Status:    Done} - kantoor
• Goodiebags samenstellen - Status:    Done
• Restaurant voor etentje reserveren - Status:    Done mail gestuurd aan Griek Sirtaki op Servetstraat. Met vraag of we met een groep terecht kunnen, weten niet vooraf hoeveel mensen

November

• Logistieke processen conferentie
  • Materialen afleveren bij conferentiecentrum. Kan eventueel al op donderdag 30 oktober (goodiebags, programmaboekjes, badges, banners, prints plattegrond, overig uitdeelmateriaal) - Status:    Done
  • Plattegrond/bewegwijzering zalen printen Status:    Done
  • Opstellen taken vrijwilligers + bereikbaarheid Status:    Done
  • Taken bij ontvangst: inschrijven, betalen, badges Status:    Done

• Evaluatie enquête opstellen Status:    Done

• Op de Conferentiedag zelf:
  • Check zalen en inschrijfbalie -> zie draaiboek Status:    Done
  • Korte bijeenkomst voordat de eerste gasten binnenkomen Status:    Done

• Evaluatie enquête verzenden Status:    Done

• Na afloop
  • Statistieken verwerken voor de evaluatie. -> Sindy
  • Werkelijk aantal bezoekers vaststellen Denise Status:    Done
  • Verwerken last minute aanmeldingen/afzeggingen Denise/Jolanda Status:    Done
  • Sfeerverslag schrijven voor nieuwsbrief Denise Status:    Done

December

• Evaluatie bijeenkomst met de werkgroep en alle vrijwilligers
• Verslag van de bijeenkomst op verenigingswiki plaatsen