WCN 2015/Tijdlijn

Deze tijdslijn is bedoeld als checklist voor de werkgroep Wikimedia Conferentie Nederland.

Zie ook: Draaiboek

Februari

• Werkgroep WCN samenstellen, 6 personen. Verdeel het werk:
  • voorzitter, aanjager - Status:    New
  • programma - Status:    Done
  • logistiek - Status:    Busy
  • public relations - Status:    Busy
• Mail list werkgroep aanmaken - Status:    Done

Maart

• Datum bepalen Status:    Done
• Thema kiezen
• Shortlist keynote speakers opstellen Status:    Done
• Doelgroepen in kaart brengen Status:    Done
  • Developers en hackers voor technologie track
  • Leden van de Wikipedia gemeenschap en andere projecten voor het sociale track
  • Medewerkers partner-instellingen voor thema-track
• Keus maken voor werkvormen, de verhouding tussen presentaties, workshops, discussies enz. Status:    Busy
• Eisen opstellen zalen Status:    Done
• Begroting opstellen Status:    Done
• Vergaderdata van de werkgroep afspreken

April

• IRL meet werkgroep
• Sprekers benaderen (m.n. keynotes) Status:    Busy -> Ziko
• Zijn er mogelijkheden voor sponsoring?
• Zalen benaderen Status:    Done DJ heeft op 4 mei verzoek per mail aan Meeting Plaza verzonden. Meeting Plaza heeft ruimte gereserveerd.
• WCN website aanpassen; is alles van het vorige jaar afgesloten en naar het archief overgebracht? Status:    Done
• Check het registratieprogramma Status:    Done - Draait weer op Civi

Mei

• IRL meet 2
• Zaal vastleggen Status:    Done
• Contacten zoeken merchandise/promotiemateriaal, bv WMDE of eigen leveranciers Status:    Busy
• Eigen foldermateriaal updaten/herschrijven/laten herdrukken
• Folders verzamelen van andere instellingen (Creative Commons, Linux gebruikersgroep, etc) om uit te delen op conferentie

Juni

• Website WCN up http://www.wikimedia.nl/project/wikimedia-conferentie-nederland Status:    Done
• Update verenigingswebsite Status:    Done
• Call for Proposals uitdoen: oproep voor sprekers + een oproep voor andere ideeën Status:    Done
• Aandacht voor het programma:
  • Sitenotice plaatsen -> CentralNotice Call for Speakers, looptijd ongeveer 2 weken Status:    Done
  • Call for Speakers op website, verenigingswiki, De Kroeg, etc. Status:    Done
• Tekst voor nieuwsbrief, o.a. WMNL, eventueel verdere genodigde partijen Status:    Done
• Begroting -> naar bestuur voor akkoord Status:    Done
  • Overleg met penningmeester over aparte bankrekening ivm controle betalingsgegevens e.d.? Status:    Done
  • Voorstel toegangsprijzen naar penningmeester. Denk aan combinatieprijs: toegang conferentie + lidmaatschap WM Status:    Done

Augustus

• Eerste globale invulling van de programmalijnen: sprekers, onderwerpen en werkvormen Status:    Done
• Met behulp van de programmalijnen de public relations opzetten (doelgroepen) Status:    Busy

September

• Sponsoren, financieel, maar ook in natura Status:    Done
• Update begroting
• Bekijken mogelijkheden huur laptops voor Wikihelpdesk Status:    Done
• Update mail richting bestuur Status:    Done
• Update website
  • tijdstabel op website
  • FAQ opstellen voor de website
  • Sprekers en programma op de website plaatsen Status:    Done
  • Informatie over inschrijvingen op de website Status:    Done op 31 augustus
• Controleren inschrijvingsproces. Werkt alles? Status:    Done op 31 augustus
• Contact opnemen met vrijwilligers voor de conferentiedag zelf Status:    Done
• Aandacht voor communicatie over de conferentie met het oog op inschrijvingen Status:    Busy
  • Persbericht opstellen en versturen Status:    Done op 31 augustus 2015
  • Overige doelgroepen aanschrijven Status:    Done
• Sitenotice voorinschrijving plaatsen Status:    DoneSitenotice is gemaakt, plaatsing half oktober wanneer programma bekend is. Conferentie is dit jaar later dus planning schuift.

Oktober

• Programma
  • Contact met sprekers onderhouden Status:    Busy
  • Korte instructies (doelgroep) Status:    Busy
  • Overleg over abstracts Status:    Busy

Voorbereidingen conferentiedag

• • Sessieleiders indelen Status:    Busy
  • Korte instructie voor vrijwilligers opstellen. Aparte aandacht voor bliksemsessies en andere werkvormen Status:    Busy
  • Overige vrijwilligers benoemen Status:    Busy
  • Opstellen overzicht met taken Status:    Busy

• Afspraken maken met keynotes over de pers Status:    Busy
• Programmaboekje Status:    Busy
  • Laatste controle inhoud programmaboekje -> november ivm schuiving datum
  • Afdrukken

November

• Logistieke processen conferentie
  • Materialen afleveren bij conferentiecentrum (goodiebags, programmaboekjes, badges)
  • Plattegrond zalen
  • Opstellen taken vrijwilligers + bereikbaarheid
  • Taken bij ontvangst: inschrijven, betalen, badges

• Op de Conferentiedag zelf:
  • Check zalen en inschrijfbalie
  • Korte bijeenkomst voordat de eerste gasten binnenkomen
  • Ontvangst gasten
  • Check catering - tijden afstemmen

December

• Evaluatie bijeenkomst met de werkgroep en alle vrijwilligers
• Verslag van de bijeenkomst op verenigingswiki plaatsen