Wijziging HR artikel 1, lid 1

Voorstel wijziging artikel 1, lid 1 Huishoudelijk Reglement Vereniging Wikimedia Nederland

Het huidige lid 1 van artikel 1 wordt vervangen door: Een lid meldt zich schriftelijk aan bij het secretariaat van de vereniging onder opgave van (gebruikers)naam en e-mailadres.

Toelichting

Aanleiding

In de september 2014 ALV is het voorstel aangenomen om actieve bewerkers van Wikipedia op verzoek kwijtschelding te verlenen van financiële contributie. Sommige actieve Wikipedianen zouden wel lid willen worden, maar willen niet hun echte naam en adres bekend maken. Het Huishoudelijk Reglement van WMNL verplicht momenteel om bij aanmelding o.a. naam en adres bekend te maken. Het bestuur van WMNL is in maart 2015 akkoord gegaan met een voorstel van André Engels tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement inhoudende dat bij aanmelding volstaan kan worden met opgave van alleen (gebruikers)naam en e-mailadres. Voor een wijziging van het Huishoudelijk Reglement is instemming van de Algemene Ledenvergadering vereist. Het wijzigingsvoorstel is geagendeerd geweest voor de ALV van 18 april 2015. Die bespreking heeft vraag en bezwaarpunten opgeleverd.

Zijn er geen juridische bezwaren tegen dit voorstel?
Hoe kan voorkomen worden dat leden dit systeem misbruiken door fictieve personen als lid op te geven (en dan bijvoorbeeld zichzelf laten machtigen door hun sokpoppen)?
Moet er iets geregeld worden om niet-persoonlijke contactmogelijkheden uit te sluiten?

Deze vraag en bezwaarpunten worden hieronder behandeld. Van belang is te wijzen op het bestaan van artikel 9 van het Huishoudelijk Reglement dat stelt “Tenzij door het bestuur anders bepaald, wordt onder schriftelijk in de statuten of het reglement verstaan elk via de gangbare communicatiekanalen overgebracht bericht, waarvan uit geschrift blijkt.” Voorstaande formulering uit het jaar 2006 was de destijds gangbare formulering voor het toestaan van communicatie via bijvoorbeeld e-mail.

Zijn er juridische bezwaren?

Met name is gevraagd eventuele juridische bezwaren uit te zoeken. Het vraagstuk is voorgelegd aan verenigingenrecht.nl, een juridische vraagbaak voor verenigingen. Arthur van den Hoeff van verenigingenrecht.nl heeft het volgende geadviseerd: “het BW en overige wetgeving stelt alleen als eis dat de leden kunnen worden geïdentificeerd en aangeschreven (onder andere voor de oproep voor de ALV). Voor zover dat het geval is met gebruikersnaam en e-mail adres, is het - indien de ALV daarmee instemt - geen probleem. Zoals eerder aangegeven is het wel van belang dat uit de gebruikersnaam en het e-mailadres wel de (individuele) persoon kan worden bepaald die het lidmaatschap is aangegaan.” De voorgestelde wijziging betreft een wijziging van het Huishoudelijk Reglement. De statuten bepalen dat voor een dergelijke wijziging een meerderheid van de ALV nodig is.

Hoe kan voorkomen worden dat leden dit systeem misbruiken door fictieve personen als lid op te geven (en dan bijvoorbeeld zichzelf laten machtigen door hun sokpoppen)?

Het lidmaatschap is persoonlijk, dat wil zeggen niet-overdraagbaar, alleen natuurlijke personen kunnen lid worden. Het bestuur accepteert alleen natuurlijke personen als lid. Ieder lid heeft één stem, dat is het uitgangspunt van het Nederlandse verenigingsrecht. Tenzij de statuten anders bepalen heeft één persoon, één stem. Tijdens de ALV van 18 april 2015 werd het voorbeeld genoemd dat een lid een tweede lidmaatschap aanmeldt onder opgave gebruikersnaam en e-mailadres en vervolgens zich door het tweede lid per e-mail aan de secretaris laat machtigen om te stemmen tijdens de ALV. Bij de ALV’s van WMNL is het gebruik dat aan het begin van de vergadering de bij de secretaris gemelde machtigingen worden genoemd onder opgave van welk aanwezig lid door welk ander lid is gemachtigd. De secretaris kan machtigingen weigeren indien geen van de aanwezigen buiten het gemachtigde lid ervoor kan instaan dat degene die de machtiging geeft een ander is dan het gemachtigde lid. Voor wat betreft het identificatievraagstuk zie een recente Kamerbehandeling van een wetsvoorstel. "De huidige wet stelt geen nadere eisen aan de wijze van identificatie [...] bij de fysieke vergadering, maar laat dit over aan de praktijk." (TK 30 019 C)

Het is te overwegen om in de aanmeldprocedure op te nemen te melden aan personen die zich aanmelden als lid dat 1) het lidmaatschap persoonlijk is, 2) het lidmaatschap niet overdraagbaar is, 3) ieder lid één stem heeft tijdens de ALV, en 4) het niet is toegestaan te pogen meerdere lidmaatschappen te verkrijgen. Of als alternatief, bij aanmelding als lid verklaart de persoon geen eerdere, lopende lidmaatschappen bij Wikimedia Nederland te hebben en dat de gebruikersnaam hoort bij het hoofdaccount in gebruik bij de persoon en dat dit geen nevenaccount is.

Moet er iets geregeld worden om niet-persoonlijke contactmogelijkheden uit te sluiten?

Bij het opstellen van de oorspronkelijk HR wijziging heeft het bestuur er voor gekozen om de keuze voor contactmogelijkheid aan het lid over te laten, vanuit de gedachte dat mogelijkheid iemand ook niet zijn e-mail adres wil opgeven. Tijdens de ALV is als bezwaar genoemd dat een lid dan ook een niet-persoonlijke contactmogelijkheid zou kunnen opgeven. Dat werd ongewenst geacht. De vereniging heeft in ieder geval een persoonlijke contactmogelijkheid nodig. Het bestuur stelt nu voor om niet aan het lid de keuze voor een contactmogelijkheid over te laten, en conform het juridisch advies in ieder geval om een e-mail adres te vragen.