Algemene ledenvergadering 2012-09-23

• Uitnodiging zie hier onderaan
  • Zie ook Wikimedia:Ontmoeten voor aan- en afmeldingen
• Documenten ALV 2012-09-23
• Notulen20120324 (voor het vaststellen van de notulen uit het voorjaar)
• Notulen20120923 (voor de notulen van deze vergadering)
• Toetreding Wikimedia Chapters Association

Uitnodiging: Algemene Ledenvergadering van de Vereniging Wikimedia Nederland (mededeling van 14 september 2012)

• Tijd: Zondag 23 september 2012, 11.00h tot 14.00h (en tot 18.00h)
• Locatie: De Poort van Kleef, Mariaplaats 7, Utrecht (zie http://www.poortvankleef.nl)

Beste leden,

September houdt nog wat mooie zonnige dagen voor ons over, en dat komt goed uit in de maand van Wiki Loves Monuments, onze grote fotowedstrijd. Het bestuur is sinds de zomer al twee keer bij elkaar gekomen en heeft een groter aantal documenten vastgesteld, voor een deel daarvan hebben we de goedkeuring van de leden nodig.

Al sinds begin 2011 was de vereniging bezig met een strategie voor de komende jaren; na meerdere tussenstappen hebben we nu een helder en goed leesbaar stuk waarop we trots zijn. Zo'n strategie is niet alleen belangrijk voor ons zelf maar ook als basis voor onze samenwerking met de Wikimedia Foundation / de nieuwe FDC. Want het strategie-document duidt activiteiten aan die we in de komende jaren willen doen - en ook in het aanstaande jaar 2013.

Naast de strategie leggen we dus ook het Jaarplan 2013 met begroting aan de leden voor. We hebben de input van de leden voor het allergrootste deel meegenomen en met het Jaarplan 2013 een soort platform gebouwd. De deadline voor onze aanvraag bij de Foundation / de FDC is op 1 oktober 2012. We hebben al alles voorbereid wat we konden voorbereiden voor de aanvraag (die volgens een speciaal formulier moet), maar die kan pas worden ingeleverd als het Jaarplan 2013 met begroting is goedgekeurd.

Zoals bekend is Wikimedia Nederland lid geworden van de Wikimedia Chapters Association, waarover we het laatste woord aan de leden willen voorleggen. Statuten en reglementen vragen even de aandacht, onder meer in samenhang met onze gooi naar het ("kleine") CBF-keurmerk.

Wie zelf niet kan komen maar wil mee beslissen kan een aanwezig lid machtigen. Die machtiging moet worden afgegeven via de secretaris (secretaris@wmnederland.nl).

We willen ook kort presenteren waarmee de vereniging bezig is, en - onze directeur Sandra Rientjes is er, evenals onze twee nieuwe medewerkers.

Na de vergadering hebben we een pauze van een uurtje met een hapje te eten, op uitnodiging van de vereniging. En dan volgt "Wiki Takes Utrecht", een bijdrage aan onze grote fotowedstrijd van monumenten. Maar natuurlijk is het ook een mooie gelegenheid om Wikimedianen te leren kennen en vragen te stellen.

Graag tot zondag 23 september.

Ziko van Dijk
voorzitter

De agenda

1. Opening
2. Vaststellen agenda
3. Notulen vorige vergadering
4. Kort presentatie over huidige activiteiten
5. Goedkeuren Jaarverslag 2011
6. Goedkeuren "Strategie 2013-2015"
7. Goedkeuren Jaarplan en begroting 2013

   >>

   Contributievoorstel 2013 (gesteund door een meerderheid van de bestuursleden):

   Tot en met het jaar 2012 was de contributie van de Vereniging Wikimedia Nederland 30 euro per jaar, met de mogelijkheid een verlaagd bedrag te betalen van tenminste 12 euro per jaar. Gelet op de contributiebepalingen in aangrenzende chapters zoals Duitsland, Frankrijk en Groot-Brittanië en gelet op de financiële situatie van de vereniging stelt het bestuur een aanpassing van de contributiebedragen voor. Het voorstel aan de Algemene Ledenvergadering van het bestuur voor de contributie met ingang van het jaar 2013 is 24 euro per jaar met handhaving van het kortingtarief van 12 euro per jaar.

   >>

8. Statuten en reglementen

   a. Wijziging huishoudelijk reglement [zie hier beneden I]

   b. Mededeling over vaststelling beleid ten aanzien van belangenverstrengeling [zie hier beneden II]

   c. Afwikkeling statutenwijziging 2011

9. Toetreding Wikimedia Chapters Association
10. Rondvraag
11. Sluiting

Links

Links naar alle documenten volgen binnenkort, namelijk via deze pagina:

http://nl.wikimedia.org/wiki/Algemene_ledenvergadering_2012-09-23

Vragen graag naar de secretaris.

I HR wijziging

Het Huishoudelijk Reglement staat op de wiki van de vereniging. Om te voldoen aan het CBF-Certificaat voor kleine goede doelen zijn een paar aanpassingen nodig. Het bestuur stelt de volgende twee wijzigingen van het huishoudelijk reglement van Wikimedia Nederland voor:

Een nieuw artikel 5 onder vernummering van de overige artikelen luidende "Voor het nemen van besluiten is vereist dat meer dan de helft van het aantal bestuursleden persoonlijk deelneemt aan de vergadering."
Een nieuw artikel 6 onder vernummering van de overige artikelen met als eerste lid "Het bestuur voorkomt verstrengeling van belangen.", met als tweede lid: "Het bestuur stelt haar beleid ten aanzien van belangenverstrengeling vast en maakt dit openbaar.", en als derde lid "Het bestuur beoordeelt jaarlijks de naleving van het beleid ten aanzien van belangenverstrengeling."

II Beleid ten aanzien van belangenverstrengeling (vastgesteld door het bestuur op 26 augustus 2012)

a) Leden van de directie, het bestuur en commissies met taken op het gebied van besturen of toezicht houden (in het volgende spreken wij van ‘commissie’) moeten onafhankelijk en onbevangen kunnen opereren.
b) Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling van leden van de directie, het bestuur en leden van commissies van de organisatie, die de uitoefening van hun taak kunnen beïnvloeden, wordt vermeden. Het bestuur bewaakt dit.
c) Het lid van de directie, het bestuur of een commissie meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang aan de voorzitter het bestuur en tevens aan zijn collega-leden. Het lid verschaft alle relevante informatie. Het bestuur beslist of er sprake is van een tegenstrijdig belang en hoe daarmee wordt omgegaan.
d) Het lid van de directie, het bestuur of een commissie dat een tegenstrijdig belang heeft dat van materiële betekenis is voor de organisatie en/of de betreffende persoon, neemt niet deel aan de discussie en besluitvorming over het onderwerp waarbij die persoon het tegenstrijdig belang heeft.
e) Degene bij wie sprake is van belangenverstrengeling mag de organisatie niet vertegenwoordigen voor die zaken waarbij de belangenverstrengeling speelt.
f) Lid van de directie, het bestuur, de raad van toezicht of een commissie kunnen in elk geval niet zijn personen die nauwe familie- of vergelijkbare relaties hebben met andere leden van de directie, het bestuur of een commissie.