Herziening Beleid Vriendelijke Ruimtes 2021/Tweede concepttekst nieuw Beleid Vriendelijke Ruimtes/Toelichting
Toelichting bij herziening Beleid Vriendelijke Ruimtes Wikimedia Nederland
De werkgroep herziening beleid vriendelijke ruimtes biedt de ALV hierbij ter informatieve bespreking aan het eerste concept van het Beleid Vriendelijke Ruimtes (BVR). (separaat document)
Het gaat hier om de ‘kerntekst’ van het BVR. Na de ALV gaat de werkgroep verder met het ontwikkelen van:
- het proces van melding, afhandeling van meldingen, verslaglegging en rapportage (inclusief privacy- en AVG-aspecten)
- implementatieplan, inclusief opleidingsplan voor vrijwilligers.
Definitieve besluitvorming door het bestuur over het BVR pas gebeurt na afronding van het hele schrijfproces.
Werkgroep Herziening Beleid Vriendelijke Ruimtes
Toelichting en achtergrondinformatie
Sinds 2015 kent de vereniging Wikimedia Nederland (WMNL) een Beleid Vriendelijke Ruimtes (BVR). WMNL stelde zich toen ten doel om al haar evenementen toegankelijk te maken voor iedereen, onafhankelijk van hun geslacht, seksuele voorkeur, handicap, uiterlijk, ras, etniciteit, politieke voorkeur en of religie. Dit doel is onveranderd.
Op 9 december 2020 heeft het bestuur van de Wikimedia Foundation de Universal Code of Conduct (UCoC) vastgesteld. De UCoC is ook van toepassing op WMNL als affiliate van de Wikimedia Foundation (WMF). De UCoC is een uitvloeisel van aanbeveling 3 “Zorgen voor veiligheid en inclusie” uit het Wikimedia 2030 Movement Strategy proces.
Zowel de aanbevelingen uit het strategieproces, als de UCoC zelf zijn tot stand gekomen na meerdere wereldwijde consultatierondes in de Wikimediabeweging.
Waarom een Beleid Vriendelijke Ruimtes?
Meerdere enquêtes onder de leden van Nederlandstalige gemeenschap lieten zien dat de werksfeer met name onwiki te wensen overlaat. De helft van de respondenten rapporteerde in 2015 in het half jaar voor de enquête betrokken te zijn geweest bij een conflict. (Te) veel respondenten gaven aan last te hebben van pesterijen, bedreigingen of intimidatie.
Met een BVR wilde het bestuur bereiken dat iedereen die deelneemt aan activiteiten en evenementen van WMNL en gebruikt maakt van kanalen en platforms van WMNL zich sociaal en fysiek veilig kan voelen. Sindsdien wordt aan iedere deelnemer bij registratie gevraagd expliciet in te stemmen met het BVR, en is er bij iedere activiteit een BVR contactpersoon. Bij deze persoon of personen kunnen incidenten gemeld worden, maar zij kunnen zelf ook pro-actief deelnemers aanspreken op hun gedrag.
Waarom een update?
Nu de WMF met de UCoC een bindende gedragscode heeft opgesteld wilde het bestuur van WMNL onderzoeken in hoeverre het BVR hiermee in overeenstemming is, en heeft een werkgroep gevraagd een conceptvoorstel te schrijven. De werkgroep is uitgegaan van de (vertaalde) UCoC, en heeft daaruit gefilterd wat wel en niet van toepassing is op de activiteiten, evenementen, platforms en kanalen van WMNL. De inzet was om een beknopte tekst op te leveren.
Wat verandert er?
De update bevat niet alleen voorbeelden van ongewenst gedrag, zoals die reeds in het BVR stonden, maar vooral ook voorbeelden van gewenst gedrag, naar voorbeeld van de UCoC. De update voorziet ook in meer gradaties in de sancties. Daarbij staat centraal dat de eventuele overtreder eerst persoonlijk wordt aangesproken op het ongewenste gedrag, met als doel gezamenlijk de veilige en plezierige omgeving te herstellen en het nemen van maatregelen te beperken. De update expliciteert dat incidenten vertrouwelijk gemeld kunnen worden, en met inachtneming van de privacy alle betrokkenen afgehandeld kunnen worden. De update expliciteert ook de rollen en verantwoordelijkheden.
Principekwesties: de grenzen van WMNL
Een van de lastigste vragen was waar precies de grenzen van de verantwoordelijkheid van WMNL lagen. Met andere woorden: wanneer geldt het BVR wel en wanneer niet?
- WMNL kan het BVR niet dwingend opleggen in domeinen/locaties, online en offline, waar de vereniging te gast is, en geen formele bevoegdheden heeft. Als een evenement of activiteit plaatsvindt in een virtuele of fysieke ruimte waar WMNL niet bevoegd is, zullen we van te voren altijd met de verantwoordelijke partijen (beheerders, eigenaren, moderatoren....) overleggen in hoeverre het BVR van WMNL overeenkomt met de regels die normaliter in deze ruimte van kracht zijn. Waar nodig maken we aanvullende afspraken om een respectvolle en veilige omgeving te waarborgen. Als WMNL niet overtuigd is dat de sociale en fysieke veiligheid van deelnemers gegarandeerd kan worden, trekken we ons terug uit het evenement;
- Personen die namens WMNL of met steun van WMNL deelnemen aan evenementen en activiteiten van andere partijen worden geacht zich ook daar te houden aan het BVR;
- Het BVR is niet van toepassing als een aantal leden zonder betrokkenheid van WMNL een evenement of activiteit organiseren.
Inspraak van de gemeenschap
De werkgroep heeft een eerder concept van de update BVR gepubliceerd op de verenigingswiki. Via de mailinglijst en een oproep in De Kroeg op de Nederlandstalige Wikipedia is verzocht om feedback op de concepttekst. Een handvol mensen heeft (zeer) uitgebreid en terdege commentaar gegeven. De werkgroep heeft dit commentaar gebruikt om de concept BVR aan te scherpen, te verduidelijken, beter leesbaar te maken, en de tekst positiever neer te zetten. Uit de feedback kwamen geen (fundamentele) bezwaren tegen de update van het BVR.
Planning afronding
- 9 september 2021: concepttekst BVR wordt besproken in bestuursvergadering. Besluit om deze in te brengen voor de ALV. Bestuur keurt tekst nog niet formeel goed.
- 25 september 2021: concept voor feedback voorgelegd aan leden tijdens ALV, en aan de bredere gemeenschap via de Verenigingswiki
- oktober 2021 - ontwikkelen tekst over melding, afhandeling en rapportage. Verwerken feedback uit ALV en consultatie via de Wiki
- november 2021 - 2e consultatieronde, laatste revisie en vaststellen definitieve versie door bestuur
- januari 2022 - start implementatie