Notulen20110407
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Agenda
Opening
Vergadering 7 april 2011. Locatie: Mariaplaats 3, Utrecht. Aanwezig: Siebrand, Jane, Paul, Ziko, Maarten, Marco (vz), Austin daarnaast ook aanwezig: Marianne, Lodewijk (notulist)
Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld.
Notulen vorige vergadering
Notulen vorige BV hier beschikbaar: [1]. Notulen zijn reeds goedgekeurd per bestuurswiki.
Rollen bestuur vereniging
WMNL heeft met Lodewijk en Marianne afscheid genomen van de vicevoorzitter en secretaris. De functie van voorzitter is al enige tijd langer niet actief ingevuld geweest. Wie gaat welke rol invullen? Marco licht de functies toe en doet een inventarisatie wie welke functie wil vervullen.
Voorzitterschap: deze functie hoeft binnen en buiten de vergadering niet door dezelfde persoon vervuld te worden. Secretariaat: hierbij moeten vooral secretariële functies worden vervuld, notulen enz. Siebrand stelt voor zoveel mogelijk van de secretariële functie bij beroepskrachten neer te gaan leggen.
De volgende verdeling wordt gemaakt:
- Voorzitter: Ziko van Dijk
- Vicevoorzitter & internationl affairs: Austin Hair
- Penningmeester: Paul Becherer
- Secretaris: Siebrand Mazeland.
De overige bestuursleden zijn algemeen bestuurslid. De voorzitter, secretaris en penningmeester worden ingeschreven bij de KvK.
Planning overdracht taken en kennis binnen bestuur
Maarten houdt de overgedragen actiepunten bij en verwerkt deze.
De e-mailadressen blijven vooralsnog in de lucht. Voor de toekomst worden ook functionele e-mailadressen aangemaakt.
Marianne
Ledenadministratie (Excelbestand) moet overgedragen worden. Open staat vooral nog het afhandelen van de opzeggingen en bijwerken ledenadministratie. Siebrand heeft al toegang tot OTRS. Het archief wordt per postbezorger verstuurd naar het nieuwe kantoor. Op juridisch gebied (IE, automatisering) wil Marianne wel bij meekijken bij het bestuur. Ook de domeinnaam blijft ze bij betrokken. Werkgroep auteursrechten zou ze graag bij betrokken zijn. Marianne heeft geen behoefte aan visitekaartjes.
Lodewijk
Lodewijk heeft zijn actiepunten en over te dragen activiteiten gespecificeerd op de bestuurswiki. Deze worden doorgelopen. De voorzitter zal optreden als perscontact. Ziko zal ook back-up voor Paul worden. Zij stemmen dit onderling af. Jane en/of Maarten zal bestuurscontact worden voor Wiki Loves Monuments. Dit stemmen zij onderling af. Lodewijk blijft in ieder geval nog betrokken bij diverse activiteiten. Lodewijk krijgt visitekaartjes zonder functie-omschrijving.
Professionalisering
Voorstel tot inhuur freelancer
Siebrand: de professionalisering laat momenteel op zich wachten, en er komt steeds meer werk op ons af. Ik zou graag stappen zetten die ons meer lucht geven. Het inhuren van een freelancer zou hierbij kunnen helpen. Siebrand stelt een specifieke freelancer voor met ervaring binnen Wikimedia. Hier zouden we vooral veel communicatiestrategievoorstellen kunnen neerleggen. Specifiek (waar nodig): Fundraiser, ondersteunen 10 jaar Wikipedia, WCN 2011. Het budget hebben we hiervoor omdat we tot nu toe minder uitgeven dan gepland. Marco denkt dat de continuïteit beter is als het om een half jaar gaat.
Paul: Het gaat om een freelancer, we eisen natuurlijk een VAR. Hoe gaan we eventueel ermee om als er problemen komen omdat mensen vinden dat we baantjes toeschuiven. Marco ziet hier geen problemen. We zoeken juist bewust iemand die we kennen. Paul: Als we dit zes maanden doen, gaat dat wel echt snijden in ons budget. Freelancers zijn duurder dan normale werknemers. Siebrand ziet dat we gewoon binnen het budget kunnen blijven (er worden wat cijfers uitgewisseld). Paul concludeert dat het uit begrotingsperspectief mogelijk is. Austin denkt dat de genoemde kandidaat een goede zou zijn.
Er wordt besloten een aanbod te doen onder aanname van VAR, dat het om een indicatief traject van 6 maanden gaat. Siebrand onderneemt hier de actie, en Maarten zal hierbij Siebrand vergezellen.
Intussen wordt het professionaliseringstraject sowieso gewoon voortgezet.
Prioriteiten kantoor
Het kantoor is opgeleverd, Siebrand heeft de ruimtes geïnspecteerd. Voor enkele specifieke punten wordt contact gezocht met de eigenaar. De rookruimte wordt niet door Wikimedia gebruikt.
Paul neemt contact op met de bank voor een inbraak- en inboedelverzekering.
Er wordt een postbus geregeld op het centraal station om adrescontinuïteit te bieden.
Er wordt kort gesproken over de inrichting van de ruimtes. Maarten en Siebrand hebben hier vorige BV budget voor gekregen, en zij gaan hiermee aan de slag.
Siebrand en Maarten zijn sleuteldrager. Zij zeggen ook toe dat zij minimaal een dag in de week aanwezig willen zijn. Siebrand wil vooralsnog liever niet meer dan drie sleutels uitgeven. Tijdens kantooruren kan iemand van Mira Media mensen binnenlaten. Het zou positief zijn als er ook mensen aanwezig zijn op kantoor. Er wordt een lijst met vrijwilligers gemaakt, waarbij gevraagd wordt te legitimeren bij de deur wanneer MM opendoet. Alarmcodes worden niet afgegeven.
Hoe zorgen we dat mensen 's avonds commissievergaderingen kunnen organiseren – maar hier moet nog een goede oplossing voor gezocht worden. Zoveel mogelijk wordt hier gefaciliteerd, maar geen garanties nog.
Status/planning vacatures
Siebrand heeft input gekregen hierop, en heeft mogelijke P&O-contacten aangeleverd. De beschrijving is nog te algemeen en niet specifiek genoeg, moet nog een flinke slag gemaakt worden. Wellicht is hier nog externe hulp bij nodig. Maarten en Siebrand pakken dit in ieder geval op, en komen wellicht met een voorstel voor externe hulp. Er is vooral hulp nodig bij het schiften van kandidaten en regelen van het proces. Maarten weet niet zeker of de P&O mensen zo geschikt zouden zijn omdat we vrij specifiek zoeken. Paul: vooral waar we zoeken naar mensen die samenwerken, kan een expert goed zijn. De kwaliteit wordt groter en risico's kleiner. Gesprekken zul je toch in ieder geval zelf moeten doen. Maarten zal de functie-omschrijvingen op basis van de feedback tot nu toe alvast aanpakken.
Lange termijn strategie
In de ALV hebben we hierover gesproken en hoe hiermee verder te gaan. Het voert wat ver die discussie hier overnieuw te doen. Siebrand probeert actief te communiceren, en de leden hierbij te betrekken. Er worden vragenlijsten uitgezet om een nulmeting te doen bij stakeholders. Ziko verwerkt nog een en ander op de verenigingswiki. Siebrand doet per e-mail een voorstel over het verder oppakken van het strategieproces.
Vergaderdata
Marco stelt voor om een wat langere vergadering te plannen om elkaar wat beter te leren kennen en wat dieper op de zaken in te kunnen gaan. Dan kan ook dieper ingegaan worden op de strategische discussie. Maarten maakt een Doodle voor een weekendblok van 4 uur. Ziko en Maarten stemmen een locatie af. Siebrand voegt iedereen toe aan de Google Calander.
Declaratiebeleid
Paul licht het declaratiebeleid toe. Hij heeft een voorkeur dat mensen verschillende soorten declaraties op aparte formulieren beschikbaar komen.
Wiki Loves Monuments
Invoegen: budgetverzoek
Aldus besloten.
10 jaar Wikipedia
Ciell heeft een locatie op het oog voor een viering van 10 jaar Wikipedia met algemeen nut. Siebrand wil graag een budget van maximaal van 4000 euro vrijmaken, waarbij een specifiek budget wordt ingediend bij de penningmeester. Wanneer een hoger bedrag nodig is, kan dat per e-mail worden afgestemd met het bestuur.
Aldus besloten.
Toegang bestuurswiki
Lodewijk, MaartenD en Hay krijgen toegang tot de bestuurswiki (niet de maillijst). Siebrand regelt dit. Siebrand regelt dat Jose, Lodewijk en Marianne worden uitgeschreven van de bestuursmailing lijst.
Rondvraag
Ziko gaat aan de slag met een PR plan, en wil graag een mailinglijst/werkgroep. Siebrand maakt de lijst aan.
Bestuursrondje
Geen bijzonderheden.
Stand van Zaken
Geen bijzonderheden wegens tijdgebrek.
Fundraising
Status versturen bedankbrieven aan donateurs (e-mail en brief): Database ligt nog bij Lodewijk voor mergen.
Statutenwijziging
Geen voortgang.
WCN 2011
Werkgroep komt goed op stoom. Locatie is gesponsord toegezegd, Meeting Plaza Utrecht, voor maximaal 200 personen, inclusief lunch. Idee op dit moment is om 2 keynotes te proberen te regelen (Jimmy Wales en een hoge politicus - voorkeur voor mw. Kroes, minister of staatssecretaris).
10 jaar Wikipedia NL
Siebrand: Ciell heeft aangegeven dat zei de organisatie van een feest, samen met nog te werven vrijwilligers, voor haar rekening wil nemen. Eerste idee wat ik heb gehoord is een locatie voor max. 400 mensen in Den Bosch met Creative Commons-gelicenseerde muziek. Wacht op projectvoorstel met budget, maar ik stel voor dat, behoudens grove indicaties van incapabel zijn, van harte te steunen.
Evaluatie ALV 4 april
De notulen zijn nog niet afgewerkt. Wordt behandeld als deze beschikbaar zijn.
Rondvraag
- Siebrand is verhinderd op 12 mei 2011 in verband met hackathon Berlijn.
- Locatie voor de volgende bestuursvergadering: 12 mei 2011, 19.00, Mariaplaats 3, Utrecht.